新常態(tài)下檔案信息資源開發(fā)的策略選擇

杜珊珊

目前，“新常態(tài)”已成為高頻詞，并深刻影響著檔案領(lǐng)域。新常態(tài)的出現(xiàn)給檔案信息資源開發(fā)帶來了許多新挑戰(zhàn)。從外部來說，經(jīng)濟和政治體制的深化改革、依法治國方略的全面推進、信息技術(shù)的日新月異，使得社會對檔案信息資源利用需求呈現(xiàn)多元化、立體化局面。從內(nèi)部來講，新業(yè)態(tài)檔案的涌現(xiàn)、電子文件的持續(xù)產(chǎn)生使館藏檔案資源建設(shè)、檔案人員知識結(jié)構(gòu)出現(xiàn)不合理狀態(tài)。這些來自外部和內(nèi)部的一系列挑戰(zhàn)，都要求檔案界及時采取相應(yīng)的策略，主動適應(yīng)檔案工作新常態(tài)，確保檔案潛在價值的發(fā)揮，便于社會各方面的利用。

一、加強檔案信息資源開發(fā)的頂層設(shè)計

新常態(tài)下檔案信息資源開發(fā)與社會發(fā)展、經(jīng)濟建設(shè)的關(guān)系越來越緊密，相關(guān)面越來越廣，涉及的因素越來越多，其中的難題也越來越復(fù)雜，數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)更是如此。新常態(tài)下，如何破解諸如此類的難題是檔案信息資源開發(fā)無法回避的一個問題。為此，要加強頂層設(shè)計，面廣量大的檔案信息資源開發(fā)難題，如果缺少必要的、足夠的頂層設(shè)計，必然會顧此失彼。

加強頂層設(shè)計，其一，國家檔案行政管理部門要制定合理的檔案信息資源開發(fā)總體規(guī)劃，將新常態(tài)理念融入檔案信息資源開發(fā)過程。其二，設(shè)計合理的檔案信息資源開發(fā)路徑，尤其對數(shù)字檔案資源而言，由于它的易逝性和不易保密性，其開發(fā)路徑更應(yīng)該是科學統(tǒng)一的，以保證數(shù)字檔案資源的完整、真實。其三，規(guī)劃合理的開發(fā)模式，檔案部門要以用戶的需求為導(dǎo)向，堅持公益開發(fā)和商業(yè)開發(fā)并舉，獨立自主開發(fā)和合作開發(fā)相結(jié)合的模式。其四，明確合理的開發(fā)內(nèi)容，新常態(tài)下，檔案部門要重點關(guān)注對數(shù)字檔案資源以及用戶需求量大、具有地方特色的檔案信息資源的開發(fā)。

二、建立檔案信息資源開發(fā)新機制

新常態(tài)下，檔案部門也要建立檔案信息資源開發(fā)新機制。首先，要建立技術(shù)保障機制。加強新常態(tài)下檔案信息資源的開發(fā)，是擺在檔案工作者面前的一項復(fù)雜而迫切的任務(wù)，必須有先進的技術(shù)和管理手段做保障，為此，檔案部門要培養(yǎng)一批專屬部門內(nèi)部的技術(shù)隊伍，解決檔案信息資源開發(fā)中的關(guān)鍵技術(shù)問題。其次，要建立館際合作機制。有些檔案館的館藏資源不夠豐富，本館所開發(fā)的檔案信息無法滿足利用者的需求，這就需要檔案館建立館際合作機制，實現(xiàn)檔案資源的跨館開發(fā)與查詢，滿足利用者需求。再次，要建立一套切實可行的開發(fā)服務(wù)保障機制。這一機制的建立能夠確保檔案信息資源主動、及時、準確的送到用戶手中，達到“一對一”開發(fā)檔案信息資源的效果。最后，要建立檔案信息資源開發(fā)應(yīng)用反饋系統(tǒng)，配備專門的設(shè)備和人員進行操作，同時，也要鼓勵利用者將自己在利用已開發(fā)的檔案信息時發(fā)現(xiàn)的問題反饋到此系統(tǒng)，并要求專門人員定期向檔案信息資源開發(fā)部門反映利用者的反饋信息，這樣做能更好的開發(fā)出公民真正需要的、與社會各方面聯(lián)系密切的檔案信息。

三、健全檔案信息資源開發(fā)的法規(guī)標準體系

檔案信息資源開發(fā)適應(yīng)新常態(tài)，就要不斷健全新常態(tài)下檔案信息資源開發(fā)的法律法規(guī)體系。國家和政府先后頒布了一系列關(guān)于檔案信息資源開發(fā)的法律和法規(guī)，但卻存在條款系統(tǒng)性不夠、操作性不強等問題。在檔案開發(fā)過程中，也依然存在違法違規(guī)行為，尤其是在網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的開發(fā)中，泄密現(xiàn)象時有發(fā)生，這對國家和社會都會產(chǎn)生不利影響。為此，需要進一步健全法律法規(guī)體系，明確法律法規(guī)實施細則，標明開發(fā)過程中可能存在的違法行為，以及對這些行為的處罰措施。此外，檔案安全問題也是新常態(tài)下檔案工作存在的重要問題，為解決這一問題，法律法規(guī)體系中也應(yīng)涉及到對檔案安全保密法律的制定與執(zhí)行。健全的法律法規(guī)體系可以為新常態(tài)下檔案信息資源的全面開發(fā)提供制度保障。

