電子檔案信息安全策略探討

陳 敏

電子檔案信息安全策略探討

陳 敏

本文通過研究和分析電子檔案的信息特點，從不同的角度對其安全保障進(jìn)行研究，對如何解決電子檔案的信息安全問題提出建議。

電子檔案 安全 策略

現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，更多形式和內(nèi)容的檔案都采用電子存檔的方式進(jìn)行管理，這種保存方式雖然在一定程度上避免了紙質(zhì)保存方法的弊端，但是由于我國電子檔案的信息安全制度不夠健全和完善，因此在安全問題上經(jīng)常會出現(xiàn)一系列問題，需要加強(qiáng)防范，保證電子檔案的信息安全。

一、電子檔案信息管理存在的問題

（一）管理制度不完善

我國現(xiàn)階段沒有統(tǒng)一完善的電子檔案管理制度，這就使得電子檔案在使用的過程中沒有相對完善的操作技術(shù)規(guī)定，導(dǎo)致對于出現(xiàn)應(yīng)急事故的處理能力比較差，不能保證電子檔案的平穩(wěn)安全運(yùn)行，這嚴(yán)重影響了電子檔案行業(yè)的發(fā)展。同時沒有專門的管理機(jī)構(gòu)和專業(yè)的電子檔案管理人員，這對電子檔案的運(yùn)行也起到了一定的制約作用。

（二）保存電子檔案的物理條件不夠完善

電子檔案不同于一般的檔案管理，電子檔案對于信息和數(shù)據(jù)方面的安全管理都提出了更加專業(yè)化和特殊化的要求。比如電子檔案庫房的防災(zāi)性、溫度和濕度，以及防盜監(jiān)控設(shè)備是否完善，都是需要考察的問題，如果在電子檔案信息管理的安全問題上出現(xiàn)安全隱患，那么造成的損失和影響是不可預(yù)計的。因為電子檔案有一個顯著的缺點，就是容易被磁場干擾，一旦電子檔案的數(shù)據(jù)和信息遭到磁場破壞，那么很容易造成數(shù)據(jù)的丟失或是失效等后果［1］。

（三）電子檔案的技術(shù)管理不到位

電子檔案對操作人員的要求是很高的，一個不合理的數(shù)據(jù)安排或是配置，很容易引發(fā)安全問題或是漏洞的產(chǎn)生。再加上用戶的安全意識都相對來講比較淡薄，沒有相對科學(xué)的認(rèn)證技術(shù)，因此一個技術(shù)上的操作不當(dāng)都會影響電子檔案的信息安全。與此同時，殺毒系統(tǒng)或是軟件成了一種擺設(shè)，用戶不能保證定時更新，也會對電子檔案的安全造成威脅。

二、電子檔案信息安全保管的策略

（一）提高電子檔案管理人員素質(zhì)

電子檔案信息管理工作專業(yè)性較強(qiáng)，同時也是一項難度較高的系統(tǒng)化工作，為了保證電子檔案的安全，首先要從電子檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)開始抓起。主要從三個方面進(jìn)行：一是加強(qiáng)電子檔案管理人員的責(zé)任意識，提高工作的認(rèn)真程度，拒絕懶散工作狀態(tài)的出現(xiàn)；二是加強(qiáng)專業(yè)人員的招聘和選拔，定期對電子檔案的管理人員進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)和工作方面的指導(dǎo)，提升總體的綜合素質(zhì)；三就是加大對工作人員的技術(shù)培訓(xùn)力度，保證計算機(jī)操作技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的全面發(fā)展。

（二）加強(qiáng)電子檔案安全管理技術(shù)培訓(xùn)

我國現(xiàn)階段電子檔案的安全管理在技術(shù)上還有很大的進(jìn)步和上升空間，由于數(shù)據(jù)的安全管理方面是和科技的更新與發(fā)展離不開的，所以現(xiàn)在的首要問題就是加強(qiáng)技術(shù)方面的進(jìn)步，通過技術(shù)對電子檔案中的信息進(jìn)行更好的管理和備份，避免出現(xiàn)信息丟失或是出現(xiàn)挽救不了的情況，從技術(shù)上做到安全的保證，保證電子檔案的信息安全［2］。

（三）定期對電子檔案管理軟件進(jìn)行升級

我國的電子檔案信息管理工作中，軟件發(fā)揮著極其重要的作用。電子檔案在軟件的升級上共分為兩個環(huán)節(jié)，一是要有相應(yīng)的兼容性，這是指電子檔案的管理軟件要和其他常用設(shè)備和系統(tǒng)之間進(jìn)行緊密的配合，保證相互之間不造成影響，保證兼容性正常發(fā)揮不受影響。二是具備統(tǒng)一性，這是指在軟件進(jìn)行升級后，統(tǒng)一性一般會體現(xiàn)在系統(tǒng)的各個環(huán)節(jié)之中，這就要求具備相對完整的電子檔案信息的管理系統(tǒng)，防治電子檔案在系統(tǒng)上出現(xiàn)差異，自統(tǒng)一的基礎(chǔ)上，完成了電子檔案在各項環(huán)節(jié)中的共享。

（四）建立健全電子檔案管理的法律制度

近些年我國科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和電子網(wǎng)絡(luò)行業(yè)的發(fā)展，推動了電子檔案的發(fā)展，但是我國的電子檔案管理始終缺乏完善的法律法規(guī)進(jìn)行管理和制約，這也在很大程度上影響了電子檔案的發(fā)展。所以為了保證電子檔案管理行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展和平穩(wěn)運(yùn)行，我國必須加快建立健全電子檔案管理的制度的腳步，通過相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行制約和管理，保證電子檔案管理行業(yè)的正常發(fā)展，完善網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的保密機(jī)制和電子文件的安全不受威脅等。通過相關(guān)制度的建立，掌握風(fēng)險的來源，通過對風(fēng)險的把控，掌握問題的解決辦法，研究風(fēng)險的來源，并且準(zhǔn)確的抓住風(fēng)險的關(guān)鍵所在，在法律制度的健全和完善過程中，加強(qiáng)電子檔案的管理。

三、結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的確風(fēng)險比較大，電子檔案的信息安全和管理也不斷受到各種因素的影響和制約，從管理制度、網(wǎng)絡(luò)安全、物理環(huán)境到技術(shù)方面，這些潛在的問題和因素都對電子檔案的信息安全造成了威脅和制約。電子檔案無論是在信息安全的管理上還是在信息的安全性上，都會直接對電子檔案的健康發(fā)展造成影響。所以，電子檔案信息安全的管理過程中，我們要抓住現(xiàn)階段存在的問題，通過對人員的專業(yè)化建設(shè)和管理、技術(shù)上的管理和改進(jìn)到電子檔案的軟件升級方面，都要保證電子檔案的信息安全不受影響和制約，同時國家也會制定相應(yīng)的法律法規(guī)保護(hù)電子檔案的信息安全，這就意味著現(xiàn)階段的問題，在未來的進(jìn)步和發(fā)展過程中都會得到解決，我國的電子檔案信息安全也將更加完善。

［1］田淑華.電子檔案信息安全管理研究［D］.太原：中北大學(xué)，2009.

［2］劉斌.信息時代的電子檔案安全管理研究［J］.河南社會科學(xué)，2013，21（6）：102～103.

（作者單位：西南醫(yī)科大學(xué)檔案館）