試論Excel辦公高手應用技巧

沈偉

摘要：隨著科學技術的不斷發(fā)展，計算機技術越來越成熟，計算機軟件的功能也在不斷創(chuàng)新與完善。在人們的日常辦公中，Excel辦公軟件受到了非常廣泛的應用，掌握Excel應用技巧已經成為辦公人員交流與工作的基本要求。因此，本文將對Excel相關內容進行概述，同時分析Excel辦公中涉及的功能應用技巧，并利用Excel辦公軟件解決實際問題。

關鍵詞：Excel；辦公；應用技巧

中圖分類號：G642 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）30-0137-02

Excel是一款數(shù)據處理軟件，具有數(shù)據管理、函數(shù)計算、圖表制作以及編程功能。由于Excel辦公軟件的功能豐富，可以滿足不同辦公人員的需求，因此，Excel在各行各業(yè)中獲得了廣泛的應用。在Excel軟件的使用過程中，辦公人員很快就能獲得使用Excel軟件的心得與體會，并熟悉Excel軟件的應用技巧。熟悉Excel軟件的應用技巧，可以有效地提高辦公人員的辦公效率。

1 Excel相關內容概述

1.1 Excel簡介

Excel是一款微軟公司開發(fā)的電子表格程序，是微軟辦公系統(tǒng)中的一部分[1]。Excel的功能較為豐富，辦公人員使用Excel可以創(chuàng)建出一個工作簿，將工作數(shù)據輸入到工作簿，借助Excel的數(shù)據管理功能，可以實現(xiàn)數(shù)據的分類、排序，讓辦公人員可以實現(xiàn)對數(shù)據的高效管理；使用Excel，還可以跟蹤數(shù)據，實現(xiàn)對數(shù)據的分析與計算，同時還能借助多種形式對數(shù)據進行表達，比如圖表表達。借助Excel的這些功能，可以實現(xiàn)報表制作、計劃跟蹤以及賬單制作[2]。在Excel辦公中，與Excel功能相配套的軟件主要有Word、Access等。當前，使用的最廣泛的Excel版本為Excel2013、2010，2007年之前的Excel版本基本上很少人使用，軟件版本越新，功能越全。從Excel2003版本開始，Excel軟件支持VBA編程，可以實現(xiàn)對重復性較高的數(shù)據計算。

1.2 軟件介紹

Excel軟件界面包括標題欄、菜單欄、工具欄、工具按鈕、編輯欄、工作區(qū)、控制框、滾條框、分割框以及狀態(tài)欄。使用 Excel軟件進行辦公時，需要建立一個工作簿和工作表，工作簿由一張以上的工作表組成，在一個工作簿內，可以實現(xiàn)對多張工作表的數(shù)據管理。工作表是Excel軟件儲存與收集數(shù)據的基礎文檔，通過工作表可以實現(xiàn)對數(shù)據的修改與計算。Excel軟件還具有篩選功能，對數(shù)據的篩選包括普通篩選與高級篩選，在普通篩選無法滿足篩選需求時，可以使用高級篩選，高級篩選需要先確定篩選的區(qū)域與條件，從而達到精確、快速篩選的目的。Excel軟件還可以實現(xiàn)圖表的制作，在圖表的制作過程中，需要先借助圖表向導，完成基本圖表框架的建立，然后填充數(shù)據，并對圖表進行編輯與修改，從而突出圖表所要表達的信息。Excel軟件還可以利用公式與函數(shù)工具實現(xiàn)數(shù)據計算。

2 Excel辦公中涉及的功能應用技巧分析

2.1保存工作區(qū)功能分析

在辦公人員使用Excel軟件進行辦公的過程中，往往需要對不同工作簿進行交叉操作，在交叉操作中，需要從一個工作簿跳到另一個工作簿，或者在一個Excel工作簿工作的過程中，需要從另一個工作簿中調取工作表，從而實現(xiàn)數(shù)據的匯總，并且，還存在需要使用多個工作簿內的工作表，制作一個獨立工作表的辦公需求。然而，在辦公沒有完成的情況下，辦公人員需要處理另外一些事情，或者需要重啟電腦之后才能繼續(xù)工作，這時就需要Excel軟件具有可以保存當前所有打開工作簿與工作表的功能，這一項功能就是保存工作區(qū)功能。保存工作區(qū)功能是指，記錄當前所有打開的工作簿與工作表，將這一紀錄保存到保存工作區(qū)內，辦公人員在辦公時，只要打開保存工作區(qū)文件，就可以將上次工作中所有涉及的工作簿或工作表都打開。在建立工作區(qū)文件時，需要點擊Excel軟件界面中的“文件”按鈕，然后點擊“保存工作區(qū)”按鈕，辦公人員可以對工作區(qū)文件進行命名，其擴展名為xlw。辦公人員需要記住文件的保存路徑，方便下次打開。辦公人員在需要時，可以打開工作區(qū)文件，所有相關的文件都會打開，并且文件簿與工作表將按照保存時的方式排列。

