高?？萍紮n案管理存在的問題與對策

米軍

（遼寧中醫(yī)藥大學(xué) 沈陽 110032）

高?？萍紮n案管理存在的問題與對策

米軍

（遼寧中醫(yī)藥大學(xué) 沈陽 110032）

高?？萍紮n案是高?？萍既藛T通過科學(xué)實(shí)驗(yàn)和調(diào)查而形成的各種技術(shù)性資料和研究成果，是高校智力成果的集中體現(xiàn)，也是衡量高校綜合科研發(fā)展水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。本文對高?？萍紮n案管理存在的主要問題進(jìn)行了剖析，并從提高歸檔率、強(qiáng)化科技檔案管理人員素質(zhì)以及提高科技檔案管理質(zhì)量方面進(jìn)行了相應(yīng)的對策思考。

高校檔案 科技檔案 對策

隨著十八大以來我國創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略的深入實(shí)施，科技創(chuàng)新成為我國經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展和綜合國力提升的重要支撐力量，重大科研成果推陳出新，推動了我國經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)型發(fā)展。目前，我國科研成果中超過60%是由高?？蒲袡C(jī)構(gòu)承擔(dān)的，高校科研水平成為推動我國科技水平發(fā)展的重要力量?？萍紮n案是高校檔案管理中的核心內(nèi)容，是對高?？蒲谢顒拥恼鎸?shí)客觀的記錄，是高?？蒲谐晒募蟹从常咝？蒲袡n案的發(fā)展可以不斷滿足高?？蒲袃r值成果的綜合利用。當(dāng)前，我國高校對科技檔案管理的重視逐步加強(qiáng)，教育部出臺了相關(guān)法規(guī)來強(qiáng)化高校科技檔案的建設(shè)管理，但高校科技檔案的服務(wù)性和創(chuàng)新性發(fā)展仍嚴(yán)重不足，無法滿足信息化時代和大數(shù)據(jù)條件下對高?？萍紮n案發(fā)展的需要，無法充分發(fā)掘高?？萍紮n案的價值優(yōu)勢。因此，如何充分解決高?？萍紮n案發(fā)展中的“瓶頸”問題，提升高?？萍紮n案管理的水平是值得認(rèn)真探討的問題。

一、高?？萍紮n案管理存在的主要問題

1.集中歸檔保管難度大。高?？萍紮n案是高校進(jìn)行各種課題研究后所形成的技術(shù)檔案，按照目前高?？萍紮n案的管理辦法要求，科研部門負(fù)責(zé)對科技檔案進(jìn)行統(tǒng)一的立卷，并將有價值的科研信息進(jìn)行分類并交由檔案管理部門統(tǒng)一管理。由于高?？萍紮n案中包括了大量科研成果和實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)，負(fù)責(zé)課題研究的專家或教師擔(dān)心研究成果在交給檔案管理部門后，存在保管不善而導(dǎo)致的科研數(shù)據(jù)被泄露或者科研成果被剽竊的問題，因而不愿意主動上交自己所承擔(dān)的科研項(xiàng)目的檔案信息，甚至部分科研人員將技術(shù)成果據(jù)為己有，移為他用，為個人謀取私利。這種現(xiàn)象不僅對高?？蒲袡n案規(guī)范管理帶來了較大的影響，而且也容易導(dǎo)致高校科技資源的流失，造成高校無形資產(chǎn)的損失，嚴(yán)重影響高校科技工作的整體利益。從硬件角度來看，高校檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備較為落后，儲存空間嚴(yán)重不足，特別是一些管理?xiàng)l件較差的高校，難以對各種電子檔案進(jìn)行長期的保存。同時，檔案管理部門在高校屬于非重點(diǎn)管理部門，難以有效地協(xié)調(diào)各個學(xué)院和科研部門及時進(jìn)行歸檔。

2.科技檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)單一?？萍紮n案管理人員不僅需要較高的檔案管理專業(yè)水平，更需要具有一定的科研管理水平。由于高校的科研單位分門別類，較為繁雜，學(xué)科的覆蓋面較廣，跨學(xué)科聯(lián)合課題研究較多，這些特點(diǎn)都使得高校的科研檔案具有一定的復(fù)雜性和綜合性。以地質(zhì)行業(yè)為例，科技檔案就包括了底圖、巖石標(biāo)本、地形圖等，需要檔案保管人員能夠進(jìn)行基本的識別，并進(jìn)行基本的信息歸類，進(jìn)而才能有效進(jìn)行檔案的保管和利用。從現(xiàn)有的科技檔案管理的人員結(jié)構(gòu)來看，文科出身的科技檔案管理人員具有較為扎實(shí)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，但缺乏科研工作的積累，而理科出身的科技檔案管理人員，具有一定的科研工作的能力和水平，但缺乏專業(yè)的檔案管理能力。因此，需要綜合平衡檔案管理人員的技術(shù)特長，進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，提高其科技檔案管理的能力。但目前從高校實(shí)際情況來看，普遍對檔案管理重視不足，檔案管理人員的后續(xù)教育培訓(xùn)開展較為滯后，各種培訓(xùn)和科研交流的機(jī)會往往傾向于重點(diǎn)學(xué)科的專業(yè)教師，造成了目前高?？蒲袡n案的管理人員學(xué)歷層次普遍較低，知識結(jié)構(gòu)水平較為單一，面對較為復(fù)雜的科技檔案管理往往力不從心。因此，對高?？萍紮n案管理人員進(jìn)行多層次和雙重知識結(jié)構(gòu)培訓(xùn)勢在必行。

