談歸檔文件的齊全完整優(yōu)化系統(tǒng)性

文/程艷卉

談歸檔文件的齊全完整優(yōu)化系統(tǒng)性

文/程艷卉

檔案歸檔立卷工作中，多數(shù)立卷單位經(jīng)常被檔案部門指出歸檔文件存在不齊全、不完整、文件破損或者缺少系統(tǒng)性等情況，要求加強(qiáng)改進(jìn)，立卷單位常常一頭霧水。那么，何謂歸檔文件的齊全完整和優(yōu)化系統(tǒng)性，如何保證歸檔文件齊全完整，筆者根據(jù)實際工作經(jīng)驗，試述如下。

齊全性。是指歸檔文件種類齊全及種類內(nèi)應(yīng)歸檔文件材料齊全，即應(yīng)歸盡歸。保證歸檔文件種類齊全。一個單位應(yīng)形成的文件，主要有文書文件、會計文件、科研項目或基本建設(shè)項目文件、設(shè)施設(shè)備文件及專門業(yè)務(wù)文件。凡屬年度內(nèi)或項目建設(shè)周期內(nèi)，形成的文件材料必須分門別類按時歸檔。各單位經(jīng)常存在的問題是只歸檔文書文件，會計及其他類別文件不歸檔或不按時歸檔。種類內(nèi)應(yīng)歸檔文件，應(yīng)按照文件形成內(nèi)容，結(jié)合文件間的緊密聯(lián)系性，逐件歸檔。但實際歸檔工作中，常常存在歸檔文件不全的問題。以文書文件為例，年度歸檔文件中，經(jīng)常缺少本單位廳（局、委、辦）黨組或廳（局、委、辦）務(wù)會議記錄、領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)任免、職工工資統(tǒng)計表、固定資產(chǎn)統(tǒng)計、年度工作總結(jié)、工作要點(diǎn)等等重要?dú)w檔材料。特別是批復(fù)性文件，往往找不到同一事由的請示類文件與之同時歸檔。會計文件中，預(yù)算和決算不歸檔。同一門類中，涉及特殊載體文件，不進(jìn)行收集歸檔。這都屬于歸檔文件不齊全的問題。檔案員的工作素質(zhì)和責(zé)任心，是歸檔文件材料齊全性的重要保證。檔案員一是要基本了解本單位各部門業(yè)務(wù)，知道各部門應(yīng)形成文件，關(guān)注各部門已形成的文件，參照本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，逐件收集。二是要根據(jù)收文登記，做好收文歸檔文件的篩選。三是要掌握本單位科技、項目、重點(diǎn)工作、重要事件及專業(yè)工作動態(tài)，及時跟蹤文書文件之外的材料，做到應(yīng)收盡收。還要重點(diǎn)收集領(lǐng)導(dǎo)、各部門責(zé)任人及主要工作負(fù)責(zé)人手中的重要文件，外出參會及出國考察帶回材料，主要領(lǐng)導(dǎo)參加人大、政協(xié)會議材料等，保證應(yīng)歸檔文件收集齊全，不缺失，不流失。

完整性。歸檔文件完整性是檔案具有完整法律效力的保障。歸檔文件的完整性體現(xiàn)在兩個方面，一是件內(nèi)文件內(nèi)容的完整性。二是同一事由，即成套性文件，能充分體現(xiàn)事件辦理過程的完整性，不缺件。件內(nèi)文件內(nèi)容完整，包含文件簽發(fā)、收發(fā)傳閱過程、文件印發(fā)總頁數(shù)、是否簽署印章、日期落款、附件等內(nèi)容，要體現(xiàn)文件處理過程、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或批辦要求、不能缺張少頁、必須簽署印章、附件。無論多少頁，都要按照次序歸檔，缺一項都屬歸檔文件不完整。轉(zhuǎn)發(fā)文件，必須同時附上被轉(zhuǎn)發(fā)文件，作為一件歸檔。工作過程中，只歸檔轉(zhuǎn)發(fā)文，被轉(zhuǎn)發(fā)文不同步歸檔現(xiàn)象比比皆是。同一事由文件，比如一次會議文件，要有會議通知、會議日程、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議總結(jié)、照片及視頻等材料，方為完整的成套性文件。歸檔過程中，檔案員的細(xì)心和耐心是歸檔文件完整性的保證，需逐件逐頁清點(diǎn)。要思維清晰，對成套性文件、有附件的文件、頁數(shù)多的文件等，清點(diǎn)到位，保證不缺件、不少頁，印鑒手續(xù)完備。

優(yōu)化性。歸檔文件優(yōu)化是歸檔文件質(zhì)量要求。優(yōu)化性是指同一歸檔文件，要選擇“品相好的原件”歸檔，盡可能不選擇破損文件、復(fù)印件或者字跡模糊的文件歸檔。必須用破損文件歸檔的，歸檔前必須進(jìn)行修復(fù)。修復(fù)是指對破損文件加固的過程。加固方法一般采取托裱的方法，即用同樣大小的紙張，用專用膠水或漿糊將原件粘貼在上面，使其堅固的過程。切忌用不干膠直接粘貼的方法，不干膠對檔案的破壞損傷速度極快，起不到保護(hù)作用，反而會加速損壞過程。原件找不到或者沒有原件的，需要將復(fù)印件掃描后再用打印出來的復(fù)制件歸檔。一般情況下，歸檔文件材料的紙張與印墨是文件材料優(yōu)化條件的前提，紙張要滿足文件材料長期甚至永久保管需求。

系統(tǒng)性。歸檔文件系統(tǒng)性要求每個歸檔單位的歸檔文件，在每個歸檔門類中都要自成系統(tǒng)，如文書檔案無論按照問題或者部門分類，都不能缺少單位內(nèi)某個部門的文件。假使某單位有16個組成部門，歸檔文件中只歸檔15個部門的文件；只對發(fā)文進(jìn)行歸檔，收文不列入歸檔范圍；只歸檔紙質(zhì)文件，電子文件和聲像文件都不歸檔，這都屬于歸檔文件不系統(tǒng)現(xiàn)象。在建設(shè)項目歸檔文件中，僅歸檔業(yè)主文件、施工、監(jiān)理文件，設(shè)計文件或者設(shè)備文件不歸檔，整體項目檔案失去系統(tǒng)性。一個上市的股份公司，籌備申請上市的材料、董事會、監(jiān)事會、理事會等材料不歸檔，這個上市企業(yè)的檔案管理就是不成系統(tǒng)的。

（作者單位：四平職業(yè)大學(xué)）