夏曉淇
(武警警官學(xué)院,四川 成都 610000)
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淺析有效溝通的途徑
夏曉淇
(武警警官學(xué)院,四川 成都 610000)
溝通既是人們普遍的生活方式,也是人力資源管理中十分重要的問題。作為組織和管理者,面對內(nèi)外部環(huán)境的變化,溝通在管理中起到不可或缺的作用,一個組織要在管理上有所成效,很大程度上取決于人與人之間能否進行有效地溝通。
溝通;重要性;途徑
隨著社會高速發(fā)展,人們生活節(jié)奏加快,面對的學(xué)習(xí)、生活壓力也在日益增加。我們不僅要把自己的思想、情感和信息傳遞給別人,又要解讀他人的思想、情感和信息。這種溝通是人力資源工作取得成功的關(guān)鍵。有效的溝通是我們事業(yè)成功的一半,學(xué)習(xí)溝通的技巧將使你在工作、學(xué)習(xí)中游刃有余。
所謂溝通,是兩人和多人之間的語言和非語言互動,是傳遞和反饋信息的循環(huán)過程。簡單地說,溝通是人與人之間的信息交流,是指運用語言、文字或一些特定的非語言行為(表情、動作等),把自己的想法、要求表達給對方。在溝通過程中,除了使用語言、文字,也可以利用姿勢或者肢體接觸。這些都是在溝通過程中傳遞的信息。
隨著科學(xué)技術(shù)的進步和社會經(jīng)濟的發(fā)展,組織內(nèi)部人員溝通在組織管理中就顯得尤為重要,尤其是現(xiàn)代化的組織逐漸呈現(xiàn)規(guī)模擴大化,分工精細化發(fā)展趨勢。良好地溝通能夠使人員了解組織及其環(huán)境,積極應(yīng)對風(fēng)險;能夠使管理者明察洞悉,排憂解難;能夠使組織內(nèi)部減少摩擦爭執(zhí)與意見分歧;增進人員彼此了解,改善人際關(guān)系;能夠使人員思想一致,達成共識。相反,則會造成人際關(guān)系緊張,甚至產(chǎn)生對立情緒,導(dǎo)致人才的潛力受限,人心渙散,一盤散沙。一個組織要在管理上取得成效,很大程度上取決于人與人之間能否進行有效地溝通。良好的溝通能夠給企業(yè)帶來的不僅僅是信息的順暢流動,更能為組織的決策與執(zhí)行力提供基本的保障。
(一)雙向溝通。
在通常情況下,參與溝通需要有雙方當(dāng)事人,要讓對方確定你真正了解溝通的內(nèi)容,才能達到溝通的目的。單向溝通方式會造成受訊者(接收方)得不到反饋信息,發(fā)訊者(傳送方)無法了解對方是否收到信息,以及是否正確。然而,雙方溝通就能避免這些弊端,可以通過反饋了解溝通的正確程度,改進溝通狀況。通過雙方意見交流,還能增進彼此了解,建立良好的人際關(guān)系。因此,雙向溝通的促成是改善人員溝通狀況的一條重要途徑。
在雙向溝通中,特別要注意上下級之間的溝通。處于上級地位的人,要誠懇聽取下屬的意見和對事情的看法,創(chuàng)造一種和諧融洽的溝通氛圍,溝通后要及時得當(dāng)?shù)姆答伜筒扇『罄m(xù)行動。如果上級表現(xiàn)出高高在上的感覺,只挑自己想要的意見,敷衍了事,就會使雙向溝通不能暢通。管理者要建立雙向溝通,首先要充分了解下屬的需求、情感、價值觀以及個人問題,掌握一手資料,做到心中有數(shù);其次主動放下架子去和下屬分享信息資源,以誠相待。多傾聽,少評價,特別是不成熟的評價;然后待人處事要公正公平,一視同仁;最后多鼓勵下屬開拓創(chuàng)新,有好的構(gòu)思、想法、建議可給予獎勵。這樣不但可以增進下屬的溝通意愿,而且調(diào)動人員工作積極性,起到事半功倍的效果。處于下級地位的人,首先態(tài)度決定一切,要有積極的工作態(tài)度,踏實肯干、吃苦耐勞的工作作風(fēng);其次主動與上級溝通、匯報情況,克服有為難情緒和畏懼心理;然后要有開放的創(chuàng)新思維和團隊合作精神;最后尊重上級,服從組織規(guī)章制度。這樣使雙向溝通充分發(fā)揮作用,促成有效地溝通。
(二)主動傾聽。
溝通是雙向的,是講和聽的互動過程。因此,除了要會講,更需要會傾聽,這樣才能達到溝通交流的目的。掌握傾聽的技巧不僅是有效溝通的起點,而且是一門很重要的技能。傾聽和聽的區(qū)別在于,聽是感官接受信息的一個生理過程,它是一個無意識的被動過程。傾聽則不同,傾聽是有意識的。它的目的不僅僅在于聽者接收信息,而是在于反饋信息,也就是傳給說話者的對其說話內(nèi)容的理解和反應(yīng)。傾聽在溝通中扮演了重要的角色。
傾聽的前提是人主動地參與到過程中,并做出必要的反饋,也就是說話者和傾聽者一起努力達成共識的過程。當(dāng)你在傾聽別人說話的時候,你基本上在同時進行接收、理解、記憶、評估、回應(yīng)這五個步驟,從而形成一個循環(huán)的過程。在面對面的溝通過程中,第一步把注意力集中在對方的身體語言和面部表情上,應(yīng)避免分心,更不要去打斷對方;第二步從對方的角度來理解信息,避免揣測或者提前做出判斷。如有需要可以詢問一些額外的細節(jié),讓對方感受到關(guān)注;第三步有效地記憶,重組對方說的信息,把有用的內(nèi)容存儲在記憶里;第四步評估對方的意思和動機;第五步回饋信息,通常在對方說話的時候給予支持性反饋是最有效的。
(三)簡化語言。
簡化語言的重中之重就是講話要有重點。一個人的注意力只有十分鐘,在這十分鐘里,如果沒有抓住溝通對象的注意力,對方就會什么都聽不下去了,達不到溝通的效果。特別是在面對面的時候,話題要明確,言簡意賅,能夠讓對方明白所要表達的意思和意圖。有些時候某些話題可以先講些讓對方感興趣的話題,然后再慢慢引導(dǎo)轉(zhuǎn)到正題上。
(四)積極反饋。
反饋發(fā)生在兩個階段:即說話者講話時的反應(yīng),和說話者講完以后的反應(yīng)。這些都會成為反饋信息,也就是你回饋給說話者的信息,告訴說話者你對他她所傳遞信息的感受和思考。如果是在對方說話的時候給予一些鼓勵、積極的反饋,會達到事半功倍的效果。如果是在對方停止說話后給予更詳細的回饋,還可能表達共鳴,質(zhì)疑或者同意。
總之,溝通是一個交流互動過程,有效的人際溝通可以實現(xiàn)信息的準確傳遞,達到與他人建立良好的人際關(guān)系、借助外界的力量和信息解決問題的目的。中國聯(lián)通的一句廣告詞:溝通從心開始!真誠地去聽,真誠地去說,用心與心去交流,才能達到溝通的效果。
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