文/尹冬林

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分析ERP系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制及業(yè)務(wù)流程重組的實(shí)現(xiàn)

文/尹冬林

摘要：ERP系統(tǒng)是一種以信息技術(shù)為基礎(chǔ)結(jié)合先進(jìn)管理理念的新型管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)企業(yè)資源的優(yōu)化配置，提高企業(yè)的運(yùn)行效率。本文對(duì)ERP系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制策略及業(yè)務(wù)流程的重組方式進(jìn)行探究，為當(dāng)前ERP系統(tǒng)的應(yīng)用提供借鑒。

關(guān)鍵詞：ERP管理系統(tǒng)；內(nèi)部控制；業(yè)務(wù)流程重組

一、ERP系統(tǒng)的內(nèi)部控制概述

ERP管理系統(tǒng)是一個(gè)以信息技術(shù)為基礎(chǔ)覆蓋項(xiàng)目、采購(gòu)、庫(kù)存、銷售及客戶等多個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)的現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)行管理系統(tǒng)。在ERP管理系統(tǒng)的運(yùn)行模式下，內(nèi)部控制以保證財(cái)物安全性、真實(shí)性、完整性及各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程高效性為主要目的。通常主要通過(guò)對(duì)企業(yè)環(huán)境、信息溝通、監(jiān)控、控制活動(dòng)及風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估5個(gè)內(nèi)容來(lái)進(jìn)行企業(yè)的內(nèi)部控制，利用ERP系統(tǒng)在保證企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)的同時(shí)也對(duì)各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范、規(guī)避［1］。該系統(tǒng)成為當(dāng)前我國(guó)各個(gè)行業(yè)、企業(yè)中較為常用的管理系統(tǒng)，極大提高了企業(yè)的業(yè)務(wù)水平。

二、ERP系統(tǒng)下的企業(yè)內(nèi)部控制

（一）動(dòng)態(tài)評(píng)估ERP系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)

根據(jù)企業(yè)的運(yùn)行情況，通常需要建立囊括企業(yè)各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系對(duì)企業(yè)進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施前、中、后的動(dòng)態(tài)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。開展動(dòng)態(tài)評(píng)估，需要做到以下：首先，全面完善評(píng)估內(nèi)容，評(píng)估的內(nèi)容包括企業(yè)負(fù)債、負(fù)債率、償債能力及現(xiàn)金流等主要方面，結(jié)合現(xiàn)行會(huì)計(jì)政策評(píng)估各個(gè)業(yè)務(wù)流程中存在的錯(cuò)誤及帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。其次，辨別、區(qū)分風(fēng)險(xiǎn)。及時(shí)收集、分析企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)，分析本企業(yè)在生產(chǎn)、銷售等各個(gè)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的錯(cuò)誤從而建立符合企業(yè)實(shí)際情況的風(fēng)險(xiǎn)庫(kù)及風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別機(jī)制，豐富、完善ERP系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)種類，提高風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的能力。對(duì)生產(chǎn)環(huán)節(jié)中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行描述、編號(hào)、區(qū)分類型并制定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)評(píng)估。最后，根據(jù)評(píng)估的風(fēng)險(xiǎn)類別結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，選擇承擔(dān)、分擔(dān)、規(guī)避等方式。

（二）對(duì)ERP系統(tǒng)的關(guān)鍵控制點(diǎn)進(jìn)行全面控制

加強(qiáng)ERP系統(tǒng)的關(guān)鍵點(diǎn)控制有利于提高ERP系統(tǒng)運(yùn)行的高效性、安全性。主要的關(guān)鍵點(diǎn)為授權(quán)審批體系、業(yè)務(wù)流程、職責(zé)分離機(jī)制、權(quán)限控制、審計(jì)職能、預(yù)警監(jiān)控及運(yùn)維人員管理等［2］。在上述關(guān)鍵控制點(diǎn)中，授權(quán)審批體系、職責(zé)分離機(jī)制是保障企業(yè)活動(dòng)正常開展的基礎(chǔ)，是避免領(lǐng)導(dǎo)層決策失誤的有效方式。業(yè)務(wù)流程的控制需要統(tǒng)一模板，避免業(yè)務(wù)重疊、職責(zé)不清的情況。權(quán)限控制則主要針對(duì)于數(shù)據(jù)處理方面，要求數(shù)據(jù)輸入規(guī)范性，同時(shí)在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行操作時(shí)要求系統(tǒng)的監(jiān)控下按照一定的操作權(quán)限進(jìn)行，保障數(shù)據(jù)的安全性。審計(jì)職能的控制可建立具有多層級(jí)的審計(jì)分析模型，利用系統(tǒng)來(lái)尋找日常管理工作中的漏洞，規(guī)避管理風(fēng)險(xiǎn)［3］。預(yù)警監(jiān)控主要是對(duì)企業(yè)各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)及財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)警，根據(jù)預(yù)警可幫助企業(yè)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)作出有效的規(guī)避。ERP運(yùn)維人員的控制則需要對(duì)人員的行為、職業(yè)道德進(jìn)行加強(qiáng)管理，如財(cái)務(wù)人員則保證財(cái)務(wù)報(bào)表、數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性，避免人為操作失誤帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息與溝通的暢通

