踐行輸電工程項目檔案管理

劉效源

（1國網(wǎng)遼寧省電力有限公司本溪供電公司 本溪 117000； 2沈陽工業(yè)大學(xué) 沈陽 110870）

踐行輸電工程項目檔案管理

劉效源

（1國網(wǎng)遼寧省電力有限公司本溪供電公司 本溪 117000； 2沈陽工業(yè)大學(xué) 沈陽 110870）

淺析輸電工程項目檔案管理的作用、意義及面臨的問題，踐行輸電工程檔案管理，提出應(yīng)對輸電檔案管理機遇與挑戰(zhàn)的方法；說明輸電工程檔案管理的組卷原則，分析檔案管理理論在實踐中的發(fā)展及演繹過程，論述輸電工程檔案管理的正確思路與具體措施，針對輸電檔案管理的“雙重性”，指出輸電檔案管理者應(yīng)堅持實時構(gòu)成，事前控制、事中控制、事后把關(guān)驗收的程序，同時構(gòu)建測評體系，為輸電檔案管理和電力工程項目的質(zhì)量保駕護(hù)航。

踐行 檔案管理 輸電工程

電力工程項目建設(shè)從立項調(diào)研、方案論證、可行性研究、項目招投標(biāo)、勘測設(shè)計、材料配送、施工實施、安裝生產(chǎn)到竣工驗收后的投入使用，是一個相當(dāng)長且復(fù)雜多變的周期[1]88，電力行業(yè)檔案在電力工程項目建設(shè)中，是一個系統(tǒng)工程[2]62。檔案管理工作是輸電運檢電力工程質(zhì)量控制的保障，是輸電運檢電力工程避免重復(fù)修繕、節(jié)約成本的有效方法，也是運檢維護(hù)工程質(zhì)量的直接反映，是輸變電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)和優(yōu)質(zhì)工程評優(yōu)，檔案考核、評選的指標(biāo)之一[3]84。檔案管理是根據(jù)實際運營管理的具體情況，按照項目建設(shè)與維護(hù)、修繕的先后順序和項目的階段性，進(jìn)行相關(guān)文件的收集、整理、歸檔。輸電運檢電力工程檔案管理工作就是對信息的處理方式，即收集、分類及加工、過濾和歸檔儲存。

踐行輸電工程項目檔案管理，輸電工程生產(chǎn)、運行與維護(hù)工作中的檔案管理是一個復(fù)雜體系。在信息化程度不斷提高的今天，如何高效完善現(xiàn)有檔案資源，加速輸電工程項目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、數(shù)字化，適應(yīng)變革中、發(fā)展中的電力企業(yè)，進(jìn)一步拓寬電力檔案的功能，更好地服務(wù)社會、服務(wù)企業(yè)，確保檔案的安全性意義重大。

一、輸電工程檔案管理概述

輸電施工、運檢與維護(hù)工程是電力企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的必要部分，輸電工程項目檔案是工程立項、設(shè)計、施工和監(jiān)理等整個工程的原始記錄，是工程進(jìn)度與質(zhì)量是否與合同一致、是否達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及工程運行、改造和維修的法律憑證，是工程建設(shè)交付使用的必備資料。輸電施工、運檢與維護(hù)工程具有實時性，打破了傳統(tǒng)檔案的特性范疇，不僅反映輸電工程施工質(zhì)量和水平，還能體現(xiàn)工程管理水平，是企業(yè)發(fā)展過程的真實記錄與歷史見證，對于輸電企業(yè)的決策和管理以及生產(chǎn)的安全性有重要參考價值，特別是對于項目的合法性和隱蔽工程的維護(hù)與完善，檔案的作用與地位是十分顯著的。

踐行輸電檔案管理，檔案管理制度尚需繼續(xù)健全與完善[4]81，檔案管理尚需規(guī)范，檔案保管條件與電子化程度有待改善與提高，檔案管理人員的綜合素質(zhì)與學(xué)習(xí)能力尚需不間斷地通過各種方式培訓(xùn)加強[5]19。

