數(shù)字化檔案管理中信息通信技術(shù)的應(yīng)用

王輝

（江陰職業(yè)技術(shù)學(xué)院江陰214405）

數(shù)字化檔案管理中信息通信技術(shù)的應(yīng)用

王輝

（江陰職業(yè)技術(shù)學(xué)院江陰214405）

在檔案數(shù)字化進(jìn)程中，信息通信技術(shù)（ICT）的應(yīng)用為檔案服務(wù)提供了科學(xué)的技術(shù)支持和發(fā)展路徑。在檔案生命周期與連續(xù)體理論的指導(dǎo)下，信息通信技術(shù)有利于構(gòu)建符合文檔管理規(guī)律、便于實際操作的框架模型。通過分析現(xiàn)代信息與通信技術(shù)的應(yīng)用現(xiàn)狀，能夠明確相應(yīng)的技術(shù)優(yōu)勢與瓶頸，從而明確當(dāng)前文檔運用的工作經(jīng)驗與未來發(fā)展方向，使ICT融合檔案服務(wù)能取得更實質(zhì)性的進(jìn)展與成效。

檔案 信息通信技術(shù) 數(shù)字化 應(yīng)用

信息通信技術(shù)（Information Communication Technology）簡稱為I C T，是信息技術(shù)與通信技術(shù)相融合而形成的一個新的概念和技術(shù)領(lǐng)域。I C T廣泛運用，為企業(yè)轉(zhuǎn)型升級和產(chǎn)業(yè)發(fā)展提供了技術(shù)支持，也為現(xiàn)代檔案事業(yè)帶來機遇和挑戰(zhàn)。I C T是全面利用現(xiàn)代信息化手段，對檔案信息資源進(jìn)行整合、處置、管理，從而更好地為社會提供服務(wù)的一種技術(shù)路徑。它體現(xiàn)了從傳統(tǒng)檔案實體轉(zhuǎn)向以檔案信息為重點的工作理念，是從手工檢索轉(zhuǎn)化為計算機搜索的中間橋梁，是溝通本地查閱與異地調(diào)閱的推動力量，是推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)、構(gòu)建“智慧”平臺的重要渠道。面對信息通信技術(shù)迅猛的發(fā)展形勢，各單位只有不斷融入并加強研發(fā)和使用，提高檔案部門的軟硬件建設(shè)，才能提高檔案管理水平和工作能力。

一、檔案（文檔）生命周期與連續(xù)體理論

1.文檔生命周期理論及其局限性。文檔生命周期已經(jīng)被視為一種理論，其概念是以提供操作紙質(zhì)文檔管理程序為框架和模型。該理論認(rèn)為，文檔不是靜態(tài)的，而是有自己的生命，它的生命類似生物有機體的成長階段與“年齡”之限。它們經(jīng)歷從出生（文檔創(chuàng)建或收集），成長為青年（記錄使用和維護(hù)），進(jìn)入老年（轉(zhuǎn)移到檔案庫記錄），然后死亡（到期銷毀）的演變。文檔的生命周期包括其當(dāng)前使用和最終的命運，從產(chǎn)生到銷毀的全過程。根據(jù)文檔的內(nèi)容和價值不同，檔案會采取不同的保存期限，即壽命時間。而文檔是檔案的初始形式、生命之源，這是目前國內(nèi)外專家注重文檔管理的原因之一，即在檔案的生成階段就把好關(guān)。緊接著，它歷經(jīng)創(chuàng)建、維護(hù)、儲存、使用和處置等五種形式，形成一個完整的生命過程。同時在不同階段又表現(xiàn)出不同的作用和工作要求，這是一個通過分階段管理提升檔案整體質(zhì)量的過程。所以，每位檔案管理者必須首先了解文檔生命周期理論，以提高自己的有效管理能力。