完善的檔案信息資源開發(fā)標準規(guī)范也是檔案信息資源開發(fā)適應(yīng)新常態(tài)的重要保障。因此，要不斷健全檔案信息資源開發(fā)標準規(guī)范。對檔案部門來說，一方面要健全檔案信息資源開發(fā)內(nèi)容的標準規(guī)范，哪些檔案信息資源可以開發(fā)，哪些不可以開發(fā)，哪些可以優(yōu)先開發(fā)都要有一定的標準。另一方面要健全檔案信息資源開發(fā)方式的標準規(guī)范，明確規(guī)定實體檔案信息如何開發(fā)，電子檔案信息如何開發(fā)。不斷完善檔案信息資源開發(fā)標準，能夠確保新常態(tài)下的檔案信息資源深入、全面的開發(fā)。

四、加強數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)

新常態(tài)下，數(shù)字化檔案信息大量涌現(xiàn)，檔案部門要迎接數(shù)字化檔案信息的到來，并做好開發(fā)工作。在開發(fā)過程中，加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)十分必要。檔案部門可借鑒網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已有的成果和經(jīng)驗，以各級檔案部門的局域網(wǎng)為基礎(chǔ)，與辦公自動化、政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連，建立數(shù)字化檔案信息開發(fā)平臺，充分開發(fā)豐富的數(shù)字化檔案信息資源。新常態(tài)下，數(shù)字檔案館和檔案網(wǎng)站建設(shè)已具規(guī)模，這為數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)奠定了良好的基礎(chǔ)，檔案部門利用數(shù)字檔案館和檔案網(wǎng)站這一平臺，將數(shù)字化的檔案信息資源上傳至數(shù)字檔案館和檔案網(wǎng)站中，用戶可以直接進入網(wǎng)站查詢相應(yīng)檔案信息，這能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的多范圍、跨時空開發(fā)。此外，檔案部門還應(yīng)重視對多媒體檔案信息資源的收集與開發(fā)，多媒體是信息時代的強勢媒體，具有直觀、強烈的視聽效果，能更清晰、明確地記錄真實情況。新常態(tài)下，多媒體檔案信息資源已大量出現(xiàn)，也必將會成為檔案信息資源的重要組成部分，并為社會公眾所熟知及利用，因此，加強對多媒體檔案信息資源的開發(fā)已成為檔案部門的重要工作。

五、借助社交媒體開發(fā)檔案信息資源

近幾年來，社交媒體以其互動性、時效性和開放性等特征而成為各種信息流的重要傳播渠道，在社會各領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。新常態(tài)下，微博和微信已成為最受歡迎的、用戶量極多的社交媒體工具，檔案部門可重點借助微博和微信進行檔案信息資源的開發(fā)。對微博來說，檔案部門可以在微博上開通微博賬號，初期上傳一些公眾感興趣或是與公眾息息相關(guān)的檔案信息，以吸引一部分微博粉絲的關(guān)注，后期檔案部門一定要定期上傳檔案信息，上傳的內(nèi)容要簡短并有吸引力，符合現(xiàn)在大眾的閱讀習慣。就微信而言，檔案部門可以在微信上建立自己的公眾號，在公眾號里設(shè)置檔案資料、高頻預(yù)覽、聯(lián)系我們等專欄，定期推送相關(guān)檔案信息的同時也重視與公眾的互動。社交媒體有強大的信息技術(shù)作支撐，因此，在社交媒體上不僅可以發(fā)布文字檔案，還可以上傳與檔案信息有關(guān)的圖片、視頻等，不僅可以直接說明檔案信息，還可以發(fā)布一些檔案故事，舉辦微型檔案展覽等，對檔案信息資源進行深層次、全方位的開發(fā)與利用。

社交媒體是與用戶互動性極強的媒介，因此，檔案部門可以利用社交媒體實現(xiàn)檔案信息資源的個性化開發(fā)。微博、維基、微信、網(wǎng)絡(luò)社區(qū)服務(wù)等社交媒體工具都有其獨特的功能，可以適應(yīng)不同形式的檔案信息服務(wù)的需求，檔案部門針對不同需求，開發(fā)出不同的檔案信息資源。另外，檔案部門利用在線訂閱、推送，標簽設(shè)置等功能，可以對檔案的內(nèi)容進行篩選和分類，并將服務(wù)對象定位為個體，有目的地向可能存在利用潛力的用戶進行信息推送和介紹，實現(xiàn)檔案信息資源的個性化開發(fā)。