信息化人才缺乏是輸電工程檔案管理普遍存在的問題，是檔案信息化的障礙。如何利用檔案信息，輔助工程項目的控制和管理，提高工程項目的管理效率，提高預(yù)測控制風(fēng)險的能力，保證工程質(zhì)量及降低工程成本是時下輸電工程檔案管理更高的標(biāo)準(zhǔn)與目標(biāo)。

二、輸電工程檔案管理的機遇與挑戰(zhàn)

信息技術(shù)為電力檔案管理的規(guī)范化、電子化提供技術(shù)支持，如何將信息技術(shù)應(yīng)用到電力企業(yè)的檔案管理中，已成為重要的科研課題[6]39。

計算機技術(shù)的運用對工程項目檔案資料的科學(xué)利用及步入數(shù)字信息化管理起到了重要作用。利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)，實現(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)共享的系統(tǒng)工程，是系統(tǒng)建立數(shù)字檔案的契機，是輸電工程檔案管理系統(tǒng)性提高的前提，是完善電力工程檔案的有利條件。信息資源的系統(tǒng)化管理納入檔案管理，擴大檔案管理范圍與功能。

電力企業(yè)信息化水平和電力企業(yè)正努力實施的以信息化帶動管理，以管理促進(jìn)信息化的管理模式，是提升輸電工程檔案管理功能的機遇，是保障檔案信息的準(zhǔn)確性與真實性，提高利用率的必要條件。

輸電工程檔案具有一定的專業(yè)性，源于輸電工程檔案的構(gòu)建體系，不同行業(yè)、部門、專業(yè)建立工程檔案的出發(fā)點及標(biāo)準(zhǔn)存在一定的差異，使得接收工作復(fù)雜，極易造成資料的散失，資料難免有遺漏，準(zhǔn)確性、真實性、完整性不易達(dá)到規(guī)范要求[7]78。

輸電工程檔案管理的規(guī)范化、電子化、數(shù)字化是未來發(fā)展的必然趨勢[8]27，輸電工程施工企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，給企業(yè)與社會帶來諸多便利的同時，檔案信息保密問題所存在的安全隱患[9]147，也是我們必須面對的挑戰(zhàn)，云計算服務(wù)平臺在數(shù)據(jù)存儲安全方面具有無法比擬的優(yōu)勢，可有效地解決數(shù)據(jù)安全存儲等問題[10]76。

三、輸電工程檔案管理的組卷原則

案卷是具有“關(guān)聯(lián)”的文件組合而成的檔案保管單位。來源原則是檔案的分類單元，來源原則在檔案檢索中具有重要作用，來源原則是檔案整理的基本原則。來源原則可以有效地恢復(fù)已被破壞和被分散在不同卷宗中檔案的順序。尊重全宗原則是來源原則產(chǎn)生的標(biāo)志。

檔案管理原則在實踐中不斷演繹與發(fā)展，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用使單一來源原則再次受到?jīng)_擊，突破了實體機關(guān)與案卷唯一對應(yīng)的傳統(tǒng)模式，現(xiàn)代機構(gòu)的頻繁變動也使按照機構(gòu)來源劃分全宗面臨新的挑戰(zhàn)，新來源觀應(yīng)運而生，受到業(yè)界的關(guān)注。自由來源為來源共同性基礎(chǔ)上的事由共同性，對專門檔案整理具有指導(dǎo)意義。來源原則的實質(zhì)是事由原則，事由原則是專門檔案的整理原則[11]25。事由聯(lián)系沒有客觀的界限，是檔案形成過程中事由類同性所具有的聯(lián)系。廣義來源聯(lián)系與狹義事由聯(lián)系從本質(zhì)上來說統(tǒng)一于“有機聯(lián)系”[12]84，廣義來源聯(lián)系是電子文件時代“新來源觀”的產(chǎn)物。

