關(guān)于檔案“雙套制”管理問題研究

劉英喬

由于我國(guó)檔案“雙套制”管理起步晚、發(fā)展快，在實(shí)際運(yùn)行中不可避免地存在在許多問題。在檔案事業(yè)迅速發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)普及的今天，加強(qiáng)檔案“雙套制”管理研究，具有重要指導(dǎo)意義。

一、檔案“雙套制”概念

目前來說，學(xué)術(shù)界尚未對(duì)檔案“雙套制”的概念給出統(tǒng)一定論。1998年，馮惠玲教授將檔案“雙套制”劃分成兩個(gè)層次：電子文件轉(zhuǎn)成紙質(zhì)文件的雙套制以及紙質(zhì)文件到電子文件的雙套制。在本文研究中，檔案“雙套制”概念指的是：同一分文件的紙質(zhì)版本與電子版本共同存儲(chǔ)、共同利用的狀態(tài)。

二、檔案“雙套制”管理中的問題

1.對(duì)“雙套制”管理認(rèn)識(shí)不足

人們對(duì)事物的認(rèn)知直接影響事物的發(fā)展方向，正確的認(rèn)知必然會(huì)促進(jìn)事物的發(fā)展壯大，而錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)勢(shì)必會(huì)成為事物發(fā)展的重大阻力。目前來說，我國(guó)企事業(yè)單位對(duì)“雙套制”管理認(rèn)識(shí)不足，特別是在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案的過程中，不少人存在多種認(rèn)識(shí)誤區(qū)。例如，有人認(rèn)為檔案電子化發(fā)展是勞民傷財(cái)、盲目追新的項(xiàng)目，有人認(rèn)為數(shù)字化開發(fā)只是技術(shù)人員的任務(wù)，還有人誤將館藏?cái)?shù)字化直接等同于檔案數(shù)字化等等。上述誤區(qū)的存在，成為“雙套制”發(fā)展的絆腳石。之所以會(huì)出現(xiàn)上述誤區(qū)，一是由于檔案管理人員尚未全面認(rèn)識(shí)到自己在館藏?cái)?shù)字化過程中的具體工作，尚未意識(shí)到這一工程的復(fù)雜性、系統(tǒng)性，單純地為數(shù)字而數(shù)字化；二是由于檔案管理人員對(duì)“雙套制”管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位，缺乏主動(dòng)管理意識(shí)，加之缺乏具體管理經(jīng)驗(yàn)，從而出現(xiàn)多種管理行為問題。

2.歸檔范圍不清

更好地利用檔案、保證重要檔案的可靠性與安全性，是檔案“雙套制”管理的主要目的。如果不對(duì)檔案進(jìn)行區(qū)分，將日常檔案與重要檔案置于等同位置，對(duì)所有檔案進(jìn)行雙套備份，過猶不及。具體工作中，檔案管理人員應(yīng)該視綜合檔案的重要程度以及檔案來源決定是否進(jìn)行雙套管理。檔案“雙套制”管理主要是針對(duì)具有保存價(jià)值、經(jīng)常使用的文件，只有劃分清楚檔案“雙套制”管理的工作范圍，使重要檔案處于雙套安全管理范圍中，才能充分發(fā)揮檔案“雙套制”管理的重要作用。歸檔范圍的合理劃分是檔案“雙套制”管理的棘手問題，如果歸檔范圍過大，會(huì)導(dǎo)致不必要的人力資源、物力資源浪費(fèi)，加重檔案室工作負(fù)擔(dān)；如果歸檔范圍過小，又容易使某些重要檔案陷于被遺失銷毀的境地。

3.未充分發(fā)揮電子文件的優(yōu)勢(shì)

由于電子檔案、紙質(zhì)檔案之間的過渡較大，很多紙質(zhì)檔案還沒有被錄入為電子檔案，導(dǎo)致電子文件優(yōu)勢(shì)尚未充分發(fā)揮。目前來說，已建立檔案“雙套制”管理的單位，其電子檔案、紙質(zhì)檔案分別建立在各自系統(tǒng)之中，尚未建立兩者之間的聯(lián)系，這就大大削弱了兩種檔案之間的互補(bǔ)優(yōu)勢(shì)。例如，部分單位尚未對(duì)電子檔案進(jìn)行檢索，沒有按照要求對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)，兩者之間無(wú)法達(dá)到一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系，這勢(shì)必會(huì)影響檔案的綜合利用程度。這種無(wú)法優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的檔案“雙套制”管理，相當(dāng)于直接將兩份完全一樣的檔案并列保管卻沒有建立兩者之間的聯(lián)系，這樣與建立該制度的初衷相背離，白白造成了大量資源被浪費(fèi)。

