小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理問題淺析

郭秀芳

【摘 要】 會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)十分重要的工作，國(guó)家相關(guān)部門對(duì)其有專門的制度規(guī)定。2016年1月1日起實(shí)施的新會(huì)計(jì)檔案管理辦法，進(jìn)一步完善了相關(guān)規(guī)定，使企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作有理論可依、有制度可守、有規(guī)范可循。本文分析了小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的意義和特點(diǎn)，指出其會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題，并提出相應(yīng)的改進(jìn)建議。

【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)檔案；會(huì)計(jì)檔案管理；前置管理；內(nèi)控

一、小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的意義和特點(diǎn)

1.小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的意義

（1）為企業(yè)管理提供原始數(shù)據(jù)

企業(yè)無論規(guī)模大小，都需要進(jìn)行經(jīng)營(yíng)決策和經(jīng)營(yíng)管理。而財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，則是經(jīng)營(yíng)決策和經(jīng)營(yíng)管理的重要依據(jù)。因此，做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，能夠準(zhǔn)確地為企業(yè)管理提供相關(guān)數(shù)據(jù)，尤其是歷史數(shù)據(jù)，以滿足經(jīng)營(yíng)決策和經(jīng)營(yíng)管理的需要。

（2）全面、完整、真實(shí)地記錄重大經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)

小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作所涉及的會(huì)計(jì)資料范圍較廣，一些與企業(yè)重大財(cái)務(wù)事項(xiàng)相關(guān)的資料往往也包括在內(nèi)。所以，做好小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作，能夠全面、完整、真實(shí)地記錄企業(yè)重大經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，有利于檔案資料的保管和利用。

（3）便于企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制

在企業(yè)的內(nèi)部控制中，會(huì)計(jì)檔案資料對(duì)發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)控制、資產(chǎn)控制、審計(jì)控制等都起著直接或間接的作用?？梢?，做好小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作，對(duì)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控有著重要的作用。

2.小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)

（1）會(huì)計(jì)核算專業(yè)檔案數(shù)量相對(duì)較少

相對(duì)于大中型企業(yè)，小企業(yè)因其業(yè)務(wù)規(guī)模等原因，會(huì)計(jì)檔案核算資料一般較少。如會(huì)計(jì)憑證，由于業(yè)務(wù)量的原因相對(duì)不會(huì)太多；因業(yè)務(wù)活動(dòng)所涉及的會(huì)計(jì)科目及其他原因，會(huì)計(jì)賬簿數(shù)量與大中型企業(yè)也會(huì)有所差別。從一方面來說，這對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理是有利的；但從另一方面講，小企業(yè)的特點(diǎn)決定了其內(nèi)部必定存在著粗放式的管理，又有著不利于會(huì)計(jì)檔案管理的地方。

（2）會(huì)計(jì)資料檔案化管理范圍較廣

一般說來，會(huì)計(jì)檔案僅指記錄一切經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)核算資料，檔案種類比較穩(wěn)定。但是，鑒于小企業(yè)自身的特點(diǎn)，為便于檔案管理和利用，財(cái)務(wù)部門需作為檔案管理的會(huì)計(jì)資料范圍較廣，有時(shí)甚至?xí)婕暗轿臅鴻n案的范圍，諸如合同、與重大經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)相關(guān)的批準(zhǔn)批復(fù)文件及記錄事項(xiàng)過程的相關(guān)資料、與稅務(wù)銀行等部門往來所需的文件等。

（3）檔案管理部門、人員、設(shè)施配置存在缺陷

小企業(yè)由于其自身的一些客觀原因，如規(guī)模、財(cái)力、管理特點(diǎn)及需要等，以及主觀原因即因不受重視導(dǎo)致“相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)投入就十分有限”，“基礎(chǔ)設(shè)施欠賬”，在檔案管理部門、人員、設(shè)施等方面與大中型企業(yè)有著較大的差別，主要表現(xiàn)在管理權(quán)限及保管地點(diǎn)的劃分、管理設(shè)施的配備、管理人員的配置及專業(yè)程度等。這無疑為小企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理工作增添了新的內(nèi)容。

