寇小琴

(呂梁教育學(xué)院，山西 呂梁 033000)

【教育管理】

提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

寇小琴

(呂梁教育學(xué)院，山西 呂梁 033000)

對(duì)檔案實(shí)施管理，可以對(duì)重要資料以及歷史信息進(jìn)行有效保護(hù)，保證信息資料能夠被完整保存下來(lái)，使資料中的價(jià)值信息能夠得到合理運(yùn)用。但目前檔案管理工作還存在著一定的問(wèn)題，工作開(kāi)展效果仍然有待提高。本文將以檔案管理問(wèn)題分析為切入點(diǎn)，對(duì)該管理工作科學(xué)化水平強(qiáng)化路徑進(jìn)行深入探究，旨在提高國(guó)內(nèi)檔案管理整體水平，成功帶動(dòng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

管理制度；檔案管理；科學(xué)化水平；信息資料

國(guó)內(nèi)一直在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行著調(diào)整與優(yōu)化，檔案信息化管理手段也在不斷推廣之中，管理工作正在朝向良好方向進(jìn)行著發(fā)展。而強(qiáng)化檔案科學(xué)化管理水平，作為現(xiàn)代管理工作中的重要任務(wù)之一，也是業(yè)內(nèi)人士重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。但由于該項(xiàng)工作是以原有檔案管理為基礎(chǔ)的，因此想要對(duì)管理工作科學(xué)化水平進(jìn)行提升，管理人員首先應(yīng)對(duì)管理工作存在的問(wèn)題與不足進(jìn)行明確，以便制定出針對(duì)性的管理方案。

一、檔案管理工作存在的問(wèn)題

(一)重視程度有待提高

雖然社會(huì)各界都已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了檔案管理的重要性，但部分單位及地區(qū)還是沒(méi)有對(duì)檔案管理工作予以足夠重視，往往會(huì)將工作精力集中放在單位與地區(qū)發(fā)展與經(jīng)濟(jì)水平提升方面，對(duì)于檔案管理工作有所忽略，導(dǎo)致信息資料收集、保存、管理以及其他方面都出現(xiàn)了一定的問(wèn)題，檔案信息完整性與真實(shí)性都沒(méi)有達(dá)到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)由于重視力度不足，管理機(jī)構(gòu)也沒(méi)有對(duì)用戶(hù)真實(shí)需求進(jìn)行深入性分析，使得檔案事業(yè)發(fā)展受到了直接阻礙。

(二)管理制度有待提高

現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展速度極快，信息資料規(guī)模也處于不斷擴(kuò)大之中，使得檔案資料內(nèi)容與規(guī)模都發(fā)生了一定量的變化，而檔案管理制度的改革速度卻相對(duì)較多緩慢，檔案管理手段以及管理技術(shù)都需進(jìn)行優(yōu)化。同時(shí)雖然信息化技術(shù)已經(jīng)在檔案管理中得到了應(yīng)用，但信息技術(shù)通常較為表面，信息技術(shù)的真正優(yōu)勢(shì)并沒(méi)有在檔案管理中得到有效發(fā)揮，導(dǎo)致信息查詢(xún)與管理等行為都存在著諸多不便，檔案存在價(jià)值也隨之受到了影響。

(三)檔案利用度有待提高

檔案建立的價(jià)值就是為了對(duì)各項(xiàng)信息資料進(jìn)行收集與保存，以便有關(guān)人員對(duì)其進(jìn)行使用。但目前多數(shù)檔案都主要處于保密狀態(tài)，開(kāi)放范圍相對(duì)較小，檔案整體利用率相對(duì)較低，檔案信息具有的作用與價(jià)值無(wú)法得到真正體現(xiàn)，這無(wú)疑是對(duì)檔案資源的一種浪費(fèi)，急需對(duì)此進(jìn)行完善。

二、強(qiáng)化檔案管理工作科學(xué)化水平的路徑

(一)確定檔案管理目標(biāo)

