陳儒

批復(fù)，是一種與請(qǐng)示相對(duì)應(yīng)的答復(fù)性文種，功用單一，易于掌握。但從筆者所見(jiàn)的批復(fù)來(lái)看，有的仍然存在不足。下面先看一份批復(fù)：

關(guān)于同意調(diào)整相關(guān)學(xué)院

二級(jí)教代會(huì)執(zhí)委會(huì)主任、副主任的批復(fù)

相關(guān)學(xué)院：

因?qū)W校干部調(diào)整，根據(jù)工作需要，經(jīng)研究，同意相關(guān)學(xué)院黨政聯(lián)席會(huì)議、二級(jí)教代會(huì)執(zhí)委會(huì)、分工會(huì)委員會(huì)會(huì)議的意見(jiàn)；同意相關(guān)學(xué)院關(guān)于調(diào)整二級(jí)教代會(huì)執(zhí)委會(huì)主任、副主任的報(bào)告?，F(xiàn)將調(diào)整情況批復(fù)如下：

×××擔(dān)任政治學(xué)院教代會(huì)執(zhí)委會(huì)主任；×××擔(dān)任政治學(xué)院教代會(huì)執(zhí)委會(huì)副主任。

×××擔(dān)任法學(xué)院教代會(huì)執(zhí)委會(huì)副主任。

×××擔(dān)任美術(shù)學(xué)院教代會(huì)執(zhí)委會(huì)主任。

××擔(dān)任歷史與社會(huì)學(xué)院教代會(huì)執(zhí)委會(huì)主任；××擔(dān)任歷史與社會(huì)學(xué)院教代會(huì)執(zhí)委會(huì)副主任。

×××擔(dān)任教育科學(xué)學(xué)院教代會(huì)執(zhí)委會(huì)副主任。

……

×××擔(dān)任圖書(shū)館教代會(huì)執(zhí)委會(huì)主任。

同意相關(guān)學(xué)院教代會(huì)執(zhí)委會(huì)其他成員的調(diào)整。

特此批復(fù)。

××大學(xué)教職工代表大會(huì)執(zhí)行委員會(huì)

2016年3月25日

這份批復(fù)存在的問(wèn)題有：

一、事由概括有誤

根據(jù)2012年《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的規(guī)定，公文標(biāo)題“由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成”。公文標(biāo)題中的事由是對(duì)公文內(nèi)容的高度概括，有時(shí)由于公文內(nèi)容表達(dá)的需要或者是出于公文撰寫(xiě)者的寫(xiě)作習(xí)慣，公文標(biāo)題中事由部分的語(yǔ)法結(jié)構(gòu)可能不止一層。當(dāng)事由部分有多層語(yǔ)法結(jié)構(gòu)時(shí)，公文撰寫(xiě)者若省略或漏掉一些詞語(yǔ)，事由的概括就會(huì)產(chǎn)生歧義或出現(xiàn)錯(cuò)誤。

該批復(fù)標(biāo)題中，“同意調(diào)整相關(guān)學(xué)院二級(jí)教代會(huì)執(zhí)委會(huì)主任、副主任”是事由，是一個(gè)具有雙層語(yǔ)法結(jié)構(gòu)的短語(yǔ)。第一層， “調(diào)整相關(guān)學(xué)院二級(jí)教代會(huì)執(zhí)委會(huì)主任、副主任”是動(dòng)詞“同意”的賓語(yǔ)，二者構(gòu)成動(dòng)賓結(jié)構(gòu)的短語(yǔ)，這是沒(méi)有問(wèn)題的。第二層， “調(diào)整相關(guān)學(xué)院二級(jí)教代會(huì)執(zhí)委會(huì)主任、副主任”作為“同意”的賓語(yǔ)，也是一個(gè)動(dòng)賓結(jié)構(gòu)的短語(yǔ)。其中，動(dòng)詞“調(diào)整”支配的對(duì)象是“相關(guān)學(xué)院二級(jí)教代會(huì)執(zhí)委會(huì)主任、副主任”，這里存在歧義。日常工作中， “二級(jí)教代會(huì)執(zhí)委會(huì)主任、副主任”，既可以指相應(yīng)的職務(wù)，也可以指相應(yīng)的負(fù)責(zé)人。按照正常的詞語(yǔ)搭配，動(dòng)詞“調(diào)整”的對(duì)象既可以是人的職務(wù)，也可以是職務(wù)的人選。當(dāng)批復(fù)的內(nèi)容為同意相關(guān)人員的職務(wù)調(diào)整時(shí)，標(biāo)題通常是“關(guān)于同意×××、×××（人名）等同志職務(wù)調(diào)整的批復(fù)”；當(dāng)批復(fù)的內(nèi)容為同意調(diào)整職務(wù)的人選時(shí)，標(biāo)題通常是“關(guān)于同意調(diào)整××××××（機(jī)關(guān)職務(wù)名稱）人選的批復(fù)”。據(jù)此，該批復(fù)標(biāo)題中事由的概括有誤，漏掉了“人選”一詞，應(yīng)修改為“關(guān)于同意調(diào)整相關(guān)學(xué)院二級(jí)教代會(huì)執(zhí)委會(huì)主任、副主任人選的批復(fù)”。

