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      試析文書檔案計算機(jī)管理的利弊

      2016-11-26 10:20:43李愛靜
      決策與信息 2016年26期
      關(guān)鍵詞:計算機(jī)管理文書檔案管理

      李愛靜

      吉林省梨樹縣運輸管理所

      試析文書檔案計算機(jī)管理的利弊

      李愛靜

      吉林省梨樹縣運輸管理所

      文書檔案是檔案工作中的重要內(nèi)容,其在一定程度上反應(yīng)著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策以及基本建設(shè)等方面的重要內(nèi)容。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步,文書檔案逐步實現(xiàn)計算機(jī)管理,本文主要探討文書檔案計算機(jī)管理存在的優(yōu)勢與不足,并提出科學(xué)化的應(yīng)對策略,以切實提高文書檔案計算機(jī)管理水平。

      文書檔案;計算機(jī)管理;優(yōu)點;問題;策略

      文書檔案計算機(jī)管理的實現(xiàn),是信息時代發(fā)展下的必然趨勢,滿足檔案管理工作的實際需求。為全面提高文書檔案計算機(jī)管理水平和管理效率,為社會群體提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù),應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確把握文書計算機(jī)管理的優(yōu)勢與不足,并采取科學(xué)化措施實施文書檔案計算機(jī)管理,推進(jìn)我國檔案事業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

      一、文書檔案計算機(jī)管理的優(yōu)點

      (一)文書檔案計算機(jī)管理的快捷性

      文書檔案計算機(jī)管理具有諸多優(yōu)勢,其中最明顯的一點就是快捷性,在實際檔案管理工作中,能夠有效彌補傳統(tǒng)文書檔案管理手工操作中的不足,運用計算機(jī)軟件完成文書檔案相關(guān)資料的收集、儲存、分類以及查閱等操作,文書檔案計算機(jī)管理的效率更高。尤其是計算機(jī)檢索主題詞的利用,為檔案人員查找文件提供了極大的便利,在實際應(yīng)用中,檔案人員只需要將相關(guān)主題詞進(jìn)行組配后輸入計算機(jī)系統(tǒng)中,能夠很快得出結(jié)果,使得檔案管理的有效性明顯提升。文書檔案計算機(jī)管理的實現(xiàn),一定程度上避免了漏寫、漏抄等管理失誤情況的發(fā)生幾率,文書檔案管理更具清晰性和準(zhǔn)確性,實現(xiàn)了人力物力資源優(yōu)化配置和合理利用。

      (二)文件和文字信息得到充分交流與共享

      文書檔案計算機(jī)管理方式下,檔案管理工作效率明顯提升,文件與文字信息實現(xiàn)了有序交流與共享,有效的解決了手工管理方式下信息閑置問題,提高了文書檔案資源的利用率,從而提高檔案管理工作中資金使用的有效性,信息與文件的實際應(yīng)用價值得到最大程度的發(fā)揮。在文書檔案計算機(jī)管理方式下,文書檔案管理的方式以及深度也不斷發(fā)生變化,由以往的案卷級管理逐漸深入到文件級管理,由傳統(tǒng)模式下的單途經(jīng)管理逐漸發(fā)展為體系化管理,由檔案外部特征管理逐漸發(fā)展為內(nèi)外部特征合并管理,此種情況下,文書檔案管理效率明顯提升。現(xiàn)代社會科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中逐漸得到廣泛應(yīng)用,檔案信息能夠與其載體實現(xiàn)分離化利用,并能夠與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián),最大程度上提高文書檔案利用的質(zhì)量,便于信息資源的適時響應(yīng)和脫機(jī)處理,提高查準(zhǔn)率,降低所屬空間的限制,基于網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺,進(jìn)一步了解其它檔案工作部門的工作情況,準(zhǔn)確把握最新的文書檔案管理信息,實現(xiàn)文件與文字信息實現(xiàn)交流共享,切實提高檔案管理工作的科學(xué)性和可靠性。

