趙海燕

摘 要 在當(dāng)前信息科技廣泛運(yùn)用的年代，檔案管理現(xiàn)代化正在各個(gè)高校逐步推進(jìn)。一些有價(jià)值的電子檔案越來(lái)越被重視，然而這些電子檔案雖然在傳統(tǒng)檔案管理中產(chǎn)生了巨大的積極影響，卻也存在一定的局限性。本文針對(duì)電子檔案的特點(diǎn)，初步分析了在高校檔案管理中電子檔案的優(yōu)勢(shì)與局限。

關(guān)鍵詞 高校 檔案管理 電子檔案

中圖分類(lèi)號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化程度的不斷提高，高校檔案管理工作也進(jìn)入了新的時(shí)代，但是當(dāng)前仍有許多高校還采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式。

1高校檔案管理現(xiàn)狀

隨著科學(xué)技術(shù)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，高校學(xué)生和教職工人數(shù)急劇增加，每年都有數(shù)以萬(wàn)計(jì)的檔案需要變動(dòng)、更新和維護(hù)。但是從高校檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，它還存在著很多問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.1高校檔案工作量大

因?yàn)楦咝８母锏牟粩嗌钊牒鸵?guī)模的不斷擴(kuò)大，高校檔案的數(shù)量和門(mén)類(lèi)也在增多。主要分為黨政檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、基建檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案等十幾個(gè)門(mén)類(lèi)，另外，檔案的保存和日常維護(hù)，以及大量的學(xué)生就業(yè)和出國(guó)等使得檔案變動(dòng)頻繁，這些都需要大量的人力、物力和時(shí)間。

1.2信息化技術(shù)未得到充分利用

目前，高校檔案基本還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介。雖然大多數(shù)的高校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案館各部門(mén)的全覆蓋，但是在高校檔案管理過(guò)程中，對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用僅限于檢索、交換、備份等，并沒(méi)有完全發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。絕大多數(shù)的檔案整理、存放和查閱等仍采用傳統(tǒng)方式。另外管理人員信息化技術(shù)水平不高，所以信息化技術(shù)在高校檔案管理工作中難以得到充分利用。

1.3重保存輕利用

高校檔案管理工作是一個(gè)長(zhǎng)期積淀的過(guò)程，價(jià)值不容易在短期體現(xiàn)出來(lái)，因此，高校對(duì)這種效益不明顯的工作沒(méi)有給予足夠重視，更愿意把資金投入在直接能得到成果的項(xiàng)目上?！爸乇４孑p利用”的傳統(tǒng)觀念使大多數(shù)人認(rèn)為檔案工作就是收集歸檔和保存保密，一些高校的檔案管理工作長(zhǎng)期停留在這兩方面，并不重視對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)和利用。目前高校檔案不僅要滿足高校內(nèi)的學(xué)生、教職工和各個(gè)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案利用的需求，還要滿足社會(huì)的利用需求。而高校檔案管理工作的重點(diǎn)是對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)和利用，因此我們必須利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)其進(jìn)行整理、提取，將高校檔案盡量轉(zhuǎn)化為更便于利用，便于保存的電子檔案。

2高校檔案管理中電子檔案的優(yōu)勢(shì)

電子檔案是具有保存價(jià)值的電子文件，這與傳統(tǒng)檔案的特征相同。但是電子檔案在歸檔、存儲(chǔ)和利用方面有很多優(yōu)勢(shì)。主要表現(xiàn)在電子文件歸檔的工作量相對(duì)較小，節(jié)省人力和時(shí)間；它的儲(chǔ)存空間小，容易保存，它的利用也比較簡(jiǎn)單方便。在當(dāng)今信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用下，電子檔案的優(yōu)勢(shì)越來(lái)越被高校重視，主要體現(xiàn)在三個(gè)方面。

2.1檔案的歸檔方面

電子檔案可以利用信息技術(shù)，就能省去人工分類(lèi)、排序裝訂等步驟，同時(shí)還不容易疏漏出錯(cuò)。但傳統(tǒng)檔案的收集、分類(lèi)統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)需要大量的時(shí)間和人力，另外，傳統(tǒng)檔案立卷標(biāo)準(zhǔn)有很強(qiáng)的主觀性，立卷人通常會(huì)根據(jù)自己的理解來(lái)進(jìn)行立卷，這樣做就會(huì)影響日后他人對(duì)檔案的查閱和利用，而電子檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)的輔助立卷功能，可以按照不同標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)。當(dāng)遇到文件收集不齊或漏交，電子檔案只需利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)就可一鍵整理歸檔。這樣不僅能提高工作人員立卷歸檔的效率，還能提高歸檔的質(zhì)量。