然而，文檔生命周期描述的并非文件運動規(guī)律的全部[1]。近年來，生命周期的概念，一直受到很多負(fù)面的評論。首先，批評者指出，銷毀不一定是文檔的全部歸宿，有文檔不“死”現(xiàn)象，即無限期保留，因為有持續(xù)的價值存在。其次，在“三種年齡”的生命周期階段之間劃分，極容易憑借主觀判斷。其實文檔的生命周期不是單向的從幼變老，而是根據(jù)實際使用的需要、價值的轉(zhuǎn)變，會發(fā)生逆轉(zhuǎn)和反復(fù)，生命形式可能會打亂。文檔好比貨幣，可儲存，也可重復(fù)循環(huán)使用，他們會產(chǎn)生恢復(fù)活動期，使用與存檔可能會多次交替。生命周期模型不存在重復(fù)階段，或者人為地省略某一階段。再者，文檔生命周期概念延續(xù)和記錄之間存在人為的區(qū)分，由于單位經(jīng)營宗旨和文檔保存文化等原因，專業(yè)視角之間檔案和記錄管理會發(fā)生區(qū)別。此外，生命周期概念的批評者也認(rèn)為，它過于集中記錄物理實體的操作任務(wù)，特別是那些紙質(zhì)文檔的保管。紙質(zhì)文檔依靠邏輯結(jié)構(gòu)，與紙質(zhì)的物理存儲相關(guān)聯(lián)，很大程度上局限于傳統(tǒng)的管理模式，缺乏現(xiàn)代創(chuàng)新。

2.連續(xù)體理論與信息通信技術(shù)的引入。而文檔管理早在20世紀(jì)80年代已快速引入信息和通信技術(shù)（I C T），檔案管理進(jìn)入了一個全新的實踐層面，產(chǎn)生了靈活辯證的生命周期模型。這種新模型的發(fā)明，被稱為連續(xù)體理論。該理論認(rèn)為，檔案和文檔管理責(zé)任之間沒有嚴(yán)格的界限。文檔有創(chuàng)建、修改、歸檔、使用等任意處理的權(quán)限，不局限于不同環(huán)節(jié)和先后順序，也不是被動等待最終處理決定的文本。

20世紀(jì)90年代通過L a n M a c h e a n開發(fā)了記錄連續(xù)模型的可操作框架電子記錄管理程序。學(xué)者指出，電子環(huán)境能達(dá)到單憑理論和基于紙張的方法所無法實現(xiàn)的檔案管理模式，使檔案工作對象從靜態(tài)到動態(tài)，能融會貫通，得到立體化處理。在行之有效的生命周期來看，文檔和檔案管理過程分明，有章有序，明確定義了文檔在每個階段的管理責(zé)任。在連續(xù)體理論中，通過記錄連續(xù)模型，文檔和檔案總是在被創(chuàng)建或編輯的狀態(tài)，即文檔管理被描述為交互式過程，貫穿于整個文檔的壽命。

文檔生命周期和連續(xù)體模型的發(fā)展是檔案信息化的重要驅(qū)動力，同時檔案信息技術(shù)的發(fā)展也為生命周期和連續(xù)體理論提供了先進(jìn)的技術(shù)條件。兩大模型的互補配合提供了一個積極合理的保存記錄的結(jié)構(gòu)，體現(xiàn)了電子文檔環(huán)境安全、有效、便捷的必然趨勢。它超越時間和空間，逐漸滿足企業(yè)、法律、社會、文化等需求管理。作為更為先進(jìn)的檔案管理辦法，通過現(xiàn)代模型構(gòu)建科學(xué)組織框架，對于檔案現(xiàn)代化與信息通信的融合發(fā)展具有重要的意義。

