文/揚(yáng)州大學(xué)音樂(lè)學(xué)院 王琳

現(xiàn)代大學(xué)制度下高校辦公室職能的優(yōu)化

文/揚(yáng)州大學(xué)音樂(lè)學(xué)院 王琳

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的情況下，教育教學(xué)水平有了明顯的提升?，F(xiàn)階段，高校教育獲得了全面的發(fā)展，現(xiàn)代化的大學(xué)制度在大學(xué)管理中得到了普遍的確立。在大學(xué)管理中，辦公室具有非常突出的地位，因?yàn)槠渎毮芫哂卸嘣奶卣鳎源髮W(xué)管理的多項(xiàng)內(nèi)容都需要辦公室來(lái)執(zhí)行。從目前的辦公室職能發(fā)揮來(lái)看，效率較為低下，非常不符合大學(xué)高效辦公的特色，所以為了進(jìn)一步的強(qiáng)化辦公室的職能提升，本文就現(xiàn)代大學(xué)制度下的高校辦公室職能優(yōu)化進(jìn)行分析和探討，目的是要全面提高大學(xué)辦公室的辦公效率。

現(xiàn)代大學(xué)制度；高校辦公室職能；優(yōu)化

大學(xué)是社會(huì)人才培養(yǎng)的基地，強(qiáng)化大學(xué)教育對(duì)于社會(huì)進(jìn)步而言有著重要的作用。在現(xiàn)代化的大學(xué)制度下，管理規(guī)范化和專業(yè)性顯著加強(qiáng)，而在管理過(guò)程中具有重要作用的便是辦公室。所以說(shuō)辦公室職能的效果發(fā)揮意義重大。從目前的辦公室職能而言，其具有兩方面的特征：第一是綜合性。因?yàn)檗k公室需要對(duì)管理進(jìn)行方案的制定、審核以及落實(shí)，所以說(shuō)其綜合性較為顯著。第二是辦公室具有冗雜性。在目前的辦公室職能中，有些職能具有很強(qiáng)的統(tǒng)一性和聯(lián)系性，但是在具體崗位設(shè)置的時(shí)候卻將其進(jìn)行了人為的劃分，這種拆分增加了公辦流程，使得職能發(fā)揮的效率嚴(yán)重降低，所以探討職能優(yōu)化現(xiàn)實(shí)意義顯著。

一、辦公室應(yīng)具備的主要職能

（一）組織協(xié)調(diào)職能。組織協(xié)調(diào)是辦公室具備的一大智能。在校園管理中，辦公室處于一個(gè)中心的地位，其他的各部門工作開(kāi)展都需要和辦公室進(jìn)行對(duì)接，而其他部門直接的接觸，有時(shí)候也需要辦公室的參與，所以說(shuō)辦公室的主要作用就是進(jìn)行各方關(guān)系的組織和協(xié)調(diào)，從而保證校園管理各部門工作的有效開(kāi)展。簡(jiǎn)言之，通過(guò)組織協(xié)調(diào)職能的運(yùn)用，校園管理的有序性明顯增強(qiáng)。

（二）決策參謀職能。決策參謀職能是辦公室的另一項(xiàng)重要功能。從高校實(shí)際工作來(lái)看，因?yàn)檗k公室與各方關(guān)系都有著持續(xù)的對(duì)接，所以對(duì)于學(xué)校各個(gè)方面的情況都具有較強(qiáng)的了解。在校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的時(shí)候，辦公室可以為下領(lǐng)導(dǎo)提供切實(shí)而中肯的意見(jiàn)，從而旅行其參謀的職能。簡(jiǎn)言之就是辦公室利用自身的綜合性和豐富的關(guān)系網(wǎng)，可以為大學(xué)決策層，尤其是校領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有效的參謀。

（三）綜合服務(wù)職能。綜合服務(wù)職能也是辦公室的一項(xiàng)重要功能。在高校管理中，辦公室承擔(dān)著重要的角色，因?yàn)槠洳粌H僅是管理部門，更是服務(wù)部門，而且服務(wù)對(duì)象具有多樣性，比如老師、學(xué)生、領(lǐng)導(dǎo)以及其他部門，辦公室都得進(jìn)行服務(wù)。在傳統(tǒng)的大學(xué)管理中，對(duì)于辦公室實(shí)行的是行政命令式的管理，但是在體制改革的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，辦公室的根本作用是進(jìn)行校園服務(wù)，所以要積極地向服務(wù)導(dǎo)向型轉(zhuǎn)變，這樣，辦公室的綜合服務(wù)職能發(fā)揮才會(huì)更加的徹底。

二、高校辦公室職能的優(yōu)化思路

（一）堅(jiān)持以人為本。在高校辦公室職能優(yōu)化中，一個(gè)重要的思路便是堅(jiān)持以人為本。以人為本是科學(xué)發(fā)展觀是核心內(nèi)容，重在強(qiáng)調(diào)個(gè)人的價(jià)值。辦公室的職能優(yōu)化，根本目的是要進(jìn)行辦公效率和質(zhì)量的提升，而要達(dá)到這樣的目標(biāo)，需要調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，從而使其主觀能動(dòng)性得到充分的發(fā)揮。堅(jiān)持以人為本，在肯定辦公室人員個(gè)人價(jià)值的基礎(chǔ)上進(jìn)行其力量的調(diào)動(dòng)和發(fā)揮，這樣，人員的價(jià)值得到了尊重，辦公室的工作目的也得以實(shí)現(xiàn)，所以說(shuō)以人為本的思路必須要堅(jiān)持。