2.2 數(shù)據瀏覽以及編輯功能分析

Excel軟件具有數(shù)據瀏覽與編輯功能，其實現(xiàn)方式為凍結窗口以及剪貼板。下面對Excel軟件凍結窗口功能與剪貼板功能進行分析。

2.2.1凍結窗口功能

辦公人員在使用Excel軟件進行表格瀏覽時，如果需要瀏覽的工作表格過多，會使得標題欄的內容無法完全顯示，辦公人員在查看某一表格時，需要滾動標題信息欄查找表格信息，這一操作在一定程度上浪費了辦公人員的時間。對于此，微軟公司在Excel軟件中加入了凍結窗口功能。辦公人員可以借助窗口凍結功能，可以凍結不需要用的窗口，從而方便辦公人員的查詢操作。凍結窗口功能的操作步驟為：單擊選中單元格，點擊“窗口”按鈕，然后點擊“凍結窗口”按鈕，凍結操作完成，辦公人員可以在標題欄上完全顯示標題內容，從而提高辦公人員的辦公效率。

2.2.2剪貼板功能

在Excel軟件的使用過程中，辦公人員常常需要進行復制粘貼操作，但是在復制了表格內容之后，需要對表格采取其他操作才能進行粘貼，但是這一過程中，復制的信息會由于其他操作而消失，使粘貼操作無法實現(xiàn)，要進行粘貼操作還需要再次復制表格信息。要減少這樣重復性的操作，Excel軟件提供了剪貼板功能。剪貼板功能可以實現(xiàn)對復制信息的有效保存，從而避免過多的重復操作，提高辦公效率[3]。

2.3數(shù)據的有效性功能分析

在Excel表格制作的過程中，需要由不同單位的不同人員進行表格制作，而不同制作人員制作表格的習慣不同，制作習慣的不同將造成輸入信息的方式不同。因此，在所有表格上交之后，需要對表格進行一定程度上的修改，為了節(jié)省表格修改的時間，就需要對表格的輸入規(guī)則進行統(tǒng)一，這就需要使用Excel軟件的數(shù)據有效性功能。數(shù)據有效性功能包含：批注功能與規(guī)范數(shù)據輸入功能，下面對這兩種功能進行分析。

2.3.1批注功能

辦公人員可以點擊“輸入信息”的選項頁，然后將標注信息填入到選項頁內，在表格的設定區(qū)域內，可以顯示相關信息。

2.3.2規(guī)范數(shù)據輸入功能

在輸入信息之后，可以選擇相關的信息標注，軟件可以識別相關的信息標注，并將這些信息系統(tǒng)的歸類。辦公人員可以設置是否強制輸入者對表格信息進行標注，在選擇強制輸入者添加標注這一選項之后，輸入者需要選擇標注信息才能完成表格的制作，從而實現(xiàn)對輸入者操作的規(guī)范。

2.4自動篩選功能分析

在辦公人員進行信息的查詢中，需要對數(shù)據進行篩選，在篩選的過程中，需要設置相關條件進行篩選，Excel軟件具有自動篩選功能。設置的條件在三天以上時，利用自動篩選功能，可以精確的篩選出辦公人員需要的信息。自動篩選功能的操作步驟為：首先需要確定數(shù)據篩選的范圍，確定選擇范圍之后，點擊“數(shù)據”，然后點擊“數(shù)據篩選”，“數(shù)據篩選”下面還會彈出一個選項，點擊“自動篩選”。在點擊“自動篩選”之后，在每一標題欄右邊都會出現(xiàn)一個選擇按鈕，點擊選擇按鈕。在點擊選擇按鈕之后，會出現(xiàn)所有篩選條件，在輸入選擇了篩選條件之后，軟件會自動進行篩選，篩選之后黑色的按鈕會變成藍色的按鈕。篩選中還需要注意，在點擊每一標題欄右邊的選擇按鈕之后，有一個“自定義篩選”，在“自定義篩選”中，可以使用米字符與問號符等進行模糊篩選。使用米字符可以代表任意字符的模糊匹配，而使用問號符則表示對一個字符的模糊匹配。在篩選完畢之后，可以將篩選結果粘貼到表格的任意區(qū)域中。

