楊士春

大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理

楊士春

檔案管理是關(guān)系到社會發(fā)展的大事，因而優(yōu)化檔案檔案管理工作顯得尤為重要，而隨著信息技術(shù)發(fā)展速度的不斷加快，其在各個領(lǐng)域發(fā)展中都發(fā)揮了極大的作用，這也意味著大數(shù)據(jù)時代的到來，這對于檔案管理工作來說也是極大的沖擊，如何借助在大數(shù)據(jù)時代做好檔案管理工作是當(dāng)前需要思考與完善的內(nèi)容，以此促進檔案管理工作能夠得以不斷優(yōu)化。

大數(shù)據(jù)時代到來對檔案管理工作造成極大的沖擊，從某種層面上來說加劇檔案管理的困難，增加管理任務(wù)量，在大數(shù)據(jù)時代背景下做好檔案管理工作是目前檔案管理面臨的問題，需要采取積極有效的應(yīng)對措施，以此達(dá)到優(yōu)化檔案管理的目的。本文中具體闡述了現(xiàn)階段檔案管理與大數(shù)據(jù)之間的磨合度，并探究具體有效的解決措施。

大數(shù)據(jù)時代對現(xiàn)代檔案管理工作的挑戰(zhàn)

所謂大數(shù)據(jù)，其實質(zhì)是指數(shù)據(jù)規(guī)模龐大，一般軟件根本沒有對其進行有效管理，并且數(shù)據(jù)類型種類繁多，傳統(tǒng)軟件根本無法滿足現(xiàn)狀要求，必須積極研發(fā)新的管理軟件。大數(shù)據(jù)具有自身的優(yōu)勢特點：比如運轉(zhuǎn)快、形式多樣、數(shù)據(jù)價值高等等，而檔案管理工作在管理上具有復(fù)雜性與多樣性的特點，在大數(shù)據(jù)的沖擊下檔案管理面臨更大的困難，具有更大的挑戰(zhàn)，具體來說表現(xiàn)在以下幾個方面。

首先，針對傳統(tǒng)管理理念，還有管理流程造成巨沖擊。傳統(tǒng)檔案管理，一般來說都是通過檔案管理員來實施管理，他們將檔案資料進行分門別類，然后進行歸納標(biāo)識，這樣更方便日后查閱；然而伴隨大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案信息量巨增，而且多數(shù)檔案都是交叉，傳統(tǒng)檔案管理根本無法對其進行有效的分類，很多檔案信息需要尋求新的檔案管理方法。

其次，檔案保存形式需要不斷優(yōu)化。從目前情況來看，多數(shù)數(shù)據(jù)信息是需要借助電子文檔，還有電子圖片及音頻實施管理，施以記錄與存儲，而上述數(shù)據(jù)保存根本無法通過紙質(zhì)檔案來完成。所以必須尋求全新的檔案存儲形式，借助分門別類進行檔案整理，并且列舉關(guān)鍵詞，這對于日后檔案查找給予便利。

最后，檔案管理人員素質(zhì)。大數(shù)據(jù)時代的到來促使檔案管理內(nèi)容呈現(xiàn)出多樣化的趨勢，而且很多信息處理相對復(fù)雜，傳統(tǒng)檔案管理人員無法適應(yīng)時代要求，在檔案管理技術(shù)方面具有諸多要求，所以基于這樣的時代背景，需要一批更專業(yè)的檔案管理人員。

大數(shù)據(jù)時代優(yōu)化檔案管理工作具體措施

培養(yǎng)檔案管理人才。信息技術(shù)發(fā)展非常迅速，而信息技術(shù)發(fā)展非常明顯的標(biāo)志就是大數(shù)據(jù)，怎樣應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作是當(dāng)前需要完善與值得關(guān)注的問題，檔案管理不僅面臨著挑戰(zhàn)，同時也是發(fā)展機遇。目前檔案管理急需要做的就是借助大數(shù)據(jù)時代的優(yōu)勢，提升檔案工作效率。大數(shù)據(jù)時代的到來，促使檔案管理的內(nèi)容與方式更為復(fù)雜化與多樣化，傳統(tǒng)檔案管理人員無法對檔案信息進行有效的整理，從而導(dǎo)致管理效果差強人意，基于這樣的現(xiàn)狀，檔案管理必須積極引進高端管理人才，由此才能推進檔案管理工作能夠取得良好的管理效果，尤其是他們在數(shù)據(jù)管理方面的優(yōu)勢，同時還具有良好的業(yè)務(wù)水平，所以檔案管理工作在更新設(shè)備與系統(tǒng)的同時，還需要強化檔案管理人才的培養(yǎng)與引進，提升檔案管理工作的效率，逐漸時代發(fā)展需求。

