規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理的重要舉措

摘 要：本文以會(huì)計(jì)檔案管理作為研究主題，探討規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理的重要舉措及相關(guān)問題。首先結(jié)合新的會(huì)計(jì)制度改革后及目前的發(fā)展情況對其進(jìn)行了簡述；主要針對會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了說明，分析了造成這些問題的相關(guān)因素，并以此為基礎(chǔ)，提出了一些具體的解決措施。希望可以透過本文初步討論，引起更多研究者的注意與關(guān)注，從而擴(kuò)大交流范圍，為該方面的理論研究工作與實(shí)踐規(guī)范工作提供一些有價(jià)值的建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：規(guī)范；會(huì)計(jì)檔案管理；重要舉措

檔案管理工作重在數(shù)據(jù)，隨著目前大數(shù)據(jù)分析方法的實(shí)踐應(yīng)用，研究者對于檔案管理給予了重新審視，并提出了新的管理方法與思路；在我國財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理方面的改革也有力的促進(jìn)了會(huì)計(jì)檔案工作的革新；但是，從現(xiàn)階段的會(huì)計(jì)檔案管理工作情況分析，其中也存在著一些問題，是發(fā)展過程中的問題，也就是說，會(huì)計(jì)檔案工作還有待進(jìn)一步去完善，以使檔案管理工作的功能性得到有效發(fā)揮。以下就結(jié)合存在的問題分析，對規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理的重要舉措展開具體說明。

1 概述

會(huì)計(jì)檔案屬于經(jīng)濟(jì)檔案，在我國的檔案管理中占據(jù)著重要的位置，因?yàn)樵诋?dāng)前金融市場不成熟、產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型、企業(yè)由專業(yè)化向多元化過渡、資本型運(yùn)用方式多樣的緊迫形式之下，財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算、檔案管理等工作皆在不斷的變化之中。比如，以上市公司為例，牽涉到必要的信息披露，也關(guān)聯(lián)著廣大股民的利益，而只有完善的會(huì)計(jì)檔案，才能將其財(cái)務(wù)信息、經(jīng)營狀況、業(yè)務(wù)項(xiàng)目、成果等進(jìn)行有效的存檔、披露，為司法部門查詢，以及相關(guān)部門對經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核等提供重要依據(jù)。

2 現(xiàn)狀分析

新時(shí)期我國經(jīng)濟(jì)市場處于極大的變動(dòng)之中，經(jīng)濟(jì)地位不斷上升的同時(shí)，國內(nèi)的金融市場也進(jìn)行著巨大的改革，通過一系列現(xiàn)象發(fā)現(xiàn)，由于市場的變動(dòng)性而產(chǎn)生了諸多不正規(guī)的經(jīng)濟(jì)行為、甚至違法的行為；而在處理此類事件時(shí)，要通過會(huì)計(jì)檔案中的各項(xiàng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)記錄等進(jìn)行查詢，尋找證據(jù)；通過對這個(gè)時(shí)期的會(huì)計(jì)檔案的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)了諸多問題。

比如，在檔案管理中，保存不完整致使數(shù)據(jù)丟失、電子信息改革僅僅停留于紙質(zhì)文檔向電子文檔的形式轉(zhuǎn)化、重視程度低且缺少嚴(yán)格的管理意識、在期限與銷毀過程中不規(guī)范，尤其是對于會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值認(rèn)識不夠，還有離任后自行存放檔案的行為致使相關(guān)信息泄露的問題。從這些淺顯的問題暴露過程中，可以認(rèn)識到其原因主要是在制度方面、機(jī)制運(yùn)行方面，具體體現(xiàn)在管理執(zhí)行力不足、專業(yè)化程度低、缺少責(zé)任意識、監(jiān)督舉措不力等多個(gè)方面。

3 規(guī)范措施

1、積極轉(zhuǎn)變管理思路

根據(jù)經(jīng)濟(jì)學(xué)家林毅夫的理論，確立了經(jīng)濟(jì)發(fā)展中思路決定出路的大原則；所以，在規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理中，需要統(tǒng)一思想，轉(zhuǎn)變管理理念，從新的思路開辟新的管理路徑；具體建議，以系統(tǒng)論思想進(jìn)行一般化的構(gòu)建，從而對會(huì)計(jì)檔案管理在新時(shí)期的不足之處加以反思，并利用各種不足之處實(shí)施針對性的思考，構(gòu)建起一個(gè)可操作性強(qiáng)的會(huì)計(jì)檔案管理體系；

