企業(yè)人事檔案管理工作的問題和對策探討

楊獻國

潞安礦業(yè)集團公司五陽熱電廠，山西 襄垣 046205

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企業(yè)人事檔案管理工作的問題和對策探討

楊獻國

潞安礦業(yè)集團公司五陽熱電廠，山西 襄垣 046205

隨著現(xiàn)代化企業(yè)管理理念的運用，企業(yè)人事檔案管理工作顯得越來越重要，傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案管理工作已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化企業(yè)管理運營的需要，本文結(jié)合目前企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題，立足實際，提出了加強企業(yè)人事檔案管理工作的針對性措施，以期為大家提供有益參考和借鑒。

企業(yè)；人事檔案管理；問題；對策；探討

一、企業(yè)人事檔案的特點

(一)特殊性：企業(yè)的人事檔案管理對象非常特殊，包括針對個人、針對個人的崗位和針對個人的工作時間。企業(yè)人事檔案作為指定個人、有穩(wěn)定的工作崗位、在指定的時間內(nèi)真實的記錄工作的內(nèi)容，將個人的工作情況、思想情況完整地反映出來。人事檔案絕對不能缺少指定個人、穩(wěn)定的工作崗位和指定的工作時間。

(二)客觀性：企業(yè)人事檔案最明顯的特點就是完整的記錄企業(yè)每一位員工的個人經(jīng)歷、工作能力和工作思想等相關(guān)的情況，企業(yè)的每一份人事檔案都是真實可靠的，人事檔案就是每一位企業(yè)員工的影子，將員工的真實信息、工作情況等完整地展現(xiàn)出來?，F(xiàn)在很多企業(yè)在招聘員工的過程中，必須先要看他們的個人檔案，這已經(jīng)是企業(yè)招聘員工非常流行的趨勢。在準(zhǔn)備招聘時，人事檔案就顯得格外重要，招聘人員可以根據(jù)人事檔案給出的內(nèi)容選擇適合自己的人員，這樣才可能使所招聘到的人才發(fā)揮最大的工作能力，從而為企業(yè)創(chuàng)造更大的利潤。

(三)動態(tài)性：人事檔案一旦創(chuàng)建成功，那么會長期改變，因為每一個員工的工作經(jīng)歷都是在不斷的變化，所以記錄檔案的內(nèi)容也會不斷隨之改變。企業(yè)人事檔案不僅可以把員工在日常工作當(dāng)中的情況完整的記錄下來，也可以見證一個人的成長。在記錄的過程當(dāng)中，可能會增添各種各樣的內(nèi)容，隨時隨地都會補充一些新的材料，反映著一個人在工作過程中經(jīng)歷過的煩惱和成長過程。

二、人事檔案管理工作存在的問題

(一)對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不到位。一直以來，絕大部分的人和一些公司的領(lǐng)導(dǎo)干部對人事檔案工作了解不夠，對于人事檔案管理的工作還存在著一些思想上的誤區(qū)，部分人覺得人事檔案工作非常簡單，只需要隨便抄寫一些日常工作中比較重要的東西，在單位中做著可有可無的工作，不能給單位帶來任何利潤，只要不將檔案的內(nèi)容泄露出去，保證檔案的安全，應(yīng)付那些調(diào)查檔案的辦公人員就可以了。如果單位的領(lǐng)導(dǎo)不重視人事檔案管理工作的話，那么人事檔案管理這個工作就會一直應(yīng)付著，在后期的時候如果想要提高工作效率的話會顯得非常困難。

(二)管理質(zhì)量不達標(biāo)，管理能力差，管理手段單一?，F(xiàn)在人事制度的改革是越來越嚴(yán)，每個職能部門重新調(diào)整，重新招聘一些新的員工，原來有一些部門的員工現(xiàn)在全部換到新的崗位上去，部分剛剛上崗的人員都是沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，針對檔案的管理、檔案的收集、檔案的整理、檔案的裝訂都不是很了解，可以說對檔案的重要性還沒有一個深刻的認(rèn)識，不知道如何去收集檔案的內(nèi)容。我們現(xiàn)在有很多管理檔案的員工身上背負(fù)著很多責(zé)任，所以沒有多余的精力去管理檔案，日常檔案管理工作只不過是將材料放入到檔案盒里，因為沒有及時的整理檔案，所以導(dǎo)致的問題就是檔案的管理水平下降。在檔案管理的設(shè)備上，大部分采用的都是普通的管理設(shè)備，檔案的管理只不過是一間倉庫，基本的設(shè)施完全都不具備，軟件的設(shè)施也全都不具備，檔案的防火、防盜、防潮的水平還停留在傳統(tǒng)的保護方式。管理的手段比較單一，在翻閱檔案時大部分都是手工操作，因為反反復(fù)復(fù)的翻用著原件，所以檔案紙的顏色也會變得發(fā)黃，字體也會逐漸褪色，檔案的安全性和完整性也會受到損害。

