社會化背景下高校后勤檔案管理創(chuàng)新研究

任莉新 曲紹燕

（山東科技大學檔案館 青島 266590）

社會化背景下高校后勤檔案管理創(chuàng)新研究

任莉新 曲紹燕

（山東科技大學檔案館 青島 266590）

高校后勤檔案管理工作面臨社會化改革新的環(huán)境和挑戰(zhàn)，作者通過分析當前后勤檔案管理存在的問題和現(xiàn)實訴求，提出了創(chuàng)新后勤檔案建設與管理的路徑選擇。

高校后勤檔案 現(xiàn)實訴求 人力資源檔案 后勤文化

自1999年我國全面啟動高校后勤社會化改革以來，部分有條件的高校后勤服務實體逐步從行政管理系統(tǒng)中分離出來，轉(zhuǎn)制為企業(yè)。這些后勤企業(yè)熟悉校內(nèi)服務市場，同時按照企業(yè)化模式運營，很快發(fā)展壯大。2016年8月，中國教育后勤協(xié)會在《關于深化高校后勤社會化改革的若干意見（討論稿）》中提出：鼓勵有條件的高校后勤實體轉(zhuǎn)制為企業(yè)；對待社會服務企業(yè)和學校后勤服務實體要堅持權利平等、機會平等、規(guī)則平等[1]。由此可見，未來高校后勤服務實體若想保住現(xiàn)有服務市場，打造競爭優(yōu)勢，其按照企業(yè)化模式運營必將是一種趨勢。企業(yè)化后的高校后勤實體人事、財務等管理都相對獨立，因此在企業(yè)運營及各項管理活動中必將會形成大量的、多門類、多載體的檔案。

一、社會化背景下高校后勤檔案管理凸顯的問題

1.重要資料遺漏現(xiàn)象普遍存在。目前，高校后勤檔案收集整理依據(jù)的是《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規(guī)范》。這兩項規(guī)范中，高校后勤的角色定位是總務處，其檔案的收集范圍也定位于對學校有保存價值的部分文書類資料，而真正記載企業(yè)成長、發(fā)展與經(jīng)驗教訓的歷史資料，在絕大多數(shù)高校后勤中，沒有得到應有的重視并依據(jù)檔案管理的標準去收集歸檔，對企業(yè)權益保護、宣傳營銷等都具有參考作用的一些重要資料存在遺漏、散失等情況，出現(xiàn)了“按照學校檔案館要求收集檔案，而不是為維護后勤及職工權益，為后勤建設與發(fā)展提供保障服務而收集檔案”的現(xiàn)象。

2.人力資源檔案缺失。社會化背景下，以校檔案館為主導的高校后勤檔案歸檔模式，導致后勤各級管理人員對檔案的重要性認識不足，往往認為檔案管理只是上交文件資料，而不去關注檔案對后勤管理所發(fā)揮的現(xiàn)實性作用，如人力資源檔案，許多高校后勤存在人力資源檔案缺失現(xiàn)象。人力資源檔案不等同于職工個人檔案，其涵蓋的范圍更為廣泛，如員工聘任資料、培訓資料、薪酬福利資料等都屬于人力資源檔案收集的內(nèi)容。高校后勤中從事餐飲、物業(yè)、綠化等崗位工作的部分員工，后勤沒有為他們建立人事檔案，同時又沒有人力資源工作，如勞動合同、薪資發(fā)放記錄等歷史資料歸檔保存，以至于在發(fā)生勞動糾紛、個人合法權益受到損害時，這些員工無法出具翔實的檔案信息資料作為憑證依據(jù)，自身的合法權益難以得到有效維護。

3.文化資料歸檔被忽視。后勤社會化改革涉及觀念的更新、體制的交替和資源的重新配置，通過后勤企業(yè)文化建設來統(tǒng)一認識、化解矛盾和凝聚力量是重要的方法和手段。許多高校后勤認識到文化的“軟實力”作用，逐步重視企業(yè)文化建設。2016年9月，中國教育后勤協(xié)會組織開展“高校后勤文化建設評優(yōu)”活動，后勤文化建設的重要性被提升到一個新的高度，筆者所在單位后勤在此次活動中被評為“全國高校后勤企業(yè)文化建設示范單位”，但相關文化資料沒有做到及時收集并整理歸檔，大量文化建設的過程資料散置，部分早期資料遺失，這對形成資料的完整收集整理，以備查考利用帶來困難，這種重文化活動，輕資料整理的現(xiàn)象在其他高校后勤實體中也普遍存在。