2.5快捷設置打印功能分析

Excel軟件的快捷設置打印功能包含打印標題行功能與分頁視圖功能，下面對這兩種功能進行分析。

2.5.1打印標題行功能

在一般的表格打印中，完成一頁的打印之后，還沒有將表格內容打印完，需要在另一張紙上打印表格。而這一過程中往往會省略標題欄的打印，而相關人員在翻閱表格文件時，需要前后翻頁對照標題欄，這在一定程度上浪費了翻閱的時間。Excel軟件的打印標題行功能正好可以解決這一問題。打印標題行的具體操作為：點擊“頁面設置”，然后點擊“工作表”，在每一頁的表格打印中，如果需要打印標題，就點擊“頂端標題行”右邊的按鈕，也可以手動開啟這一功能。

2.5.2分頁視圖功能

在許多表格的打印中，常常會出現(xiàn)打印內容過多或者表格內容行列太多，使得表格信息無法打印在一張紙上。許多辦公人員一般采用小字號、調整邊距等方法使表格內容可以在一張紙上打印出來。然而這一操作浪費的時間過多，影響了工作效率。Excel軟件的分頁視圖功能就可以很好地解決這一問題，辦公人員可以點擊“視圖”，然后點擊“分頁視圖”按鈕，在Excel軟件界面上就會顯示表格的分頁視圖，在中間的位置上還會顯示表格分頁的頁碼，將鼠標放到分頁的邊緣，當鼠標變成了左右箭頭的樣式之后，可以對表格分頁進行放大、縮小操作[12]。根據紙張的尺寸，將表格分頁的尺寸設置好，就可以將表格完整的打印出來。

3 利用Excel辦公軟件解決實際問題

3.1表格處理

Excel的表格處理功能非常強大，它不僅可以實現(xiàn)對數(shù)據的計算，還可以實現(xiàn)對各種數(shù)據的管理與分析。相比于Word軟件，Excel軟件具有操作簡便的特點，并且，Excel軟件還可以實現(xiàn)同一工作簿內建立多個數(shù)據表格。在表格的處理中，Excel軟件可以實現(xiàn)對表格的自動化調整，例如：辦公人員在制作完表格之后，可能需要對表格內容進行修改，在修改的過程中，不需要辦公人員對表格的高與寬進行調整，軟件會自動按照辦公人員的操作動態(tài)調整寬高，在刪除某一行列的表格時，軟件會自動調整表格的大小與行列的排列。

3.2計算功能的實現(xiàn)

Excel軟件除了可以實現(xiàn)表格處理，還可以實現(xiàn)對數(shù)據的計算。Excel軟件中提供了許多函數(shù)計算公式，依靠計算公式，軟件可以讓許多復雜的計算問題簡單化。比如：在學校成績表的制作中，將學生的姓名輸入到A列中，將語文數(shù)學等各科的科名輸入到B、C等行中，在H行中，輸入“學生各科總成績”，學生的總分與各學科的總分以及平均分都可以通過公式計算立即得出，極大地方便了對學生分數(shù)的計算。

4 結束語

在Excel的操作中，多文件的打開、對數(shù)據的規(guī)范以及數(shù)據表格的打印，在辦公人員的辦公過程中使用的頻率較高，也是Excel軟件操作的基本技巧。Excel的功能較為廣泛，但是基本上辦公人員只要掌握了Excel軟件的這些功能，了解這些功能的使用技巧，可以極大的提升辦公人員的辦公效率。對于許多剛剛接觸Excel軟件的新手來說，了解Excel的基本功能，掌握Excel的應用技巧是非常必要的。

參考文獻：

[1] 王田榮.淺析Excel軟件在教務管理工作中的綜合應用[J].南京廣播電視大學學報，2014（1）：77-81.

[2] 劉向陽，胡海霞，姜燕.高校教學管理人員Excel辦公能力存在的問題和對策研究[J].科技視界，2014（7）：23-35.

[3] 陳健.淺析利用Excel與Word生成固定格式文檔的方法[J].電腦知識與技術，2013（25）：5721-5724.