然而，以“關(guān)于同意調(diào)整相關(guān)學(xué)院二級(jí)教代會(huì)執(zhí)委會(huì)主任、副主任人選的批復(fù)”為標(biāo)題仍不準(zhǔn)確。其一，事由中的“相關(guān)學(xué)院”指的是彼此關(guān)聯(lián)或彼此牽涉的學(xué)院，強(qiáng)調(diào)學(xué)院間的相互聯(lián)系，與批復(fù)內(nèi)容無(wú)關(guān)。其二，批復(fù)事項(xiàng)中還有“×××擔(dān)任圖書(shū)館教代會(huì)執(zhí)委會(huì)主任”一項(xiàng)，這里的“圖書(shū)館”不在“相關(guān)學(xué)院”范疇。綜合這兩點(diǎn)，事由中“相關(guān)學(xué)院”應(yīng)改為“部分學(xué)院及圖書(shū)館”，批復(fù)的標(biāo)題應(yīng)改為“關(guān)于同意調(diào)整部分學(xué)院及圖書(shū)館二級(jí)教代會(huì)執(zhí)委會(huì)主任、副主任人選的批復(fù)”。

二、主送機(jī)關(guān)不當(dāng)

一般情況下，機(jī)關(guān)的公文工作應(yīng)遵循“一請(qǐng)示一批復(fù)”的原則。但是，實(shí)際工作中也存在多請(qǐng)示一批復(fù)這種情況，即不同下級(jí)機(jī)關(guān)就同一事項(xiàng)分別向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，上級(jí)機(jī)關(guān)統(tǒng)一研究、統(tǒng)一批復(fù)。在這種批復(fù)的主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)的情況下，公文撰寫(xiě)者應(yīng)慎重標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，否則，就可能出現(xiàn)主送機(jī)關(guān)不當(dāng)?shù)膯?wèn)題。

該批復(fù)中，主送機(jī)關(guān)是“相關(guān)學(xué)院”，這種寫(xiě)法不夠恰當(dāng)。其一，從詞義上看， “相關(guān)”作定語(yǔ)時(shí)表示“彼此關(guān)聯(lián)”或“互相牽涉”，“有關(guān)”作定語(yǔ)時(shí)表示“有關(guān)系的”或“涉及的”。公文中宜使用“有關(guān)部門”“有關(guān)學(xué)院”“有關(guān)人員”等表達(dá)方式，表明公文涉及的對(duì)象。其二，從行文關(guān)系看，教職工代表大會(huì)執(zhí)行委員會(huì)就調(diào)整二級(jí)分會(huì)領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的事項(xiàng)予以批復(fù)，其主送機(jī)關(guān)應(yīng)該是“各有關(guān)學(xué)院教代會(huì)執(zhí)委會(huì)”，規(guī)范化簡(jiǎn)稱是“各有關(guān)學(xué)院分會(huì)”，而不是“相關(guān)學(xué)院”。其三，從批復(fù)內(nèi)容看，該批復(fù)不僅同意調(diào)整有關(guān)學(xué)院分會(huì)領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的人選，還同意調(diào)整圖書(shū)館分會(huì)領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的人選，以“相關(guān)學(xué)院”作為主送機(jī)關(guān)不能涵蓋“圖書(shū)館”。綜合這三點(diǎn)，該批復(fù)的主送機(jī)關(guān)應(yīng)改為“各有關(guān)學(xué)院分會(huì)、圖書(shū)館分會(huì)”。