二、小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

1.小企業(yè)缺乏具有針對(duì)性和行之有效的管理制度

由于小企業(yè)會(huì)計(jì)核算專業(yè)檔案數(shù)量較少，導(dǎo)致部分小企業(yè)中存在著“沒有按規(guī)定建立會(huì)計(jì)檔案管理制度，有些雖然建立了會(huì)計(jì)檔案管理制度，但制度不夠完善”的現(xiàn)象。

2.小企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作不夠重視

小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)一般對(duì)財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)核算工作和財(cái)務(wù)管理職能給予重視，但對(duì)財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)檔案如何管理并沒有提出具體工作標(biāo)準(zhǔn)，致使許多小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理所需的“硬件”——管理設(shè)施和“軟件”——管理人員配置等不到位，導(dǎo)致小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)的完整性缺失。

3.小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作缺乏有效性

小企業(yè)由于自身的特點(diǎn)和條件的限制，經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案管理工作方法單一、缺乏有效性的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象貫穿了會(huì)計(jì)檔案的形成、整理、裝訂、排列、保管等全過程。

4.財(cái)務(wù)人員未能正確發(fā)揮應(yīng)有的作用

財(cái)務(wù)人員在小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作中未能正確發(fā)揮應(yīng)有的作用，一是指財(cái)務(wù)人員的作用基本上未發(fā)揮出來，其專業(yè)特長(zhǎng)未能運(yùn)用到會(huì)計(jì)檔案管理工作中去；二是小企業(yè)將會(huì)計(jì)檔案管理工作幾乎全部交給了會(huì)計(jì)人員和會(huì)計(jì)部門，缺乏相關(guān)部門的參與和協(xié)調(diào)。

5.小企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案不規(guī)范

小企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案不規(guī)范，主要是因?yàn)槠髽I(yè)對(duì)電子檔案的特殊性認(rèn)識(shí)不足，缺乏相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)，一般體現(xiàn)在企業(yè)缺少專門的制度；檔案資料的形成、備份、保管等程序不規(guī)范；未建立輔助賬簿等，導(dǎo)致檔案資料損壞、遺失甚至外泄。

三、解決途徑與對(duì)策

新會(huì)計(jì)檔案管理辦法第五條規(guī)定：“單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全”。小企業(yè)必須根據(jù)自身的特點(diǎn)，建立健全相關(guān)制度，重視規(guī)范管理工作，更好地完成會(huì)計(jì)檔案管理工作。

1.建立行之有效的管理制度

小企業(yè)需建立、完善會(huì)計(jì)檔案管理制度。管理制度應(yīng)包括：規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的形成、整理、裝訂、排列、保管等過程；可適當(dāng)延長(zhǎng)會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)部門的存放時(shí)間；詳細(xì)規(guī)定會(huì)計(jì)檔案資料的種類劃分及各類會(huì)計(jì)檔案不同的管理辦法；對(duì)相應(yīng)的權(quán)限，尤其是借閱、復(fù)制等的權(quán)限加以嚴(yán)格規(guī)定，以確保企業(yè)機(jī)密不致外泄；明確財(cái)務(wù)人員在會(huì)計(jì)檔案管理中的職權(quán)、財(cái)務(wù)部門與相關(guān)部門協(xié)調(diào)關(guān)系等，規(guī)范管理行為，以制度的形式保證會(huì)計(jì)檔案管理工作圓滿完成。

