新時(shí)期檔案管理人員需具備的職業(yè)素養(yǎng)

吳錫玲（云南省公路開發(fā)投資有限責(zé)任公司昆明西管理處，云南 昆明　650000）

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新時(shí)期檔案管理人員需具備的職業(yè)素養(yǎng)

吳錫玲
（云南省公路開發(fā)投資有限責(zé)任公司昆明西管理處，云南 昆明650000）

摘要：隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作的作用也不斷被拓展，簡(jiǎn)單地收集、分類、歸檔、保存已經(jīng)不能滿足檔案利用的要求，尤其大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案管理工作也越來越受到社會(huì)各界的重視。與此同時(shí)，對(duì)檔案管理人員的要求也隨之提升到了一個(gè)新的高度。本文從檔案管理隊(duì)伍現(xiàn)狀、新時(shí)期對(duì)檔案管理工作的要求入手，分析了當(dāng)下檔案管理人員需具備的基本素養(yǎng)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；大數(shù)據(jù)；基本素養(yǎng)

“存憑、留史、資政、育人”是檔案的基本作用，圍繞這個(gè)重要作用，過去的檔案工作更加側(cè)重檔案的收集、甄選、保存，近些年才開始重視檔案的多元化利用和開發(fā)。然而，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理工作正接受著信息技術(shù)、信息觀念的一次大洗禮。一場(chǎng)大變革正悄然發(fā)生。檔案管理工作的價(jià)值得到進(jìn)一步拓展，檔案開發(fā)利用也朝著更為多元化、信息化的方向變革。這就給檔案管理工作帶來了一個(gè)新的挑戰(zhàn)，同時(shí)，也對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。

一、檔案管理工作及人員隊(duì)伍現(xiàn)狀

加拿大著名檔案學(xué)家特里·庫(kù)克先生在第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)上指出“全世界的檔案人員，仍然在建造記憶宮殿”。當(dāng)下的檔案管理工作就是為將來書寫歷史。可見，檔案管理工作的重要性。檔案為一個(gè)企業(yè)、一個(gè)組織、一個(gè)國(guó)家真實(shí)發(fā)生的事情留下了憑據(jù)，它是一種社會(huì)記憶的形態(tài)，具有不可取代的作用。過去，我國(guó)的檔案管理工作更加側(cè)重其存憑留史的作用，直到近年來才開始重視其利用服務(wù)的作用。然而，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，我們的社會(huì)環(huán)境發(fā)生了翻天覆地的變化。信息技術(shù)可謂日新月異，社會(huì)大眾對(duì)檔案信息的利用方式更為靈活多樣，需要利用的內(nèi)容更為豐富多元，這就對(duì)當(dāng)下檔案管理工作人員提出了更高的要求。

然而，目前，我國(guó)檔案管理人員隊(duì)伍的素養(yǎng)與時(shí)代發(fā)展對(duì)其提出的要求還有較大差距，主要表現(xiàn)在：一是檔案管理工作內(nèi)容較瑣碎單一，環(huán)境較為枯燥，檔案管理人員工作積極性不高；二是檔案管理人員專業(yè)水平不高，工作存在局限性，致使檔案管理科學(xué)化水平較為落后；三是社會(huì)各界對(duì)檔案收、管、存、用的意識(shí)不強(qiáng)，部分組織對(duì)檔案工作重視不夠，對(duì)檔案管理人員的工作造成阻礙；四是檔案管理人員思想認(rèn)識(shí)不夠，工作方法跟不上時(shí)代要求，致使檔案管理工作更新?lián)Q代相對(duì)滯后。

要使檔案管理工作符合信息社會(huì)的要求，使檔案管理工作不再只局限于痕跡化管理而真正發(fā)揮出“信息庫(kù)”、“能量源”的作用，首當(dāng)其沖的，就是建設(shè)一支理論素養(yǎng)好、業(yè)務(wù)技能優(yōu)、思想認(rèn)識(shí)高、創(chuàng)新能力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍，這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。

二、新時(shí)期檔案管理人員需具備的基本素養(yǎng)

