國際工程總承包項(xiàng)目文件的控制管理工作分析

摘 要：文件控制管理在國際工程總承包項(xiàng)目管理中發(fā)揮著非常重要的作用，通過文件控制管理來實(shí)現(xiàn)整個(gè)項(xiàng)目中不同工程參與方和不同部門之間的信息交流，主要用于不同部門的信息傳遞和接收等。而在國際工程總承包項(xiàng)目中，做好各方的交流溝通工作是整個(gè)項(xiàng)目管理中非常重要的一個(gè)步驟，只要做好文件控制管理工作才能促進(jìn)不同部門和參與方的交流溝通。本文就國際工程總承包項(xiàng)目文件的控制管理進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：國際工程；總承包項(xiàng)目文件；控制管理

隨著我國改革開放的不斷深入以及科技的不斷發(fā)展，我國的國際工程項(xiàng)目數(shù)量在不斷增加，主要以技術(shù)輸出為主。在國際工程總承包項(xiàng)目中，國際工程具有自身獨(dú)特的特性，因此對(duì)于項(xiàng)目工程的文件管理也不能采用傳統(tǒng)的文件管理方式進(jìn)行管理，而是應(yīng)該不斷對(duì)文件管理的體制和方法進(jìn)行創(chuàng)新，才能更好的實(shí)現(xiàn)不同部門和參與方的交流溝通，以適應(yīng)企業(yè)在國際化競(jìng)爭(zhēng)中的需求。

1 國際工程總承包項(xiàng)目文件資料的特點(diǎn)和范圍

1.1 國際工程總承包項(xiàng)目文件資料的特點(diǎn)

為了對(duì)國際工程總承包項(xiàng)目文件資料進(jìn)行更高效地管理，首先就要了解總承辦文件資料的特點(diǎn)，才能根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行針對(duì)性管理，從而大大提高文件管理的有效性，真正促進(jìn)整個(gè)項(xiàng)目中不同參與方和部門之間的溝通交流。國際工程總承包項(xiàng)目文件資料的來源非常廣，形成的方式也多種多樣。在國際工程總承包項(xiàng)目中，涉及到的業(yè)主可能來源于不同的國家，此外，還包括合作伙伴、分包商、供應(yīng)商以及監(jiān)理等，這些參與方可能來自不同的國家，不同參與方之間需要進(jìn)行文件的溝通，例如國內(nèi)外的分包商之間需要往來各種文件，承包單位和業(yè)主之間也需要進(jìn)行溝通交流。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，各方之間存在著業(yè)務(wù)的往來，并且會(huì)形成項(xiàng)目經(jīng)理內(nèi)部之間以及項(xiàng)目經(jīng)理部公司職能部門之間的業(yè)務(wù)往來。國際工程總承包項(xiàng)目文件使用的語言主要為英語，無論是在合同文件、招投標(biāo)文件還是國外分包商之間的信息溝通，都是使用英語，所有文件的英文版才具有最終的法律效應(yīng)。

1.2 國際工程總承包項(xiàng)目文件資料的范圍

國際工程總承包項(xiàng)目主要包括工程的采辦、設(shè)計(jì)和施工試運(yùn)等環(huán)節(jié)，對(duì)于總承包項(xiàng)目的管理主要包括對(duì)人力資源流程管理、材料設(shè)備流程管理和文件信息流程管理，其中文件信息流程管理占據(jù)非常重要的地位，主要包括整個(gè)項(xiàng)目中所有文件資料的管理，例如合同簽訂到整個(gè)工程驗(yàn)收過程中的各種表格、數(shù)據(jù)和圖紙等，在工程的質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、成本控制以及材料控制等各方面都廣泛運(yùn)用。并且要保證文件資料的真實(shí)性。做好總承包項(xiàng)目的文件資源管理主要就是要對(duì)各種資料文件進(jìn)行合理分類和系統(tǒng)管理，使文件資料能夠真實(shí)的將整個(gè)工程項(xiàng)目的實(shí)施真實(shí)情況反映出來。國際工程總承包項(xiàng)目文件資料的范圍非常廣，包括整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程中涉及到的方方面面的資料，例如項(xiàng)目的投標(biāo)、工程設(shè)計(jì)、勘探以及施工安裝和竣工驗(yàn)收等，在這個(gè)過程中形成的各種不同形式的文件的總和。

2 國際工程總承包項(xiàng)目文件的控制管理

對(duì)于國際工程總承包項(xiàng)目，主要是通過文控人員對(duì)各種文件進(jìn)行管理，但是各種文件并不是唯一的管理對(duì)象，而是需要對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的管理模式下的所有文件工作進(jìn)行管理。 對(duì)于工作質(zhì)量和項(xiàng)目管理能力的證明，主要是通過文件以及文件工作的可追溯性來實(shí)現(xiàn)的。因此，對(duì)于國際工程總承包項(xiàng)目文件的管理，一定要保證文件管理的全面性，也就是對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程中涵蓋的文件都需要進(jìn)行高效管理。因此需要做好幾下幾個(gè)方面的管理。

