淺析高校機要文件的管理

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摘要：機要文件是指涉密或不宜公開的各種文件資料，它是高校傳達貫徹黨和國家的方針政策的重要依據(jù)，是部署學校工作、發(fā)布規(guī)章，布置工作的重要工具，高校應(yīng)加強對機要文件的管理。文章對加強高校機要文件的管理工作提出了幾點思考。

關(guān)鍵詞：新時期；高校；機要文件

機要文件是指涉密或不宜公開的各種文件資料，它是高校傳達貫徹黨和國家的方針政策的重要依據(jù)，是部署學校工作、發(fā)布規(guī)章，布置工作的重要工具。機要文件若泄露則會使國家安全和利益遭受損害。加強高校機要文件的管理就顯得尤為重要，筆者結(jié)合多年的高校機要文件管理經(jīng)驗，談?wù)勅绾渭訌娦聲r期的機要文件管理。

一、強化思想認識，適應(yīng)新形勢的要求

思想是行動的指南，要做好高校機要文件的管理工作，首先要提高思想認識，提高保密意識，牢固樹立責任意識。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展和自動化辦公系統(tǒng)在高校的普及，給高校機要文件的管理帶來了新的挑戰(zhàn)，增加了新的失泄密渠道和泄密隱患，這需要機要管理人員在管理公文上有新的思考，怎樣在簽收、登記、呈批和傳閱、清退、銷毀等各個環(huán)節(jié)做到機要文件的安全保密、萬無一失。機要文件管理并非是管理人員個體的行為，高校應(yīng)結(jié)合自身實際情況，充分利用多種手段，采取多種形式、多渠道加大對國家《保密法》《保密法實施辦法》等保密法規(guī)的宣傳教育；更重要的是機要管理人員要加強對政策法規(guī)和專業(yè)知識的學習，致力于提高自己的思想認識和綜合素養(yǎng)，以高度的責任感做好機要文件的管理工作，以精益求精的工作態(tài)度和工作作風落實高校機要管理工作，牢固樹立責任意識。

二、建立完善機要文件管理的規(guī)章制度，并重在落實

工作制度是行動的準則，針對機要文件的管理工作，一系列行之有效的制度必不可少：大到學校層面上的對保密息息相關(guān)的部門、部位和秘密載體的保密管理規(guī)定，小到機要室內(nèi)對有關(guān)人員閱讀涉密文件資料的管理規(guī)定等等，都要按照制度辦事。制度要做到規(guī)范化、精細化，它有利于機要管理人員照章落實工作要求，保證工作不出差錯。

加強各項規(guī)章制度的執(zhí)行力。細節(jié)體現(xiàn)于執(zhí)行力，嚴格執(zhí)行機要文件管理制度能夠引起其他相關(guān)人員對機要文件的高度重視，幫助他們形成嚴格遵守機要文件管理制度的意識，事半功倍的促進了機要工作的順利開展。

三、規(guī)范機要文件管理過程

機要文件的管理主要有簽收、登記、呈批和傳閱、清退、銷毀等環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都需要有認真負責的精神，要確保機要文件安全保密，萬無一失。

（一）簽收。高校的機要文件主要是通過兩種渠道接收，一是通過機要局傳遞的機要文件；二是通過專用設(shè)備通道接收。簽收機要文件時，一要注意檢查封口是否破損，密封是否完好，有無啟封、拆取內(nèi)裝文件的痕跡；二是要核對簽文薄與實際信件件數(shù)、信封號碼是否相符。檢查核對準確無誤后方可簽字，并且注明收到時間。

（二）登記。登記機要文件時要注意以下幾點：一是要核對所收文件與發(fā)文通知單是否相符；二是要核對所登記的來文日期、單位、文號、標題、密級、緊急程度、來文分數(shù)等是否相符；三是登記清楚發(fā)文單位。