2.提高重視程度，配置管理人員和設(shè)施

小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及企業(yè)各部門應(yīng)增進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)體會(huì)會(huì)計(jì)檔案管理的意義、工作方法及相關(guān)規(guī)定，以提高對(duì)管理工作的重視程度。同時(shí)，根據(jù)企業(yè)具體情況配置專職或兼職會(huì)計(jì)檔案管理人員、根據(jù)需要齊全配置管理設(shè)施，為做好會(huì)計(jì)檔案管理工作提供條件和保證。小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理人員，應(yīng)充分了解、熟知自己的職責(zé)及權(quán)限，學(xué)習(xí)掌握必要的檔案管理及一定的財(cái)務(wù)知識(shí)，并應(yīng)定期進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)掌握新的相關(guān)規(guī)定和財(cái)務(wù)制度，更好的履行會(huì)計(jì)檔案管理職責(zé)，使企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作更加規(guī)范完整。

3.實(shí)行會(huì)計(jì)檔案前置管理，提高管理的有效性

所謂會(huì)計(jì)檔案前置管理，指的是會(huì)計(jì)檔案資料在歸檔之前，將企業(yè)重大財(cái)務(wù)事項(xiàng)的有關(guān)資料事先進(jìn)行備份，予以單獨(dú)管理的行為。會(huì)計(jì)檔案前置管理，在小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作中有著重要的實(shí)踐意義。首先，將企業(yè)重大財(cái)務(wù)事項(xiàng)的有關(guān)資料予以備份、單獨(dú)管理，有利于保證重要會(huì)計(jì)檔案資料的安全性；其次，會(huì)計(jì)檔案前置管理便于事后的查閱；再次，實(shí)行會(huì)計(jì)檔案前置管理，可以減少對(duì)原始資料的查找、翻閱、復(fù)制等，有利于會(huì)計(jì)檔案資料的保管。因此，小企業(yè)應(yīng)本著重要性、嚴(yán)密性的原則，充分重視并認(rèn)真實(shí)施會(huì)計(jì)檔案的前置管理，將與企業(yè)重大財(cái)務(wù)事項(xiàng)有關(guān)或有備查意義的資料在檔案歸檔前進(jìn)行備份，單獨(dú)管理，以備使用，既有利于會(huì)計(jì)檔案的保管，又便于會(huì)計(jì)檔案資料的利用，提高小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的有效性。

4.發(fā)揮財(cái)務(wù)作用，提高檔案管理水平

小企業(yè)在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理工作時(shí)需高度重視財(cái)務(wù)人員的作用。應(yīng)充分利用財(cái)務(wù)人員的專業(yè)知識(shí)，為做好會(huì)計(jì)檔案管理的基礎(chǔ)工作提供保障。如合理設(shè)計(jì)使用企業(yè)內(nèi)部原始憑證；認(rèn)真整理、裝訂會(huì)計(jì)檔案資料；確定會(huì)計(jì)檔案的類別、保管期限；對(duì)會(huì)計(jì)檔案材料合理排列、編號(hào)等，還可對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管工作提出具體的要求和建議，監(jiān)督會(huì)計(jì)檔案的保管工作。同時(shí)，財(cái)務(wù)人員還應(yīng)促使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性，協(xié)助配合財(cái)務(wù)部門加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的水平。

5.嚴(yán)管電子會(huì)計(jì)檔案，做好輔助賬簿

2016年1月1日起實(shí)施的新會(huì)計(jì)檔案管理辦法中明確規(guī)定“單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案”，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案做了詳盡的規(guī)定。據(jù)此，小企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身特點(diǎn)制定相應(yīng)的管理制度，包括權(quán)限、備份、調(diào)閱、修改、資料的導(dǎo)出發(fā)送、保留時(shí)限、資料刪除等方面的內(nèi)容，盡量避免電子檔案的特殊性帶來不必要的麻煩甚至是損失。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身情況，對(duì)重要的、繁雜的科目設(shè)置手工輔助賬，如現(xiàn)金、銀行存款、應(yīng)收賬款、存貨、固定資產(chǎn)等，并將手工輔助賬一并納入到會(huì)計(jì)檔案管理中，為會(huì)計(jì)檔案資料設(shè)置“雙保險(xiǎn)”。

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