檔案整理的本質(zhì)是為了保持檔案材料之間的有機聯(lián)系，便于更好地保管與利用。有機聯(lián)系并不只有來源聯(lián)系，最緊密的聯(lián)系也并不只是來源聯(lián)系，在尊重檔案形成規(guī)律的前提下，任何有機聯(lián)系都可成為檔案的分類原則。來源原則與事由原則都有各自獨立的適用范圍，踐行來源聯(lián)系進(jìn)行組卷，割裂了輸電建設(shè)項目檔案與其建設(shè)過程之間的聯(lián)系，應(yīng)以有機聯(lián)系在整個檔案集合中最為明顯的原則為依據(jù)。

輸電建設(shè)項目按照項目來組成一個案卷，是最簡便也是最理想的，當(dāng)某一項目形成的科技文件超過案卷組合度時，如何將同一項目的檔案材料整理成多個案卷，需要參考建設(shè)項目檔案的特點。

輸電建設(shè)項目按階段組卷形成的檔案有更深層的聯(lián)系，但它不是項目檔案案卷組織的統(tǒng)一模式，最緊密的有機聯(lián)系是指導(dǎo)組卷方式的正確理念。借鑒檔案管理原則，不糾結(jié)、不拘泥于各種原則的紛爭之中，結(jié)合輸電檔案的特點組卷、建檔，充分運用來源聯(lián)系和事由聯(lián)系，編制多維聯(lián)系的實用性、安全性輸電檔案是最科學(xué)的。

明確了組卷原則，建檔過程要注意區(qū)分不同的工程項目及項目階段，工程檔案收集和整理要與建設(shè)進(jìn)程同步，統(tǒng)一歸檔要求，明確歸檔文件材料內(nèi)容，在工程竣工階段，建設(shè)單位要對設(shè)計、施工、監(jiān)理單位移交的文件材料進(jìn)行鑒定，提出移交的時限和質(zhì)量要求。在施工過程中，定期檢查施工現(xiàn)場，收集施工照片記錄，列為電子版資料歸檔。

四、輸電工程檔案管理的正確思路與具體措施

面對輸電工程檔案管理的機遇與挑戰(zhàn)，如何更好地解決其存在的問題？尊重和維護(hù)檔案的本質(zhì)特性，保持檔案之間的有機聯(lián)系是檔案整理工作的根本性原則，觀念的改變是當(dāng)代輸電工程檔案管理的核心前提，建立完善的管理體系，保持各建設(shè)單位與運營、維護(hù)單位的有效溝通是輸電工程檔案管理的保障，健全的檔案管理制度是檔案安全與充分發(fā)揮其作用的必要條件，而強化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，強調(diào)檔案管理的及時性是加快檔案建設(shè)步伐的正確思路，利用現(xiàn)代化的管理工具，不斷踐行檔案管理的電子化、數(shù)字化，向前看，把握未來每一個輸電工程項目文件資料的完整性是行之有效的方法。

什么樣的指導(dǎo)思想能更好發(fā)揮輸電工程檔案管理的功能?踐行輸電工程檔案管理，樹立檔案管理為利用服務(wù)的效益理念，向管理要效益；樹立技術(shù)為需求服務(wù)的科技理念，加強信息軟件系統(tǒng)升級及管理創(chuàng)新，實現(xiàn)工程檔案管理模式與管理思想與時俱進(jìn)；樹立系統(tǒng)工程的整體理念，把系統(tǒng)工程的整體理念和綜合性技術(shù)人才培養(yǎng)貫穿于檔案建設(shè)的全過程；夯實輸電工程檔案管理的根基，輸電工程檔案的功能將彰顯廣達(dá)。

有了正確的理念，有了開啟輸電工程檔案建設(shè)和運行之門的人才，如何正確使用檔案管理工具，加快檔案建設(shè)步伐？在符合國家相關(guān)法規(guī)和企業(yè)檔案管理要求的前提下，強化檔案管理制度的嚴(yán)肅性、權(quán)威性及公正性，制定適應(yīng)輸電工程施工企業(yè)特點的具有較強可操作性的規(guī)章制度，在規(guī)章制度允許的范圍內(nèi)，不斷完善檔案的規(guī)范化管理；加強檔案的收集、整理工作；強化教育和培訓(xùn)；推進(jìn)電子文檔的積累、保管與利用，遵循“利用為本、常用為上”的思路，同步建設(shè)檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫，適應(yīng)電子文件歸檔的發(fā)展趨勢。