管理人員在對(duì)檔案管理工作科學(xué)化水平進(jìn)行強(qiáng)化之前，應(yīng)通過(guò)學(xué)習(xí)、宣傳等方式，提高自身對(duì)于檔案管理工作的重視程度，要真正認(rèn)識(shí)到檔案信息的價(jià)值所在。同時(shí)應(yīng)結(jié)合檔案管理實(shí)際情況，對(duì)管理目標(biāo)進(jìn)行確定。以強(qiáng)化檔案信息服務(wù)水平為目的，制定出有針對(duì)性的管理目標(biāo)[1]。在完成目標(biāo)制定之后，管理人員需要始終圍繞這一目標(biāo)，按照時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)，從大局入手對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，并要對(duì)管理重點(diǎn)進(jìn)行明確，有針對(duì)性開(kāi)展各項(xiàng)優(yōu)化工作，進(jìn)而切實(shí)提升檔案管理水平，為需求者提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息。

(二)加大現(xiàn)代化建設(shè)力度

管理人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)在檔案管理中具有的優(yōu)勢(shì)與作用，要改變以往對(duì)信息技術(shù)運(yùn)用表面化的問(wèn)題。應(yīng)加大對(duì)信息技術(shù)以及相應(yīng)管理軟件的研究力度，真正將大數(shù)據(jù)以及數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)具有的功能有效挖掘出來(lái)，使管理工作能夠真正得到助益，切實(shí)對(duì)工作開(kāi)展效率以及開(kāi)展質(zhì)量進(jìn)行強(qiáng)化[2]。同時(shí)還應(yīng)按照檔案管理目標(biāo)，對(duì)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行建立，逐步帶動(dòng)現(xiàn)代化建設(shè)工作的開(kāi)展，真正實(shí)現(xiàn)高效化數(shù)據(jù)智能管理模式，有效縮短檔案管理時(shí)間，使管理人員能夠有更多的精力、時(shí)間投入到檔案工作完善之中，有效促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

(三)優(yōu)化檔案管理制度

針對(duì)檔案管理制度存在的問(wèn)題，管理人員應(yīng)在對(duì)管理工作進(jìn)行優(yōu)化時(shí)，首先應(yīng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作制度進(jìn)行全面性審視，準(zhǔn)確分析出各項(xiàng)制度存在的不足之處與問(wèn)題本質(zhì)，并對(duì)各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行完善；其次，要以提升方案管理科學(xué)水平為目標(biāo)，對(duì)各項(xiàng)管理工作細(xì)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，并建立獎(jiǎng)懲工作制度，以實(shí)際獎(jiǎng)勵(lì)來(lái)對(duì)檔案管理人員工作積極性進(jìn)行激發(fā)，從而在管理人員的積極配合下，探究出理想的管理制度，并能夠在實(shí)踐過(guò)程中不斷對(duì)各項(xiàng)制度進(jìn)行調(diào)整與完善；再次，應(yīng)對(duì)管理監(jiān)督制度科學(xué)水平進(jìn)行提升，要對(duì)管理制度的外界環(huán)境影響因素進(jìn)行明確，并要借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)管理工作的全方位監(jiān)控，保證管理人員工作行為的規(guī)范性；最后，要建立動(dòng)態(tài)化制度管理制度，應(yīng)及時(shí)按照管理工作發(fā)展變化對(duì)制度內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，保證管理制度的實(shí)效性，保障管理工作的高質(zhì)量[3]。

(四)增強(qiáng)檔案信息利用率

管理人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案信息價(jià)值，要對(duì)各項(xiàng)檔案資料進(jìn)行詳細(xì)研究與分類(lèi)，對(duì)于保密等級(jí)相對(duì)較低的檔案，應(yīng)在保證檔案信息安全的前提下，通過(guò)建立設(shè)置權(quán)限的方式，讓相關(guān)人員可以通過(guò)權(quán)限認(rèn)證來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)閱，使檔案信息的價(jià)值能夠被充分挖掘出來(lái)。同時(shí)對(duì)于非保密材料，應(yīng)適當(dāng)加大公眾的查看力度，應(yīng)為公眾提供更多機(jī)會(huì)，使檔案資料的價(jià)值能夠得到體現(xiàn)，同時(shí)還應(yīng)加大現(xiàn)實(shí)情況與檔案資料的融合度，應(yīng)將信息中對(duì)社會(huì)有益的價(jià)值信息挖掘出來(lái)，并對(duì)其進(jìn)行合理運(yùn)用，將價(jià)值信息發(fā)揮到最大，使其能夠?yàn)樯鐣?huì)發(fā)展做出一定的貢獻(xiàn)[4]。

