《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

4.3 企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。

企業(yè)檔案工作任務(wù)：是為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。企業(yè)檔案工作的具體業(yè)務(wù)和任務(wù)在上述《企業(yè)檔案管彈規(guī)定》關(guān)于企業(yè)檔案工作部門應(yīng)依法履行的職責(zé)中已有表述，在《企業(yè)檔案上作規(guī)范》后面章節(jié)也提出了規(guī)范性做法和要求。

企業(yè)檔案工作的方法、技術(shù)和手段：運用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，是對企業(yè)檔案工作發(fā)展的新要求。所謂現(xiàn)代技術(shù)與管理力法，主要是現(xiàn)代信息技術(shù)，在《企業(yè)檔案工作規(guī)范》第8章將詳細(xì)介紹。關(guān)于資源整合與開發(fā)：開發(fā)一直是檔案利用工作的一種高級形式和要求；資源整合則是新提法，只有借助信息化，資源的整合與開發(fā)才有可能?！，F(xiàn)在很多企業(yè)都將知識管理引入企業(yè)檔案工作，提出基于檔案信息資源的企業(yè)知識管理。而知管理是伴隨知識經(jīng)濟(jì)的出現(xiàn)而興起，也是基于信息技術(shù)發(fā)展提供的便利。所以，檔案信息化、資源整合和知識管理之間具有密不可分的郵寄聯(lián)系。檔案信息化必然要導(dǎo)致資源整合和知識管理；而資源整合、知識管理也在加速企業(yè)信息化與企業(yè)檔案信息化建設(shè)。信息化最終是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效的檔案信息資源與知識服務(wù)。

4.4企業(yè)應(yīng)維護(hù)檔案的完整，準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全

這一條明確了企業(yè)依法管理檔案的責(zé)任，反映企業(yè)檔案工作遵循市場經(jīng)濟(jì)法治經(jīng)濟(jì)的法規(guī)要求。市場經(jīng)濟(jì)是法制經(jīng)濟(jì)，企業(yè)與企業(yè)之間競爭與合作，企業(yè)為顧客提供產(chǎn)品與服務(wù)，都要符臺法律法規(guī)的要求，即依法經(jīng)營。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)與企業(yè)、企業(yè)與顧客之間的關(guān)系，特別是糾紛關(guān)系，必須以事實為依據(jù)、以法律為準(zhǔn)繩來解決。而事實依據(jù)與法律證據(jù)的重要組成部分，就是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中產(chǎn)生的檔案記錄。企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中建立健全檔案管理，依法保留檔案證據(jù)，不僅是我國法律法規(guī)的要求，如《檔案法》第三條規(guī)定：“一切國家機關(guān)、武裝力量、正當(dāng)、社會團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)”；第五條要求維護(hù)檔案的完整與安全；《企業(yè)檔案管理規(guī)定》第三條要求，企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，確保檔案完整、準(zhǔn)確與安全。企業(yè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，是檔案工作開展的基礎(chǔ)。沒有這一基礎(chǔ)，企業(yè)檔案工作也無法順利完成前一條所提出的任務(wù)、實現(xiàn)檔案工作的既定目標(biāo)。

顯然，在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，法規(guī)對機構(gòu)、特別是企業(yè)檔案管理的要求越來越嚴(yán)格。企業(yè)能否依法經(jīng)營管理關(guān)系到企業(yè)的生死存亡。規(guī)范企業(yè)檔案管理已不僅是國際上法律、法規(guī)的要求，在國際標(biāo)準(zhǔn)中電越來越強調(diào)保留證據(jù)記錄，要求企業(yè)為社會提供的產(chǎn)品、服務(wù)活動過程具有可追溯性。

例如有關(guān)企業(yè)法律上.2002年針對上市公司的違法銷毀檔案，美國國會專門制定sox法案，重申要求上市公司必須依法保留企業(yè)經(jīng)營活動的檔案，并接受審查。由此形成企業(yè)檔案文件管理方面的“法規(guī)遵從”概念，即企業(yè)經(jīng)營管理中的檔案管理必須符合法律法規(guī)的要求，企業(yè)不得擅自銷毀、篡改檔案。

有關(guān)企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)上，國際標(biāo)準(zhǔn)化組織專門制定的質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)ISO9001：2008最新版中，“檔案記錄控制”成為該標(biāo)準(zhǔn)各章節(jié)中引用最多的原則，同時國際標(biāo)準(zhǔn)化組織還制定有針對組織機構(gòu)檔案管理的國際標(biāo)準(zhǔn)IS015489，現(xiàn)在已經(jīng)成為繼IS0 9001后銷售排名前十位的國際標(biāo)準(zhǔn)，并且已有i8個國家將其采納為國家標(biāo)準(zhǔn)。該標(biāo)準(zhǔn)中列出檔案的四個特點：真實性、可靠性、完整性、可用性，雖然實際上也可看作是對檔案工作的要求，但是與《企業(yè)檔案工作規(guī)范》本條是強調(diào)企業(yè)應(yīng)履行的責(zé)任要求不同。