大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討

張 端

南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討

張 端

南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校

結(jié)合工作實(shí)踐情況，快速有效地管理日常復(fù)雜的大數(shù)據(jù)檔案工作，是行政管理檔案工作的關(guān)鍵所在。在檔案學(xué)領(lǐng)域中，要對眾多的大數(shù)據(jù)檔案管理信息進(jìn)行相關(guān)的計(jì)算機(jī)登錄，并進(jìn)行檢索、查詢、關(guān)鍵詞檢索、導(dǎo)入導(dǎo)出數(shù)據(jù)表格操作等現(xiàn)代信息化檔案數(shù)據(jù)管理的大規(guī)模處理及應(yīng)用，都是構(gòu)成大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作的基礎(chǔ)保障及操作過程內(nèi)容。由于所涉及的檔案管理業(yè)務(wù)面廣，因此需要采取高效合理的應(yīng)用措施，才能完善當(dāng)今時(shí)代的信息化檔案管理工作。大數(shù)據(jù)時(shí)代的契機(jī)下，結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)加強(qiáng)對檔案管理的創(chuàng)新工作目前眾多檔案管理人員亟需合理解決的問題。通過探討對大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)的分析，檔案管理是行政管理非常重要的關(guān)鍵工作，關(guān)乎到民生信息統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)保障，如何做好檔案管理工作是我國信息化建設(shè)發(fā)展的人員基礎(chǔ)保障。

大數(shù)據(jù)；時(shí)代背景；檔案管理；探討研究

一、針對大數(shù)據(jù)背景分析檔案管理的現(xiàn)狀

大數(shù)據(jù)因其名稱可想而知，就是檔案管理數(shù)據(jù)多、規(guī)模類型多的大數(shù)據(jù)信息處理過程。需要將傳統(tǒng)檔案管理模式摒棄，并在原有的工作經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，引進(jìn)檔案管理專業(yè)的集成軟件進(jìn)行大數(shù)據(jù)的分析探討如何獲取、存儲歸類、運(yùn)用管理檔案數(shù)據(jù)的集成信息化管理工作。結(jié)合大數(shù)據(jù)的多元化規(guī)模數(shù)據(jù)大、運(yùn)轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)形式快捷多樣、數(shù)據(jù)安全系數(shù)高的特點(diǎn)，分析闡述一下當(dāng)前個(gè)別檔案管理工作存在的不足之處。

二、檔案管理大數(shù)據(jù)存儲安全性能不高

對于行政管理領(lǐng)域范圍內(nèi)，人事管理的數(shù)據(jù)相對于其它檔案管理的數(shù)據(jù)比例要相對比較多，這就需要行政管理方面的領(lǐng)導(dǎo)要高度重視大數(shù)據(jù)里面的任何數(shù)據(jù)安全隱患問題。在根源中抓起，嚴(yán)格執(zhí)行保密工作，尤其是對檔案管理集成軟件的安全操控。要實(shí)時(shí)監(jiān)控人員信息數(shù)據(jù)的泄露和遺失的防范。派專人對檔案管理集成軟件進(jìn)行安全系數(shù)的終端操作，對各部門也要指定安全可靠的人選進(jìn)行二級客戶端的錄入維護(hù)，還要定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)依照個(gè)人信息原件為依據(jù)進(jìn)行及時(shí)導(dǎo)入及回溯信息的更新，進(jìn)而使大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理數(shù)據(jù)具有真實(shí)前瞻性。行政管理給予大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理形式提出一些新的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，主要通過編輯文檔、圖片、音頻等信息方式進(jìn)行即時(shí)檔案的記錄和存儲工作，這些相關(guān)的數(shù)據(jù)都是在保證收集紙質(zhì)版的基礎(chǔ)上，進(jìn)行周密的電子版錄入管理，一般常規(guī)來說，這些工作都是行政管理部門進(jìn)行統(tǒng)一登錄，但是由于各部門的信息由專人管理并如實(shí)掌握，所以這項(xiàng)基礎(chǔ)的大量數(shù)據(jù)工作還是由基層部門進(jìn)行收取原件核對之后，收取復(fù)印件一式兩份進(jìn)行存檔，一份本部門保存，另一份上交人事管理部門進(jìn)行大數(shù)據(jù)集合管理。各個(gè)部門錄入完畢再統(tǒng)一以部門為單位上交或上傳人事部門的檔案管理機(jī)構(gòu)，主要上交三種相關(guān)的文件。首先是以原件為依托的復(fù)印件進(jìn)行佐證材料證明；其次是上交人事部門紙質(zhì)版相關(guān)人員信息統(tǒng)計(jì)表；再次是依據(jù)復(fù)印件及紙質(zhì)版人員信息數(shù)據(jù)表進(jìn)行的電子版數(shù)據(jù)錄入文件；最后，人事部門的終端管理員將各部門的電子版信息全部導(dǎo)入到本單位的大數(shù)據(jù)檔案管理信息庫中，集中管理全部人員的數(shù)據(jù)檔案管理工作。隨時(shí)供應(yīng)人事部門及二級部門進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的查找、檢索、導(dǎo)出打印數(shù)據(jù)的應(yīng)用功能。鑒于目前人事管理部門還沒有完全掌握檔案集成管理系統(tǒng)軟件，還有很多工作中需要邊實(shí)踐邊研發(fā)創(chuàng)新的數(shù)據(jù)模塊開發(fā)功能，這就需要人事管理部門進(jìn)行高度的重視并引領(lǐng)各部門盡快步入和掌握信息化整合的大數(shù)據(jù)檔案管理模式。