4.轉(zhuǎn)化格式問題

轉(zhuǎn)化格式問題也是困擾檔案“雙套制”管理的重要問題，例如，某些電子文件在轉(zhuǎn)成紙質(zhì)文件后，會(huì)直接改變其原來格式，印章、批示等很多內(nèi)容無(wú)法顯示；視頻、聲音等檔案無(wú)法直接轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)文件。某些紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化過程中也會(huì)出現(xiàn)部分信息無(wú)法被讀取等多種問題。如果這一問題得不到有效解決，那么，將會(huì)直接削弱檔案“雙套制”的法律效應(yīng)。

5.檔案管理人員素質(zhì)有待提升

檔案“雙套制”管理需要復(fù)合型人才的支持，目前來說，我國(guó)檔案管理人員素質(zhì)有待提升。部分檔案人員缺乏完善的檔案管理基本知識(shí)與技能，還有部分檔案人員不了解檔案管理的重要性且缺乏檔案信息化建設(shè)的科學(xué)技術(shù)。由于缺乏綜合性人才的支持，嚴(yán)重阻礙了檔案“雙套制”的健康發(fā)展。

三、檔案“雙套制”發(fā)展對(duì)策

1.重視原始記錄

電子文件易更改的特征使人們對(duì)檔案原始記錄的重視程度有所降低，在新時(shí)期，如何看待檔案這一基本屬性是檔案“雙套制”管理得以實(shí)施的前提。若想促進(jìn)檔案“雙套制”順利開展，就必須加強(qiáng)對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的綜合管理，做好兩方面的協(xié)調(diào)工作，重視電子檔案、紙質(zhì)檔案的統(tǒng)籌發(fā)展，以更好地實(shí)現(xiàn)檔案的應(yīng)用價(jià)值。因此，我們必須及時(shí)更新對(duì)電子檔案原件的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化電子檔案原始記錄管理。具體來說，可從如下方面入手：①嚴(yán)格執(zhí)行《電子檔案管理規(guī)范》等國(guó)家相關(guān)法律標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)禁越權(quán)操作，進(jìn)一步提升檔案管理的完整性與安全性。②加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全配置管理，定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，及時(shí)查殺病毒，保證網(wǎng)絡(luò)完全。③做好電子文件保存工作，保證計(jì)算機(jī)庫(kù)房溫度、濕度合理。筆者建議，將電子文件保存在塑料保護(hù)層中，并將其放在安全、穩(wěn)定的環(huán)境中保管，從而保證電子文件不受有害氣體、灰塵、外界磁場(chǎng)等的干擾。重視原始記錄，保證檔案原始記錄的完整與安全是我們面臨的首要任務(wù)，其直接關(guān)系到檔案憑證的法律價(jià)值，在日常檔案管理工作中，必須嚴(yán)抓這一工作，并形成長(zhǎng)效運(yùn)行機(jī)制。

2.完善“雙套制”管理制度

首先，確認(rèn)檔案“雙套制”發(fā)展運(yùn)行的主體?；鶎訖n案部門才是現(xiàn)階段我國(guó)實(shí)施檔案“雙套制”發(fā)展的最佳主體和場(chǎng)所，其可充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，最大限度地發(fā)揮檔案管理的作用。檔案部門不僅是數(shù)字化工作的中心，也是檔案“雙套制”發(fā)展的主體，在其具體運(yùn)行過程中，工作人員必須制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、加強(qiáng)監(jiān)管，做好前端控制，進(jìn)一步促進(jìn)檔案“雙套制”的健康發(fā)展。

其次，確定管理模式。目前來說，我國(guó)檔案“雙套制”管理體制主要是分散式管理與分段式管理兩種模式。分段式管理是指由不同部門負(fù)責(zé)，這種方法容易導(dǎo)致各部門工作脫節(jié)、各自為戰(zhàn)的局面。分散式管理模式指的是不同檔案歸屬于不同的檔案室管理。從整體上來說，我國(guó)檔案“雙套制”管理體制混亂，各部門協(xié)調(diào)不力，很容易出現(xiàn)檔案丟失、檔案泄密等問題。當(dāng)前，我國(guó)存在多種檔案進(jìn)館保管方式，雙套制管理模式應(yīng)用非常廣泛。例如，上海市政辦公廳已實(shí)現(xiàn)了文件處理、歸檔保存全面雙套管理模式。我國(guó)《電子文件管理規(guī)范》明確指出，具有永久保存價(jià)值的電子文件在歸檔時(shí)應(yīng)保存紙質(zhì)版本與電子版本。故而，筆者認(rèn)為這一管理模式將成為未來檔案管理的主要模式。

