文檔信息資源服務政府部門和企業(yè)發(fā)展的基本策略

高 峰

(黑龍江雞東縣安全生產(chǎn)監(jiān)督和煤炭管理局，黑龍江 雞東158200)

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文檔信息資源服務政府部門和企業(yè)發(fā)展的基本策略

高 峰

(黑龍江雞東縣安全生產(chǎn)監(jiān)督和煤炭管理局，黑龍江 雞東158200)

文檔信息資源是政府信息資源的核心，而政府行政也離不開信息資源的有效管理和利用，文檔信息資源建設對于一個企業(yè)來說至關重要。一個現(xiàn)代企業(yè)的文檔信息資源建設水平往往直接關系到它的生存與發(fā)展。本文主要研究了文檔信息資源建設服務政府行政的策略和服務企業(yè)發(fā)展的策略。

文檔；信息資源；政府；企業(yè)；策略

1 文檔信息資源建設服務政府行政的基本策略

第一，檔案部門在信息資源建設實踐中必須樹立明確的“管理就是服務”的新理念。檔案部門在進行文檔信息資源建設過程中必須樹立為政府的“服務行政”提供核心信息資源保障的價值理念。服務理念之所以在文檔管理實踐中重要，原因在于文檔信息服務與政府行政管理密不可分，二者血脈相連。失去了政府服務行政的引領，檔案信息資源建設就會失去前進的“航標”；同時，如若沒有文檔信息資源的支撐，任何政府的服務行政都會喪失存在的“基石”，所以必須強化檔案信息資源建設為政府行政服務的理念。目前，有一種傾向性的意見值得我們注意，即有的同志強調檔案部門的社會化服務，并認為這是檔案部門在社會轉型變革時期唯一正確的選擇。這種思想雖然具有一定的可取之處，但如果仔細分析后就會發(fā)現(xiàn)，它實際上犯了一個錯誤，即忽視了檔案部門為政府行政服務的重要性。其實，檔案部門通過有效的文檔信息資源建設來實現(xiàn)為政府行政服務的目標與為社會公眾服務的目標之間，并不存在矛盾之處，因為政府行政的終極目的依然是為社會公眾服務。如果政府部門能夠按照“三個代表”的要求開展有效的服務行政，那么檔案部門就應該積極主動地為政府各個組織部門提供有效的文檔信息服務。有人認為，檔案部門的社會服務實際上是一種“政府主導型的多元化服務”，這種觀點有一定道理。我國政府是代表廣大人民群眾管理社會公共事務，維護社會秩序，進而維護整個社會利益的行為主體。政府管理的實質，就是利用人民賦予的權力為社會公眾利益服務。因此，從本質上講，為政府行政管理提供文檔信息資源服務，符合廣大人民群眾的根本利益。

第二，文檔信息資源建設要同政府職能的轉變相適應。進入21世紀以來，我國政府加速了職能轉變的步伐。檔案部門的文檔信息資源建設必須與政府職能的轉變相適應，即必須為政府的社會服務工作提供必要的信息支持，除了注意收集、整合好政府活動中所形成的各種有價值的信息資源外，還必須注意為政府采集來自社會公眾的“民意信息”，并將兩種信息進行集成后分類“打包”，適時地提供給政府，為政府更好地開展社會服務及政府決策服務。政府的服務行政行為，如果沒有必要的信息資源保證，就會造成巨大的社會公共資源浪費與空耗。因此，檔案部門在制定其信息化發(fā)展戰(zhàn)略的過程中，必須把文檔信息資源建設作為一項核心工作看待，并注意與政府主要行政職能的轉變相適應。從另外一個角度來考察，政府部門的服務行政職能能夠在其行政管理實踐中得到充分且有效的實現(xiàn)，關鍵性的因素之一就是檔案部門所提供文檔信息資源的價值和質量。

第三，檔案部門的文檔信息資源建設要想更好地為政府行政服務，還必須注意裝備現(xiàn)代化的信息技術和設備，只有如此才能有效地提升檔案部門的信息服務能力和水平。因此，檔案部門應當強化信息化工程建設意識，努力使自己融入電子政府的建設工作中去。

第四，檔案部門的文檔信息資源建設還必須積極地為電子政府的建設服務。電子政府建設的核心和實質就是構建電子政務，推動政府上網(wǎng)，包括制定適應網(wǎng)絡時代特點和要求的開放式、原則性的法規(guī)，統(tǒng)一相關技術標準及規(guī)范，將現(xiàn)有及未來要建設的縱橫向的各級政府網(wǎng)絡和應用系統(tǒng)聯(lián)結起來，使之成為有總體規(guī)劃的互聯(lián)互通國家政務服務平臺，為國家機關、地方政府、企事業(yè)單位、社會公眾等各類用戶提供個性化的智能服務。我國電子政府的建設是一項巨大的社會系統(tǒng)工程，政府服務職能的實現(xiàn)，離不開文檔信息資源的有效保障。有些政府網(wǎng)站在網(wǎng)站評價中得分為“零”，就是因為文檔信息資源及相關信息資源貧乏造成的。如果檔案部門能夠積極參與政府網(wǎng)站的建設和管理工作，那么電子政府的建設就會卓有成效。