三、檔案信息的存儲效率滿、檢索查詢業(yè)務(wù)不熟

目前各部門掌握人事管理數(shù)據(jù)的人員都是老同志，很多先進(jìn)的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)掌握的稍微慢一些，這就嚴(yán)重阻礙了客戶端的數(shù)據(jù)錄入工作，錄入的速度和質(zhì)量不是很高，往往由于年紀(jì)大而看不清信息的準(zhǔn)確數(shù)字內(nèi)容而馬虎的錄入完畢，錄入的速度也不是很塊，導(dǎo)致了錄入數(shù)據(jù)的拖延遲后。在分析了大數(shù)據(jù)檔案處理方式的過程中，往往在客戶端的基礎(chǔ)工作中最容易出現(xiàn)工作誤差的機(jī)率，這就需要人事部門及相關(guān)的部門對精選人員進(jìn)行合理的調(diào)整，把計(jì)算機(jī)操作的工作分配給具有計(jì)算機(jī)專業(yè)的年輕人進(jìn)行提速認(rèn)真的微機(jī)錄入，將認(rèn)真的老同志合理地安排在更適合的工作位置上，從人的角度直接就提升了信息化管理檔案工作的內(nèi)涵建設(shè)，從人改變工作形式及態(tài)度，發(fā)揮各自的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)合理地分配人員的工作內(nèi)容，讓適合在人的基礎(chǔ)上發(fā)揮高效的工作效率。因此，要快速提高大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平素質(zhì)，以便在現(xiàn)代化檔案管理工作中能夠熟練掌握信息多樣化和形式復(fù)雜化的大數(shù)據(jù)檔案管理操作。以往傳統(tǒng)的檔案管理人員只需要懂得檔案管理的基本操作就可以了，基本上是以原始的手寫登記編目進(jìn)行檔案管理工作。但是今天，這樣落后的檔案管理工作已經(jīng)無法跟得上時(shí)代的腳步，在現(xiàn)時(shí)代下要求檔案管理人員要掌握網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)技術(shù)，另外還要重點(diǎn)掌握檔案管理集成管理軟件的熟練操作及應(yīng)用，對檔案資料的錄入檢索、分類匯總、關(guān)鍵詞查詢等相關(guān)軟件的運(yùn)用處理數(shù)據(jù)的操作步驟，都是大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作人員必須兼?zhèn)涞臋n案管理專業(yè)技術(shù)及業(yè)務(wù)素質(zhì)的技能水平。

四、提升檔案管理專業(yè)人員專業(yè)技術(shù)能力

面對目前眾多的檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)水平能力提升問題，一般采取的方式是集中進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專業(yè)繼續(xù)教育培訓(xùn)、定期派選人員到同仁單位進(jìn)行專業(yè)技術(shù)提高培訓(xùn)。通過各種不同的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，從全方位角度方面進(jìn)行系統(tǒng)的檔案學(xué)專業(yè)技術(shù)提升培訓(xùn)鍛煉?？梢杂蓹n案管理集成軟件供應(yīng)公司進(jìn)行技術(shù)人員培訓(xùn)工作，從實(shí)際工作中培訓(xùn)最關(guān)鍵的實(shí)質(zhì)問題，直接切入到工作細(xì)微需要解決處理的問題，從操作步驟到使用流程進(jìn)行系統(tǒng)化的專業(yè)培訓(xùn)及講解練習(xí)。運(yùn)用所學(xué)的專業(yè)技術(shù)技能進(jìn)行實(shí)質(zhì)的運(yùn)行操作，針對工作實(shí)踐中不能解決的系統(tǒng)問題，可以直接通過網(wǎng)絡(luò)練習(xí)軟件開發(fā)公司技術(shù)維護(hù)人員，進(jìn)行即時(shí)的操作疑問解惑排查實(shí)踐，將不會不懂得軟件內(nèi)在未能使用的部分進(jìn)行標(biāo)記，以方便隨時(shí)學(xué)習(xí)掌握軟件不熟的操作技能練習(xí)，在段時(shí)間內(nèi)盡快掌握檔案管理的信息化管理檔案工作的完成質(zhì)量和速度。進(jìn)而提高了大數(shù)據(jù)檔案管理工作的新理念流程的工作效率。

五、結(jié)語

在21世紀(jì)網(wǎng)絡(luò)處理大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢下，高效利用現(xiàn)代信息化檔案管理集成管理軟件，進(jìn)而不斷促進(jìn)新型檔案管理工作的迅速發(fā)展，采取科學(xué)合理有效的措施，從而提升大數(shù)據(jù)檔案管理工作的完善及突破創(chuàng)新。

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[3]荊巍.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理探討[J].中國校外教育旬刊,2015（9）:12-13.