基于信息化理念下的科技檔案管理之我見

鄒萍

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我國正在朝著信息化的方向不斷前進(jìn)，科技檔案管理是檔案化管理中不可或缺的一部分內(nèi)容，這是一個全新的發(fā)展趨勢，應(yīng)該加強(qiáng)信息化的檔案管理手段，將其應(yīng)用在管理工作中，讓科技檔案的相關(guān)資源能夠得到共享的效果。本文主要以信息化理念為基礎(chǔ)，對科技檔案的管理內(nèi)容進(jìn)行研究，探尋其管理意義，并且提出有效的解決措施，希望通過本文的論述能夠為今后的科技檔案管理提供廣闊的發(fā)展環(huán)境，更好的促進(jìn)其建設(shè)。

關(guān)鍵詞：信息化條件；科技檔案；管理

在科學(xué)技術(shù)發(fā)展的過程中，我國已經(jīng)進(jìn)入了信息化的發(fā)展時代，因此科技檔案的管理工作也出現(xiàn)了巨大的變化，在目前科技檔案管理的過程中，大多都采用了高科技的相關(guān)手段，讓科技檔案的管理水平呈現(xiàn)出顯著的提升，相關(guān)檔案單位在綜合運(yùn)作能力方面也得到了明顯的發(fā)展，讓檔案單位的整體競爭力得到提升。科技檔案管理人員要明確當(dāng)前的發(fā)展形勢，采用科學(xué)化的檔案管理手段，對未來的發(fā)展具有積極的意義，希望通過本文的論述能夠為今后的發(fā)展提供一定的參考。

1 科技檔案的管理意義

首先，對于提高工作效率具有重要的幫助，科技檔案是檔案管理中的主要內(nèi)容之一，尤其是水電廠，他們在處理數(shù)據(jù)以及科研培訓(xùn)方面都需要相關(guān)的資料作為參考，科技檔案就是他們的主要參考來源，將水輪發(fā)電機(jī)組、電氣設(shè)備及儀器儀表配件等檢驗結(jié)果記錄下來，才能保證發(fā)電機(jī)組的安全運(yùn)行及人們的人身安全。另外一方面，檔案也是檢驗實力以及檢驗水平方面的一種參考，所以為了促進(jìn)相關(guān)方面的進(jìn)一步發(fā)展，就要加強(qiáng)科技檔案在事業(yè)單位中的地位，充分利用計算機(jī)相關(guān)技術(shù)建立起信息化的網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行管理，這樣才能實現(xiàn)資源共享，滿足數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展要求。

其次，科技檔案管理也是信息化建設(shè)過程中不可或缺的一部分組成內(nèi)容。通過對相關(guān)資源進(jìn)行全面的開發(fā)以及利用，就能促進(jìn)事業(yè)單位在生產(chǎn)管理能力以及核心競爭力方面的發(fā)展，與時代發(fā)展的腳步相一致，這樣才能促進(jìn)事業(yè)單位在管理與研發(fā)方面的動力。只有把握好信息化的發(fā)展機(jī)遇，才能讓電子化與網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢全面涵蓋在科技檔案的管理過程中，得到更加全面與科學(xué)的管理。以水電廠的檔案為例，在信息化的發(fā)展前提下，通過科學(xué)化的管理，讓相關(guān)的數(shù)據(jù)更加安全，真正實現(xiàn)了管理水平的提升。

第三，科技檔案的管理并不是一項簡單的工作，而是系統(tǒng)化的工程項目，所以一般情況下，相關(guān)單位都會設(shè)置專門的管理部門，這一部門的主要工作任務(wù)除了處理內(nèi)部事務(wù)以外，還會對其他方面的事務(wù)有所涉及，因此這一部門的作用同樣也是科技檔案管理工作中不可缺少的一部分，或者是說重要的環(huán)節(jié)之一，需要展開長期的發(fā)展?？萍既藛T在這一系統(tǒng)化的工程中，當(dāng)然也是不可或缺的，以某水電廠的科技檔案管理為例，在對檔案進(jìn)行調(diào)閱的過程中，通過信息化的管理手段，可以對趨勢以及統(tǒng)計結(jié)果進(jìn)行合理的分析，并且根據(jù)分析結(jié)果對水電廠的發(fā)展起到積極的意義。由上文的論述可以了解到，在信息化的理念發(fā)展下，應(yīng)該重視起科技檔案的管理，并且對其進(jìn)行不斷的完善，還要充分發(fā)揮相關(guān)主管部門的作用，適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行統(tǒng)籌兼顧，以促進(jìn)科技檔案的有序化管理。

