抓“三審”、重“一書”，提高物資采購標(biāo)準(zhǔn)

曾小洪+向梅

摘 要 隨著物資集約化的深入，公司物資集約化管理要求物資一級(jí)集中采購率達(dá)95%及以上。及時(shí)準(zhǔn)確的物資計(jì)劃是招標(biāo)采購、合同履約等后續(xù)環(huán)節(jié)順利實(shí)施的有力保障。物資采購標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行率就是反映計(jì)劃準(zhǔn)確性及標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用的指標(biāo)。由于物資計(jì)劃申報(bào)的需求部門多、涉及面廣、技術(shù)專業(yè)性強(qiáng)，如何持續(xù)保持物資采購標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行率高水平具有重要意義。通過梳理物資計(jì)劃申報(bào)業(yè)務(wù)流程，運(yùn)用創(chuàng)新手段，總結(jié)提煉了計(jì)劃申報(bào)的一些經(jīng)驗(yàn)：抓“三審”、重“一書”，持續(xù)保持物資采購標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行率高水平。

關(guān)鍵詞 三審；一書；物資采購

一、專業(yè)管理的目標(biāo)描述

（一）專業(yè)管理的理念或策略

總體策略為：抓“三審”，重“一書”。即在物資計(jì)劃上報(bào)業(yè)務(wù)流程中，抓住“三審”關(guān)鍵環(huán)節(jié)，突出“一書”為審查的重中之重?！叭龑彙笔侵傅厥泄绢A(yù)審、省公司預(yù)審、省公司初審；“一書”，是指物資計(jì)劃條目對(duì)應(yīng)的技術(shù)規(guī)范書。

（二）專業(yè)管理的范圍和目標(biāo)

除極少部分超市化零星采購物資外，其他均在管理范圍，包含“總部直接組織實(shí)施”批次計(jì)劃和“總部統(tǒng)一組織監(jiān)控，省公司具體實(shí)施”采購批次（含總部協(xié)議庫存批次）。

管理目標(biāo)：持續(xù)保持物資采購標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行率高水平。

二、專業(yè)管理的主要做法

（一）主要流程說明

在物資計(jì)劃上報(bào)業(yè)務(wù)流程中，抓住“三審”關(guān)鍵環(huán)節(jié)，突出“一書”為審查的重中之重。技術(shù)規(guī)范書要求做到“三不放過”：不放過每一本技術(shù)規(guī)范書，不放過每一個(gè)技術(shù)規(guī)范書中的問題，不放過每一條被考核技術(shù)規(guī)范書的責(zé)任追究。

1.第一審：地市公司預(yù)審環(huán)節(jié)

（1）組建預(yù)審小組。每批次由計(jì)劃專責(zé)牽頭，由項(xiàng)目管理專責(zé)、設(shè)計(jì)人員等組成預(yù)審小組。

（2）培訓(xùn)先行。每批次正式預(yù)審前，培訓(xùn)先行，首先對(duì)預(yù)審小組進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)當(dāng)批計(jì)劃的要求及國網(wǎng)公司下發(fā)的審查要點(diǎn)。

（3）規(guī)范審查。預(yù)審小組嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行，按照《湖南省電力公司二級(jí)單位物資需求計(jì)劃預(yù)審作業(yè)卡》要求，對(duì)商務(wù)和技術(shù)問題逐項(xiàng)進(jìn)行落實(shí)。

（4）審查重點(diǎn)。一是以“物資計(jì)劃審查輔助平臺(tái)”為主，人工審查為輔，對(duì)商務(wù)問題進(jìn)行排查；二是對(duì)技術(shù)規(guī)范書的審查，要求避免通用要求錯(cuò)誤，檢查封面、數(shù)量、項(xiàng)目名稱、文件名、ID等是否滿足國網(wǎng)公司對(duì)技術(shù)規(guī)范書的通用要求。

2.第二審：省公司預(yù)審環(huán)節(jié)

省公司預(yù)審后發(fā)布的審查結(jié)果后，計(jì)劃專責(zé)先對(duì)商務(wù)和技術(shù)問題進(jìn)行歸類和匯總，要求需求部門/單位、設(shè)計(jì)單位等相關(guān)責(zé)任人及時(shí)整改到位。

3.第三審：省公司初審環(huán)節(jié)