在企業(yè)運(yùn)行中，信息收集完整性及溝通通暢性尤為重要。因此，為保障信息與溝通的通暢性，應(yīng)明確企業(yè)信息、整理、分析及傳遞的方式，制定信息篩選標(biāo)準(zhǔn)。針對(duì)不同的類別的信息采用內(nèi)、外網(wǎng)進(jìn)行溝通，如為與客戶的信息來(lái)往等對(duì)外信息使用外網(wǎng)，如為財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等使用內(nèi)網(wǎng)，在保證信息溝通通暢的同時(shí)避免溝通渠道擁堵。此外，還需建立發(fā)言人及保密制度。發(fā)言人負(fù)責(zé)向外界及時(shí)公布有效信息，對(duì)內(nèi)保證信息的真實(shí)性。保密制度則對(duì)不同信息、職位進(jìn)行分級(jí)授權(quán)管理，保障信息的安全性，維護(hù)企業(yè)利益。

三、基于ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程重組的實(shí)現(xiàn)

（一）企業(yè)管理觀念的重組

為提高ERP管理系統(tǒng)的運(yùn)行效率，應(yīng)當(dāng)對(duì)當(dāng)前的業(yè)務(wù)流程管理理念進(jìn)行更新。首先，從觀念上企業(yè)要接受ERP系統(tǒng)的管理理念并適應(yīng)ERP系統(tǒng)的運(yùn)行模式。其次，定期進(jìn)行ERP系統(tǒng)的培訓(xùn)，提高各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)操作人員對(duì)ERP系統(tǒng)的操作水平。最后，將民主集中制思想作為工作指導(dǎo)思想，對(duì)于工作中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行溝通，形成統(tǒng)一的意見，提高企業(yè)的管理水平。

（二）信息處理流程的重建

信息處理流程的重建需要從以下幾個(gè)方面來(lái)進(jìn)行。首先，信息收集的建立可通過(guò)豐富信息的來(lái)源渠道、類型來(lái)完成；其次，信息識(shí)別，可根據(jù)信息的實(shí)效性、重要程度等方面來(lái)判定；再次，信息的存儲(chǔ)需要按照軟、硬件數(shù)據(jù)管理制度來(lái)進(jìn)行分類別操作、管理；最后，信息的傳遞需要根據(jù)信息的重要性選擇合適的傳遞方式。以協(xié)同業(yè)務(wù)為目的對(duì)信息處理方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)信息處理、溝通的多元化。

（三）業(yè)務(wù)流程的重組

業(yè)務(wù)流程的重組是對(duì)業(yè)務(wù)的優(yōu)化，在供應(yīng)鏈整合思想的指導(dǎo)思想下借助共享數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)建立“事件”驅(qū)動(dòng)、決策模型。首先，對(duì)業(yè)務(wù)的整合，根據(jù)業(yè)務(wù)的運(yùn)行狀況、收益、可行性進(jìn)行整合，優(yōu)先發(fā)展效益最優(yōu)的業(yè)務(wù)；對(duì)于數(shù)據(jù)較多、處理過(guò)程復(fù)雜的業(yè)務(wù)工作則共享數(shù)據(jù)庫(kù)。其次，業(yè)務(wù)的細(xì)分。可按照工作性質(zhì)細(xì)分業(yè)務(wù)，同一性質(zhì)的工作由同一個(gè)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)，避免業(yè)務(wù)交叉進(jìn)行，提高業(yè)務(wù)工作的專業(yè)性。最后，業(yè)務(wù)部門的框架重組。打破原本一項(xiàng)業(yè)務(wù)要經(jīng)過(guò)多個(gè)部門多流程處理的情況，采用專項(xiàng)處理方式，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的簡(jiǎn)化［4］。通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)流程的重組，可提高各個(gè)部門的業(yè)務(wù)水平，提高工作效率。

參考文獻(xiàn)：

［1］賈曉明.基于（ERP）系統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部控制探討［J］.冶金財(cái)會(huì)，2015（02）：19-20.

［2］程亮.ERP環(huán)境下業(yè)務(wù)流程設(shè)置內(nèi)部控制點(diǎn)的思考—以A公司銷售與收款循環(huán)為例［J］.財(cái)會(huì)月刊，2015（26）：60-63.

［3］楊斌.ERP系統(tǒng)企業(yè)內(nèi)部控制研究［J］.信息系統(tǒng)工程，2014（06）：67-68.

［4］楊守云.論ERP系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制及業(yè)務(wù)流程重組的實(shí)現(xiàn)［J］.經(jīng)營(yíng)管理者，2014（34）：227-228.

作者單位：（河南豫光金鉛股份有限公司財(cái)務(wù)部）