2 文檔信息資源建設為現(xiàn)代企業(yè)服務策略

對于一個現(xiàn)代企業(yè)來說，目前應當以量力而行、積極發(fā)展的思想來規(guī)劃自身的信息化發(fā)展道路，并逐步完成網(wǎng)絡平臺建設、信息資源建設、應用系統(tǒng)建設三大部分的工作。其中，網(wǎng)絡平臺建設和應用系統(tǒng)建設在目前的技術條件下，只要有一定的資金和人員投入，便比較容易實現(xiàn)。但是，信息資源建設卻是一個需要較長時間的艱苦努力才能實現(xiàn)的目標。從某種意義上講，文檔信息資源是企業(yè)信息資源的核心組成部分。

2.1 企業(yè)文檔信息資源建設必須經(jīng)歷的發(fā)展階段

第一，建立自動化系統(tǒng)下的文檔信息管理系統(tǒng)。在這個階段，企業(yè)應當突破傳統(tǒng)物理層面的文檔管理模式，即從傳統(tǒng)的企業(yè)檔案室或企業(yè)檔案館的模式中解脫出來，積極利用企業(yè)的現(xiàn)代信息設備，開展文檔信息的采集、鑒別、著錄標引、整合等方面的工作，努力提高企業(yè)文檔信息的組織化和系統(tǒng)化程度，實現(xiàn)快速有效的檢索服務并著手根據(jù)國家及地方的有關標準，結合國際上先進的企業(yè)信息管理標準，編制適合于本企業(yè)的文檔信息管理標準和規(guī)范，建立和健全符合文檔全程管理需要的制度保障體系。

第二，建立符合文檔信息生命周期的管理系統(tǒng)。在這個階段，企業(yè)要根據(jù)文檔信息生命周期的管理理論，以提高經(jīng)濟效益為主要內容，建立符合企業(yè)長遠發(fā)展需要的信息管理系統(tǒng)。這個階段企業(yè)文檔信息資源建設的重點就是根據(jù)“資源”本身的價值，對文檔信息實施分級管理，將那些使用頻率不高的文檔信息存儲在管理成本較低的“數(shù)據(jù)倉庫”中。文檔信息的留存，不僅僅是滿足現(xiàn)實企業(yè)運轉任務的需要，也是滿足企業(yè)日后生產(chǎn)決策及規(guī)律分析、趨勢分析的需要。所以對于那些不經(jīng)常利用的文檔信息，相關工作人員就沒有必要保存在日常操作系統(tǒng)中，而應當及時移入數(shù)據(jù)倉庫中。同時，對移入數(shù)據(jù)倉庫中的文檔信息也不能盲目存放，應當對它們實行分類存儲，以便為將來的決策分析奠定良好的信息基礎。

第三，建立以電子商務為核心的文檔信息集成管理系統(tǒng)。這是企業(yè)文檔信息資源管理的最高階段，也可以稱為企業(yè)文檔信息資源的“知識管理階段”。

2.2 企業(yè)文檔信息資源建設的策略

為了使企業(yè)文檔信息資源建設能夠更好地為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展服務，企業(yè)在信息資源建設過程中，必須對文檔信息資源的建設給予足夠的重視。

2.2.1 企業(yè)文檔信息資源建設要有助于克服企業(yè)信息化中存在的問題

目前，我國的企業(yè)信息化建設還存在一些亟待解決的問題，如:企業(yè)管理者對信息資源和相應的信息技術缺乏足夠的了解，對如何實施信息化無明確的戰(zhàn)略目標；重視硬件投入，不重視應用系統(tǒng)開發(fā)和信息資源建設；企業(yè)實施信息化缺乏科學的信息資源保障。針對上述存在的問題，企業(yè)管理者或決策者必須首先在思想觀念上充分認識文檔信息資源對企業(yè)生存和發(fā)展所具有的重要意義，并通過建立和完善企業(yè)文檔信息采集、鑒選、加工整合、集成應用等系統(tǒng)及管理制度，形成良好的企業(yè)文檔信息資源管理機制。

2.2.2 企業(yè)文檔信息資源建設必須為提升企業(yè)的市場生存能力和競爭力服務

企業(yè)通過實施信息化，實現(xiàn)文檔信息資源的共享，不僅可以提高企業(yè)內部各個部門之間的溝通效率，消除“信息孤島”，填平部門之間的“信息鴻溝”，改變傳統(tǒng)的管理方式和架構，從而有效地改善企業(yè)機體適應環(huán)境的能力，提升企業(yè)的市場競爭力，因此，企業(yè)管理者們必須充分認識到企業(yè)文檔信息資源建設的重要性。

[1] 潘玉民. 新契機:轉型中的檔案工作研究[M].上海:上海世界圖書出版社，2010.

[2] 高金宇，唐明瑤. 檔案管理實務[M].北京:科學出版社，2010.

Basic strategies on the service of document information resources for government departments and enterprise development

GAO Feng

(Jidong Safety Production Supervision and Coal Administration Bureau of Heilongjiang Province, Jidong 158200, China)

Document information resources are the core of government information resources, and government administration can not be separated from the effective management and utilization of information resources. Document information resources construction is very important for enterprises. Document information resources construction level of a modern enterprise is often directly related to its survival and development. This paper mainly studies strategy of document information resource construction to serve government administration and enterprise development.

Document; Information resource; Government; Enterprise; Strategy

2016-12-06

高峰(1973-)，男，中級館員。

G273.5

B

1674-8646(2017)03-0020-02