(五)完善檔案管理模式

提升檔案管理工作科學(xué)化水平時(shí)，不僅要進(jìn)行上述幾項(xiàng)優(yōu)化舉措，同時(shí)還應(yīng)對(duì)檔案管理模式進(jìn)行完善，應(yīng)加大信息化管理模式的落實(shí)力度。一方面，管理人員需要對(duì)現(xiàn)行信息化管理模式進(jìn)行全面性分析，明確該管理模式存在的不足以及相應(yīng)影響因素，客觀分析檔案信息管理亂象的發(fā)生原因，對(duì)管理工作改進(jìn)方案進(jìn)行設(shè)計(jì)；一方面要加大對(duì)信息管理安全性能的關(guān)注力度，要對(duì)信息系統(tǒng)安全防護(hù)措施進(jìn)行強(qiáng)化，并通過(guò)不斷升級(jí)防火墻以及殺毒軟件等方式，降低黑客以及網(wǎng)絡(luò)病毒的影響，保證檔案信息安全；另一方面，應(yīng)加大管理人員對(duì)于信息技術(shù)的操作水平，應(yīng)保證管理人員各項(xiàng)信息操作的規(guī)范性，確保管理人員能夠按照各項(xiàng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行使用，有效降低人為因素造成的管理問(wèn)題，并應(yīng)不斷對(duì)檔案信息備份制度以及建檔制度進(jìn)行完善。此外，管理人員應(yīng)保持糾錯(cuò)態(tài)度，及時(shí)對(duì)信息化管理模式存在的弊端進(jìn)行處理，確保檔案信息的安全性，管理人員不應(yīng)對(duì)信息技術(shù)過(guò)度依賴(lài)，應(yīng)通過(guò)紙質(zhì)檔案與信息檔案并存的方式，對(duì)檔案實(shí)施“雙保險(xiǎn)”管理模式，并要對(duì)電子檔案實(shí)施多備份，這樣即使一份資源出現(xiàn)問(wèn)題或出現(xiàn)丟失，也能運(yùn)用備份來(lái)彌補(bǔ)相應(yīng)的不足，對(duì)檔案信息進(jìn)行有效保護(hù)。

社會(huì)各界應(yīng)明確認(rèn)識(shí)到檔案信息的價(jià)值與意義，對(duì)現(xiàn)代管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行深入分析，以提高檔案管理科學(xué)化水平為目標(biāo)，按照各項(xiàng)規(guī)章要求以及單位的實(shí)際檔案管理需求，通過(guò)確定管理目標(biāo)、優(yōu)化管理制度、增強(qiáng)信息化建設(shè)、提高檔案利用率以及完善管理工作等方式，切實(shí)對(duì)管理工作中存在的不足之處進(jìn)行有效解決，真正提升檔案管理水平，保證每一份檔案信息都能得到妥善保管與運(yùn)用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化的現(xiàn)代檔案管理新模式。

[1]鄧丹.關(guān)于提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇的探究[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2014(26):298.

[2]呂清.分析如何提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].東方企業(yè)文化,2015(21):183.

[3]崔榮星.試析提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].中國(guó)高新技術(shù)企業(yè),2016(23):35-36.

[4]葉萍.試析提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].教育教學(xué)論壇,2015(40):16-17.

2017-04-19

寇小琴(1972-)，女，山西離石人，呂梁教育學(xué)院館員，研究方向：圖書(shū)館管理。

G27

A

1672-2086(2017)02-0051-02