優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。從現(xiàn)狀分析，檔案管理人員結(jié)構(gòu)逐漸呈現(xiàn)出老齡化的趨勢，從而導(dǎo)致他們在工作中很多事情都是力不從心，更無法談對新事物的接收與運用，由此導(dǎo)致我國檔案管理工作效率低下，針對現(xiàn)狀應(yīng)當(dāng)積極吸引年輕人才加入檔案管理之中，尤其是在大數(shù)據(jù)時代的沖擊下，檔案管理更需要更新鮮的血液，這樣才能優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)，從而促進檔案管理工作逐漸向信息化邁進，引進先進的管理設(shè)備與系統(tǒng)，并輔以專業(yè)的檔案管理人員必然能夠推動檔案管理工作取得更好的管理效果，迎合時代發(fā)展需求。大數(shù)據(jù)時代對檔案管理人員的要求更為嚴(yán)格，他們不僅要具備一定的檔案管理能力，更需要掌握相應(yīng)的技術(shù)軟件的應(yīng)用，由此才能推進檔案管理能夠抓住大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，拓寬檔案管理質(zhì)量與效率。

強化檔案數(shù)據(jù)管理安全性。檔案管理是比較嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊环N工作內(nèi)容，而大數(shù)據(jù)時代的到來促使檔案管理工作面臨巨大的挑戰(zhàn)，這其中數(shù)據(jù)安全性是重中之重。大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理工作顯現(xiàn)出諸多優(yōu)勢，并且能夠最大限度提升工作效率，還可以降低成本，然而值得注意的是，由于檔案管理非常重要，同時數(shù)據(jù)丟失高風(fēng)險，促使檔案管理工作在數(shù)據(jù)方面不得不強化管理。隨隨著信息時代的到來，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為其明顯的標(biāo)志，大量數(shù)據(jù)可以存儲到一個極小內(nèi)存卡，有利于數(shù)據(jù)信息的保存，具有優(yōu)勢的同時也存在極大的弊端，數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險極大，具體形式有：電腦病毒、內(nèi)存卡損壞等等，因此在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作必須強化安全性管理。這對檔案管理人員提出更高的要求，他們在做好檔案管理工作的同時，還需要完善檔案數(shù)據(jù)存儲，盡量避免電腦病毒損壞數(shù)據(jù)。政府部門需發(fā)揮自身的職能作用，針對檔案信息數(shù)據(jù)管理提出相對應(yīng)的優(yōu)化措施，給予相應(yīng)的檔案管理工作細(xì)則，從而防止由于操作不當(dāng)而引發(fā)的數(shù)據(jù)丟失，繼而促使檔案管理面臨巨大的困境。所以檔案管理工作加強安全監(jiān)管是非常必要的，檔案管理人員在進行檔案管理過程中需要優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)管理，以期獲得極好的管理效果。

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作造成極大的沖擊，這促使檔案管理工作面臨巨大的挑戰(zhàn)，但是與此同時也具有發(fā)展的機遇，因而檔案管理必須有效利用大數(shù)據(jù)輔助開展檔案管理工作，從而讓復(fù)雜的檔案管理變得高效簡單，有效應(yīng)對檔案管理存在的弊端，優(yōu)化檔案管理效果。文中具體闡述了當(dāng)前背景下檔案管理工作面臨的困境，并針對于此提出相應(yīng)的解決對策，以促進我國檔案管理能夠迎來新的發(fā)展階段。

（作者單位：四平市鐵西區(qū)肥料管理所）