三、正文寫(xiě)法不規(guī)范

按照“緣由+事項(xiàng)”的公文結(jié)構(gòu)形式，批復(fù)的緣由較為固定，通常用引敘來(lái)文的方式表述，如“你省《關(guān)于××××××的請(qǐng)示》（發(fā)文字號(hào)）收悉”。在統(tǒng)一批復(fù)的情況下，正文應(yīng)該先引敘來(lái)文，開(kāi)門見(jiàn)山地說(shuō)明請(qǐng)示收悉情況。在這份批復(fù)正文的第一段，“因?qū)W校干部調(diào)整，根據(jù)工作需要”是批復(fù)緣由部分，交代的是行文背景、原因。批復(fù)緣由部分沒(méi)有引敘來(lái)文，未說(shuō)明請(qǐng)示收悉情況，顯得不夠規(guī)范。參照規(guī)范寫(xiě)法，批復(fù)緣由應(yīng)寫(xiě)成“你們關(guān)于調(diào)整二級(jí)教代會(huì)執(zhí)委會(huì)主任、副主任人選的請(qǐng)示收悉”。

對(duì)于批準(zhǔn)事項(xiàng)的批復(fù)來(lái)說(shuō)，引敘來(lái)文后應(yīng)寫(xiě)明批復(fù)的依據(jù)，表明批復(fù)的態(tài)度。通常的寫(xiě)法是“經(jīng)研究，同意/不同意……”相應(yīng)地，這份批復(fù)寫(xiě)的是“經(jīng)研究，同意相關(guān)學(xué)院黨政聯(lián)席會(huì)議、二級(jí)教代會(huì)執(zhí)委會(huì)、分工會(huì)委員會(huì)會(huì)議的意見(jiàn)；同意相關(guān)學(xué)院關(guān)于調(diào)整二級(jí)教代會(huì)執(zhí)委會(huì)主任、副主任的報(bào)告”。實(shí)際上，“經(jīng)研究，同意相關(guān)學(xué)院黨政聯(lián)席會(huì)議、二級(jí)教代會(huì)執(zhí)委會(huì)、分工會(huì)委員會(huì)會(huì)議的意見(jiàn)”應(yīng)是批復(fù)的依據(jù)，不應(yīng)包含在批復(fù)態(tài)度中。此外，該批復(fù)用于回復(fù)的是“關(guān)于調(diào)整二級(jí)教代會(huì)執(zhí)委會(huì)主任、副主任的報(bào)告”，請(qǐng)示事項(xiàng)錯(cuò)用“報(bào)告”向上行文，文種使用錯(cuò)誤，這是機(jī)關(guān)公文工作不規(guī)范的表現(xiàn)。因此，這部分內(nèi)容規(guī)范的寫(xiě)法應(yīng)是“經(jīng)黨政聯(lián)席會(huì)議、二級(jí)教代會(huì)執(zhí)委會(huì)、分工會(huì)委員會(huì)會(huì)議研究決定，同意有關(guān)學(xué)院及圖書(shū)館分會(huì)關(guān)于調(diào)整二級(jí)教代會(huì)執(zhí)委會(huì)主任、副主任人選的請(qǐng)示”。

最后，在正文末尾，批復(fù)的最后一條事項(xiàng)是“同意相關(guān)學(xué)院教代會(huì)執(zhí)委會(huì)其他成員的調(diào)整?！逼渲?，“相關(guān)”一詞參照之前論述，同樣應(yīng)改為“有關(guān)”才更為規(guī)范。據(jù)此，批復(fù)的最后一條事項(xiàng)應(yīng)是“同意有關(guān)學(xué)院教代會(huì)執(zhí)委會(huì)其他成員的調(diào)整”。

（摘自《秘書(shū)之友》）