電子文件帶來的挑戰(zhàn)要求檔案管理工作進(jìn)行根本性的質(zhì)變，我國當(dāng)前實行的雙套制歸檔策略時間越長，越不利于電子文件管理工作的與時俱進(jìn)[13]41。實現(xiàn)從傳統(tǒng)的檔案管理一步到規(guī)范化、電子化的跳躍，必將面臨一定的險灘與溝壑，然而跳躍的結(jié)果，會使我們的電力企業(yè)實現(xiàn)立項、設(shè)計、施工、維護(hù)、運營、管理的一體化，電力檔案管理的功能有質(zhì)的突破，成為企業(yè)的樞紐、企業(yè)的技術(shù)與成本信息與控制平臺。

有了平臺，有了機遇，輸電工程項目檔案管理如何能舞出精彩篇章？歷史是鏡子，實踐是真理，適應(yīng)變革，完善標(biāo)準(zhǔn)，與時俱進(jìn)是必由之路。

綜觀歷史，傳統(tǒng)的檔案管理原理面對專門檔案與文書檔案整理原則的巨大差異，在不斷適應(yīng)變革的環(huán)境中得以完善和發(fā)展，“主體全宗”、“客體全宗”的提出，就是對“來源聯(lián)系”和“事由聯(lián)系”的充分運用。文件連續(xù)體理論在認(rèn)識文件運動的線性、階段性、整體性的基礎(chǔ)上，研究了文件運動的非線性、橫向性、回流性、跳躍性等異常現(xiàn)象，盡管文件運動理論在實踐的指導(dǎo)性方面有一定的局限性，但這些理論的發(fā)展對增強我們的信念，把握踐行工作的方向有著重要意義。

應(yīng)對變革，我們正積極行動，多維聯(lián)系體系的建立，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的不斷出臺，使我們能夠感知領(lǐng)導(dǎo)的決心與魄力。要克服由于時間跨度造成的信息的缺失及不準(zhǔn)確等問題，提高檔案管理工作者的技能勢在必行，掌握相關(guān)的專業(yè)知識，同時還需具備檔案管技理能，熟悉檔案管理知識的同時，還要熟悉國家及行業(yè)的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定。與此同時，電網(wǎng)專業(yè)的檔案員培訓(xùn)應(yīng)常抓不懈，常年實施培訓(xùn)以適應(yīng)檔案管理發(fā)展的需求，提高檔案管理水平。踐行輸電工程管理，必須重視現(xiàn)場施工檢查與指導(dǎo)工作的時效性，確保歸檔的輸電電網(wǎng)工程項目檔案正確地記錄工程施工過程與結(jié)果，確保歸檔的輸電電網(wǎng)工程項目檔案的全面性與準(zhǔn)確性、及時性。

踐行輸電工程檔案管理，管理者要熟悉項目施工文檔所包含內(nèi)容，為確保施工材料的齊全和真實性，應(yīng)堅持時實構(gòu)成的原則，堅持事前控制、事中控制、事后把關(guān)驗收的程序。具體文件收集按施工資料的形成順序分類，可行性研究階段的文檔、招投標(biāo)文件、項目設(shè)計文檔、物資供應(yīng)文檔、項目施工文檔、項目監(jiān)理文檔等，由相關(guān)機構(gòu)分別構(gòu)成與匯聚，施工資料的組卷應(yīng)嚴(yán)格按國家電網(wǎng)公司編制的輸變電工程檔案管理實施細(xì)則進(jìn)行。

踐行輸電工程的檔案管理，在保密的前提下發(fā)揮檔案信息作用是永恒主題。眾所周知，檔案利用給科研人員帶來方便的同時，也給那些想方設(shè)法竊取技術(shù)機密的不法分子帶來可乘之機，稍有疏忽就會給國家的安全和利益帶來危害，這就是檔案的“雙重性”。檔案的“雙重性”為輸電科技檔案開發(fā)利用帶來挑戰(zhàn)，使得其在信息交流與保密之間的界限尺度難以把握。

