應(yīng)需而變打造Excel動態(tài)圖表

仲勇

在日常工作中我們難免要和各種圖表打交道，在制作圖表的時候經(jīng)常會遇到數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)相同但是具體數(shù)據(jù)不一樣的情況。比如對于每個分公司的季度、年度銷售統(tǒng)計，數(shù)據(jù)主體結(jié)構(gòu)（銷售月份和部門名稱）是一樣，但是每個分公司的銷售額卻是不同的（圖1）。如果要在Excel中制作這些數(shù)據(jù)的圖表，常規(guī)的方法是為每個子公司的銷售數(shù)據(jù)單獨建立一個圖表，但是這樣既占頁面，瀏覽起來也不方便。其實可以在Excel中插入動態(tài)圖標(biāo)，這樣在一片區(qū)域就可以顯示出不同的圖表，使得文檔看起來更為美觀、實用。

用Excel 2016打開報表，選中A8單元格，點擊“插入→函數(shù)”，在函數(shù)列表選中“INDEX”函數(shù)，在彈出的函數(shù)設(shè)置窗口，Array參數(shù)選擇A2→A7區(qū)域數(shù)據(jù)（即數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)中的常量數(shù)據(jù)，當(dāng)然也可以根據(jù)自己的需要選擇月份數(shù)據(jù)），Row_num參數(shù)選擇A9單元格，當(dāng)然可以任意選擇A10、A11等，它的主要作用是記錄一下返回的行序號。比如A9返回的值是2，表示返回的是$B$2：$D$7區(qū)域的第2行有效數(shù)據(jù)，也就是B3：D3的數(shù)值。完成參數(shù)的設(shè)置后點擊“確定”完成函數(shù)的插入（圖2）。

選中需要插入控件的區(qū)域，點擊功能區(qū)的“開發(fā)工具→插入→組合框（窗體控件）”，此時在工作簿上可以看到一個帶下拉箭頭的窗體控件。右擊控件選擇“設(shè)置控件格式”，在打開的數(shù)據(jù)源區(qū)域選擇上述所說的常量（即A2→A7數(shù)據(jù)），單元格鏈接選擇“A9”（即引用A9數(shù)據(jù)），完后后點擊“確定”（圖3）。

完成控件窗體格式的設(shè)置后，使用填充工具將A8公式向左填充到D8，這樣原始數(shù)據(jù)就會自動整合到控件下拉列表中。比如在控件下拉列表中選擇對應(yīng)的常量，如“分公司3”，A8→D8顯示就是分公司3一季度的銷售數(shù)據(jù)（圖4）。

選中A8→D8數(shù)據(jù)，點擊“插入→圖表→柱形圖”，插入一個柱形圖數(shù)據(jù)圖表，在插入的圖表上右擊選擇“選擇數(shù)據(jù)”，在打開的窗口單擊“水平分類標(biāo)簽”下的編輯按鈕，將其數(shù)據(jù)設(shè)置為B1→D1數(shù)據(jù)，即顯示一月、二月、三月名稱（圖5）。

完成上述設(shè)置后可以看到組合框和柱形圖是分離存在，為了美觀、實用，可以將兩者組合在一起。返回Excel窗口選中上述插入的“組合框（窗體控件）”，右擊選擇“剪切”，然后將其粘貼到任意位置，這樣就可以使用鼠標(biāo)將粘貼控件移動到圖表區(qū)域。

按住Ctrl鍵選中圖表和粘貼的控件，點擊“格式→組合→組合”，這樣就可以將下拉控件和圖表組合在一起?，F(xiàn)在展開控件下拉列表選擇分公司，就會自動顯示對應(yīng)月份的銷售圖表完成動態(tài)圖表的制作了（圖6）。

不過上面的操作僅僅是制作動態(tài)數(shù)據(jù)的報表，如果要讓生成的圖表更具有視覺沖擊力，我們還可以將上述圖表中每個分公司的報表轉(zhuǎn)換為GIF圖片，這樣可以自動進(jìn)行播放。首先使用截圖軟件依次將每個分公司的報表數(shù)據(jù)截圖為圖片，接著登錄http：//www.uupoop.com/gif/，點擊“從電腦上打開圖片”，將上述截圖全部導(dǎo)入。依次選擇導(dǎo)入的圖片，點擊右側(cè)的“添加幀”，將數(shù)據(jù)圖片生成為GIF圖片（圖7）。

搜索下載VBAniGIF.ocx控件，下載后將其保存在C：＼windows＼system32。在Excel中點擊“開發(fā)工具→插入→其他控件→注冊自定義控件”，選擇上述下載到的控件注冊。成功注冊后點擊上述控件，在文檔中插入一個VBAniGIF.ocx控件（圖8）。

右擊插入的控件選擇“屬性”，在“Filename”后輸入需要插入的GIF圖片的實際位置，這樣可以在Excel中直接插入上述處理好的GIF圖片（圖9）。

關(guān)閉控件設(shè)計窗格，點擊“文件→另存為”，將其保存為“Excel啟用宏的工作簿”，這樣以后打開這個工作簿，上述插入的Gif圖片就會自動顯示分公司1到分公司6的數(shù)據(jù)。當(dāng)然點擊上述原來的圖表，也可以手動切換各個子公司的報表數(shù)據(jù)圖（圖10）。