文/王 慧

檔案管理信息化的創(chuàng)新與思考

文/王 慧

檔案管理信息化，是指檔案管理從紙質(zhì)檔案實體保管的模式，向數(shù)字化信息存儲模式過渡和轉(zhuǎn)變的過程。包括應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、人才隊伍建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)等。就要不斷推動檔案管理改革創(chuàng)新進程，切實提高檔案管理工作水平，探究檔案管理信息化建設(shè)的對策。

一、檔案管理信息化的重要性和必要性

檔案管理信息化是在遵循相關(guān)部門規(guī)定的基礎(chǔ)上進行的，對信息的管理十分嚴(yán)謹。檔案管理信息化打破了傳統(tǒng)的檔案管理方式，集合了現(xiàn)代計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息等技術(shù)對檔案管理模式進行創(chuàng)新，實現(xiàn)從實體保管模式向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化模式進行轉(zhuǎn)變。與傳統(tǒng)的手工操作、紙質(zhì)檔案管理相比，檔案管理信息化可使檔案的收集、分類、存儲、統(tǒng)計、檢索和查閱更為便捷，使檔案管理工作的效率和質(zhì)量大幅提高，便于檔案信息傳遞和共享，促進檔案信息資源的綜合開發(fā)和利用。對于機關(guān)、企事業(yè)單位來說，檔案管理信息化的模式可以對電子檔案、電子文件進行有效的集中管理，符合現(xiàn)代化的管理模式。

二、檔案管理信息化的創(chuàng)新

首先，要從創(chuàng)新服務(wù)理念著手。不能僅用固有的模式對檔案進行管理，要不斷提升自身和部門的創(chuàng)新能力，增強服務(wù)意識，要適時建設(shè)滿足信息化時代的創(chuàng)新人才隊伍，使相關(guān)檔案管理人員具備足夠的理論知識，不斷學(xué)習(xí)和掌握新時代信息化管理手段，積極總結(jié)管理工作經(jīng)驗，最大化地實現(xiàn)檔案材料在信息時代的使用價值。

其次，要從創(chuàng)新管理方式著手。加強檔案信息化建設(shè)需要明確認識信息化建設(shè)的發(fā)展方向。建設(shè)數(shù)字檔案并不是單一的某個檔案，而是通過互聯(lián)網(wǎng)對若干檔案群體進行連接，將所有檔案群體的信息進行緊密結(jié)合，從而形成有機的整體，能夠有效地完成信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)對象的社會化和管理過程的一體化。在進行檔案工作時，要以網(wǎng)頁或網(wǎng)站為基礎(chǔ)，利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢盡快建立完善檔案信息及電子文件全文數(shù)據(jù)庫，利用網(wǎng)站對電子文件實施管理與利用，進而實現(xiàn)檔案信息的數(shù)據(jù)化、數(shù)字化、自動化、法制化和規(guī)范化。

最后，要從拓展服務(wù)領(lǐng)域著手，真正實現(xiàn)信息服務(wù)社會化、檔案管理產(chǎn)業(yè)化和信息資源共享化。信息化的進步推動了社會的進步，在這個過程中，檔案管理的服務(wù)面也逐漸擴大，由原來的單一對象服務(wù)逐步趨于社會化。隨著信息化社會的不斷發(fā)展，檔案信息已經(jīng)不再是簡單的信息，檔案管理人員也不再是單純的保管員，逐步形成了一條以檔案信息收集、處理、存儲、檢索和服務(wù)為一體的產(chǎn)業(yè)化道路。為更有效地發(fā)揮檔案信息的作用，各企業(yè)要相互配合、共同努力，建立一個聯(lián)合目錄，從而實現(xiàn)資源的共享和信息交流。

三、推進檔案管理信息化的對策

1.完善檔案管理制度體系。一是制定檔案管理制度。按照國家檔案管理工作的有關(guān)法律規(guī)定，緊跟科技信息化發(fā)展，引入專業(yè)的檔案管理軟件，運用信息化檔案管理方式，制定出符合本部門實際的各項規(guī)章制度，讓檔案管理人員在信息化建設(shè)管理工作中有法可依、有章可遵。二是制定信息監(jiān)督制度，從而規(guī)范員工工作行為，提高工作責(zé)任心，建立起安全、高效、完善的檔案管理信息化系統(tǒng)，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理建設(shè)中存在的問題，并督促工作人員進行改正。

2.提升檔案管理責(zé)任意識。要加強檔案管理重要性的普及教育，不斷提高職工對檔案管理工作的認知度和積極性，進一步提升工作效率，實現(xiàn)檔案管理向信息化轉(zhuǎn)變。定期開展檔案管理知識、檔案管理規(guī)章制度的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，通過不斷地補充學(xué)習(xí)來提高工作人員的整體意識。與此同時，還要增強部門其他工作人員的責(zé)任意識，不能僅靠檔案管理人員的一人之力，要使全體工作人員都認識到檔案存儲的重要性，從檔案產(chǎn)生最原始的環(huán)節(jié)提高重視，應(yīng)存盡存，確保無遺漏。

3.確保檔案系統(tǒng)安全運行。部分檔案具有一定的保密性，檔案信息是具有一定歷史價值的記錄，有些可以作為法律依據(jù)，一旦被篡改或者丟失，對國家、對集體和個人都會出現(xiàn)很大損失。這就要求我們，必須要保證電子檔案信息在檔案封裝過程、傳輸過程、整理和歸檔過程、保管和利用的整個過程中的信息安全，實現(xiàn)電子檔案安全級別的嚴(yán)格劃分和明確標(biāo)識，對用戶采用制定不同級別、享有不同權(quán)限進行訪問，以便更好地進行安全控制。對于重要信息，要及時進行數(shù)據(jù)備份，避免網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客入侵、硬件損壞或自然災(zāi)害等因素對檔案信息造成損壞。

（作者單位：公主嶺市外派勞務(wù)服務(wù)中心）