三、提高企業(yè)認(rèn)識檔案管理工作水平的措施

(一)引入現(xiàn)代化的管理技術(shù)。人事檔案管理工作傳統(tǒng)的工作范圍就是收集整理內(nèi)容、保管檔案、編寫目錄且需要定期的完善內(nèi)容。當(dāng)下是一個信息化的時代，在做好原有工作的同時，還需要將計算機充分的發(fā)揮到人事檔案管理工作當(dāng)中去，因為計算機的記錄功能非常強大，如果人事檔案管理工作使用計算機來運營的話，將數(shù)據(jù)準(zhǔn)確地錄入進去，那么工作的效率就會整體的提高上來。

(二)完善檔案管理制度，嚴(yán)格約束和執(zhí)行。在完善檔案內(nèi)容的同時也要完善相應(yīng)的規(guī)章制度并且要嚴(yán)格遵守。人事檔案管理工作人員，必須嚴(yán)格遵守相應(yīng)的規(guī)章制度，不得違反。檔案內(nèi)容必須是完整的、真實可靠的，文字必須清楚，不得模糊，書寫的對象必須是明確的。如果規(guī)定必須有組織部門印章才可以算作合格的話，必須印章齊全，不可缺少。組織在鑒定的過程當(dāng)中，根據(jù)審查的結(jié)果來進行處理，而且有權(quán)利享受民主評論和考核，這些獎勵懲罰的規(guī)則必須由本人簽字。所有的制度應(yīng)完整打印出來，操作人員必須按照規(guī)章制度工作，嚴(yán)格的按照規(guī)章制度去執(zhí)行每一項工作的內(nèi)容。

(三)提高企業(yè)人事檔案的真實性。管理人員在工作過程中一定要保障人事檔案的安全性和可靠性，一定要按照規(guī)章制度辦事、負(fù)好自己的責(zé)任。對于工作人員的要求，必須能夠?qū)n案保護得安全無隱患、不泄露任何的秘密。管理人員必須有較強的危機意識和強烈的責(zé)任感，對于收集來的內(nèi)容，一定要仔細(xì)的審核并且認(rèn)真核對，把真實可靠的信息裝進檔案里，而且要保證更新的檔案內(nèi)容是完整的、真實的。

(四)配置高素質(zhì)的管理隊伍。在選擇檔案管理人員的過程當(dāng)中，必須要選擇素質(zhì)高、風(fēng)氣嚴(yán)謹(jǐn)?shù)模⑶揖哂袕娏业氖聵I(yè)心和責(zé)任感的。檔案管理人員一定要保守秘密，在工作過程中，要學(xué)習(xí)一些其它部門的工作內(nèi)容，掌握有關(guān)信息，這樣才可以跟其它部門進行零距離的溝通，學(xué)習(xí)一些比較好的管理技能。

人事檔案的內(nèi)容需要不斷的去增加、去完善，將個人的特點完整的體現(xiàn)出來，在業(yè)績方面、誠信方面等都可以增加有效的可以驗證自身形象的內(nèi)容，這樣才可以有效的利用人事檔案給出來的內(nèi)容去發(fā)展新的人才。人事檔案管理工作有很多捷徑去參考，比如全文數(shù)據(jù)庫、人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)站一些相關(guān)信息的數(shù)據(jù)，把人事檔案的信息完整的開發(fā)出來，這樣才可以實現(xiàn)信息化的人事檔案管理，最后做到將本地所有的人才聚集在一起并且收集相應(yīng)的內(nèi)容，政府在挑選人才的時候可以根據(jù)人事檔案信息庫來挑選。人事檔案管理的工作責(zé)任非常重大，所以企業(yè)、員工雙方應(yīng)當(dāng)引起高度重視。

[1]王雙喜.國有企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀、問題和對策[J].企業(yè)改革與管理，2016(17)：91-92.

[2]農(nóng)桂山，黃政艷.高校干部人事檔案管理工作的問題與對策[J].高教論壇，2014(11)：82-84.

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