如何解決充分利用與技術(shù)安全保密的矛盾？提高檔案管理人員保密意識及綜合素質(zhì)是關(guān)鍵；當(dāng)然沒有保密意識不能勝任，只具有保密意識也是不夠的，綜合素質(zhì)是解決問題的保障。主觀條件具備是一方面，客觀條件制約必不可少，建立健全保密制度是做好輸電檔案保密工作的基礎(chǔ)和前提，是實現(xiàn)法制化、規(guī)范化管理的必要條件。

加強信息化建設(shè)中保密安全應(yīng)對措施，嚴(yán)格確保單位內(nèi)部局域網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)徹底的物理隔離，嚴(yán)禁涉密計算機通過各種形式連接互聯(lián)網(wǎng)和其他公共信息網(wǎng)；并應(yīng)嚴(yán)格落實各級人員責(zé)任制，定期進(jìn)行網(wǎng)上信息檢查，做好網(wǎng)絡(luò)的動態(tài)管理。具備較強的保密意識，不斷更新的專業(yè)技能，檔案管理者才能做到保密工作與檔案管理的有機結(jié)合，正確解決電力檔案保密與充分利用電力檔案的矛盾。

踐行輸電工程的檔案管理，合理測評體系的構(gòu)建與完善，是電力檔案發(fā)展和電力工程項目建設(shè)與維護(hù)的質(zhì)量保障[14]57。通過合同管理強化項目檔案管理，建立健全檔案管理測評體系，利用云計算實現(xiàn)建設(shè)工程檔案的全過程監(jiān)管，輸電工程檔案管理才會按設(shè)計的軌道前行。

五、輸電工程檔案管理的未來

在計算機管理的平臺上，利用數(shù)據(jù)庫等現(xiàn)代化技術(shù)手段，建立數(shù)字化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案體系，使多維的輸電工作產(chǎn)生交集，以工程檔案為樞紐，強化多維管理體系與制度的建立，這是輸電工程檔案管理的正確思路，這個過程需要一段時間，需要分步進(jìn)行，對那些重要和使用頻率較高的部分檔案優(yōu)先實施數(shù)字化管理是明智之舉。

實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與國際標(biāo)準(zhǔn)接軌，易于實現(xiàn)檔案、圖書、情報的一體化，彰顯檔案管理的監(jiān)督、指導(dǎo)、關(guān)聯(lián)作用；有利于發(fā)揮檔案管理的功效，有利于實現(xiàn)資源共享，突破傳統(tǒng)檔案管理的屏障，更利于實現(xiàn)各個部門乃至國際合作，規(guī)避重復(fù)工作，提高效率；彰顯檔案的多功能性，凸顯技術(shù)與設(shè)計的指導(dǎo)意義，縮短先進(jìn)技術(shù)與設(shè)計的應(yīng)用時間與程序，節(jié)約成本、利于運營與維護(hù)，提高經(jīng)濟(jì)效益。向檔案管理要效益，是檔案管理數(shù)字化的新功能、新方向，標(biāo)準(zhǔn)的國際化是檔案管理的發(fā)展方向。

數(shù)字化檔案管理為企業(yè)直接向檔案要效益提供了必要條件，它在類似工程建設(shè)與管理中尤為突出，檔案管理數(shù)字化建設(shè)是輸電工程檔案管理的發(fā)展趨勢，是貫徹每一項企業(yè)檔案管理制度的根本，利用云計算將是實現(xiàn)項目的信息化，從而實現(xiàn)項目建設(shè)精細(xì)化管理的有效途徑，是輸電工程檔案管理的未來。

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劉效源為國網(wǎng)遼寧省電力有限公司本溪供電公司助工、沈陽工業(yè)大學(xué)在讀碩士，研究方向為輸電運檢實踐與檔案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.10.11

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