高校人事檔案排架及編號方法探討

劉云霞+張瑩

一、人事檔案的排架方法

人事檔案排架，是指人事檔案入庫保存，在檔案架或檔案柜中組合排列的方式。檔案排架科學合理，不僅存取檔案方便，還能最大限度地節(jié)省存放空間。檔案的排架方法是否科學，同檔案編號、檢索方法和貯存條件有密切的關系。

高校人事檔案的排架，筆者認為可以分為三個檔案庫，在職人員檔案庫、離退休人員檔案庫、死亡人員檔案庫。在職人員檔案可以先根據部門（學院）進行分類，每個部門固定一個的架位。每個部門內的檔案又可以根據姓名首字母進行排序。離退休人員、死亡人員檔案可以直接根據姓名首字母進行排列。在職人員庫按照部門（學院）進行排架，主要考慮以下幾方面原因：首先，高校在管理過程中，一般以部門（學院）為單位，部門（學院）內的人員工作上關系更密切。在進行檔案利用過程中，一般也是以單位為主體進行。其次，在人事檔案利用過程中，利用者一般會提供所查人員姓名、所屬單位、在職與否等信息，上述排架方式可以快速的根據所提供信息查找到人事檔案。

在實際應用過程中，這樣的排架方式有一定的優(yōu)勢。第一，能夠快速定位檔案。檔案管理人員根據提供的單位信息，可以迅速判定檔案的所在架位，通過其姓名可以定位檔案的所在位置。第二，高校每個單位人員數量相對穩(wěn)定，每年退休人員檔案從所在單位的架位上轉移至退休人員庫房的相應架位上。每年新聘人員檔案又增添至所屬單位的檔案架中，只要設計相對合理的檔案排架之后，在職檔案庫可以長時間不用倒架。這樣的排架方式也有一定的缺點，即對于退離休檔案庫及死亡人員檔案庫來說，可能需要預留出一定的空間，否則可能由于檔案的增加，需要及時調整架位。

二、人事檔案的編碼方法——姓名首字母和職工號混合編號法

人事檔案編號也簡稱為人事檔案號或檔號。它一般以字母或者阿拉伯數字為基礎，根據人事檔案的姓名和一定的規(guī)律，編排出一定的程序之后，而形成的人事檔案的代號。 編制人事檔案號的目的是有利于人事檔案的保管，有利于管理人員迅速、準確、及時地取、放檔案。

人事檔案編號在人事檔案管理整個過程中都非常重要。編號的唯一性為檔案檢索提供極大便利，能夠提高檔案利用效率，提高服務水平。編號對檔案的排架管理也有一定的影響。目前人事檔案的常用編號方法有：筆形編號法、姓氏筆畫編號法、漢語拼音編號法、綜合編號法、大流水編號法等。

根據實際工作經驗，筆者提出一種高校人事檔案的編號方法，即采用姓名首字母和職工號混合編號法。首先，給字母A-Z賦予相應的數字代碼，見表1。根據姓名首字母給予編號。例如，李曉潔，拼音為Li Xiao Jie，其姓名首字母為LXJ，根據下表可將其編碼為：122410。姓名為兩個字的，中間兩位數字用00代替，例如，張寧，首字母為ZN，編碼為260014。姓名為四個字的以此類推。這樣的編碼可能會出現重復，例如，林新繼的首字母同為LXJ，其編碼與李曉潔相同。但職工號在高校管理中一般是唯一的，不論是新增人員，還是調出、退休、死亡等，號碼不重復利用。為避免重復，在首字母編碼的后面加上職工號，這樣就避免了人事檔案檔號的重復。同時，職工號對于教職工來說，就像高校里的身份證一樣，它還在財務部門、餐廳、圖書館、網絡應用等各方面利用，采用這種編碼方式，也利于使檔案管理與學校的信息化進程相契合（見表1）。

首字母和職工號混合編號法，筆者在表2中進行詳細的舉例說明（見表2）。

在同一部門中，人事檔案可以直接根據編碼進行排序。首先，根據前兩位的數字（姓名第一個字母代號）從小到大進行排序，前兩位數字相同的根據第三位和第四位數字（姓名第二個字母代號）進行排序，第三、四位相同的根據第五、六位（姓名第三個字母代號）進行排序，若首字母六位數字都相同，按照員工編號從小到大進行排序。根據上述方法，表2中的干部檔案的排序可以如下排序（見表3）。

在人事管理系統(tǒng)中，通過一定的設置，可以輕松實現對人事檔案的編碼。從系統(tǒng)中直接導出干部人事檔案編碼并打印，節(jié)省人力。根據檔案編碼，在上架過程中，直接根據編碼數字進行排列，相比直接的音序排列法，能夠將每份檔案的位置進行更加精準的定位，提高了管理檔案的效率。

此種編碼方法具有一定的優(yōu)點。第一，采用此種編碼方式，在人員調動后，不用對編號進行調整，直接將干部檔案放入調入部門的相應架位即可。人員退休后，也可直接將檔案拿出，放入退休干部檔案架位的相應位置即可。第二，在人們意識中，數字的排序比字母的排序更簡單，人們更熟悉從1-26的前后順序，而對于從A-Z的順序相對有難度，特別是對26個英文字母不熟悉的人來說，這種編碼方式排架時效率更高。用這種混合編碼方式，可以更迅速地進行檔案排序與上架管理。第三，利用此種方式對檔案進行編碼、排列，當有檔案材料需要入檔時，可以快速確定檔案位置，節(jié)省人力、物力。人事檔案具有動態(tài)性的特點，檔案材料每年都會增加，最常見的材料為年度考核表等。這需要檔案管理人員將移交的檔案材料及時入檔。采用此種檔案編號方法，將會使檔案材料的入檔工作效率提高。

此種編碼方法在利用相應的計算機系統(tǒng)進行檔案編號的過程會非常迅速，而人工進行檔案編碼會相對費時，這是此種方法的一個弊端。

三、總結

本文所闡述的人事檔案排架與編號方法在應用過程中可能還會遇到各種問題。然而，人事檔案管理工作隨著時代的發(fā)展，其管理方法與管理理念也應與時俱進，工作中遇到的各種問題與矛盾是推進檔案管理工作發(fā)展的有效助力，檔案管理工作者應該在解決問題，化解矛盾的同時，不斷提高創(chuàng)新能力，改進檔案管理方法，使檔案管理更加科學、有效，在人事管理活動乃至高校管理活動中發(fā)揮應有作用。

（作者單位：山東師范大學）