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      淺談辦公室的精細(xì)化管理

      2017-03-09 21:33:19
      環(huán)球市場(chǎng) 2017年12期
      關(guān)鍵詞:精細(xì)化辦公室管理

      周 晨

      中鐵建工集團(tuán)有限公司廣州分公司

      淺談辦公室的精細(xì)化管理

      周 晨

      中鐵建工集團(tuán)有限公司廣州分公司

      隨著現(xiàn)代企業(yè)管理理念和管理模式的發(fā)展,精細(xì)化管理逐漸成為辦公室工作的發(fā)展趨勢(shì),精細(xì)化管理要明確的落實(shí)辦公室工作管理責(zé)任,明確辦公室工作職責(zé),有利于辦公室工作管理責(zé)任的具體化和細(xì)致化。在開展精細(xì)化管理的過(guò)程中,要充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)前辦公室工作中存在的主要問(wèn)題,從意識(shí)強(qiáng)化、管理體制和考評(píng)體系等方面采取措施,合理安排辦公室工作,提高辦公室的工作效率,為企業(yè)整體競(jìng)爭(zhēng)力的提高奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。鑒于此,本文主要分析辦公室的精細(xì)化管理。

      辦公室;精細(xì)化;管理

      1、辦公室工作精細(xì)化管理的必要性

      其一,辦公室管理工作直接影響著領(lǐng)導(dǎo)決策的制定與實(shí)施。高效的辦公室管理工作可以實(shí)現(xiàn)不同部門的協(xié)同合作,保持信息交流的暢通,實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門之間的合理配合。辦公室工作精細(xì)化管理可保證企業(yè)決策的即時(shí)性和科學(xué)性,讓企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)先機(jī),提升企業(yè)的綜合實(shí)力。其二,精細(xì)化管理明確了辦公室崗位職責(zé),協(xié)調(diào)不同部門工作交接順利進(jìn)行,可使每一個(gè)工作人員在崗位上努力工作,避免出現(xiàn)工作相互掣肘現(xiàn)象,加速辦公室工作優(yōu)化升級(jí)。其三,精細(xì)化管理有助于構(gòu)建和諧的企業(yè)文化。辦公室工作人員管理是管理工作的重要部分,精細(xì)化管理可保證崗位工作公平性,避免糾紛和沖突的發(fā)生,從而使人際關(guān)系更加和諧,在構(gòu)建良好管理文化的同時(shí)逐步提升管理工作的精準(zhǔn)性與有效性。

      2、辦公室工作精細(xì)化管理難點(diǎn)分析

      2.1 辦公室管理制度缺失,應(yīng)對(duì)措施不建全

      辦公室工作具有工作復(fù)雜、責(zé)任重大的特點(diǎn),同時(shí)辦公室工作性質(zhì)突發(fā)性較強(qiáng),需要工作人員及時(shí)應(yīng)對(duì),這就要求辦公室要維持有序的管理制度。但是當(dāng)前我國(guó)辦公室工作經(jīng)常呈現(xiàn)出毫無(wú)頭緒、整天瞎忙的狀態(tài),尤其是很多辦公室管理制度缺失,一旦遇到應(yīng)急情況,辦公室工作人員很難進(jìn)行應(yīng)對(duì),甚至很多辦公室人員遇到事情容易慌忙,更談不上按照規(guī)章制度辦事,從而造成辦公室工作雜亂無(wú)章。

      2.2 辦公室工作人員對(duì)精細(xì)化管理認(rèn)識(shí)不足

      精細(xì)化管理是當(dāng)前辦公室工作的發(fā)展趨勢(shì),但是精細(xì)化管理理念在企業(yè)中不能徹底貫徹,辦公室人員對(duì)精細(xì)化管理認(rèn)知不足,從而影響了精細(xì)化管理理念的推行。辦公室工作人應(yīng)當(dāng)樹立細(xì)節(jié)決定工作的意識(shí),在工作中注重細(xì)節(jié)的把握,才能保證工作效果,將注重細(xì)節(jié)作為職業(yè)道德的標(biāo)準(zhǔn),強(qiáng)化自身責(zé)任意識(shí),但是很多辦公室工作人員并沒有樹立服務(wù)意識(shí),對(duì)于安排的工作不注重細(xì)節(jié),從而影響了辦公質(zhì)量。

      2.3 崗位職責(zé)不明確

      辦公室崗位設(shè)置較多,同時(shí)不同崗位之間沒有明確彼此的職責(zé),有的崗位職責(zé)交叉重疊,而有的崗位則出現(xiàn)職責(zé)真空,這種工作安排容易造成員工互相推諉責(zé)任,降低工作效率。這就需要對(duì)辦公室工作模式進(jìn)行精細(xì)化管理。

