淺談文書檔案在中專學校管理工作中的重要性

喬亞曉

淺談文書檔案在中專學校管理工作中的重要性

喬亞曉

文書檔案是各部門、機構在日常工作中形成的，它們是工作中的重要依據(jù)。在中專學校中，文書檔案也有著不可或缺的地位，它能夠讓學校的管理工作良性循環(huán)，提高學校工作效率以及提高教職工及學生的綜合素質。本文主要講述了文書檔案在中專學校管理工作中的重要性。

學校 文書檔案 重要性

中專學校的文書檔案指的是學校在平時行政工作中所產生的那些請示、報告、通知等內容的檔案。它們在平時學校的工作中起著舉足輕重的作用。但是目前，部分中專學校對文書檔案的重要性認識不足，對其管理嚴重缺失，造成了學校在日常工作時沒有規(guī)范的條例進行參考。所以，管理文書檔案首先要做到的就是充分認識到文書檔案在中專學校管理工作中的重要性。

一、文書檔案的建立讓學校管理工作良性循環(huán)

文書檔案在中專學校中并不是單單涉及到某一個人或是某一個部門，它是一項系統(tǒng)工程，與學校的每一個人員都有關系，甚至可以說，每個文書檔案之間也存在著聯(lián)系。而文書檔案對學校的管理工作來說有著重要的作用。

文書檔案會涉及到學校日常的工作，為學校的管理者提供重要的依據(jù)，也為學校的各個部門提供了工作中的重要借鑒。換句話說，文書檔案工作是中專學校各項工作的前期準備，無論是教學還是行政、人事等管理工作，文書檔案都存在其內在的價值。合理的利用文書檔案，協(xié)調好它與人、事之間的關系，才能夠更好地開展學校的管理工作。

文書檔案和學校的管理工作可以說是相輔相成的，文書檔案的建立為學校的管理工作提供依據(jù)，而學校完善管理工作也是建立文書檔案的基礎。

二、文書檔案可以提高中專學校工作效率

建立健全的文書檔案可以為中專學校的工作帶來極大的方便：

（1）完善的文書檔案制度讓文書檔案的含金量大大增加。部分中專學校在文書檔案管理工作上，會讓專業(yè)的管理人對文書檔案進行鑒定，對于價值不高或壽命不長的文書檔案進行歸屬，然后再將剩余文書檔案分類整理。這樣做可以讓后期的工作有序進行，大大提高日常的工作效率。

（2）在中專學校的日常中，完善的文書檔案可以讓工作人員精準查找，快速查閱。讓自己在工作中所遇到的問題立刻做到有條可依，避免浪費大量的時間用來查找相關規(guī)定。例如學校對犯錯學生的處分，在完善的文書檔案之前，是由學校的相關領導開會進行討論決定，而現(xiàn)在可以根據(jù)現(xiàn)行的文書檔案依條例處置，節(jié)約時間的同時更能容易讓其他人員信服。

（3）在網(wǎng)絡化迅速發(fā)展的現(xiàn)在，一些中專學校已經利用網(wǎng)絡技術完善了文書檔案信息，讓學校的教職工在工作時不用再去專門的檔案室查找相關文件。一方面節(jié)省了大量查找文件的時間，另一方面還大大提高了文書檔案的閱讀量。

（4）文書檔案在日常的管理中，會不斷地進行更新，測評，從而不斷地完善，并對之前的管理方法進行比較，總結。有效的完善了中專學校的管理方式，形成一個良性循環(huán)，提高學校管理效率。

三、文書檔案可以有效提高中專學校學生及教職工素質

文書檔案雖然是學校教職工在日常工作中所建立的，但是它也是教職工在工作中的依據(jù)，目的是讓所有教師或學生都能夠在學校中按照基本原則發(fā)揮自己的潛力，總之，就是讓所有學校中的教師在工作中提高自身素質。

首先，文書檔案是在學校日常教學工作中建立的，是根據(jù)職位的不同，工作內容的不同設定的標準。教職工和學生在學習工作過程中，依據(jù)文書檔案內的相關規(guī)定也是提高他們專業(yè)化、水平化的表現(xiàn)。

其次，在工作和學習中，文書檔案可以有效地協(xié)調人與人之間的關系，規(guī)定每個人的工作范圍，但是又讓他們相互配合，共同完善。這點可以有效地提高學校中教職工工作的積極性。對于學生來說，也可以讓學生之間為了相同的目標一起努力，共同學習，生活。

再次，文書檔案可以提高教師與教師之間、學生與學生之間的競爭能力。一些鼓勵方面的文書檔案讓教師不斷地提高自己的教學質量，例如教師之間的評優(yōu)評先、獎勵制度。而對于學生來說也是鼓勵學生學習的有效手段，例如學校的獎學金制度。而在要求綜合素質的今天，這對于相關人員綜合素質和創(chuàng)新能力的提高也是一種有效的手段。

中專學校中文書檔案的管理有著重要的地位，但是并沒有引起所有人的重視。有些學校對于文書檔案的管理還是相對混亂。所以，目前在中專學校里，我們可以根據(jù)學校的自身情況完善相關文書檔案的管理制度，例如用專業(yè)的團隊進行文書檔案管理，提高管理人員素質，建立完善的網(wǎng)絡系統(tǒng)，工作中對已有的文書檔案不斷地更新、完善等等。

總之，建立完善文書檔案，對中專學校日常的工作、學習提供了良好的基礎，是學校工作中的重要組成部分，切不可敷衍了事或是直接忽視其重要性。

［1］陳慶杰.辦公自動化對文書檔案管理的意義體會［J］.現(xiàn)代商貿工業(yè)，2016（18）.

［2］和興蘭.醫(yī)院文書檔案管理存在的問題及措施［J］.中國醫(yī)院建筑與裝備，2016（08）.

（作者單位：河南省平頂山市工業(yè)學校）