2.1首先對(duì)于合同商務(wù)類的文件，合同商務(wù)類的文件具有重要的地位，主要包括不同參與方之間簽訂的各種合同，包括合作合同、材料采購合同、分包合同、總包合同、業(yè)主招標(biāo)文件、招投標(biāo)文件、保險(xiǎn)合同、勞動(dòng)合同、項(xiàng)目目標(biāo)責(zé)任書、機(jī)械采購合同等，基本所有的文件都需要為總包人員提供查閱。合同商務(wù)類文件具有較高的保密性，因此對(duì)于非總包主要崗位的人員，需要借閱文件時(shí)，文控人員需要請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能借閱，并且要做好借閱記錄。

2.2供貨商：供貨商文件主要包括各種產(chǎn)品的使用說明書、規(guī)格說明書、機(jī)械設(shè)備的檢驗(yàn)檢測(cè)說明、供貨商的資質(zhì)、各種獲取的試驗(yàn)報(bào)告、分析報(bào)告、設(shè)備圖紙、成品檢驗(yàn)報(bào)告、探傷檢測(cè)報(bào)告以及備品備件的清單等。對(duì)于供貨商的文件，包含的種類非常多，數(shù)量上也非常繁多，因此文控人員需要對(duì)各種供貨商的文件資料做好歸類和記錄，保證所有的文件缺一不可。

2.3項(xiàng)目管理類文件：項(xiàng)目管理類文件主要包括項(xiàng)目實(shí)施過程中涉及到的各種管理文件，涉及到的范圍非常廣，包括不同職能部門以及人員的管理文件，主要包括項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目體系文件、績效考核辦法、人員分工、崗位職責(zé)的描述、安全管理制度、后勤管理制度以及獎(jiǎng)金發(fā)送制度等，涉及到整個(gè)項(xiàng)目管理中的方方面面。在國際工程總承包項(xiàng)目管理中，管理類的文件很少發(fā)生變更，因此一定制定了管理文件，不同部門的人員都需要嚴(yán)格執(zhí)行。對(duì)于項(xiàng)目管理類的文件，文控人員需要做好電子版管理制度和紙質(zhì)版管理制度的存檔和復(fù)印，并將其發(fā)送到相關(guān)的部門，讓相關(guān)的部門都能夠熟悉項(xiàng)目管理文件，并嚴(yán)格執(zhí)行。

2.4技術(shù)類文件：技術(shù)類文件也是國際工程總承包項(xiàng)目文件中的一類重要文件，主要包括項(xiàng)目的施工圖紙、特種作業(yè)的作業(yè)方案以及施工組織方案和設(shè)計(jì)變更等。在國際工程總承包工作開展中，技術(shù)類文件是基礎(chǔ)，因此在實(shí)際的施工項(xiàng)目環(huán)節(jié)中要嚴(yán)格按照技術(shù)類的文件進(jìn)行施工。和項(xiàng)目管理文件相比，技術(shù)類文件的比較容易變更，在工程的進(jìn)程中，需要不斷完善，因此如果技術(shù)文件進(jìn)行變更，文控人員要及時(shí)將舊版的文件換成新版的文件，并將以往的文件作廢處理。對(duì)于技術(shù)類文件，如果發(fā)生變更，最重要的就是要將最新板的技術(shù)文件通知到各個(gè)部門，為了避免人員使用舊版的技術(shù)文件，文控人員需要將舊版的文件及時(shí)回收，通知各方在施工環(huán)節(jié)中使用最新的技術(shù)文件版本。

2.5溝通文件：溝通類文件主要包括備忘錄、會(huì)議紀(jì)要以及函件等，溝通類文件在不同參與方和部門之間建立良好的信任氛圍發(fā)揮著非常重要的作用。溝通文件也是正式文件，因此文控人員需要對(duì)所有的溝通文件進(jìn)行統(tǒng)一的編碼。在發(fā)出文件之前，需要檢測(cè)各種文件是否齊全，文件發(fā)出之后還需要對(duì)于各種發(fā)出的文件進(jìn)行及時(shí)存檔，同時(shí)跟蹤文件的流轉(zhuǎn)狀態(tài)。

3 結(jié)語

在實(shí)際的文件管理工作中，需要管理的文件類型主要包括合同商務(wù)類文件、供貨商文件、項(xiàng)目管理類文件、技術(shù)類文件以及各種會(huì)議紀(jì)要、函件和備忘錄等溝通文件，這5類文件是項(xiàng)目管理過程中涉及到的主要文件資料，需要文控人員進(jìn)行管理，并且對(duì)于不同類型的文件在管理上存在著一定的差異性，應(yīng)該根據(jù)具體的文件特點(diǎn)進(jìn)行針對(duì)性管理。

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作者簡(jiǎn)介

張明輝，本科，中國五環(huán)工程有限公司。