淺談如何做好公墓檔案的保密工作

文/吉林省洮南市逸園公墓管理處 付興

淺談如何做好公墓檔案的保密工作

文/吉林省洮南市逸園公墓管理處 付興

公墓檔案管理工作中的保密工作直接影響到檔案管理工作的整體成效，必須得到公墓檔案管理人員的重視。本文針對(duì)如何做好公墓檔案的保密工作展開分析，以供廣大檔案管理者借鑒。

公墓；檔案管理；保密工作

做好公墓檔案管理工作的同時(shí)必須要做好檔案管理的保密工作，要花大力氣在檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)上，促使公墓檔案管理工作能夠做到更好。如何進(jìn)一步做好公墓檔案的保密工作，我們必須要認(rèn)識(shí)到當(dāng)前檔案保密工作存在的一些問題，在不斷的實(shí)踐中加以分析，進(jìn)一步解決這些問題，才能做好公墓檔案保密工作。

一、公墓檔案保密工作的現(xiàn)狀

公墓檔案管理工作屬于基層基礎(chǔ)工作，很長(zhǎng)時(shí)間部分公墓單位對(duì)檔案工作敷衍了事，做好檔案工作也僅僅只是應(yīng)付，認(rèn)為時(shí)過境遷的手抄本沒有什么實(shí)際用處。這類思想存在于基層并不稀奇，這是導(dǎo)致檔案泄密的主要因素之一，甚至還可能造成嚴(yán)重的損失。負(fù)責(zé)公墓檔案管理的相關(guān)工作人員大部分沒有接受專業(yè)的培訓(xùn)，無法準(zhǔn)確掌握公墓檔案工作的規(guī)律，收集的過程不夠全面、不夠準(zhǔn)確、裝訂也不夠嚴(yán)密，這也是導(dǎo)致公墓檔案泄密的因素之一。

公墓檔案室軟件設(shè)施與硬件設(shè)施都不夠完善。部分公墓單位并沒有設(shè)置專門的檔案室，比如：?jiǎn)蕬粢约澳寡ㄈ说南嚓P(guān)情況、購墓時(shí)間、墓穴位置等等檔案資料寄存于辦公室個(gè)人手中，沒有及時(shí)地收集與歸檔，這種情況自然很容易導(dǎo)致檔案泄密。部分公墓單位設(shè)立了專門的檔案室，但是由于檔案室沒有按照標(biāo)準(zhǔn)來設(shè)計(jì)，室內(nèi)潮濕也沒有及時(shí)打理，造成檔案雜亂，使檔案的完整性與保密性嚴(yán)重降低。涉密文件的相關(guān)資料，存放過于隨意，存放過程沒有嚴(yán)格按照檔案法來實(shí)施，檔案存入個(gè)人U盤、移動(dòng)硬盤等等，在存的過程中也會(huì)導(dǎo)致相關(guān)保密資料泄露。

公墓檔案制度不夠完善，落實(shí)不夠到位。公墓檔案以管理墓穴為基礎(chǔ)，以服務(wù)管理為中心，其中涉及公墓材料、文件的歸檔，公墓檔案的借閱、保密、保管期限與密級(jí)、統(tǒng)計(jì)鑒定等等方面的內(nèi)容。目前，部分公墓單位檔案管理利用率較低，檔案的安全性與保密性較差，公墓檔案在利用過程中沒有根據(jù)嚴(yán)格的管理制度來實(shí)施，時(shí)常存在有借無還、缺乏記錄、嚴(yán)重流失等等現(xiàn)象，導(dǎo)致公墓檔案保密工作不夠規(guī)范，必然給公墓檔案管理工作帶來安全上的威脅。這些現(xiàn)象都是因?yàn)楣箼n案管理工作的制度匱乏。檔案工作缺乏專業(yè)化、系統(tǒng)化的有效管理制約了公墓檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