二、現(xiàn)代信息通信技術(shù)（ICT）應(yīng)用現(xiàn)狀

1.信息技術(shù)的創(chuàng)建、存儲、檢索與數(shù)字化趨勢。信息技術(shù)與通信技術(shù)相融合環(huán)境下，電子文檔的處理有著極高的要求。每一份文檔可分為三個端結(jié)，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理是中端，永久保存或到期銷毀是末端。無論是圖案表格的繪制，還是文字的寫作修訂，文檔處理都脫離不了計算機。在此基礎(chǔ)上，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)建電子數(shù)據(jù)庫、編發(fā)電子郵件、遠(yuǎn)程檢索與構(gòu)建移動通信平臺、管理I C T基礎(chǔ)設(shè)施信息系統(tǒng)等，通過多措并舉，產(chǎn)生更有效的利用與管理。由于不同機構(gòu)保存和使用的主要數(shù)據(jù)和信息系統(tǒng)存在差異，信息系統(tǒng)（I S）集成部署系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理則更有利于實現(xiàn)無縫傳遞和信息共享，從而打破不同檔案部門“信息不對稱”的局面，改善“信息孤島”現(xiàn)象。同時，該系統(tǒng)是由多個電子文檔組織路線，以不同的部門和個人根據(jù)具體工作需求進(jìn)行查詢和使用，這種積分式工作流程有效節(jié)約了財務(wù)和人力資源方面的成本。雖然針對龐大數(shù)據(jù)，計算機系統(tǒng)可能會導(dǎo)致冗余，但它可以消除員工對大批量物理文檔的恐懼。

在數(shù)字化檔案管理中，盡管試圖改善信息通信能力，但關(guān)鍵基礎(chǔ)設(shè)施與目標(biāo)還是存在一定差距。這些差距和弱點與信息部門的推進(jìn)力度有關(guān)，也與檔案工作人員對新技術(shù)的運用程度有關(guān)。尤其是研發(fā)和使用過程中未能解決數(shù)字檔案中的D R M數(shù)字版權(quán)管理，因此I C T技術(shù)的應(yīng)用實則依賴于基礎(chǔ)設(shè)施的存在，而相對高端設(shè)施的建設(shè)尚未熟練普及。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，現(xiàn)代電子政務(wù)、O A系統(tǒng)的運用，Q Q群、微信圈及電子商務(wù)建設(shè)的開展，各部門相應(yīng)建立了系統(tǒng)辦公網(wǎng)絡(luò)平臺，不僅最大限度地證明了信息和通信技術(shù)優(yōu)點，而且也在不斷探索與實踐中，將現(xiàn)代信息技術(shù)的功能推向優(yōu)化。

2.有效的檔案管理方式在實踐中改進(jìn)。在I C T的支持下，檔案管理已經(jīng)從基本的紙張文件的存儲向眾多電子、計算機的數(shù)字化管理過渡?！霸朴嬎恪钡囊雽⑷尕S富現(xiàn)代文檔管理模式，以其提供速度快、精準(zhǔn)度高、查詢靈活、呈現(xiàn)方式多樣等優(yōu)勢，在世界范圍內(nèi)被迅速接受并作為關(guān)鍵信息管理與溝通工具。此外，在檔案管理中使用電子系統(tǒng)，可以節(jié)省文件存儲空間，利用電子方式查詢也可減少紙質(zhì)文檔的物理磨損。計算機中的檔案管理，以強大的存儲、檢索、訪問、使用功能，增強了安全性和便捷度，也便于人檔溝通和信息交流。

盡管如此，他們也面臨一些挑戰(zhàn)。如由于技術(shù)的飛速變化，檔案記錄越來越依靠計算機及網(wǎng)絡(luò)，增強了軟硬件故障所造成的數(shù)據(jù)失真或丟失風(fēng)險。而在處理文件時人為的改寫、剪切和粘貼、發(fā)送到另一端等，操作失誤也會影響數(shù)據(jù)的真實性和系統(tǒng)的完整性。盡管如此，這些缺點并不會貶低信息與通信技術(shù)在檔案領(lǐng)域已發(fā)揮的顯著作用。在電子檔案的時代，傳統(tǒng)的檔案實體服務(wù)已不能滿足人們復(fù)雜的用檔需求，任何一種有意義的文檔都無法忽略信息和通信技術(shù)所帶來的有效記錄管理。

三、當(dāng)前信息技術(shù)環(huán)境下文檔運用與服務(wù)