二、社會化背景下高校后勤檔案管理的現(xiàn)實訴求

1.員工權益保障的訴求。在高校后勤中，有較高比例的農(nóng)民工從事餐飲、物業(yè)、綠化等工作，他們年齡偏大，主觀上不愿意與后勤簽訂勞動合同。同時，因全國范圍內(nèi)的農(nóng)民工檔案建設尚處于起步階段[2]39，許多高校后勤沒有為這部分職工建立人事檔案，在勞動合同與職工人事檔案均缺失的情況下，人力資源檔案的建設可以為這部分員工提供事實勞動關系的證明，必要時能保護員工的合法權益。2015年，山東省人社廳下發(fā)《關于統(tǒng)一和規(guī)范企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險費補繳政策的通知》，文件中明確指出：未參加企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險或中斷繳費的男年滿45周歲、女年滿40周歲的人員，可憑有效原始材料，以個人身份補繳企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險費[3]。對于沒有簽訂勞動合同的高校后勤員工，“有效原始材料”則源于人力資源檔案對歷史勞動關系的真實記錄。

2.企業(yè)發(fā)展資源的訴求。人力資源是企業(yè)發(fā)展的第一資源，人力資源檔案可以真實記錄高校后勤員工的工作經(jīng)歷、教育培訓、薪酬福利和獎懲等歷史情況，通過提供真實可靠的信息和數(shù)據(jù)，為后勤甄別、選拔、重用人才提供依據(jù)。準確、齊全的人力資源管理檔案是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質(zhì)的重要保障[4]46。建設后勤人力資源檔案，保證檔案材料的及時、妥善歸檔，將有利于后勤對人才的吸納和培養(yǎng)，為后勤的人力資源開發(fā)提供決策依據(jù)。

3.文化體系建設的訴求。隨著大學文化建設的不斷推進，高校后勤文化已成為校園文化的重要組成部分，近年來更呈現(xiàn)發(fā)展與繁榮的趨勢。與此同時，會形成大量能展示師生和員工集體文化智慧的檔案資料，這些資料既是高校后勤文化建設的客觀真實記錄，也是今后有序開展檔案文化建設不可缺少的參考資料。因此，高校后勤在實施企業(yè)文化建設的同時，應把有價值的文化材料進行整理歸檔，加以提煉、編研，實現(xiàn)檔案記錄文化、整合文化和增值文化的功能。

三、社會化背景下高校后勤檔案建設與管理的創(chuàng)新路徑

1.轉(zhuǎn)變管理機制。成立檔案管理科室，設置專職檔案管理人員，負責對后勤有保存價值的資料進行收集、分類、立卷、保管和利用；加強學習，積極探索適應高校后勤社會化發(fā)展、符合本校后勤實際的檔案收集與整理工作方法；加強制度建設，建立檔案整理立卷、保管、借閱和保密等相關制度，規(guī)范檔案管理；定期組織業(yè)務培訓，召開后勤檔案工作交流會，提高后勤管理人員的檔案意識和專兼職檔案員的檔案工作水平。

2.建立人力資源專項檔案。高校后勤應從切實維護職工權益角度出發(fā)，建立人力資源管理專項檔案，該專項檔案涵蓋人力資源日常工作資料、相關制度文件、員工培訓資料、薪酬福利資料、員工個人信息資料等內(nèi)容。第一，人力資源日常工作資料。人力資源日常工作資料是高校后勤人力資源部門日?；顒有纬傻墓ぷ饔涗?，包括人員招聘記錄、績效考核記錄、考勤記錄以及勞動人事管理記錄等。第二，員工培訓資料。員工培訓資料是高校后勤實施員工培訓過程中產(chǎn)生的各項工作記錄，包括培訓計劃與培訓方案、培訓教材、課程資料等。第三，薪酬福利資料。薪酬福利資料屬于保密性較強的檔案材料，一般指定專人負責管理。薪酬福利資料主要包括薪酬結(jié)構(gòu)設計資料、薪酬制度、員工保險與福利管理資料等。第四，員工個人資料。反映個人經(jīng)歷、德能勤績、工作表現(xiàn)的文字、表格及其他形式的歷史記錄，均可以作為員工個人資料進行保存。

