文/河北農(nóng)業(yè)大學(xué) 高旺

秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生成為準(zhǔn)秘書前的功課準(zhǔn)備

文/河北農(nóng)業(yè)大學(xué) 高旺

隨著2011年秘書學(xué)本科定位以后，秘書學(xué)學(xué)科地位迅速得到提升，將進(jìn)一步推動(dòng)我國(guó)秘書工作朝著專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化趨勢(shì)發(fā)展。為了在畢業(yè)后及時(shí)準(zhǔn)確定位自己的準(zhǔn)秘書角色，秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生在大學(xué)期間需要不斷積累與沉淀，全面提高自己的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。

秘書學(xué)； 學(xué)生 ；功課

大學(xué)期間，秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生在成為準(zhǔn)秘書前應(yīng)從哪些方面做功課準(zhǔn)備呢？我們先來深刻理解“秘書”一詞的含義，即是指身處領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)者身邊，以處理信息和綜合服務(wù)的方式輔助領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)施管理的工作人員。細(xì)細(xì)品味“秘書”的定義，可以發(fā)現(xiàn)秘書工作的形式——三辦一謀，即辦文、辦會(huì)、辦事，當(dāng)參謀。而一位優(yōu)秀的準(zhǔn)秘書集“三手一身”，即：辦文高手、辦會(huì)能手和辦事巧手。秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生應(yīng)當(dāng)從這四點(diǎn)入手做好功課，為其日后工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，迅速轉(zhuǎn)換自己的角色，順利進(jìn)入秘書工作崗位。

一、功課一：辦文高手的積淀

辦文主要是指各種文件的撰寫以及收發(fā)文件及后續(xù)處理工作。針對(duì)辦文工作具有它獨(dú)立的一套工作系統(tǒng)，包括明確的行文規(guī)則、詳細(xì)的公文擬制、嚴(yán)格的公文辦理等內(nèi)容。秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生在大學(xué)期間重點(diǎn)應(yīng)培養(yǎng)自己獨(dú)立的寫作能力，可以從以下幾方面入手準(zhǔn)備。

（一）學(xué)好教材?？v觀全國(guó)開設(shè)秘書學(xué)專業(yè)本科的學(xué)校在課程設(shè)置上都有共同的課程，比如《應(yīng)用文寫作》《文書學(xué)》《基礎(chǔ)寫作》等等。學(xué)生要認(rèn)真上好這些相關(guān)寫作課。重點(diǎn)把握《應(yīng)用文寫作》這一門課，它不僅對(duì)今后秘書辦文工作有重要的作用，而且在其他方面也有重要的意義，例如可以指導(dǎo)畢業(yè)論文的寫作，公務(wù)員招考中的申論部分等等。掌握好這門寫作課程，可以使我們具有專業(yè)優(yōu)勢(shì)，提前掌握辦文的核心內(nèi)容，入職后快速適應(yīng)辦公工作。

（二）多讀書。讀書有助于知識(shí)的積累和經(jīng)驗(yàn)的豐富。秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生應(yīng)當(dāng)利用大學(xué)這一黃金時(shí)期去閱讀大量的書籍。在此推薦幾類書籍：首先是專業(yè)書籍，要想成為秘書工作領(lǐng)域的行家，就要擁有專業(yè)書籍?？梢猿浞掷帽拘D書館借閱秘書學(xué)專業(yè)的書籍，全面了解本專業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r。其次是經(jīng)典著作，那些經(jīng)過時(shí)間篩選出來的經(jīng)典著作是最富有財(cái)富的好書。經(jīng)典書不但能讓我們重溫遠(yuǎn)去的時(shí)代，還能讓我們審視當(dāng)下的時(shí)代。多讀經(jīng)典著作可以克服我們眼界的狹窄，還可以培養(yǎng)我們的閱讀品味和鑒別能力。最后是文學(xué)作品，優(yōu)秀的文學(xué)作品蘊(yùn)含真善美，通過閱讀文學(xué)作品可以提高我們的審美能力和文學(xué)修養(yǎng)。

二、功課之二：辦會(huì)能手的奠基

會(huì)議是各級(jí)各類社會(huì)組織實(shí)施管理的重要手段，一般情況下，會(huì)議大都由秘書部門參加籌備。辦會(huì)是秘書專項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，通常情況下秘書把“辦會(huì)”稱為“做會(huì)”。會(huì)議辦得是否成功很大程度上取決于秘書對(duì)會(huì)議的周密計(jì)劃和組織落實(shí)。秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生要想在入職前成為辦會(huì)能手，在大學(xué)期間應(yīng)做好兩方面的功課。