1.信息通信推送技術(shù)成為服務(wù)的主功能。當(dāng)前信息技術(shù)的飛速發(fā)展拉近了人與人之間信息的交流，傳遞方式的嬗變，也進(jìn)一步完善與提升了檔案信息服務(wù)中技術(shù)體系的應(yīng)用水平。信息通信推送技術(shù)成為服務(wù)的主功能，比如“云計算”文檔存儲功能與數(shù)字化對接，O A系統(tǒng)、電子郵箱等文檔信息傳遞對接，網(wǎng)絡(luò)平臺信息咨詢、留言，電子政務(wù)與公文流轉(zhuǎn)，網(wǎng)站信息查詢、文件下載、轉(zhuǎn)移鏈接、用戶對話等推送與互動功能。

網(wǎng)絡(luò)信息溝通工具具有集成化和開放性等特點。為了提供高速、快捷，不受地理、時空限制的服務(wù)，各種信息技術(shù)資源必須加以整合，才能達(dá)到系統(tǒng)優(yōu)化的效果。但是在實際操作中，由于網(wǎng)站服務(wù)平臺和服務(wù)體系的更新周期較長，服務(wù)還是以被動的信息咨詢反饋為主，缺乏主動的信息推送服務(wù)?？偟膩碚f，還是存在先進(jìn)信息技術(shù)研發(fā)滯后、技術(shù)應(yīng)用不全面、兼容不夠等問題。因此，在未來除注重終端信息技術(shù)的研發(fā)和使用外，一些網(wǎng)絡(luò)平臺和智能服務(wù)平臺的新生技術(shù)也是應(yīng)關(guān)注的方向。

2.電子信息轉(zhuǎn)化成為運用與服務(wù)的基本途徑。當(dāng)前信息技術(shù)下文檔運用與服務(wù)，主要有兩大類方式。一類是對檔案室（館）藏傳統(tǒng)檔案，以方便利用為目的，運用專用設(shè)備進(jìn)行信息技術(shù)加工處理；另一類是對直接以數(shù)字化形式產(chǎn)生的電子圖檔進(jìn)行數(shù)字化管理，包括電子圖檔和文件的接收與安全保管，以及科學(xué)合理利用。檔案信息的利用包括信息檢索、信息傳遞以及信息反饋等，而檔案的編研活動實質(zhì)是對檔案信息進(jìn)行改編重組的過程。雖然檔案信息化中并不完全是信息理論與技術(shù)利用的內(nèi)容，但是所有的標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化及其他工作都圍繞著信息技術(shù)展開。信息技術(shù)應(yīng)用成為實現(xiàn)檔案信息化的基本途徑[2]。

在檔案資源運用過程中，人們獲取信息的需求呈現(xiàn)快餐式又精細(xì)化、多樣化的特點，信息服務(wù)的給取已轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)服務(wù)、虛擬服務(wù)為主的電子高科技服務(wù)。當(dāng)前信息社會中，檔案信息服務(wù)更多的是基于互聯(lián)網(wǎng)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)向公眾提供檔案信息查詢、咨詢等服務(wù)方式。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，在影響人們信息獲取方式和社會形態(tài)的同時，也改變著人們的生活和學(xué)習(xí)面貌。因此，信息公開背景下的檔案在線服務(wù)必須以用戶為出發(fā)點，創(chuàng)新理念，更新現(xiàn)代信息技術(shù)手段，積極開展信息推送、站點鏈接、網(wǎng)頁聚合等多功能服務(wù)。借助I C T的推動力，實現(xiàn)信息與通信環(huán)境下的檔案信息公開、共享與利用，不斷提升檔案服務(wù)質(zhì)量和管理水平。

[1]何嘉蓀，葉鷹.文件連續(xù)體理論與文件生命周期理論：文件運動理論研究之一[J].檔案學(xué)通訊，2003（05）.

[2]李健.信息理論與技術(shù)對檔案學(xué)的影響研究[D].天津：天津師范大學(xué)，2012.

G270.7

A

2016-11-09

王輝，江陰職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館員，研究方向為文秘檔案。