3.科技檔案質(zhì)量不高。傳統(tǒng)的科技檔案管理工作和一般檔案管理工作區(qū)別不大，往往認(rèn)為能夠及時全面地將科技檔案資料進(jìn)行歸檔，科技檔案工作就達(dá)到了應(yīng)有的質(zhì)量水平。因此，高校往往只重視對科技檔案的收集和管理，注重檔案的完整性，提高檔案的歸檔率。雖然這些措施可以從一定程度上滿足科技檔案管理的完整性要求，但科技檔案量的提升難以實(shí)現(xiàn)質(zhì)的提高。這也造成了我國高?？萍紮n案的一般性技術(shù)資料較多，而關(guān)鍵性技術(shù)資料較少，資料過于強(qiáng)調(diào)全面性，占用了大量的檔案管理資源，特別是高?？萍紮n案沒有進(jìn)行分類管理的情況下，一般性技術(shù)資料過多只能是導(dǎo)致“檔案垃圾”的累積。例如：在一些科研研究過程中，一些研究人員將大量的基礎(chǔ)性資料都上交了檔案管理部門，從表面上看，科技檔案的收集率較高，一些科研人員將最核心的技術(shù)保留或者私藏，造成了科技檔案核心資料不完整，缺乏了關(guān)鍵的技術(shù)內(nèi)容，無法反映出科研工作的核心成果，影響了高?？萍紮n案的質(zhì)量，影響了科技檔案的后續(xù)價值開發(fā)。

二、完善高?？萍紮n案的對策

1.強(qiáng)化高?？萍紮n案的歸檔率。高校的學(xué)科帶頭人以及各個課題項(xiàng)目負(fù)責(zé)人往往更為重視科研開發(fā)工作，在日常科研活動中，對檔案管理重視程度不夠，甚至對基本的科技檔案的常識都缺乏了解，這個也是高?？萍紮n案歸檔率不高的主要原因。因此，應(yīng)強(qiáng)化對高校檔案管理制度的宣傳和落實(shí)，強(qiáng)化科技檔案管理的主體責(zé)任，明確科研活動的負(fù)責(zé)人為檔案管理的第一責(zé)任人，讓項(xiàng)目負(fù)責(zé)人能夠在科研活動的過程中，對科研檔案的形成和歸檔進(jìn)行全方位的管理，在科研項(xiàng)目工作人員和檔案管理人員之間進(jìn)行相互的協(xié)調(diào)，減少科技檔案的流失率，減少檔案管理人員督促歸檔的工作量，集中精力去做好科技檔案的歸檔管理工作。

2.提高科技檔案管理人員的綜合素質(zhì)。隨著信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用，高?？萍紮n案管理已經(jīng)突破了傳統(tǒng)檔案管理單純對科技資料的收集和文本、圖片資料的歸檔，需要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段對各種科技檔案信息進(jìn)行合理的分類，進(jìn)行精準(zhǔn)化管理和信息化管理。這些都需要高?？萍紮n案的管理人員具有較高的綜合素質(zhì)，不僅需要精通基本的檔案管理知識，還需要具備信息化條件下對檔案的綜合處理能力，并按照多學(xué)科發(fā)展的要求，進(jìn)行相應(yīng)的科技知識的掌握。當(dāng)前，大量的數(shù)據(jù)來源使得高?？萍紮n案管理難以應(yīng)對，需要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對高?？萍紮n案的每一個節(jié)點(diǎn)進(jìn)行信息的挖掘，并對各種高?？萍紮n案進(jìn)行對接，進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)整合。通過數(shù)據(jù)信息技術(shù)的使用，將高?？萍紮n案進(jìn)行價值轉(zhuǎn)化，并最終提升高?？萍紮n案的綜合利用水平。同時，需要在強(qiáng)化檔案管理責(zé)任制的過程中，落實(shí)相應(yīng)的激勵措施，特別是對于表現(xiàn)突出的檔案管理人員給予更多的外出培訓(xùn)機(jī)會和職稱上的評聘傾斜，充分調(diào)動科技檔案管理人員的工作積極性和主動性。高校之間也應(yīng)加強(qiáng)科技檔案管理人才的交流使用，讓科技檔案管理人員在不同的學(xué)科和不同的學(xué)校進(jìn)行全方位的綜合鍛煉，提升其綜合工作的能力和水平，不斷提高其駕馭新形勢下高?？萍紮n案管理的能力，不斷完善高校科技檔案管理的水平。

3.不斷提高高?？萍紮n案管理工作的質(zhì)量。高?？萍紮n案的水平提升需要綜合考慮到數(shù)量和質(zhì)量兩方面的因素，缺一不可，在數(shù)量方面，要提高對于科技檔案的收集率，做到應(yīng)收盡收，并采用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行相應(yīng)的分類管理，對于一般的科技檔案進(jìn)行普通的管理，而對于一些核心科技檔案應(yīng)重點(diǎn)管理。在質(zhì)量方面，進(jìn)行核心科技檔案的管理，并注重保密性，防止核心技術(shù)的流失，也可以減少科技人員對關(guān)鍵技術(shù)資料流失的擔(dān)心。同時，要做好科技檔案的立卷管理工作，根據(jù)高校科技檔案的特點(diǎn)，加強(qiáng)歸檔驗(yàn)收管理，嚴(yán)格把好科技檔案的質(zhì)量關(guān)，確保科技檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。

[1]艾術(shù)林.發(fā)揮科技檔案資源優(yōu)勢 加強(qiáng)高?？蒲袌F(tuán)隊(duì)建設(shè)[J].蘭臺世界，2008（11）.

[2]周青云.論改善高?？萍紮n案管理[J].南陽師范學(xué)院學(xué)報，2014（10）.

[3]袁曉明.關(guān)于高校檔案工作為教學(xué)科研創(chuàng)新服務(wù)的構(gòu)想[J].遼寧行政學(xué)院學(xué)報，2014（9）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.10.12

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2017-02-09