2 科技檔案信息化管理的具體措施

2.1 樹立科技檔案信息化管理的創(chuàng)新意識

首先，應(yīng)該樹立科技檔案管理的系統(tǒng)意識。隨著現(xiàn)代化辦公技術(shù)的逐漸發(fā)展，電子形式的文件和科技檔案也成為一種理所當(dāng)然的發(fā)展趨勢。與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，建立統(tǒng)一的科技檔案管理模式，不僅可以快速、高效地完成歸檔工作，還可以使科技檔案的保存和管理更具有安全性。除此之外，統(tǒng)一的科技檔案管理模式還能夠大大解決檔案整理方面的人力和物力的投入，將分類、立卷等實體工作全部通過電子檢索系統(tǒng)完成。

其次，應(yīng)該樹立科技檔案管理的信息意識?？萍紮n案管理人員，應(yīng)該充分了解和掌握當(dāng)代的信息技術(shù)，緊跟時代步伐，為科技檔案的管理工作提供質(zhì)量優(yōu)良的信息化管理服務(wù)。然后，應(yīng)該樹立科技檔案管理的法律意識。由于我國的科技檔案管理人員的管理意識普遍不高，導(dǎo)致目前的科技檔案信息化管理工作中存在著許多的不合理現(xiàn)象。所以要想改變現(xiàn)狀，就必須要加強(qiáng)法制培訓(xùn)和教育，使管理人員樹立正確的管理意識和法制觀念，才能使科技檔案的信息化管理工作有序、健康地進(jìn)行。

2.2 加強(qiáng)科技檔案信息化管理的基礎(chǔ)建設(shè)

加強(qiáng)科技檔案信息化管理的基礎(chǔ)建設(shè)，首先要重視標(biāo)準(zhǔn)化?？萍紮n案的標(biāo)準(zhǔn)化主要涉及文件形成的科學(xué)判斷依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)化的管理工作兩方面內(nèi)容。具體的內(nèi)容則主要包括科技檔案的錄入、數(shù)據(jù)的備份和資源的提供及利用等。同樣以水電廠為例，就需要對業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理，對檔案進(jìn)行分類，并規(guī)定數(shù)據(jù)檔案的格式、錄入的及時性等。只有科技檔案管理的實現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化，才能充分確保信息資源傳輸、共享和開發(fā)等過程的有效實現(xiàn)。

此外，要高度重視檔案信息化條件下的數(shù)據(jù)安全工作。對于開源式的數(shù)據(jù)檔案，要注意通過防火墻、物理隔離等方式防止數(shù)據(jù)丟失或泄密。對于一定密級的技術(shù)檔案，需要具有授權(quán)人員方能接觸或查閱。在技術(shù)上，可以通過授權(quán)密鑰、查詢口令等方式驗證。

除此之外，還應(yīng)該充分樹立科技檔案管理的開放、改革、科技和競爭等一系列意識觀念，真正全面創(chuàng)新科技檔案的信息化管理觀念。其次要重視數(shù)字化?？萍紮n案管理的數(shù)字化也包括兩方面內(nèi)容，一是檔案內(nèi)容的數(shù)字化，二是管理工作的數(shù)字化。前者主要指通過數(shù)字代碼序列，將科技檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化。后者則主要指通過對信息技術(shù)的利用，實現(xiàn)科技檔案的類型、格式和發(fā)布等一系列歸檔管理工作的數(shù)字化。

最后要重視系統(tǒng)化。科技檔案管理的系統(tǒng)化，主要由科技檔案的系統(tǒng)分類和系統(tǒng)著錄構(gòu)成。系統(tǒng)性是科技檔案區(qū)別于文書檔案的最大特點(diǎn)。它的信息著錄就是指建立檔案的信息化網(wǎng)絡(luò)平臺。具體內(nèi)容主要包括題名、類型、密級和版本、狀態(tài)等多方面內(nèi)容。雖然信息著錄囊括的內(nèi)容非常多，但是仍然應(yīng)該確保所著錄內(nèi)容的準(zhǔn)確性和系統(tǒng)全面性。

3 結(jié)論

綜上所述，在檔案管理的過程中，科技檔案是其中的重要組成部分之一，在新時期的發(fā)展過程中，科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，讓檔案管理處在信息化的發(fā)展趨勢之下，這種檔案管理趨勢，讓檔案管理朝著信息化以及網(wǎng)絡(luò)化的雙向發(fā)展，為檔案的高效利用提供了更加夯實的基礎(chǔ)，在今后的發(fā)展過程中，需要從兩方面入手加強(qiáng)對科技檔案的管理，一是要在相關(guān)人員心中樹立正確的思想意識，二是促進(jìn)基礎(chǔ)方面的建設(shè)，讓檔案管理機(jī)構(gòu)獲得更加高額的經(jīng)濟(jì)效益，希望本文的論述可以為相關(guān)人員提供一定的借鑒，增強(qiáng)整體的競爭力。

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