（一）檔案管理人員需具備較高的業(yè)務(wù)技能。

一是要有良好的資料甄別能力。甄選“檔案”價(jià)值的必然環(huán)節(jié)，是檔案工作區(qū)別于資料管理工作的最重要的特征。檔案鑒定是“去粗取精”，從而降低檔案管理成本、提高管理效益，確保檔案有限的經(jīng)費(fèi)投入得到有效應(yīng)用。因此，檔案管理人員必須具備良好的資料甄別能力。二是要具有豐富的專業(yè)知識(shí)。檔案管理工作在對(duì)檔案信息的收集、整理、歸檔過程中，常常要涉及分析、研究、判斷、整合信息的工作，因此，檔案管理工作不僅僅是一門獨(dú)立的專業(yè)工作，它因工作需要常常涉及跨學(xué)科內(nèi)容。例如工程檔案、文書檔案和會(huì)計(jì)檔案都有不同于彼此的特點(diǎn)和要求。因此，檔案管理人員不僅要掌握檔案管理本專業(yè)知識(shí)，還要根據(jù)工作需要，掌握豐富的文學(xué)文化、自然科學(xué)、社會(huì)科學(xué)等跨專業(yè)知識(shí)。三是要掌握一定的信息技術(shù)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案的管理技術(shù)、信息載體等都隨之發(fā)生著巨大的變化。在新時(shí)期，信息技術(shù)的掌握已經(jīng)不僅僅是檔案管理人員的輔助技能，而變成必要條件。

（二）檔案管理人員需具備良好的信息素養(yǎng)。

“信息素養(yǎng)”一詞是由美國(guó)信息工程協(xié)會(huì)主席保羅·澤考斯基于1974年首次提出的，指的是：人們?cè)诮鉀Q問題時(shí)利用信息的技術(shù)和技能。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)生活的不斷豐富，社會(huì)大眾對(duì)檔案的要求更加多元化和豐富化。這就要求檔案管理人員要有良好的信息素養(yǎng)，即具備信息意識(shí)、信息能力、信息道德和終身學(xué)習(xí)的能力。檔案管理工作不再是簡(jiǎn)單的資料歸檔、保存工作，歸根結(jié)底是信息處理工作。檔案管理人員要轉(zhuǎn)變觀念，要意識(shí)到檔案是社會(huì)的記憶，是時(shí)代的痕跡，它的價(jià)值真正體現(xiàn)于資料上所承載的信息而不是資料本身，對(duì)于信息的利用，才是檔案管理工作的最終歸宿。

（三）檔案管理人員需具備較高的法律意識(shí)和保密意識(shí)。

在新聞傳播借助網(wǎng)絡(luò)媒體逐漸普遍化的當(dāng)下，人人都有可能是記者，“任何一點(diǎn)小小的浪花，都有可能借助媒體發(fā)達(dá)之便利，演變成軒然大波”。盡管檔案管理工作長(zhǎng)時(shí)間隱于“幕后”，然而近年來，泄露國(guó)家秘密的事件仍時(shí)有發(fā)生，給國(guó)家?guī)砭薮蟮膿p失。深入調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)泄密人員直接或間接參與檔案管理工作，而其中缺乏保密觀念、法律意識(shí)的大有人在。檔案信息是政府、企業(yè)、組織的無形資產(chǎn)，是受到法律保護(hù)的一種寶貴財(cái)富，任何的失密泄密事件都是不能為法律所容忍的。因此，新時(shí)期，檔案管理人員在從事檔案管理工作中，要樹立起牢固的法律意識(shí)與保密意識(shí)，樹立起較高的規(guī)范化觀念，以身作則，不隨意泄露工作信息，同時(shí)，在工作中要建立健全檔案管理制度，用規(guī)章制度的約束來保證檔案工作的順利開展。

（四）檔案管理人員需自覺提升政治素養(yǎng)。

檔案管理工作對(duì)于一個(gè)組織來說是一項(xiàng)機(jī)要性、保密性的重要工作。因此，檔案管理人員需自覺提升政治素養(yǎng)。一是要樹立起正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀，自覺堅(jiān)持貫徹黨和國(guó)家的有關(guān)檔案工作的方針、政策，具備良好的分析和處理問題的能力，能夠適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展的要求。二是要有政治定性。尤其在政府、國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位等國(guó)家重要組織工作的人員，除具備較高的法律意識(shí)和保密意識(shí)之外，要有政治定性，要具備明辨是非的能力，能夠嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的相應(yīng)規(guī)章制度。

