地勘單位編外人員檔案管理的思考

呂 晉

吉林省煤炭地質(zhì)調(diào)查總院

引言：

基于當(dāng)前大學(xué)生飽和的就業(yè)現(xiàn)狀，包括地勘單位在內(nèi)的各類(lèi)事業(yè)單位都呈現(xiàn)出了編外人員日益增多的情況，使得“如何實(shí)現(xiàn)編外人員檔案的科學(xué)管理”這一問(wèn)題成為了事業(yè)單位人力資源管理、檔案資料管理的重點(diǎn)待解決問(wèn)題。據(jù)此，我們有必要對(duì)地勘單位編外人員檔案管理進(jìn)行分析研究。

一、人事檔案的重要性

人事檔案，即反映檔案所有者基本情況、教育經(jīng)歷、專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格、政治面貌、家庭關(guān)系、社會(huì)經(jīng)驗(yàn)、獲獎(jiǎng)情況、有無(wú)犯罪行為、工作業(yè)績(jī)等多種信息的文件載體，是一個(gè)人各階段生活軌跡的重要證明。此外，在實(shí)際的工作當(dāng)中，人事檔案與單位人員的護(hù)照辦理、工作身份認(rèn)證、退休年齡評(píng)估、工資調(diào)整、各類(lèi)保險(xiǎn)報(bào)備、醫(yī)療統(tǒng)籌等多重手續(xù)環(huán)節(jié)相掛鉤，一旦檔案材料中存在紕漏或偏誤，將很可能對(duì)人員長(zhǎng)期的生活、工作發(fā)展造成巨大影響。

二、地勘單位編外人員的現(xiàn)狀問(wèn)題

第一，“棄檔”問(wèn)題嚴(yán)重。從現(xiàn)階段來(lái)看，地勘單位聘用的編外人員多為應(yīng)屆、往屆的大學(xué)畢業(yè)生。根據(jù)我國(guó)《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》的條例規(guī)定，大學(xué)生的人事檔案多由其所在地的人才中心保管。但這種固定化的保管方式與大學(xué)生不斷變動(dòng)的工作地點(diǎn)存在一定沖突，繼而導(dǎo)致了很大一部分大學(xué)生在面對(duì)這一檔案管理措施時(shí)，選擇逃避、拖延甚至拒交，進(jìn)而造成了“棄檔族”這一特殊群體的出現(xiàn)[1]。

第二，檔案內(nèi)容不完整。編外人員工作具有較強(qiáng)的不穩(wěn)定性，往往在短短兩、三年的時(shí)間就會(huì)更換三到五家單位，使得其在各單位工作期間的信息材料無(wú)法及時(shí)、完全地實(shí)現(xiàn)歸檔處理，這就導(dǎo)致了編外人員檔案內(nèi)容很難保證完整。這樣以來(lái)，地勘單位在聘用編外人員時(shí)，就無(wú)法根據(jù)其工作經(jīng)歷評(píng)估出此人具體的能力水平和道德素養(yǎng)。

三、地勘單位編外人員管理不完善

第一，缺乏對(duì)編外人員福利待遇的合理管理。當(dāng)前我國(guó)對(duì)于地勘單位等事業(yè)單位人員的福利政策、薪酬標(biāo)準(zhǔn)都是圍繞編制人員開(kāi)展的，并未對(duì)編外人員的薪資福利做出有效規(guī)定。這樣以來(lái)，地勘單位管理者以及人事部門(mén)在設(shè)計(jì)編外人員工資待遇時(shí)，常常為了節(jié)省用人成本而采取最低標(biāo)準(zhǔn)，使得許多有能力、有技術(shù)的編外人員享受不到應(yīng)得的待遇支持，在很大一定程度上為編外人員的頻繁“跳槽”埋下了隱患。

第二，缺乏對(duì)編外人員工作地位的合理管理?，F(xiàn)階段，人們常用“臨時(shí)工”、“非正式工”等名頭稱(chēng)呼編外人員，無(wú)形中體現(xiàn)出了編外人員“二等單位公民”的弱勢(shì)地位?；谶@一點(diǎn)，編外人員在工作當(dāng)中經(jīng)常會(huì)受到“歧視”，被分配到臟、累、險(xiǎn)的工作環(huán)節(jié)當(dāng)中，且無(wú)法得到我國(guó)《勞動(dòng)合同法》的制度保護(hù)。

第三，缺乏對(duì)編外工作人員合同協(xié)議的合理管理。當(dāng)前大多數(shù)事業(yè)單位為了省去復(fù)雜的用工程序，極少與編外人員簽訂正式的書(shū)面勞動(dòng)合同和用工協(xié)議。但如果編外人員一旦發(fā)生安全問(wèn)題，或出現(xiàn)勞資糾紛，事業(yè)單位將缺乏相應(yīng)的法律和制度保障，繼而在矛盾中呈現(xiàn)出極其被動(dòng)的狀態(tài)，為其高額的訴訟賠償成本埋下了風(fēng)險(xiǎn)隱患。