計(jì)劃專責(zé)帶隊(duì)參加省公司現(xiàn)場(chǎng)審查會(huì)。要求設(shè)計(jì)人員保持相對(duì)穩(wěn)定，協(xié)同審查專家、需求部門/單位、設(shè)計(jì)等人員之間的良好溝通，對(duì)遺留的疑難問題進(jìn)行處理。

（二）確保流程正常運(yùn)行的人力資源保證

1.地市公司預(yù)審環(huán)節(jié)

關(guān)鍵人員：預(yù)審小組。每批次由計(jì)劃專責(zé)、項(xiàng)目管理專責(zé)、設(shè)計(jì)人員組成預(yù)審小組。設(shè)計(jì)人員要求由專家?guī)炖锏膶＜規(guī)ш?duì)，業(yè)務(wù)素質(zhì)較高，設(shè)備、材料等各專業(yè)均須有人，并保持相對(duì)穩(wěn)定。

2.省公司預(yù)審環(huán)節(jié)

關(guān)鍵人員：計(jì)劃專責(zé)、各需求部門/單位專責(zé)、設(shè)計(jì)人員。

3.省公司初審環(huán)節(jié)。關(guān)鍵人員：計(jì)劃專責(zé)、參審設(shè)計(jì)人員。參審設(shè)計(jì)人員要求由參加地市公司預(yù)審的人員組成。

（三）保證流程正常運(yùn)行的專業(yè)管理績效考核與控制

每批次物資計(jì)劃的審查結(jié)果，均通報(bào)至各項(xiàng)目部門/單位、設(shè)計(jì)院，并與當(dāng)季度的績效考核掛鉤。通過通報(bào)和考核，落實(shí)閉環(huán)管控。

三、評(píng)估與改進(jìn)

（一）專業(yè)管理的評(píng)估方法

為提升物資計(jì)劃申報(bào)的質(zhì)量及效率，從人員組成、培訓(xùn)管理、應(yīng)用工具及協(xié)同手段等四個(gè)方面著手，通過創(chuàng)新，推出了多項(xiàng)行之有效的措施。概括地說，為“四創(chuàng)新”，即：

1.創(chuàng)新人員組成，預(yù)審隊(duì)伍穩(wěn)定

針對(duì)“總部直接組織實(shí)施”批次，每批均組織需求部門/單位、設(shè)計(jì)等人員，形成預(yù)審小組。預(yù)審小組嚴(yán)格按照《湖南省電力公司二級(jí)單位物資需求計(jì)劃預(yù)審作業(yè)卡》要求，對(duì)商務(wù)和技術(shù)問題逐項(xiàng)進(jìn)行落實(shí)。為解決預(yù)審小組業(yè)務(wù)水平出現(xiàn)較大波動(dòng)，易造成預(yù)審流于形式的問題，對(duì)人員組成進(jìn)行了明確分工和要求。

2.創(chuàng)新培訓(xùn)管理，做到培訓(xùn)先行

為解決預(yù)審人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊、培訓(xùn)內(nèi)容容易過時(shí)、培訓(xùn)效果不佳等問題，創(chuàng)新培訓(xùn)管理：從過去的全面培訓(xùn)變成現(xiàn)在的增量培訓(xùn)、從過去規(guī)模大的專門培訓(xùn)變成現(xiàn)在規(guī)模小的實(shí)用性培訓(xùn)。每批次做到培訓(xùn)先行，首先對(duì)預(yù)審小組進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)。磨刀不誤砍柴工，預(yù)審效果顯著，做到了有的放矢，實(shí)用性強(qiáng)，并協(xié)同了諸多問題。

3.創(chuàng)新應(yīng)用工具，人機(jī)有機(jī)結(jié)合

為解決物資計(jì)劃人工審查效率低、機(jī)器審查機(jī)械的問題，計(jì)劃審查充分應(yīng)用新的應(yīng)用工具，采用以“物資計(jì)劃審查輔助平臺(tái)”為主，人工審查為輔，對(duì)問題進(jìn)行排查。人機(jī)的有機(jī)結(jié)合，進(jìn)一步提高了審查效率與質(zhì)量，成效明顯，而且計(jì)劃條目數(shù)越多，效果越明顯。

4.創(chuàng)新協(xié)同手段，微信鼎力相助

除了傳統(tǒng)的郵件、電話及騰訊通等協(xié)調(diào)手段外，2016年還新增了微信群：物資交流群。該群的組織創(chuàng)建為計(jì)劃申報(bào)減少了信息不暢，大大增強(qiáng)了協(xié)調(diào)溝通。