疾控機構(gòu)檔案信息化建設(shè)研究

朱海龍

摘 要：對于疾控機構(gòu)檔案管理而言，如何搶抓信息化浪潮先機，讓信息化與疾控機構(gòu)檔案管理無縫銜接，是值得疾控人深入思考的問題。本文從疾控機構(gòu)檔案信息化管理的必要性出發(fā)，深入剖析當前疾控機構(gòu)信息化建設(shè)的問題，有針對性提出建議，以期提高疾控機構(gòu)信息化建設(shè)水平。

關(guān)鍵詞：疾控機構(gòu)；檔案；信息化建設(shè)；研究

一、必要性分析

在信息化推動下，疾控機構(gòu)檔案信息化建設(shè)的大環(huán)境向好發(fā)展，疾控機構(gòu)檔案管理工作逐步實現(xiàn)了智能化、網(wǎng)絡(luò)化。社會經(jīng)濟迅速發(fā)展，公眾對健康的呼聲日益升高，疾控機構(gòu)檔案資源迫切需要互聯(lián)互通，為健康中國建設(shè)提供客觀、真實、準確的檔案服務(wù)成為各級疾控機構(gòu)檔案工作必然追求的目標。一方面，疾控機構(gòu)檔案是疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)長期發(fā)展積累的重要記錄和原始數(shù)據(jù)，對疾控機構(gòu)業(yè)務(wù)開展有著舉足輕重的作用。疾控檔案數(shù)量眾多，種類繁多，單純的依靠人力去整理歸檔，既耗時耗力，又無法確定準確性，降低了工作效率，間接影響正常業(yè)務(wù)工作開展。實施信息化管理，既減輕了檔案工作人員的勞動強度，又能確保數(shù)據(jù)、原始記錄的準確、可靠。在使用檔案資料時，通過簡單檢索就可以找到所需要的資料，不需要在種類繁多的紙質(zhì)檔案中反復(fù)查找。另一方面，從檔案載體上看，目前國內(nèi)疾控機構(gòu)的檔案管理大部分采用紙質(zhì)載體，對外部環(huán)境（溫度、適度、光線）的要求較高，容易出現(xiàn)破損、字跡模糊等現(xiàn)象，難以確保質(zhì)量。檔案管理信息化后，可以在第一時間將原始數(shù)據(jù)、記錄、資料等錄入數(shù)據(jù)庫，確保及時準確，減少了紙質(zhì)消耗，對檔案的保護起到至關(guān)重要的作用，大大延長了檔案使用周期。

二、當前疾控機構(gòu)檔案信息化管理所存在的問題

（一）檔案信息化基本設(shè)施配備薄弱。作為疾控機構(gòu)保障工作的一部分，檔案管理未能放在比較靠前的位置，各級疾控機檔案設(shè)施配備不能跟上時代前進步伐，基本儀器設(shè)備的添置不及時。存儲設(shè)備是疾控機構(gòu)檔案信息化的重要組成部分，關(guān)乎檔案完整，然而目前國內(nèi)眾多疾控機構(gòu)未建立起系統(tǒng)、科學(xué)的檔案存儲機制，這與存儲設(shè)備不齊全、不完整有很大關(guān)系。除了基本的存儲設(shè)備之外，網(wǎng)路技術(shù)的運用也不到位。在信息技術(shù)越來越發(fā)達的今天，各級疾控機構(gòu)之間的檔案需要實現(xiàn)資源共享，特別是在面對重大傳染病疫情時，檔案資源的服務(wù)優(yōu)勢更能彰顯。如果疾控機構(gòu)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)較差，第一手檔案資料不能及時傳送、接受，會影響到重大疾病防控工作的開展。

（二）檔案信息化建設(shè)缺少頂層設(shè)計，制度不健全。疾控機構(gòu)作為公共衛(wèi)生機構(gòu)，掌握了許多疾病預(yù)防控制的第一手檔案資料，可謂防病資源豐富，需要一整套系統(tǒng)、規(guī)范的管理制度。通過分析國內(nèi)主要城市疾控機構(gòu)檔案管理工作，大部分檔案信息化管理缺少制度。檔案信息化建設(shè)應(yīng)當包含檔案信息化發(fā)展規(guī)劃、實施方案、管理制度、設(shè)施配備、技術(shù)運用規(guī)定、保存規(guī)范等內(nèi)容。受制于經(jīng)濟因素，疾控檔案信息化建設(shè)的頂層設(shè)計落后，未能引起廣大領(lǐng)導(dǎo)干部的高度重視，重視短期上級檢查，忽視檔案長遠發(fā)展，一些宏觀的、層次高的、長遠的信息化建設(shè)規(guī)劃并不具備，頂層設(shè)計跟不上檔案管理發(fā)展趨勢。

