醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀與改進(jìn)策略

文/江蘇省連云港市第四人民醫(yī)院 杜薇

醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀與改進(jìn)策略

文/江蘇省連云港市第四人民醫(yī)院 杜薇

現(xiàn)代醫(yī)院的改革、建設(shè)與發(fā)展，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作提出了極高的要求，在此背景下醫(yī)院檔案管理部門必須樹立服務(wù)意識(shí)，為醫(yī)院各部門和管理層提供充分的檔案資源和檔案服務(wù)。但目前，我國大部分醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的重視不足，導(dǎo)致其發(fā)展緩慢。鑒于此，本文對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并就如何對(duì)此做出改進(jìn)提出了一些思路和方法，以供參考。

醫(yī)院；檔案管理；改進(jìn)

新時(shí)期下，為適應(yīng)醫(yī)療體制改革和衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)向著科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向不斷發(fā)展，這對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的效率、質(zhì)量、方法均提出了較高的要求。醫(yī)院檔案管理部門只有不斷反思現(xiàn)狀并做出積極、大膽的創(chuàng)新和改進(jìn)，才能夠適應(yīng)醫(yī)院建設(shè)和衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的新要求。

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析

近年來，醫(yī)院檔案管理工作的重要性逐漸被全國各級(jí)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)科室所認(rèn)知，檔案管理工作逐步被投入更多的經(jīng)費(fèi)、設(shè)備和人力，這均使得檔案管理工作的效率和質(zhì)量得到顯著提升，且越來越多的檔案管理人員已經(jīng)樹立起了檔案服務(wù)意識(shí)。但與此同時(shí)，醫(yī)院檔案管理工作中仍存在以下問題：

（一）規(guī)范化水平偏低。目前許多醫(yī)院尚未就檔案管理工作制定完善、明確的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案的收集、歸檔、保管、錄入、調(diào)用、開發(fā)等活動(dòng)處于相對(duì)混亂無序的狀態(tài)，使得許多有價(jià)值的資料被忽視、損壞或浪費(fèi)，極大地影響了檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）信息化建設(shè)滯后?，F(xiàn)代醫(yī)院管理活動(dòng)中形成的檔案信息、檔案資料數(shù)量多、種類繁雜，只有全面采用信息化管理手段，才能保障檔案收集、整理的完整性和準(zhǔn)確性，同時(shí)為檔案資源的查閱、調(diào)用、開發(fā)提供便利。目前，許多醫(yī)院目前已經(jīng)配備了先進(jìn)的信息化設(shè)備，但檔案管理部門的信息化建設(shè)卻往往滯后于其他科室的信息化建設(shè)，這與檔案管理工作的需求顯然是不相稱的。

（三）檔案資源開發(fā)不力。檔案資源是醫(yī)院發(fā)展中形成的寶貴資源，對(duì)醫(yī)院的建設(shè)、發(fā)展和管理活動(dòng)提供了許多寶貴的經(jīng)驗(yàn)和借鑒，但目前許多醫(yī)院尚未認(rèn)識(shí)到檔案資源的重要價(jià)值。導(dǎo)致檔案管理工作多停留在“保管”、“查閱”上，而未發(fā)揮出檔案資源的重要價(jià)值。

二、醫(yī)院檔案管理改進(jìn)策略

（一）強(qiáng)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。為了滿足衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展和醫(yī)院建設(shè)需求，檔案管理工作必須向著標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化的方向發(fā)展。對(duì)此醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理，按照國家的規(guī)定來制定醫(yī)院管理制度，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員要重視檔案管理法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，在實(shí)際的管理當(dāng)中嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行管理，各個(gè)部門積極配合檔案管理，推動(dòng)綜合型醫(yī)院檔案管理向規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。

（二）加快檔案管理信息化建設(shè)。為保障醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量，今后應(yīng)加強(qiáng)其信息化建設(shè)，除了要投入充足的信息化設(shè)備外，還應(yīng)充分重視管理系統(tǒng)的維護(hù)、檔案數(shù)據(jù)的安全管理、相關(guān)軟件的更新?lián)Q代等等。對(duì)此，一方面要提升檔案管理部門人員的信息化意識(shí)和實(shí)踐操作能力，另一方面也應(yīng)促進(jìn)檔案部門和技術(shù)部門的溝通，以便兩者能夠協(xié)調(diào)合作，共同推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)性能和運(yùn)行成果的不斷提升。

（三）深化檔案資源的開發(fā)利用。醫(yī)院檔案管理部門，應(yīng)對(duì)醫(yī)院檔案資源進(jìn)行梳理、歸類、整理，對(duì)各個(gè)部門、科室的科研、管理、醫(yī)療服務(wù)等工作進(jìn)行跟蹤，將醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案資源進(jìn)行及時(shí)的整理、歸檔，并在每個(gè)季度、每個(gè)科研項(xiàng)目結(jié)束后或每年末，對(duì)過去一個(gè)階段形成的專項(xiàng)檔案進(jìn)行回顧分析，找出其中存在的規(guī)律，從中發(fā)現(xiàn)問題并提出建議，進(jìn)而為每個(gè)科室、部門乃至個(gè)人的工作提供有力的參考，并對(duì)今后同類業(yè)務(wù)、項(xiàng)目的開展提供寶貴的參考資料。

（四）強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理是一項(xiàng)對(duì)工作人員綜合素質(zhì)、技能水平、專業(yè)知識(shí)和創(chuàng)新能力要求極高的工作，只有高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍才能保障醫(yī)院檔案收集、歸檔、開發(fā)、利用等一系列活動(dòng)的效率和質(zhì)量。因此，醫(yī)院應(yīng)樹立人才意識(shí)，積極聘任高素質(zhì)的檔案管理人才，并強(qiáng)化對(duì)現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍的培訓(xùn)教育，通過業(yè)務(wù)比武、知識(shí)講座、交流培訓(xùn)等方式不斷提升檔案管理人員的理論水平和專業(yè)技能，使檔案管理全員的整體素質(zhì)得到不斷優(yōu)化。

三、總結(jié)

綜上所述，檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，對(duì)于推進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展有著重要的意義。目前，醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展水平普遍滯后于現(xiàn)代醫(yī)院建設(shè)對(duì)檔案資源和檔案服務(wù)的需求，因此醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真結(jié)合自身實(shí)際情況，對(duì)現(xiàn)有問題進(jìn)行深入剖析，并通過強(qiáng)化信息化建設(shè)，強(qiáng)化檔案資源開發(fā)，完善管理標(biāo)準(zhǔn)和制度以及強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)等途徑來提升醫(yī)院檔案管理水平，提升檔案服務(wù)質(zhì)量，為醫(yī)院的經(jīng)營和發(fā)展提供有力的支持。

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