再次，制定檔案“雙套制”發(fā)展具體措施。各部門在制定檔案“雙套制”發(fā)展具體措施時(shí)，必須本著求實(shí)、有效、合理原則，切實(shí)做好具體措施制定工作，不能照搬照抄、人云亦云。在具體過程中，要杜絕極端想法，檔案指導(dǎo)部門必須充分做好自身工作、負(fù)起應(yīng)有責(zé)任，對(duì)檔案“雙套制”發(fā)展提出針對(duì)性建議，從而促使各項(xiàng)管理工作步入正軌。

最后，加強(qiáng)電子文件信息管理平臺(tái)的建設(shè)力度。對(duì)于檔案“雙套制”發(fā)展來說，電子文件信息管理平臺(tái)是非常重要的組成環(huán)節(jié)，相關(guān)部門必須加強(qiáng)對(duì)電子文件的保存以及前端控制，從而為系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)提供強(qiáng)有力的支撐。各層檔案部門必須積極參與到管理平臺(tái)建設(shè)過程中來，積極提出自己的意見，加強(qiáng)與技術(shù)開發(fā)人員之間的聯(lián)系，進(jìn)一步提升平臺(tái)功能的合理性與效率。

3.完善相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

首先，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)支持。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)支持是做好檔案“雙套制”管理的基礎(chǔ)。在新形勢(shì)下，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視做好檔案“雙套制”管理的建設(shè)力度，明確法律法規(guī)建設(shè)對(duì)做好檔案“雙套制”管理的重要意義。在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上加快標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)力度，并積極與國(guó)際社會(huì)接軌。

其次，在法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)過程中，必須遵循一定原則。具體來說：①安全性原則。只有保證檔案管理的安全性，才能充分發(fā)揮檔案“雙套制”管理的重要價(jià)值。②實(shí)事求是。在法律標(biāo)準(zhǔn)制定過程中，不同部門必須結(jié)合自身實(shí)際情況制定符合自身館室發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)策略，切忌一刀切。③利益平衡。在雙套制法律法規(guī)體系建設(shè)過程中，相關(guān)人員必須堅(jiān)持利益平衡原則，對(duì)不同檔案的信息進(jìn)行確認(rèn)，按照權(quán)利義務(wù)相平衡的原則，尋找電子、紙質(zhì)檔案的平衡點(diǎn)，進(jìn)而促使兩者的利益最大化。④透明性。在具體管理法規(guī)建設(shè)過程中，應(yīng)遵循公開、民主、科學(xué)性原則，積極征詢社會(huì)各界意見，增強(qiáng)信息立法的公開性與透明度。

4.無(wú)紙化發(fā)展

檔案管理的最終目的是服務(wù)大眾，在現(xiàn)代化社會(huì)中，人們更希望通過電子系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)查詢自己想要的信息。而視頻檔案、電子檔案等多媒體形式更好地滿足了人們對(duì)檔案獲取的需求。隨著信息化時(shí)代的到來，未來檔案不再是單調(diào)的文字表述，而是表現(xiàn)為動(dòng)畫、圖畫等多媒體形式。筆者認(rèn)為，在檔案保管條件、保管技術(shù)日益完善的當(dāng)代，多媒體檔案、電子檔案、紙質(zhì)檔案將呈現(xiàn)三足鼎立局面。

麥克唐納先生指出，紙質(zhì)文件必將讓位于電子文件，電子檔案必須取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。當(dāng)然，本文所述無(wú)紙化發(fā)展，并不是徹底放棄紙質(zhì)檔案，而是不再因?yàn)殡娮訖n案的安全性而將電子文件制作成紙質(zhì)文件。故而，新形勢(shì)下必須正確理解“無(wú)紙化發(fā)展”，更好地進(jìn)行檔案“雙套制”改革。只有充分做好檔案“雙套制”管理，全面提升檔案管理水平，才能積極推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，更好地應(yīng)對(duì)無(wú)紙化時(shí)代的到來。

（作者單位：河北廣播電視臺(tái)）