      (三)文書檔案計算機(jī)保存的穩(wěn)定性

      文書檔案計算機(jī)管理的順利實現(xiàn),一定程度上提高了文件信息保存的穩(wěn)定性與管理的可靠性。傳統(tǒng)文書檔案管理方式下,紙張耐久性不穩(wěn)定,其中的纖維素在高溫、高濕或氧化劑條件下極易疏導(dǎo)破壞,甚至發(fā)生水解和氧化反應(yīng),嚴(yán)重影響文書檔案信息資源的安全。而文書檔案計算機(jī)管理有效的彌補了傳統(tǒng)檔案管理方式的不足,通過對現(xiàn)代電子技術(shù)的有效利用,能夠依據(jù)文書檔案不同的管理需求,選取適宜的電子載體,包括VCD、DVD以及小容量閃存U盤等。此類載體在文書檔案計算機(jī)管理中具有便于讀取、易于傳遞等優(yōu)勢,所受環(huán)境影響較小,不易損壞,在文書檔案保存與管理上具有良好的穩(wěn)定性。

      二、文書檔案計算機(jī)管理存在的問題

      文書檔案進(jìn)行計算機(jī)管理后,內(nèi)容不僅易于變化,而且失去了固定的形式,使得文件保密性變?nèi)酢?nèi)容易于修改,而且改動后可以不留任何痕跡,雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改,但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多,從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。

      隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展,文書檔案信息的上網(wǎng)管理及其安全性、可靠性等問題會日益突出。網(wǎng)絡(luò)的不安全性已成為限制其發(fā)展的最大障礙。一般規(guī)律是當(dāng)網(wǎng)絡(luò)用戶數(shù)量按算術(shù)級數(shù)增加時,網(wǎng)絡(luò)的效益和網(wǎng)絡(luò)的危險性均以幾何級數(shù)增加。文書檔案管理存在的網(wǎng)絡(luò)及信息安全問題,已成為制約文書檔案計算機(jī)管理發(fā)展的主要問題。

      三、應(yīng)對策略

      (一)提高文書檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度

      計算機(jī)在文書檔案管理應(yīng)用中涉及的每個問題,如數(shù)據(jù)著錄、設(shè)備兼容、應(yīng)用軟件推廣、信息聯(lián)網(wǎng)等都需要一系列的標(biāo)準(zhǔn)才能解決。所以,應(yīng)進(jìn)一步加緊制定有關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。電子文件生成的數(shù)量已很驚人,而其與紙質(zhì)文件的區(qū)別又很大,目前多數(shù)檔案工作者對其特性還很陌生,這不能不說是很大的隱患。針對這個問題必須在如下幾方面做出艱苦的努力:一是進(jìn)一步研究各類電子文件的特性,對從生成機(jī)制到歸檔保存的一系列環(huán)節(jié)進(jìn)行剖析,在此基礎(chǔ)上從檔案管理角度提出確保其真實性、原始性、安全性等方面的技術(shù)措施。二是提前為電子文件歸檔后形成的電子檔案的管理提出要求,解決邏輯歸檔的不安全性、物理歸檔的載體選擇、設(shè)備更新快與電子檔案載體長久保存之間的矛盾等問題。

      (二)提高文書檔案計算機(jī)管理的網(wǎng)絡(luò)信息安全性

      在內(nèi)部計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間,設(shè)置物理隔離,以實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要同時也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制,無論何種類型防火墻,從總體上看,都應(yīng)具有以下五大基本功能:過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù);管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為;封堵某些禁止的業(yè)務(wù);記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動;對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。

      四、結(jié)束語

      為促進(jìn)文書檔案計算機(jī)管理的實際應(yīng)用應(yīng)用價值得到最大發(fā)揮,應(yīng)當(dāng)堅持具體問題具體分析的原則,積極采取有效措施揚長避短,提高文書檔案計算機(jī)管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,并加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全管理,從而全面提高檔案管理水平,為社會群體提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

      [1]羅碧波.淺談文書檔案計算機(jī)管理的利弊[J].信息系統(tǒng)工程,2015(11):119-119.

      [2]曾靜鈺.淺談醫(yī)院文書檔案信息化管理的利與弊[J].中國經(jīng)貿(mào),2015(19):85-85.

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