四、地勘單位編外人員檔案管理措施及解決辦法

(一)建立健全編外人員的檔案管理制度

面對(duì)上文提到的編外人員現(xiàn)狀問(wèn)題和管理問(wèn)題，地勘單位相關(guān)工作人員應(yīng)提起對(duì)編外人員這一特殊群體的重視程度，制定出針對(duì)性、專(zhuān)門(mén)化的人事檔案管理制度。對(duì)此，為了保證管理制度的規(guī)范性和可行性，相關(guān)人員首先要保證對(duì)編外人員做到一視同仁，將其從“二等單位公民”的困境中拉回來(lái)，不斷淡化其身份地位的差異性。這樣以來(lái)，編外人員在職位晉升標(biāo)準(zhǔn)、福利標(biāo)準(zhǔn)、薪資計(jì)算等方面的束縛將被打通，繼而為檔案管理制度向編內(nèi)人員管理制度借鑒提供出一定的便利條件；

其次，為了保證編外人員檔案管理的完整性和實(shí)時(shí)性，地勘單位應(yīng)建立起信息化的管理系統(tǒng)，并設(shè)置出穩(wěn)定性強(qiáng)、壽命長(zhǎng)的數(shù)據(jù)庫(kù)與之相匹配。這樣以來(lái)，將充分解決編外人員崗位變動(dòng)過(guò)程中可能出現(xiàn)的信息丟失、信息模糊等問(wèn)題，為編外人員檔案信息的安全性做出保障；

最后，在檔案管理系統(tǒng)生成的表格當(dāng)中，要明確體現(xiàn)出工資調(diào)整、手續(xù)證明、當(dāng)前職稱(chēng)、所在崗位等全面、細(xì)致的數(shù)據(jù)信息及其變化情況，為后續(xù)的編外人員分配管理、福利設(shè)置夯實(shí)基礎(chǔ)[2]。

(二)深化檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

地勘單位要想實(shí)現(xiàn)編外人員檔案管理工作的科學(xué)、創(chuàng)新、可持續(xù)發(fā)展，就必須要提高團(tuán)隊(duì)內(nèi)部工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平。對(duì)此，地勘單位管理者首先要嚴(yán)格制定檔案管理人員的招聘和準(zhǔn)入門(mén)檻，從學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)技能、工作經(jīng)驗(yàn)等多個(gè)角度入手，在龐大的社會(huì)人力資源中挖掘出有價(jià)值的綜合型素質(zhì)人才，為單位的檔案管理團(tuán)隊(duì)融入有潛力、有技術(shù)的“新鮮血液”；其次，管理者還應(yīng)積極通過(guò)組織培訓(xùn)、思想教育等手段，不斷更新、發(fā)展現(xiàn)有檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備、技能素養(yǎng)，從而為地勘單位編外人員檔案管理工作的科學(xué)性提供強(qiáng)有力的人員支持。

(三)適當(dāng)調(diào)整區(qū)域內(nèi)的檔案管理方法

上文提到，“棄檔族”的出現(xiàn)在一定程度上加大了地勘單位用人審核的難度。對(duì)此，地勘單位應(yīng)積極聯(lián)結(jié)區(qū)域內(nèi)其他存在這一問(wèn)題的事業(yè)單位，集體向政府及當(dāng)?shù)厝瞬胖行奶岢鼋ㄗh或申請(qǐng)，要求其適當(dāng)拓寬大學(xué)生檔案的管理渠道，使大學(xué)生資料通過(guò)網(wǎng)絡(luò)即可查詢(xún)，以避免人事檔案缺失、紕漏的事情發(fā)生。

總結(jié)：

綜上所述，通過(guò)加強(qiáng)地勘單位編外人員檔案管理的科學(xué)性、實(shí)際性，能有效緩解編外人員當(dāng)前所處的尷尬境地，同時(shí)有利于地勘單位整體管理素質(zhì)的發(fā)展。由本文分析可知，通過(guò)明確認(rèn)識(shí)檔案的功能重要性，分析編外人員與地勘單位雙方存在的問(wèn)題，進(jìn)而做出一系列的檔案管理調(diào)整手段，能充分滿足編外人員的價(jià)值需求，實(shí)現(xiàn)編外人員檔案的安全、妥善保存，顯著加強(qiáng)對(duì)編外人員的勞動(dòng)保護(hù)力度。最后，希望本文對(duì)地勘單位編外人員的管理工作有所貢獻(xiàn)。

[1]謝瑩，謝賢.事業(yè)單位編內(nèi)人員與編外人員人事檔案管理之比較分析[J].黑龍江檔案，2012(01)：82.

[2]周永軍，韓瑛.事業(yè)單位編外人員檔案管理現(xiàn)狀分析及對(duì)策研究[J].蘭臺(tái)世界，2012(S2)：111.