六、檔案信息資源的開發(fā)要密切結(jié)合現(xiàn)實需要

第一，新常態(tài)下的社會需求會越來越高，越來越多元化，這就要求檔案信息資源開發(fā)工作密切關(guān)注國家機構(gòu)、社會組織和個人的實際需求，開發(fā)出利用者真正需要的檔案信息資源。檔案信息資源開發(fā)的最終目的是向利用者提供符合實際需求的、有價值的檔案，因此檔案利用者的實際需求意愿便是檔案信息資源開發(fā)不得不認真考慮的重要條件和標準。如果開發(fā)出來的檔案信息未能滿足人們的需求，它們就會變成無源之水、無本之木，其價值也就不能實現(xiàn)。第二，在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息資源的開發(fā)有了更強大的數(shù)據(jù)支撐。檔案部門可以借助大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)，對檔案信息資源的開發(fā)現(xiàn)狀、用戶的利用意向以及現(xiàn)實社會條件進行單獨分析和關(guān)聯(lián)分析，生成數(shù)據(jù)報告，分析出檔案信息資源目前的開發(fā)現(xiàn)狀以及用戶感興趣的檔案方向，從而為檔案信息資源的進一步開發(fā)提供可靠的數(shù)據(jù)支持和方向預(yù)測。第三，新常態(tài)下，政治建設(shè)、經(jīng)濟建設(shè)、文化建設(shè)、社會建設(shè)以及生態(tài)文明建設(shè)都會進入一種新的穩(wěn)定發(fā)展階段。檔案信息資源開發(fā)作為檔案工作中與外界關(guān)系更為密切的一部分，要緊隨政治、經(jīng)濟、文化、社會和生態(tài)文明建設(shè)的步伐，開發(fā)出與之相關(guān)的檔案信息資源，為政治、經(jīng)濟、文化、社會以及生態(tài)文明建設(shè)提供有效的信息支撐，為它們的可持續(xù)發(fā)展盡一份力量。

七、加強檔案信息資源的整合開發(fā)

新常態(tài)下，信息資源共享越來越受到全社會的關(guān)注，而進行資源的整合便是實現(xiàn)共享的有效方式。檔案作為最真實可靠的信息記錄，更應(yīng)該進行整合，以便為社會提供更加豐富的信息。然而，現(xiàn)在“檔案信息孤島”現(xiàn)象普遍存在，各地區(qū)的檔案館僅僅開發(fā)本館的檔案信息，檔案信息內(nèi)容不全面，難以滿足社會的高層次需求。因此，為了適應(yīng)新常態(tài)，也為了更好的滿足社會對檔案的利用需求，檔案館必須打破封閉式的自我開發(fā)思想的束縛，從社會角度和利益出發(fā)，樹立社會檔案整合共建共享的指導(dǎo)思想。檔案部門要與其他相關(guān)部門以及國外檔案機構(gòu)建立合作關(guān)系，以便及時了解和查詢本部門未保存的檔案信息，做到檔案信息的跨部門、跨資源、跨國別開發(fā)，解決館藏資源與社會需求不相適應(yīng)的難題。

此外，檔案館也要十分重視對民間檔案、口述檔案、流失海外的檔案等檔案信息資源的收集整合。這些檔案都是重要的文化遺產(chǎn)，也都是一定時期的反映，尤其是民間檔案和口述檔案，更貼近人們的生活，因此，更要多加關(guān)注。檔案館一方面要時常面向社會開展收集工作，在必要的情況下可實施有償收集，確保收集到的檔案齊全、完整；另一方面，通過舉辦檔案展覽并參加國外的檔案展覽，把那些流失在海外的檔案收集回來，這也是保護我國檔案資源和文化遺產(chǎn)甚至是維護國家利益的表現(xiàn)。

八、重視對民生檔案信息資源的開發(fā)

新常態(tài)下，民生問題已然成為政府和社會關(guān)注的重點。檔案館在“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”和“服務(wù)民生”的思想指導(dǎo)下，也開始積極接收各種涉及民生的專業(yè)檔案，使大量民生檔案進入國家檔案資源體系。民生檔案被接收進館為其開發(fā)奠定了基礎(chǔ)，也為檔案館提供了便利。檔案館在開發(fā)民生檔案時，一方面，要將接收進館的那一部分進行充分開發(fā)；另一方面，還要注意收集社會上的民生檔案，同時鼓勵社會公眾積極參與到民生檔案的開發(fā)過程中，以確保民生檔案的完整。民生檔案是直接關(guān)系到大眾的檔案，所以，做好這一開發(fā)工作不僅可以使檔案工作更加貼近百姓，而且也有利于維護百姓的利益。

檔案信息資源開發(fā)是一項長期的、緊迫的、艱巨的工作，要想做好這項工作，需要全社會的共同努力，尤其是新常態(tài)的到來又給檔案信息資源開發(fā)帶來了全新的挑戰(zhàn)。因此，為了更加適應(yīng)新常態(tài)，把這項工作做好，檔案部門要積極采取相應(yīng)的策略全方位、多層次地開發(fā)檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案工作的經(jīng)濟效益和社會效益，為經(jīng)濟的健康發(fā)展和社會主義和諧社會的構(gòu)建做出更大貢獻。

（作者單位：上海大學圖書情報檔案系）