（一）掌握會(huì)議理論知識(shí)?！稗k會(huì)”是秘書日常工作之一，針對(duì)“辦會(huì)”相關(guān)知識(shí)秘書學(xué)專業(yè)開設(shè)的《秘書實(shí)務(wù)》和《秘書學(xué)導(dǎo)論》等一些專業(yè)課，其中包含“辦會(huì)”的一些理論知識(shí)，學(xué)生要認(rèn)真掌握?？傮w來講，“辦會(huì)”主要抓住三個(gè)要點(diǎn)，會(huì)前周密設(shè)計(jì)方案，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好準(zhǔn)備工作；會(huì)中特別要注重細(xì)節(jié)，嚴(yán)密確保各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行，熱情周到做好服務(wù)工作；會(huì)后妥善處理一切有關(guān)事宜。特別強(qiáng)調(diào)要重點(diǎn)熟記四個(gè)條件：人的條件、物的條件、事的條件和文的條件。

（二）模擬實(shí)訓(xùn)。辦會(huì)不同于辦文，辦文是細(xì)水長(zhǎng)流的工作，需要一點(diǎn)一點(diǎn)積累，而辦會(huì)需要從實(shí)戰(zhàn)中強(qiáng)化。如果只掌握辦會(huì)的理論知識(shí)，不去實(shí)踐應(yīng)用，直至畢業(yè)參加工作也會(huì)一團(tuán)亂麻。秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生要經(jīng)常模擬實(shí)訓(xùn)辦會(huì)，可以依托學(xué)校學(xué)生社團(tuán)和本院等平臺(tái)，積極主動(dòng)去爭(zhēng)取承辦整個(gè)活動(dòng)或會(huì)議的機(jī)會(huì)，從中積累辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)充分利用好教學(xué)實(shí)習(xí)，在實(shí)習(xí)期間主動(dòng)參與本實(shí)習(xí)單位舉辦的會(huì)議工作中去，這樣會(huì)加深印象。

三、功課之三：辦事巧手的修煉

怎樣把辦事辦明白和辦漂亮，秘書需要潛心鉆研，下一番苦功夫，重點(diǎn)是積累處事技巧，才能在辦事時(shí)游刃有余。秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生先重點(diǎn)慢慢培養(yǎng)自己的辦事能力。

（一）端正對(duì)事的態(tài)度。秘書工作的事情會(huì)很繁瑣，秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生要提前做好心理準(zhǔn)備，在大學(xué)期間需要端正遇事的態(tài)度。面對(duì)小事不能小看，要更加注重，耐心處理好；遇事不能拖延，現(xiàn)在網(wǎng)上很流行一個(gè)詞“拖延癥”，其實(shí)詮釋了當(dāng)下某些人遇事拖拉，遲遲不行動(dòng)，一直處于被動(dòng)地位。學(xué)生要培養(yǎng)主動(dòng)意識(shí)，遇事立刻解決掉；碰到難事不能選擇逃避，逃避只會(huì)讓事更加難，不如直面難事，需找突破口，全面擊破。

（二）高效管理時(shí)間。秘書如果要想把事情辦得漂亮，重要一個(gè)前提是他（她）時(shí)間管理的高效。大學(xué)期間要充分學(xué)會(huì)高效管理時(shí)間。一方面要閱讀時(shí)間管理書籍，這是間接經(jīng)驗(yàn)會(huì)對(duì)我們有很大幫助，并且都是成功人士經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn)的；另一方面要獲取直接經(jīng)驗(yàn)，從自己的學(xué)習(xí)和生活入手，管理時(shí)間，每一個(gè)時(shí)間段去做什么提前安排好。日計(jì)日清，每天查看完成情況，不斷反思與改進(jìn)。

四、結(jié)語

經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和科技水平的提高，使得各行各業(yè)對(duì)秘書的需求不斷擴(kuò)大。對(duì)于秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生來說，畢業(yè)后會(huì)越來越成為各行各業(yè)秘書崗位招聘的首選。因此，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和國(guó)家重視秘書學(xué)學(xué)科建設(shè)的大好形勢(shì)下，秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生要抓住這一機(jī)遇，在大學(xué)期間做好秘書學(xué)職業(yè)生涯規(guī)劃，重點(diǎn)提升自己各方面的能力，從而畢業(yè)后順利成為一名出色的準(zhǔn)秘書。

[1]張躋國(guó).秘書應(yīng)讀好哪些書[J].秘書,2014(3).

[2祁炳才.談秘書素養(yǎng)及工作方法[J].秘書,2014(8).