檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

蘭志芳

（內(nèi)蒙古烏蘭察布市中心醫(yī)院，內(nèi)蒙古 烏蘭察布 012000）

檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

蘭志芳

（內(nèi)蒙古烏蘭察布市中心醫(yī)院，內(nèi)蒙古 烏蘭察布 012000）

隨著信息化時代的不斷發(fā)展，信息化管理模式以高效、方便的優(yōu)勢逐漸取代傳統(tǒng)管理模式。而通過建設信息化檔案能在很大程度上提高檔案管理水平，從而進一步檔案管理的資源分享效率，本文主要對檔案信息化建設和檔案管理兩者之間存在聯(lián)系進行探討，并提出建議以供參考。

檔案；信息化；檔案管理

0　引 言

在當代，計算機網(wǎng)絡技術的應用對各行各業(yè)都發(fā)揮著巨大影響，通過計算機網(wǎng)絡技術對傳統(tǒng)檔案管理方式進行改革，是當今提高檔案管理質(zhì)量的主要方法，建設檔案信息化已經(jīng)迫在眉睫。傳統(tǒng)的方式中通過紙張來進行檔案相關資料的管理，已經(jīng)滿足不了當今社會的需求，相比之下，信息化檔案能夠更加方便地對檔案相關資料進行保存與管理，通過計算機的強大運行能力，能夠?qū)n案相關資料的作用最大程度上發(fā)揮出來。通過令檔案信息化建設與檔案管理相關結合，來促進檔案管理進一步發(fā)展 。

1　檔案信息化建設的優(yōu)勢與特點

通常情況下，檔案信息化建設便于檔案管理的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先通過相關計算機網(wǎng)絡技術建設的信息化檔案，能夠更加方便地保存檔案資料。相較于以往的通過把檔案資料記錄在紙張上用于保存，信息化檔案只需要占據(jù)計算機極小內(nèi)存，就能夠很好地把檔案資料保存下來。以往的紙質(zhì)檔案管理方法可能受天氣或時間的影響，記錄檔案資料的紙張很容易就會發(fā)霉變質(zhì)，而檔案資料的也會遭到損壞，檔案資料也會因此失去價值。通過建設信息化檔案完全不受此影響，能夠非常長久有效的保存檔案信息。其次，建設信息化檔案能夠在很大程度上滿足閱讀者查詢檔案資料。傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)過長時間的檔案資料積累之后，檔案資料會越來越多，在一定程度上加大閱讀者查詢檔案資料的難度，而通過信息化檔案閱讀者，只需要通過搜索關鍵字就能夠短時間內(nèi)找到想要的資料，這也在很大程度上的提高檔案使用率，發(fā)揮檔案資料所存在價值。最后通過建設檔案信息化徹底改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，以往的檔案管理模式大多數(shù)都需要通過人工手動完成，相關的資料收集、歸類與保存都需要相關操作人員來進行。這種模式極其消耗工作人員的時間與精力，而且工作人員在進行相關工作時難免會出錯，導致檔案資料的準確性有所降低。通過建設信息化檔案能夠有效地防止這一問題的產(chǎn)生，相關技術人員只需將檔案信息歸來在網(wǎng)絡平臺的相關行列當中就可，這種模式在很大程度上方便了檔案管理，確保檔案資料的準確性。

2　檔案管理信息化建設現(xiàn)狀

當前，檔案信息化建設已經(jīng)成為優(yōu)化檔案管理質(zhì)量的最佳方法，但是，仍有有許多相關單位并沒有對此非常重視，這也造成了在進行相關建設過程中，仍有些許地方不夠完善。就當前所存在較為顯而易見的操作人員技術問題而言，當前從事相關檔案管理的操作人員有絕大部分的綜合技術不能夠滿足建設檔案信息化的需要，如操作人員對于電腦的使用方法不夠了解，無法高效使用電腦來進行相關檔案管理工作。另外，相關操作人員對管理工作不夠嚴謹，沒有足夠重視自身工作。許多檔案管理工作人員沒有能夠清楚自身職責所在，只注重檔案的保管而忽視檔案的利用價值。這些原因都會很大程度上降低檔案信息化使用效率，從而使得這些檔案資源不能夠發(fā)揮價值。