細(xì)致的措施需要從制度方面引入責(zé)任制度，而在機(jī)制中，將評估機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制、技術(shù)管理機(jī)制等進(jìn)行關(guān)聯(lián)，以細(xì)致的會(huì)計(jì)檔案管理原則、規(guī)范、條例，進(jìn)行評估指標(biāo)的確立，然后，以完善、詳細(xì)的評估機(jī)制，對應(yīng)性的進(jìn)行指標(biāo)復(fù)核，以確保會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效性、執(zhí)行力；也可以在各機(jī)制的聯(lián)動(dòng)中增加監(jiān)督力度，提升管理水平。需要注意的是，這種體系化的構(gòu)建思路，需要以實(shí)際的問題為基礎(chǔ)，進(jìn)行調(diào)查分析；并且，通過對會(huì)計(jì)檔案本身的內(nèi)部討論、公開辯論來提升認(rèn)識，將其價(jià)值充分的體現(xiàn)出來，才能更好的使管理體系目標(biāo)設(shè)置明確、實(shí)踐有理有據(jù)，以達(dá)到降低管理成本、提高管理水平的目標(biāo)。

2、完善會(huì)計(jì)檔案管理過程

針對以上的問題分析，需要從檔案立卷、保管、信息化革新措施完善、期限管理與銷毀管理、崗位培訓(xùn)與專業(yè)化程度等整個(gè)過程進(jìn)行有效規(guī)范。

首先，檔案立卷要以當(dāng)前的市場經(jīng)濟(jì)行為為導(dǎo)向，如上市公司、資本的不同運(yùn)行方式等為前提，嚴(yán)格執(zhí)行我國的相關(guān)法律規(guī)定條例，做好裝訂、蓋章、目錄編寫、日期排列、數(shù)據(jù)填寫，完成賬簿使用登記表等，在每個(gè)環(huán)節(jié)分清職責(zé)；

其次，在保管中，要注意手續(xù)的完整性、相關(guān)信息的保留，做好移交，保管的專用箱應(yīng)該細(xì)致檢查，確保其防盜、防火、防毒、防潮、防蛀功能；針對離任人員，要做好交接，審查工作，禁止其自行存放檔案，并做好移交工作，妥善辦理完整離任手續(xù)；

第三，對于期限已過需要進(jìn)行銷毀的檔案，需要按照保管期限的不同類型給予處理，并將銷毀的內(nèi)容、銷毀意見、銷毀信息進(jìn)行記錄，注重手續(xù)、步驟、審批等；

第四，根據(jù)現(xiàn)狀，制定成套的培訓(xùn)課程，提高專業(yè)化程度，必要時(shí)引進(jìn)新的人才，以確保在電子信息化轉(zhuǎn)型的過程中，能夠做好系統(tǒng)防護(hù)、操作熟練，提高專業(yè)化技能與綜合素質(zhì)。具體需要依據(jù)現(xiàn)狀與解決措施，立足實(shí)情，編制基礎(chǔ)的有用課程，并針對不同的崗位實(shí)施專門化的崗位培訓(xùn)，保證其持證上崗。以上這些具體管理過程的實(shí)踐要結(jié)合上面所說的制度、機(jī)制，整體構(gòu)建、局部落實(shí)，保障其持續(xù)性。

4 結(jié)束語

總之，在會(huì)計(jì)檔案管理工作中，根據(jù)不同的發(fā)展階段、應(yīng)用范圍，也會(huì)呈現(xiàn)出一些新的特點(diǎn)，一方面，要針對這些基本特征、應(yīng)用需求進(jìn)行一些適當(dāng)?shù)恼{(diào)整；另一方面，要不斷的反思會(huì)計(jì)檔案管理工作的功能性、作用、價(jià)值，從而采取有力的舉措，改善發(fā)展過程中遇到的一些實(shí)際問題，然后，使其獲得完善；另外，制度、機(jī)制聯(lián)動(dòng)、管理工作審核、監(jiān)督工作也非常重要，所以，在整體上的規(guī)范過程中，要統(tǒng)籌規(guī)劃，從系統(tǒng)化的思路，構(gòu)建起會(huì)計(jì)檔案管理工作的體系，提高其可操作性，提升專業(yè)化管理水平，最終達(dá)到對會(huì)計(jì)檔案的高效利用。

作者簡介

楊桃（1986-），女，戶縣財(cái)政局工作，研究方向財(cái)政機(jī)關(guān)案管理（主要在會(huì)計(jì)檔案管理方面）。