      3、辦公室工作精細(xì)化管理策略

      3.1 深化精細(xì)化管理

      創(chuàng)新的關(guān)鍵在于細(xì)節(jié),細(xì)節(jié)的價(jià)值體現(xiàn)在精細(xì)管理的實(shí)施中,同時(shí)也要具備將創(chuàng)新性、規(guī)范性意識(shí)。規(guī)范是不能缺少的要求與條件,而創(chuàng)新是在規(guī)范性基礎(chǔ)上的要求。規(guī)范是精細(xì)化管理的外在表現(xiàn),進(jìn)行創(chuàng)新的動(dòng)力來(lái)自于精細(xì)。精細(xì)化管理能夠?qū)⒁?guī)范性、創(chuàng)新性結(jié)合在一起,促進(jìn)企業(yè)的成功發(fā)展。很多公司企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在尋求管理、技術(shù)等的創(chuàng)新時(shí),總是貪大求全,缺乏耐心與細(xì)心。成功企業(yè)家張瑞敏曾說(shuō)過(guò)“創(chuàng)新存在于企業(yè)發(fā)展中的每個(gè)細(xì)節(jié)中”。

      3.2 以制度化推進(jìn)精細(xì)化

      通過(guò)精細(xì)化管理能夠促進(jìn)企業(yè)發(fā)展水平的提高。在建立精細(xì)化文化時(shí),怎樣將精細(xì)化這一理念融入到員工的思想上,以便員工對(duì)自己的工作行為做出相應(yīng)的改變,這是目前迫切需要解決的問(wèn)題。對(duì)于辦公室管理來(lái)說(shuō),要想實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理,應(yīng)當(dāng)具備相對(duì)應(yīng)的管理制度,以便規(guī)范工作人員的工作行為。所以,企業(yè)要想建立精細(xì)化管理文化,并不是一蹴而就的。

      3.3 提升員工專業(yè)水平與綜合素質(zhì)水平

      在企業(yè)內(nèi)部建設(shè)過(guò)程中,應(yīng)當(dāng)高度重視員工專業(yè)水平與綜合能力的培養(yǎng)。辦公室行政管理的精細(xì)化的主要目的就是充分發(fā)揮員工的潛力,融入實(shí)際工作中。所以,要想促進(jìn)精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn),應(yīng)到高度重視高專業(yè)水平、高素質(zhì)人才的培養(yǎng),加強(qiáng)員工的職業(yè)培訓(xùn),進(jìn)而提高管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化,促進(jìn)行政工作質(zhì)量、效率的提高。就企業(yè)而言,應(yīng)當(dāng)做好細(xì)節(jié)管理工作,并將工作任務(wù)進(jìn)行量化,合理評(píng)估員工業(yè)績(jī),并將各項(xiàng)工作落實(shí)到具體的員工身上。所以,提高企業(yè)員工的專業(yè)水平、職業(yè)素養(yǎng)、綜合能力十分重要。

      3.4 實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化,節(jié)約成本

      降低辦公運(yùn)行成本是企業(yè)發(fā)展的必然要求,具體來(lái)講:一是實(shí)現(xiàn)辦公室各項(xiàng)日常工作的全電子化審批。通過(guò)無(wú)紙化辦公,不僅可以提高辦公效率、優(yōu)化流程、信息共享和協(xié)同辦公,還可以節(jié)約辦公成本,降低損耗。二是規(guī)范車輛管理。在面臨車輛少、用車單位多的情況下,如何降低成本,最大程度上保證用車需求,是精細(xì)化管理必須解決的一個(gè)重要問(wèn)題。對(duì)此,辦公室采取了一系列的措施,具體做法如下:(1)修訂完善車輛管理辦法,通過(guò)制度強(qiáng)化執(zhí)行力,通過(guò)執(zhí)行力體現(xiàn)管理效果。(2)做好臺(tái)賬記錄,車輛管理員對(duì)每天出車的情況進(jìn)行詳細(xì)登記,包括駕駛員、乘車人、出車地點(diǎn)、出車時(shí)間、出車?yán)锍痰龋?3)為每輛車配備車輛檔案卡,檔案卡中包含該車輛的購(gòu)買時(shí)間、歷次維修清單、保險(xiǎn)清單等,并做好電子臺(tái)賬備查;(4)通過(guò)比價(jià),選取一家性價(jià)比高的修理廠定點(diǎn)維修,降低費(fèi)用支出;(5)量化和細(xì)化車輛加油管理,做好車輛油量消耗登記,杜絕異常情況發(fā)生。三是壓縮彈性支出。對(duì)管理措施進(jìn)行量化和細(xì)化,通過(guò)比價(jià)集中采購(gòu)和定點(diǎn)簽約,大力壓縮辦公費(fèi)、通訊費(fèi)、招待費(fèi)等支出。

      總之,辦公室作為單位管理的中樞部門,對(duì)單位的內(nèi)外銜接和正常運(yùn)轉(zhuǎn)起著重要的作用。辦公室內(nèi)務(wù)工作從來(lái)都沒有小事,辦公室工作因與多個(gè)部門交接,同時(shí)也承擔(dān)對(duì)外聯(lián)絡(luò)的重任,任何一件事情處理不好都有可能引起單位內(nèi)部矛盾,導(dǎo)致影響到工作的運(yùn)轉(zhuǎn),對(duì)外則會(huì)影響單位的形象。辦公室各項(xiàng)工作,決定了其必須走規(guī)范化與精細(xì)化的路線。

      [1]王蕓.淺談辦公室管理精細(xì)化[J].辦公室業(yè)務(wù),2012,(17):9-10.

      [2]胡祥.淺談辦公室工作管理的精細(xì)化[J].技術(shù)與市場(chǎng),2010,(11):150-151.

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