2.2檔案的保存方面

高校檔案中有一些檔案是極少被查閱和利用的，但是為了保證檔案工作的完整性和嚴(yán)謹(jǐn)性，這些很少被人問(wèn)津的檔案也會(huì)進(jìn)行保存，這就造成資源和空間的浪費(fèi)。而電子檔案只需一個(gè)芯片就可以解決整個(gè)檔案庫(kù)房的儲(chǔ)存問(wèn)題。電子檔案更便于保存，因?yàn)樗ǔＲ源疟P(pán)、光盤(pán)等為介質(zhì)，不受溫度、濕度以及微生物環(huán)境的影響，不易被破壞，同時(shí)也大大減少了紙張的消耗，更有利于環(huán)境保護(hù)。

2.3檔案的利用方面

一切檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)就是檔案利用服務(wù)，它是檔案價(jià)值的最終體現(xiàn)。目前，傳統(tǒng)檔案由于量大，分類(lèi)多、占用的空間大，難以進(jìn)行一一翻找。而電子檔案和計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)使檔案的檢索和查找速度大大提高，管理員無(wú)需進(jìn)入庫(kù)房，只需在計(jì)算機(jī)上就能完成檔案的利用。另外隨著高校學(xué)生的增多，出國(guó)留學(xué)生和一些在外地就業(yè)的學(xué)生經(jīng)常會(huì)需要遠(yuǎn)距離的利用相關(guān)檔案，但是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案利用調(diào)度就要相對(duì)困難。而電子檔案則能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在最短的時(shí)間到達(dá)檔案利用者的手上，滿足其對(duì)時(shí)間上的要求。

3高校檔案管理中電子檔案的局限性

電子檔案在給高校檔案管理帶來(lái)巨大便利之時(shí)，那些防不勝防的病毒和黑客使電子檔案在儲(chǔ)存和使用的過(guò)程中存在一定程度的風(fēng)險(xiǎn)，給電子檔案的安全保密工作增加了難度。這主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。 （下轉(zhuǎn)第53頁(yè)）（上接第35頁(yè)）

3.1網(wǎng)絡(luò)安全性難以保證

電子檔案是可以通過(guò)儲(chǔ)存設(shè)備高速讀寫(xiě)，如果一旦被盜取，會(huì)對(duì)檔案的真實(shí)性和完整性造成破壞，現(xiàn)在高校保存的檔案多數(shù)是學(xué)生和教職工以及校內(nèi)的重要信息，所以安全問(wèn)題不容忽視，這主要體現(xiàn)在以下幾方面。

（1）電子檔案容易造成在文件交換、或是長(zhǎng)期保存中出現(xiàn)信息的丟失，因?yàn)樗母袷胶蛢?chǔ)存方式比較多樣化；有時(shí)也會(huì)出現(xiàn)不兼容現(xiàn)象，導(dǎo)致電子檔案的不可讀，這也是檔案管理中的一個(gè)難題。

（2）電子檔案很容易被更改，因?yàn)樗鼪](méi)有手寫(xiě)文字的特征，采用的通常都是統(tǒng)一的字體和標(biāo)識(shí)，所以，如果電子檔案被篡改或錯(cuò)寫(xiě)，就會(huì)不留痕跡，不容易被發(fā)現(xiàn)，也不利于區(qū)分檔案的真假。

（3）電子檔案若操作失誤就會(huì)造成大范圍的文件受影響，因?yàn)樗ǔ２捎玫亩际桥刻幚淼姆绞?，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案如果是人為造成的錯(cuò)誤則是影響范圍有限。

（4）網(wǎng)絡(luò)具有遠(yuǎn)距離調(diào)用的功能，在傳輸過(guò)程中，檔案信息的安全性存在被修改和盜用風(fēng)險(xiǎn)。

3.2法律效力和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)不明確

目前，我國(guó)還未在法律中明確規(guī)定電子檔案的法律地位，在我國(guó)的實(shí)際案例中，電子文件的法律憑證作用并不被認(rèn)可，所以電子檔案的法律效率尚不明確。

另外，在高校檔案管理中，為了保證電子檔案的安全性、易操作性，必須采用標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式，這就需要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。目前我國(guó)已經(jīng)定制了《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》，對(duì)CAD電子文件的光盤(pán)存儲(chǔ)和保管進(jìn)行了規(guī)范?！峨娮游募w檔及電子檔案管理辦法》對(duì)公文類(lèi)的電子文件和電子檔案也做出了比較細(xì)致的規(guī)定。但是，根據(jù)高校目前的發(fā)展?fàn)顩r，應(yīng)當(dāng)盡早的制定統(tǒng)一的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使得高校檔案管理工作能夠有法可依，有章可循。

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