現(xiàn)代企業(yè)提升辦會質量的有效方法

郎宗靈 羅京 諸麗萍 梁宇 曾金金

【摘要】會議是現(xiàn)代企業(yè)管理過程中非常重要的工具，是集思廣益、交流信息的重要方式，是協(xié)調工作、解決矛盾的有效手段。本文針對現(xiàn)代企業(yè)會議管理過程中存在的主要問題，在遵循會議管理基本原則的基礎上，提出了信息化、模塊化、規(guī)范化、程序化和常態(tài)化“五化”手段以提升辦會質量。

【關鍵詞】現(xiàn)代企業(yè);辦會;質量;有效方法】

2019年，習近平總書記對于進一步糾正“四風”、加強作風建設作了重要指示，力戒形式主義突出問題。明確要求企業(yè)召開會議堅持厲行節(jié)約、反對浪費、規(guī)范簡樸、務實高效的原則。因此針對現(xiàn)代企業(yè)日常會議管理過程中存在的主要問題，研究提出會議的“五化”管理措施，有效落實中央各項要求，控制會議數(shù)量，提高會議質量。

一、會議管理中存在的主要問題

中央“八項規(guī)定”明確提出了“減少會議活動”“控制會議活動的規(guī)模和時間”“提高會議活動的效率和質量”等一系列要求。但企業(yè)在執(zhí)行過程中，仍時常存在執(zhí)行“堅持厲行節(jié)約、反對浪費、規(guī)范簡樸、務實高效”不到位的情況。

一是會議數(shù)量控制不嚴格。各級、各類會議多，決策會、宣貫會、布置會、動員會，層層開會、層層落實，造成人力成本浪費。二是會務組織不規(guī)范。會議審批不嚴格，材料準備不充分，現(xiàn)場服務保障落實不到位。三是待辦事項執(zhí)行不到位。主辦部門不能及時、高效整理會議決議，對集體討論決策的事項，未能形成規(guī)范的會議紀要并進行跟蹤落實。

二、提高辦會質量的主要措施

會務工作好壞不僅影響會議質量和效果，而且關系單位、行業(yè)的形象，通過對會議基礎管理、前期準備、過程控制、督辦催辦和迭代總結等“五化”措施實現(xiàn)辦會各個環(huán)節(jié)的標準化管理。

（一）基礎管理信息化。規(guī)避傳統(tǒng)的會議大多采用前臺登記或電話溝通等比較陳舊的方式，充分應用新時期的信息化手段，通過引入信息化辦公平臺軟件，實現(xiàn)會議資源的充分透明、會議審批的嚴格把關、會議信息的公開共享。一是會議申請部門可以通過系統(tǒng)查閱會議室的使用情況、會議時長和規(guī)模情況、擬出席領導的會議沖突情況，還可以通過該平臺實現(xiàn)話筒、茶水、投影、攝影等的需求申請。二是會議管理職能部門通過信息化辦公平臺軟件，按“先申請先使用”“緊急、重要優(yōu)先”的原則，實現(xiàn)對企業(yè)會議的全面把關審批。通過會議基礎管理的信息化，確保對企業(yè)會議的全方位掌控。

（二）前期準備模塊化。會前準備是會議管理的關鍵環(huán)節(jié)，主要通過制定方案、成立機構（必要時）、下發(fā)通知、準備材料和籌備會務5個模塊組成。一是通過制定科學、合理的方案，明確會議主題、協(xié)調主要各方時間交集、選擇符合規(guī)定的場所、提出會議時間和會期建議、確定主要的會議議程、嚴格控制會議規(guī)格和參會范圍、做好職責分工和注意事項的提醒。二是視情況成立工作小組，下發(fā)會議通知并準備會議材料。三是落實好會務籌備，開展會議現(xiàn)場會標、主席臺、座次等的布置，涉及涉密會議、茶歇、需要住宿、用餐和少數(shù)民族等特殊需求的，按照相應的管理要求或民俗需求進行詳細籌備。

（三）過程控制規(guī)范化。會中控制是會議管理的核心環(huán)節(jié)，是驗證會議準備情況、考驗會務人員的高度緊張環(huán)節(jié)。主要通過規(guī)范人員報道、現(xiàn)場秩序和會議記錄3個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)過程控制不缺位、現(xiàn)場管理規(guī)范化。一是人員報到期間，注意統(tǒng)計代表的簽字登記和注意事項提醒，涉及應到未到的重要代表，還需要及時聯(lián)系，了解情況，及時調整方案。二是會議召開期間，注重維持現(xiàn)場秩序，控制交頭接耳、隨意進出、會中睡覺等情況，涉密會議務必開啟視頻干擾器。三是對于重要會議、重大會議，務必制定專人做好會議記錄，特別是重要領導的講話、重要決議。

（四）督辦催辦程序化。會后跟蹤是會議管理的要害環(huán)節(jié)?！皶凶h、議而有決、決而有行”是會議管理的基本要求，而“決而有行”則是根本落腳點。一是編制會議紀要，對決議事項的督辦進行精心策劃，及時發(fā)布督辦清單，明確責任人、完成時間。二是通過建立督辦催辦的信息化平臺，將重要會議和重大會議的待辦事項拉條掛賬，在信息化平臺中進行流轉，通過平臺進行實施滯留提醒，實現(xiàn)會議待辦事項及時傳遞部署、跟蹤督促，推動工作落實。

（五）迭代總結常態(tài)化。迭代總結常態(tài)化管理作為會議管理標準化的重要組成部分，是會議職能管理部門對企業(yè)全年各項會議的籌備過程、進展過程、監(jiān)督檢查過程等全面的經(jīng)驗總結。通過總結形成《企業(yè)會議管理常用信息庫》，對企業(yè)會議室資源、經(jīng)費標準、監(jiān)督考核等基本部分，以及對會議通知、席卡、簽到、會務方案、涉密會議等實務部分進行系統(tǒng)梳理、沉淀為企業(yè)職能的知識，進一步夯實會議管理。

三、結束語

隨著科技的進步，會議管理必定向著自動化、智能化發(fā)展，只有提前實現(xiàn)了會議管理的標準化，才能更好地推進會議管理的信息化。在此期間，作為會務工作者，確保每一場會議都能圓滿成功，都需要有問計于師的謙遜、聞機而動的敏銳、穩(wěn)如泰山的靜氣。通過一場場會議的磨煉、一個個好習慣的養(yǎng)成，必定能夠及時應對各種突發(fā)情況和問題，更加科學、規(guī)范、高效地辦好各類會議，確保每一場會議都取得圓滿成功，推動會議高質量開展。

【參考文獻】

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