3　檔案信息化建設相關介紹

檔案信息化所包含的內(nèi)容具有多樣性，從大范圍角度來說，檔案信息化所指的是結合各個行業(yè)的檔案資料通過準確合理的整合，從而形成信息化的檔案。另外該檔案的內(nèi)容涵蓋了經(jīng)濟、文化以及政治方面的資料。將各種資料進行準確合理的整合，有利于將其分享與使用。從小范圍來說，檔案信息化就是指通過計算機網(wǎng)絡技術的參與使得檔案原有的信息能夠更好的歸類，能夠使閱讀者在進行閱讀檔案資料的過程中更為方便，給閱讀者帶來更具真實性、多樣性的檔案資料。通過檔案信息化建設利用計算機網(wǎng)絡技術能夠有效地把許多現(xiàn)代化的檔案資源結合在一起，通過合理地歸類能夠使得閱讀者極為方便查詢最具現(xiàn)代化的檔案信息，從而使得檔案資源最大程度上發(fā)揮作用，服務社會以及大眾。

4　改進檔案管理的建議與方法

4.1注重檔案管理人員的服務意識與技術培養(yǎng)

優(yōu)化檔案管理的最終目的是為了能夠把檔案資料更方便、有效的提供給相關部門與相關人員參考。所以檔案管理工作人員應當牢記檔案信息化管理的最終目的，加強自身服務意識，堅持服務相關部門與人員使用檔案的核心思想。更正以往的管理模式中只注重保管而忽視檔案利用價值管理理念，在保證檔案資料的安全有效的前提下最大程度上發(fā)揮出檔案資料價值，使得檔案資料能夠更好的服務社會大眾。

檔案管理工作人員需要在更正傳統(tǒng)管理觀念的同時加強自身專業(yè)素養(yǎng)，建設信息化檔案需要相關工作人員具有足夠的專業(yè)才能得以實現(xiàn)，信息化檔案管理相關工作需要具有較高的專業(yè)素養(yǎng)的綜合型人才，提高相關工作人員的專業(yè)素養(yǎng)加強對管理人員的技術培養(yǎng)，對檔案信息化管理具有重大意義。

4.2提高檔案信息管理水平

在先進科學技術的推動下，通過使用計算機相關軟件能夠加快信息化檔案建設進程。通過相關計算機管理軟件能夠?qū)π畔⒒瘷n案的管理工作起到積極作用。使得檔案管理的核心內(nèi)容朝檔案信息化方向發(fā)展，另外應加大檔案信息化所用設備的投入，搭建高效的檔案信息化平臺系統(tǒng)，從而為檔案信息化管理活動的開展打下良好基礎。建設電子檔案是信息化檔案建設的主要措施，電子檔案雖不能夠帶來實際效益，但是能夠在服務社會的同時發(fā)揮其潛在的經(jīng)濟效益。當越來越多的電子檔案形成時，如何合理地管理這些電子檔案成為了主要問題。通過合理地選擇相關計算機管理軟件，是電子檔案得以有效利用的關鍵所在，但是也需要強化相關工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，前后兩者均對提高管理質(zhì)量起到重要作用。

4.3加強檔案信息管理

在進行檔案信息化建設過程當中，應當提前制定好相關工作流程，在整個建設過程中都應保持認真嚴謹?shù)膽B(tài)度。信息化檔案建設應當結合當前社會需求進行規(guī)劃，在構架檔案管理網(wǎng)絡平臺時，應充分發(fā)揮網(wǎng)絡平臺所具有的擴展性、靈活性等特點，以結合社會需求，拓展開發(fā)相關功能，更新軟件系統(tǒng)，保證檔案信息化硬件設施和軟件的有效配合，以此保證檔案信息化的正常開展。

信息化檔案管理相關人員應從以往的實物檔案管理向檔案信息化管理模式轉(zhuǎn)變。管理具有多樣性、多渠道、實時性的檔案信息化資料，另外應注重對專業(yè)人才的培養(yǎng)，同時逐步改革相關培訓與考評，提高檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與工作能力。另外充分結合計算機網(wǎng)絡技術，通過相關管理軟件提高檔案管理效率。電腦的廣泛使用以及網(wǎng)絡管理技術發(fā)展給檔案管理帶來了巨大的便利。采用相關計算機網(wǎng)絡技術所構建的網(wǎng)絡平臺，不僅能夠使得檔案資料更具真實性，還能夠有效提高檔案使用率，節(jié)約絕大多數(shù)人力資源。

5　結 語

通過建設信息化檔案能在很大程度上提高檔案管理水平，傳統(tǒng)的方式通過紙張來進行檔案相關資料的管理，已經(jīng)滿足不了當今社會的需求。因此，建設信息化檔案已經(jīng)成為優(yōu)化檔案管理質(zhì)量的最佳方法，相關管理單位應從實際出發(fā)，結合社會需要，構建高效的檔案信息化平臺，實現(xiàn)檔案信息化管理，全面提高檔案管理水平。同時也要注重相關管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，從而更好地推動檔案信息化發(fā)展進程。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.20.117

G270.7

A

1673-0194（2016）20-0172-02

2016-09-08