（五）檔案管理人員需自覺提升職業(yè)道德水平。

一是要具備較高的責(zé)任心。檔案工作雖然重要，但是日常的檔案整理、歸檔等事項(xiàng)瑣碎、繁雜、枯燥，這就要求檔案管理人員要具備較高的責(zé)任心，要對(duì)工作中的各項(xiàng)內(nèi)容抱有十分的細(xì)心和耐心，堅(jiān)持嚴(yán)肅認(rèn)真、一絲不茍的工作態(tài)度。二是要愛崗敬業(yè)。檔案工作是平凡清苦的“幕后”工作，常常為人所遺忘。這就要求檔案管理人員要平心靜氣，以默默無聞、無私奉獻(xiàn)的精神拋棄名利、甘為人梯。三是要提高服務(wù)意識(shí)。檔案管理“收、管、存”的目的最終在于“用”，而新時(shí)期，社會(huì)對(duì)檔案利用工作更為多元化和豐富化，因此，檔案管理人員要進(jìn)一步提高服務(wù)意識(shí)，更加積極主動(dòng)地開發(fā)和提供檔案信息，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。四是要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。為使檔案的整理存檔工作一以貫之，不因人員、組織的變動(dòng)而發(fā)生脫節(jié)，大到國(guó)家、社會(huì)，小到企業(yè)、組織，對(duì)相應(yīng)的檔案管理工作都有規(guī)范和要求。因此，檔案管理人員要有緊迫感和責(zé)任感，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，嚴(yán)格按規(guī)范分本別類整理各類資料，以適應(yīng)利用服務(wù)的要求。

（六）檔案管理人員需具備良好的創(chuàng)新意識(shí)。

隨著社會(huì)創(chuàng)新意識(shí)的不斷增強(qiáng)，檔案的利用工作也翻開了新的篇章。檔案的利用不再只局限于存憑、留史，而朝著資政、育人的方向不斷拓展。作為歷史遺跡的公園，開發(fā)出了以史料為內(nèi)容的宣傳影片、紀(jì)念品；銀行以古錢幣為模板開發(fā)金銀紀(jì)念幣；更有博物館、教育機(jī)構(gòu)等單位通過微博、微信等網(wǎng)絡(luò)新媒介向大眾普及歷史知識(shí)，讓許多珍貴的老照片、老故事以最便捷、最低成本的方式呈現(xiàn)在更多的群眾面前。檔案利用的價(jià)值正隨著新技術(shù)的發(fā)展得到更為寬泛的拓展，因此，新時(shí)期的檔案管理人員，要不斷提高創(chuàng)新意識(shí)和能力，要具備發(fā)現(xiàn)新事物的敏銳性和利用新事物的能力，與時(shí)俱進(jìn)，不斷拓展檔案管理工作的利用范圍，讓可公開檔案的利用價(jià)值得以最大限度的體現(xiàn)。

信息化時(shí)代以前所未有的姿態(tài)席卷著社會(huì)生活的方方面面，也將繼續(xù)迅猛發(fā)展，檔案管理工作也隨之受到巨大的沖擊。這就對(duì)檔案管理人員提出了更高、更嚴(yán)苛的要求。具備更強(qiáng)的業(yè)務(wù)技能、更高的信息素養(yǎng)、更高的思想覺悟、更高的法律意識(shí)、更高的道德水平、更好的創(chuàng)新意識(shí)無疑是新時(shí)期檔案管理人員不容逃避的基本職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員只有不斷提升自己的職業(yè)水平，才能在紛繁變幻的新時(shí)代與瑣碎繁雜的平凡工作中找到平衡點(diǎn)，才能不斷拓展檔案工作的利用價(jià)值，讓樸素的工作煥發(fā)出最閃耀的光芒。

參考文獻(xiàn)：

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［3］《淺談新時(shí)期高校檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)》，計(jì)佳，安徽廣播電視大學(xué)，辦公室業(yè)務(wù)2013（5s）

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［5］《信息素養(yǎng)與信息素養(yǎng)教育》，張倩葦，華南師范大學(xué)電話教育系，電化教育研究2001（2）

［6］《檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)研究》，陳皓月，核工業(yè)西南物理研究院，辦公室業(yè)務(wù)2013（1）。

作者信息：吳錫玲（1988.06-），女，漢族，大學(xué)本科學(xué)歷，畢業(yè)于蘇州大學(xué)政治與公共管理學(xué)院，法學(xué)學(xué)士、文學(xué)學(xué)士（雙學(xué)位）。

中圖分類號(hào)：G27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1671-864X（2016）06-0276-02