淺談加強疾控中心聲像檔案管理的措施

樸雪花

摘 要：隨著信息技術的不斷發(fā)展，檔案館收藏資料向多種載體發(fā)展。如何管理好聲像檔案已成為疾控機構檔案管理中的一個重要課題。本文主要針對疾病預防控制工作中聲像檔案的管理進行了分析，疾控中心中的聲像檔案管理引進了先進的信息管理技術，為疾控中心的發(fā)展建設做了有利的保障。但是疾控中心聲像檔案管理工作在實際的應用中還是存在了一些問題，為了加強疾控中心在聲像檔案上的管理，制定了進一步的加強措施。

關鍵詞：疾控中心 聲像檔案管理 管理措施

聲像檔案主要是指社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的，以照片、影片、錄像等不同材料為載體，形成以聲音、影像為主，文字為輔的歷史記錄[1]。疾控中心檔案管理中信息技術的引進，使大量的聲像檔案形成。但是疾控中心的聲像檔案的管理，還是存在了一些管理混亂的問題。

一、疾控中心在聲像檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理制度不健全。檔案管理制度的不健全，很容易對聲像檔案的統(tǒng)一造成影響，以至于在管理上形成混亂的現象[2]。

（二）聲像檔案保存時間短。因為聲像檔案在保管條件上的要求要比紙質檔案的要求要高，單位沒有對聲像檔案設置專柜，在受外界空氣溫度條件的影響之下，很難保存長久。

（三）檔案管理意識不強，聲像檔案對歸檔有較強的時效性要求，如果照片和底片不能同時歸檔并以文字加以說明，日后很難追憶準確。另外，在有區(qū)域性的重大活動的時候，如果沒有及時按照要求進行歸檔，很容易造成檔案的流失。相關人員的專業(yè)性不強，把檔案據為己有的情況或者丟失的情況時有發(fā)生。

二、疾控中心聲像檔案管理的加強措施

（一）提高檔案管理人員綜合素質，對聲像檔案的管理進行加強培訓

疾控聲像管理人員的綜合素質和能力問題，直接影響檔案管理的效率[3]。因為任何管理最后都是落實到管理人員去實施。所以，在疾控聲像檔案管理中，提高相關人員的自身素質和能力問題，是加強檔案管理的基礎。在以往的疾控中心聲像檔案管理中，很多管理人員都是專業(yè)不符，年齡偏大的人群，這跟其部門的薪資待遇上有很大的關系。面對這種現狀，疾控中心在推進管理隊伍的建設中要加大力度。第一，對于聲像檔案的管理人員加強針對性的培訓，比如在聲像檔案的保存方法上，搜集整理上等。第二、引進相關專業(yè)的優(yōu)秀人才?？梢酝ㄟ^部門的相關政策，待遇等方面的有利條件，加大對優(yōu)秀人才的吸引。讓人才在檔案管理工作上能留得住，并且工作干得好。最后，推進檔案管理人員的繼續(xù)教育，加強文化素質的提高，促進聲像檔案管理在未來空間的升級。

（二）加強檔案管理的現代化建設，對聲像檔案管理環(huán)境加以改善

在本文的開頭檔案管理的問題上也說過，聲像檔案不同于紙質檔案，它會受到空氣濕度、溫度以及環(huán)境的影響，不易保存。比如光盤，如果在使用的過程中有過劃傷，直接會影響其聲像質量。而電腦中保存的很多聲像資料，一方面是受機體本身內存的影響，在容量上有一定的要求。另一方面，很容易受到電腦病毒的困擾。而在現階段的調查結果中顯示，現如今具備恒溫、恒濕等條件的機構并不多，大部分還是停留在紙質保存的原始階段，沒有跟上適合現代化聲像資料保存的環(huán)境建設步伐[4]。所以，聲像檔案的有效保存，促進環(huán)境建設是當下迫切需要進行的任務。

（三）健全聲像檔案管理制度，對檔案的收集各管理上嚴格按照標準要求

聲像檔案不同于紙質檔案，紙質檔案中記載的文獻如果在丟失的情況下，其補救的難度相對較小。但是聲像檔案一旦丟失，里面的聲音以及圖片和影像我們很難進行描述，補救的難度很大[5]。所以，針對聲像檔案的管理，比如保管、借閱、利用等，我們需要著重加強管理制度。制定有效的措施，實行責任制，對于管理工作上的開展，做到有章可循，有法必依，使其成為促進相關人員的自覺行為依靠，確保聲像檔案歸檔質量。對于已經形成的聲像檔案材料，要根據載體性能，不斷的更新和備份。避免存儲載體在老化和損壞的情況下造成材料的丟失。另外在聲像資料的搜集上，由于疾控中心包括的范圍很廣，像疾病預防和控制、傳染病、慢性病管理、職業(yè)衛(wèi)生等等。疾控中心可以在各個部門設立信息收集員，最大限度的搜集聲像檔案資料。

（四）建立檔案管理考評措施，創(chuàng)新檔案管理模式

資料搜集、整理、價值鑒定、對檔案進行統(tǒng)計、編輯、研究以及檔案的提供、利用、檔案的保存是檔案管理的系列工作。工作的效率和質量，直接影響了檔案資料的傳承。為了使疾控中心聲像檔案管理工作開展迅速，建立一定的激勵制度和采取相關的考評措施，是加強檔案管理的高效手段。把管理人員的責任心，工作態(tài)度和服務意識以及創(chuàng)新全部納入考核機制，通過相關考核，對管理人員予以精神和物質上的獎勵，促進檔案管理人員對工作上的效率提高服務質量。

總 結

聲像檔案具備了信息和信息承載的作用，它作為一種資源，是傳承和保存信息的重要渠道。對人類文明社會的發(fā)展和傳承具有重要的意義。聲像檔案中的巨大信息容量以及易于復制的特點，成為眾多檔案中最實用價值和意義。所以疾控中心要對聲像檔案管理形成高度重視，為后期的發(fā)展積累更多有價值的資料。

參考文獻

[1] 湯麗芳.信息技術在疾病預防控制機構檔案管理中的應用分析[J].辦公室業(yè)務，2018（13）：141.

[2] 吳雁平，劉東斌.SWOT分析法在檔案學研究中的應用情況分析[J].檔案，2017（11）：12-17.

[3] 朱曉曼. 石家莊市疾病預防控制中心檔案管理的現狀與對策研究[D].河北大學，2017.

[4] 周心宇.加強疾病預防控制機構聲像檔案管理的探索[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2015，26（04）：126-128.

[5] 張美佳.天津市疾病預防控制機構檔案工作現狀及對策[J].職業(yè)與健康，2015，31（11）：1571-1573.