（三）呈批與傳閱。傳閱機要文件時應(yīng)做到：認真填寫文件處理簽核文件傳閱登記，先呈辦公室主任擬辦，根據(jù)辦公室意見分呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱看，然后按批示的范圍傳閱。傳閱的過程中，一是要經(jīng)常核對傳閱登記薄，隨時掌握文件走向，收回文件時一定要清點文件分數(shù)，以免丟失。機要文件要隨到隨傳，催閱催退，以加快傳閱速度。對一些密級高的文件可讓領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場閱文批示，以防泄密。二是要嚴格遵守機要文件的閱讀規(guī)定，不能漏傳和隨意擴大閱讀范圍；三是要嚴禁橫向傳閱文件，領(lǐng)導(dǎo)同志在閱件上有批示，要及時將文件傳給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門閱知。領(lǐng)導(dǎo)對文件作出批示或提示辦理要求的，要及時傳有關(guān)部門辦理，并做好記錄。四是實時將已辦理的文件收回，分類妥善保管，以備歸檔和利用。

（四）清理和銷毀及歸檔。為了確保機要文件的安全性，必須對機要文件定期進行檢查、清點和整理。一切屬于保密范圍的文件和標有“內(nèi)部資料”、“內(nèi)部刊物”字樣的應(yīng)到指定的專點進行銷毀，切忌任意處理。對不屬于清退范圍的文件資料，根據(jù)學校檔案管理要求進行存檔。

四、加強網(wǎng)絡(luò)保密措施，提高機要文件管理的現(xiàn)代化水平

嚴格機要文件的現(xiàn)代化管理手段，實行微機處理和檢索是機要文件現(xiàn)代化管理工作的重要議題。在確保文件安全的基礎(chǔ)上，實行微機處理和檢索，可大大提高工作效率，為日常工作提供便利條件。首先，機要人員要熟練掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)以及密碼通訊網(wǎng)絡(luò)安全防護知識，以適應(yīng)新時期機要文件管理的要求。同時，必須加強計算機網(wǎng)上保密措施和相應(yīng)硬件設(shè)備建設(shè)，以實現(xiàn)機要文件管理的現(xiàn)代化?？茖W技術(shù)的迅猛發(fā)展，國際互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，合作渠道的日益增多，給高校機要文件管理工作帶來了新情況、新問題。為此，我們必須認清形勢，加強和改進高校機要文件管理工作，這對于保持高校穩(wěn)定，鞏固和發(fā)展高校的大好形勢，保證高校各項工作順利開展，促進教育事業(yè)的發(fā)展有著重要意義。

五、認真做好文件清退、銷毀工作，確保密級公文不遺失

每到年底，對當年所收到的文件特別是密級文件對照收文登記作一次清點。對清退整理過的、經(jīng)鑒定沒有保存價值的公文、資料、刊物等，按規(guī)定予以銷毀。銷毀公文一般有兩種辦法，一是焚燒，在專門焚燒秘密公文的焚燒爐里銷毀秘密公文，焚燒一定要徹底，不留片字只紙。二是把要銷毀的公文資料等送到指定的造紙廠化成紙漿。后一種方法是目前普遍采用的，它既可以化廢為利，又達到了銷毀秘密公文的目的。無論用哪種方法，都要嚴格執(zhí)行監(jiān)督制度，由二人以上監(jiān)銷，個人不得私自銷毀文件。特別要注意秘密公文銷毀運輸途中的安全，包裝要嚴，防止公文在途中散落，監(jiān)銷人員不得擅離職守，待銷毀的公文全部銷完后方可離去。待銷毀的公文資料絕對不準當廢紙出售給廢品收購部門或個人。

六、結(jié)束語

高校機要文件管理工作的任務(wù)艱巨、責任重大，目的就是要在遵守保密制度的前提下充分發(fā)揮文件的效能。鑒于高校的多樣性與差異性，機要人員在細節(jié)管理的具體操作方面還需要結(jié)合本校的具體情況，對具體問題進行具體分析，腳踏實地的從平凡的工作中積累經(jīng)驗，以精益求精的細節(jié)管理理念不斷地改進工作方法，更好地完成機要文件管理工作，促進高校辦公室各項工作協(xié)調(diào)有序的開展。

參考文獻：

[1]張晏如.對高校機要文件管理工作的若干思考[J].城建檔案，2011（1）.