二、加強(qiáng)公墓檔案管理保密工作的策略

（一）加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)學(xué)習(xí)力度。公墓單位所有工作人員都應(yīng)該加強(qiáng)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》以及民政部、省民政廳以及殯葬協(xié)會(huì)關(guān)于公墓檔案管理相關(guān)要求的學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提高公墓檔案管理人員的工作素養(yǎng)與保密意識(shí)。通過學(xué)習(xí)，公墓檔案工作人員還需要對(duì)檔案的每個(gè)環(huán)節(jié)與基本要求熟悉，掌握管理的方法，提高公墓檔案工作質(zhì)量與效率。通過學(xué)習(xí)，檔案管理工作人員的文化修養(yǎng)也會(huì)提高，能在工作中善于總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)與利用，培養(yǎng)自己嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，時(shí)時(shí)刻刻保持頭腦清醒，樹立正確的工作價(jià)值觀，只有這樣才能加強(qiáng)公墓檔案保密工作的質(zhì)量。公墓檔案管理人員在職務(wù)上相對(duì)比較特殊，具備了知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)，對(duì)公墓檔案信息的保密責(zé)任比一般的工作人員要大。因此，公墓單位在選擇用人上必須嚴(yán)謹(jǐn)，盡可能選擇責(zé)任心、事業(yè)心與保密意識(shí)較強(qiáng)的人來擔(dān)當(dāng)這個(gè)職務(wù)。唯有保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，按照規(guī)矩辦事，手續(xù)清楚，才能最大限度地防止公墓檔案秘密的泄露。作為公墓檔案管理工作人員必須任何場(chǎng)地、任何時(shí)間守口如瓶，萬無一失。

（二）注重公墓檔案室安全建設(shè)。公墓單位要注重檔案室建設(shè)，根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定對(duì)檔案室進(jìn)行單獨(dú)設(shè)立，專門加固，以防盜竊。首先，檔案室必須要布置防盜網(wǎng)，要設(shè)立必備的保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖以及防盜器，安裝電子監(jiān)控設(shè)備等等有效的防盜措施，從硬件上提高檔案的安全度。同時(shí)，還要配置專業(yè)人員對(duì)這些防盜設(shè)施進(jìn)行定期的維護(hù)與檢修。另外，必須要規(guī)避絕密文件與非絕密文件、高機(jī)密文件與一般機(jī)密文件混合歸檔，組合保管以及混合提供。公墓檔案雖然屬于基層檔案但是保密性一樣涉及單位的整體利益，尤其是密級(jí)較高的必須單獨(dú)保管，甚至在提供借閱服務(wù)的過程中，配置帶鎖的移動(dòng)密級(jí)檔案架、帶密碼鎖的保險(xiǎn)柜等等，從保管條件上提高檔案的安全度，從根本上規(guī)避檔案泄密的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）健全各項(xiàng)檔案管理制度。公墓檔案管理部門必須要制定科學(xué)、合理、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫?。首先，在基礎(chǔ)的管理制度上，結(jié)合公墓檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行完善，制定專人負(fù)責(zé)管理，落實(shí)雙人雙鎖等嚴(yán)格的檔案管理制度。與檔案管理無關(guān)的人員一律禁止入內(nèi)，這是從源頭控制人為檔案泄密的風(fēng)險(xiǎn)性。其次，各項(xiàng)公墓檔案必須遵循相關(guān)規(guī)章制度執(zhí)行，并在實(shí)踐過程中不斷加以總結(jié)，有效約束檔案使用過程的行為，讓公墓檔案使用管理始終沿著嚴(yán)謹(jǐn)、健康的路線開展。第三，公墓檔案管理部門必須制定檔案保密制度、檔案庫房管理制度、查閱檔案制度、檔案利用規(guī)章制度，除此之外，公墓檔案管理部門要結(jié)合自身的實(shí)際情況不同層次的利用人員設(shè)置利用范圍，對(duì)相關(guān)手續(xù)進(jìn)行審批與規(guī)范，讓檔案利用工作有章可循，確保這個(gè)過程中不會(huì)出現(xiàn)泄密、失密的風(fēng)險(xiǎn)，并且最大限度保障檔案的完整性。

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