3.拓展后勤文化資料的收集。高校后勤文化資料的收集范圍涵蓋后勤物質(zhì)文化資料、后勤制度文化資料和后勤行為文化資料等內(nèi)容。

第一，后勤物質(zhì)文化資料。高校后勤物質(zhì)文化資料是指后勤產(chǎn)品、服務設施所構(gòu)成的，能體現(xiàn)以物質(zhì)為基礎的表象文化的相關資料。目前，依據(jù)《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規(guī)范》，各高校檔案館對供后勤經(jīng)營或提供服務的建筑物、設施設備等相關資料，均已實現(xiàn)規(guī)范收集。因此，需要拓展收集的物質(zhì)文化資料有后勤企業(yè)化標識（包括企業(yè)LOGO、各子品牌LOGO等）、服務和工作場所的環(huán)境設計圖案、榮譽證書、文化實物（各類公司標牌、內(nèi)刊等）、后勤的特色產(chǎn)品等。這部分資料，是校園文化體系的一部分，應由校檔案館負責建檔管理。

第二，后勤制度文化資料。高校后勤制度文化資料是后勤在經(jīng)營與服務過程中形成的，能表達后勤文化品位與格調(diào)的文字記錄，包括企業(yè)價值觀、各項規(guī)章制度流程、要聞事件、大事年表、演講總結(jié)、活動方案等；同時，凡是作為企業(yè)文化總結(jié)、培訓和活動參考而收集的圖書、報刊、視頻、照片和有關文章材料等，也應作為企業(yè)制度文化資料加以保存。高校后勤制度文化資料對后勤企業(yè)文化的后續(xù)建設工作具有指導和參考作用，這部分資料宜由后勤檔案管理科室進行建檔管理。

第三，后勤行為文化資料。高校后勤行為文化資料是通過員工行為表現(xiàn)出來的，能體現(xiàn)后勤文化建設的經(jīng)驗和創(chuàng)造性活動的資料，包括企業(yè)晚會、各項文化活動、社會公益活動等相關資料；同時，模范人物事跡、企業(yè)內(nèi)部員工行為教育培訓資料（如規(guī)范化管理看板）等，也屬于行為文化資料的范疇。高校后勤行為文化資料來源于后勤員工和師生的集體智慧，既是企業(yè)文化建設的有效載體，又是實現(xiàn)文化育人的生動教材，需要及時收集，反復利用。筆者所在學校后勤的企業(yè)歌曲《后勤一家人》和《感恩后勤》，被制作成視頻在后勤多個服務場所反復播放，如今，這兩首歌曲在學生中被廣泛傳唱，歌曲中“愛與感恩”的思想，深刻體現(xiàn)著后勤文化重在“育心”的價值取向。

4.探索檔案管理新方法。高校后勤的檔案，既服務于后勤這個小環(huán)境，又服務于學校這個大環(huán)境；既要滿足以檔案管理推動后勤發(fā)展的需要，又要實現(xiàn)以檔案文化進行服務育人的功能。隨著高校后勤社會化改革的不斷深入，高校后勤管理者要積極改進后勤檔案資料的收集和整理模式，不斷探索新的管理方法，讓檔案為后勤的發(fā)展服務，為學校的教育教學服務。

[1]關于深化高校后勤社會化改革的若干意見（討論稿）. http：//www.21caas.cn/details/index.php/news/2015-08/57972/

[2]田艷艷.農(nóng)民工檔案管理的問題與對策研究[J].檔案學研究，2012（4）.

[3]關于統(tǒng)一和規(guī)范企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險費補繳政策的通知. http：//xxgk.jinan.gov.cn/xxgk/jcms_files/jcms1/web12/site/art/201 5/7/16/art_16836_153365.html.

[4]王國良.淺談人事檔案在人力資源管理中的作用[J].黑龍江檔案，2016（3）.

任莉新為山東科技大學檔案館館員，研究方向為檔案管理；曲紹燕為山東科技大學檔案館研究館員，研究方向為檔案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.10.08

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2017-12-19