基于信息安全條件下的人力資源檔案數(shù)字化管理

文/黃衛(wèi)東

基于信息安全條件下的人力資源檔案數(shù)字化管理

文/黃衛(wèi)東

檔案管理是企事業(yè)單位日常工作中的重要組成部分，而人力資源檔案管理又是重中之重。探究信息安全條件下的人力資源檔案數(shù)字化管理很有必要。應(yīng)在保證信息安全的前提下，提高企事業(yè)單位人力資源管理的水平和效率。

一、人力資源檔案數(shù)字化管理的意義

1．有助于企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息現(xiàn)代化。企業(yè)信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，其中就包括人力資源檔案的數(shù)字化管理這一重要部分。它為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供了可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)，推動(dòng)了企業(yè)的信息化進(jìn)程。

2．有助于檔案資料的保存。傳統(tǒng)的檔案資料以紙質(zhì)為載體，時(shí)間一長，破損嚴(yán)重，給管理帶來了不小的難度，同時(shí)不利于檔案的使用。借助于先進(jìn)的信息技術(shù)，轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，大大降低了人為因素和非人為因素的影響，更利于檔案資料的保存和使用。

3．有助于工作效率的提高。傳統(tǒng)的檔案管理以手工為主，不僅效率低下，而且極易出錯(cuò)，同時(shí)利用率不高，使檔案價(jià)值難以體現(xiàn)。數(shù)字化管理，信息的存儲(chǔ)、查詢更高效、更快捷，把檔案管理人員從繁重的體力勞動(dòng)中解放出來，提高了工作效率。

二、基于信息安全條件下的人力資源檔案數(shù)字化管理面臨的問題

1．檔案數(shù)量巨大難以快速數(shù)字化。目前，大中型企業(yè)中，信息資料經(jīng)過長年的累積特別豐富，給數(shù)字化管理造成了不小的困難。而中小企業(yè)，受自身?xiàng)l件的限制，資金投入不足，導(dǎo)致數(shù)字化設(shè)施、設(shè)備等，難以滿足人力資源檔案數(shù)字化管理的需求。

2．網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來的不安全因素。一是系統(tǒng)軟件由于設(shè)計(jì)中存在漏洞，極易被黑客等侵襲，致使信息被竊、流失、損毀。還有磁場等對(duì)信息傳輸?shù)耐ǖ涝斐筛蓴_，影響了信息的傳輸，留下了隱患，另外就是網(wǎng)絡(luò)的開放性給信息的安全性和保密性帶來沖擊。很多企業(yè)為了降低成本，忽略了網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，對(duì)采購的設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)供應(yīng)商限制要求較低，也給黑客等入侵?jǐn)?shù)字檔案資料庫竊取信息提供了方便。

3．人為操作導(dǎo)致的不安全故障。數(shù)字化管理需要高素質(zhì)的檔案管理人員的操作，這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。在實(shí)際情況中，很多從事檔案管理的人員年齡偏大，計(jì)算機(jī)操作不熟練，經(jīng)常出現(xiàn)一些失誤，造成信息丟失、損毀。另外，工作人員在操作上的不良習(xí)慣、違規(guī)操作等,都會(huì)導(dǎo)致安全問題的產(chǎn)生。再加上防護(hù)措施不到位、警惕性低，影響了網(wǎng)絡(luò)安全管理的整體質(zhì)量。

三、基于信息安全條件下的人力資源檔案數(shù)字化管理路徑探究

1．人力資源管理系統(tǒng)的開發(fā)要以安全為第一位。要想保證系統(tǒng)的安全性，可以借助Web搭建的開發(fā)平臺(tái)，也可以在企業(yè)人力資源管理中建立局域網(wǎng)，在局域網(wǎng)中建立管理系統(tǒng)。通過設(shè)置管理權(quán)限可以有效阻止非法用戶的侵入，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全防護(hù)，還可以使用加密制度，保證數(shù)據(jù)在傳送的過程中，不會(huì)被篡改或盜竊，進(jìn)一步強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)通信的保密性，也可以建立防火墻來防御外部攻擊。

2．建立人才信息管理數(shù)據(jù)庫。企業(yè)之間的競爭實(shí)際上就是人才的競爭，所以各個(gè)企業(yè)對(duì)人力資源的重視程度已經(jīng)上升到了戰(zhàn)略高度。將人才信息統(tǒng)一納入數(shù)據(jù)庫中，更能夠使人力資源得到優(yōu)化，最大程度地發(fā)揮人力資源的價(jià)值，為企業(yè)的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。尤其是在人員招聘時(shí)，通過數(shù)據(jù)庫進(jìn)行崗位匹配，實(shí)現(xiàn)高效、有效招聘，避免人才的浪費(fèi)，同時(shí)為后期的培訓(xùn)提供便利。還可以為異地招聘實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)視頻面試，既擴(kuò)大招聘范圍，又降低成本。

3．績效考核信息管理模塊的建立。對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)來說，建立績效考核信息管理模塊是人力資源檔案數(shù)字化管理的重要內(nèi)容，績效考核信息既能夠體現(xiàn)員工的個(gè)人價(jià)值，也能夠反映出團(tuán)隊(duì)的合作水平。不僅如此，還能為采購等給予一定的參考信息，通過績效考核信息一方面把員工的工作熟練程度反映出來，也將材料的質(zhì)量反映出來，企業(yè)可以據(jù)此加以改進(jìn)。

4．崗位信息管理模塊的建立。崗位信息管理模塊的建立，能夠在確保工作效果得到有效提高的同時(shí),更為準(zhǔn)確地估計(jì)崗位的設(shè)置和價(jià)值相關(guān)性，使崗位設(shè)置管理和崗位價(jià)值管理更符合現(xiàn)代企業(yè)管理理念，也是現(xiàn)代化崗位價(jià)值管理的先進(jìn)模式體現(xiàn)。

人力資源檔案，是企事業(yè)單位重要的無形資產(chǎn)，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著不可替代的作用。信息技術(shù)的應(yīng)用使人力資源檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理。這極大地提高了企事業(yè)單位人力資源管理水平，但網(wǎng)絡(luò)帶來的安全性問題日益突出。因此，必須采取有效管理措施對(duì)信息進(jìn)行保護(hù),全面提高信息的安全性能，促進(jìn)人力資源管理工作的發(fā)展。

（作者單位：廣東省惠州市第一婦幼保健院）