（二）堅(jiān)持全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展。全面協(xié)調(diào)可持續(xù)是目前辦公室職能優(yōu)化的另一重要思路。全面協(xié)調(diào)可持續(xù)也是科學(xué)發(fā)展觀的重要內(nèi)容，意在統(tǒng)籌所有有利的資源，進(jìn)而對(duì)資源的價(jià)值進(jìn)行協(xié)調(diào)運(yùn)用，從而實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展的目的。辦公室智能具有綜合化的特征，在具體的工作中涉及的內(nèi)容和部門比較多，所以需要辦公室進(jìn)行全面的協(xié)調(diào)。通過(guò)協(xié)調(diào)，各方面的力量可以得到最大的發(fā)揮，辦公室的職能效果也可以有最大的顯現(xiàn)，所以說(shuō)堅(jiān)持全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展，對(duì)于辦公室職能優(yōu)化非常重要。

三、高校辦公室職能的優(yōu)化措施

（一）強(qiáng)化制度建設(shè)，管理科學(xué)化、規(guī)范化。強(qiáng)化制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化和規(guī)范化對(duì)于職能優(yōu)化而言有著重要的作用。制度建設(shè)主要從兩個(gè)方面來(lái)進(jìn)行：第一是進(jìn)行責(zé)任制度的強(qiáng)化。強(qiáng)化責(zé)任的劃分，可以使得辦公室的工作人員具有更加具體的責(zé)任范圍，這樣可以有效的提升辦公人員的效率。第二是進(jìn)行監(jiān)督制度的完善。監(jiān)督制度的完善可以有效的改變辦公室的不良風(fēng)氣，從而實(shí)現(xiàn)辦公室各項(xiàng)工作的流程化運(yùn)作。除去制度建設(shè)之外，在管理中運(yùn)用科學(xué)化和規(guī)范化的理念與方法也具有重要的價(jià)值，因?yàn)榭茖W(xué)規(guī)范的理念會(huì)指導(dǎo)實(shí)踐工作。所以理念科學(xué)，管理自然規(guī)范。

（二）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提升自身的素質(zhì)。辦公室工作涉及面廣，辦公室人員如不注重加強(qiáng)學(xué)習(xí)和更新觀念就無(wú)法勝任新形勢(shì)下的工作，更無(wú)法理解和執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的決策。辦公室工作人員要重視政治理論學(xué)習(xí)，提高理論學(xué)習(xí)的積極性和主動(dòng)性，堅(jiān)持理論聯(lián)系實(shí)際，善于運(yùn)用馬列主義的立場(chǎng)、觀點(diǎn)、方法去認(rèn)識(shí)問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題，把理論學(xué)習(xí)同推動(dòng)辦公室各項(xiàng)工作相結(jié)合，增強(qiáng)正確處理各種問(wèn)題的能力。辦公室工作人員應(yīng)加強(qiáng)政治思想修養(yǎng)，要在思想上、行動(dòng)上與黨的路線方針政策保持一致，要自覺(jué)維護(hù)學(xué)校權(quán)威。要建立科學(xué)合理的培訓(xùn)機(jī)制和考核機(jī)制，提高管理隊(duì)伍素質(zhì)，增強(qiáng)管理能力。同時(shí)，要關(guān)心管理工作者的生活、健康等實(shí)際問(wèn)題

（三）嚴(yán)格執(zhí)行考核機(jī)制。辦公室人員一個(gè)崗位做久了，極易造成工作散漫，消極怠工的現(xiàn)象。因此，高校辦公室要制定嚴(yán)格的考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)辦公室人員的思想品質(zhì)，管理能力，工作積極性和工作業(yè)績(jī)等方面進(jìn)行全方位的考察，把考核評(píng)價(jià)結(jié)果作為職稱評(píng)聘、評(píng)先評(píng)優(yōu)、干部選拔等主要指標(biāo)。

（四）團(tuán)結(jié)協(xié)作，形成合力，提升工作效能。在辦公室職能優(yōu)化中，另一項(xiàng)重要的措施是進(jìn)行團(tuán)結(jié)協(xié)作，進(jìn)而提高工作的效能。正所謂“眾人拾柴火焰高”，在辦公室的工作中，每一位工作人員具有獨(dú)立性，但是工作的內(nèi)容卻具有系統(tǒng)性，因此在辦公中，人員之間做好協(xié)調(diào)和合作，可以發(fā)揮更大的主觀能動(dòng)性，這樣，整體工作效率會(huì)明顯的提升，工作質(zhì)量和水平也會(huì)有顯著的進(jìn)步。簡(jiǎn)而言之就是利用眾人的力量共同為辦公室效率提升做好服務(wù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著大學(xué)的普遍發(fā)展，大學(xué)管理的規(guī)范性和專業(yè)性在顯著的提升。辦公室在大學(xué)管理中充當(dāng)著重要的角色，有組織協(xié)調(diào)、參謀和服務(wù)的多項(xiàng)職能，所以為了更好實(shí)現(xiàn)管理的優(yōu)化，堅(jiān)持科學(xué)的辦公室職能優(yōu)化思路，并采取積極有效的措施促進(jìn)職能優(yōu)化的進(jìn)一步發(fā)展，可以有效提升大學(xué)管理的綜合水準(zhǔn)。

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