（三）檔案信息化建設(shè)人才缺乏。無論哪一行業(yè)，人才始終是事業(yè)成敗的關(guān)鍵所在，在疾控機構(gòu)檔案信息化建設(shè)上也不例外。從疾控機構(gòu)歷史發(fā)展看，疾病防控、疫情應(yīng)對、公共衛(wèi)生監(jiān)測等是其主要工作職責。在招聘工作人員時，優(yōu)先招聘疾病防控專業(yè)的人才，這也無可厚非。然而在信息化技術(shù)迅速發(fā)展的今天，疾控機構(gòu)不僅需要防病專業(yè)人才，也需要檔案等后勤保障人才，因為這是一個大疾控的概念，失去了檔案工作的保障作用，疾病防控也會大大折扣。相比于前面提到的基本設(shè)施，人才更為重要。在設(shè)備建設(shè)、運行、維護等檔案信息化的各個環(huán)節(jié)，人才不僅是檔案信息化的實施者，也是維護者。當前大多疾控機構(gòu)并沒有專業(yè)的檔案信息化建設(shè)人才隊伍，兼職、業(yè)余等較多，專業(yè)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)運用、檔案基本知識等方面比較薄弱，難以扛起疾控機構(gòu)檔案信息化建設(shè)的旗幟，降低了疾控機構(gòu)檔案信息化水平。

三、提升疾控機構(gòu)檔案信息化建設(shè)水平的措施

（一）提升檔案信息化基本建設(shè)水平。疾控機構(gòu)檔案信息化建設(shè)，基礎(chǔ)設(shè)施必須先行。首先，配備基本的存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)設(shè)備、智能辦公等設(shè)施，便于開展基本的檔案管理工作。結(jié)合業(yè)務(wù)工作，建立檔案信息化系統(tǒng)，促其與傳染病防控系統(tǒng)、慢病防制系統(tǒng)等各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)相兼容。可根據(jù)不同病種建立起不同類型的數(shù)據(jù)庫，屬于該領(lǐng)域的檔案資料及時錄入，做好細分工作，條理清晰，環(huán)環(huán)相扣。全面統(tǒng)籌，有所側(cè)重，重點往核心業(yè)務(wù)層面拓展，側(cè)重主要業(yè)務(wù)工作，服務(wù)疾病防控大局。聯(lián)合高等院校、科研機構(gòu)、企業(yè)等相關(guān)部門，開發(fā)特色鮮明、實用性強的檔案信息化軟件，促進檔案管理更加智能化、人性化。硬件、軟件同時發(fā)力，切實提升疾控機構(gòu)檔案信息化基本建設(shè)水平。

（二）提升信息化管理水平。檔案信息化管理不同于傳統(tǒng)意義上的檔案管理，它是借助信息化技術(shù)和工具，依靠健全的制度與規(guī)范進行的管理方式，目標明確，措施精準。一方面，加大疾控機構(gòu)檔案信息化知識培訓(xùn)力度，及時更新最前沿的檔案信息化管理知識，促使檔案工作人員保持時刻進取向上的心態(tài)。管理理念、意識開闊了，管理水平也就逐步提升了。另一方面，疾控機構(gòu)檔案信息化建設(shè)離不開健全、完善、科學(xué)的檔案管理制度。不同疾控機構(gòu)可根據(jù)本地區(qū)、本單位工作情況，健全保管制度、利用制度、保密制度、資源共享制度等相關(guān)檔案管理規(guī)章制度，依靠制度，規(guī)范行為。同時，可加強對檔案信息化建設(shè)工作的領(lǐng)導(dǎo)，主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)親自抓，加大檔案信息化管理工作推進力度，提升疾控機構(gòu)檔案信息化管理水平。

（三）提升人才隊伍建設(shè)水平。一方面，加強調(diào)研，分布實施。疾控機構(gòu)可根據(jù)本單位實際情況，結(jié)合檔案信息化發(fā)展形勢，拿出檔案信息化建設(shè)人才支撐規(guī)劃，從戰(zhàn)略角度認真考慮，高處著眼，長遠謀劃，避免檔案信息化曇花一現(xiàn)，有助于增強檔案信息化人才隊伍建設(shè)的穩(wěn)定性和科學(xué)性。另一方面，打造優(yōu)質(zhì)檔案信息化人才梯隊。疾控機構(gòu)檔案信息化建設(shè)要充分調(diào)動各個領(lǐng)域、專業(yè)的積極性，從與檔案信息化建設(shè)密切相關(guān)的專業(yè)選拔人員，發(fā)揮業(yè)務(wù)領(lǐng)域的專業(yè)優(yōu)勢，組成層次高、技術(shù)硬的檔案信息化建設(shè)人才梯隊，圍繞檔案信息化，深度結(jié)合業(yè)務(wù)工作，充實疾控機構(gòu)檔案人才力量，提高檔案信息化專業(yè)水平。同時要考慮引進高層次檔案信息化建設(shè)人才，創(chuàng)造良好工作氛圍，發(fā)揮高層次人才優(yōu)勢，為疾控機構(gòu)檔案信息化建設(shè)增添智力支持。

隨著健康中國戰(zhàn)略的全面推進以及信息化技術(shù)的加快應(yīng)用，公共衛(wèi)生事業(yè)特別是疾病預(yù)防控制工作越來越受到公眾關(guān)注，抓好檔案信息化建設(shè)至關(guān)重要。面對新常態(tài)，疾控機構(gòu)要加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施投入，提升檔案信息化管理水平，發(fā)揮專業(yè)人才優(yōu)勢，全面推動疾控機構(gòu)檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新發(fā)展。（作者單位：青島市疾病預(yù)防控制中心）

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