樊玉星

摘 要：隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)也越來(lái)越激烈。提高采購(gòu)管理水平不僅可以為企業(yè)的生產(chǎn)提供物資保障，同時(shí)還可以有效的降低企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本。因此，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始重視企業(yè)的采購(gòu)管理工作。通過(guò)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的有效管理不僅可為企業(yè)實(shí)現(xiàn)成本的降低，從而增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，同時(shí)也有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的同步化，有效的提高企業(yè)的生產(chǎn)效率。本文以X企業(yè)為例，對(duì)其五金采購(gòu)管理工作進(jìn)行研究，探討該公司在采購(gòu)管理工作中存在的不足，并提出相應(yīng)的優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：采購(gòu)；管理；優(yōu)化

1.研究背景

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)煙草行業(yè)在我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)中扮演著越來(lái)越重要的角色，是國(guó)家重要的利稅來(lái)源。隨著經(jīng)濟(jì)全球化的不斷發(fā)展，煙草市場(chǎng)的逐步開(kāi)放將成為未來(lái)趨勢(shì)，國(guó)外的煙草巨頭也將陸續(xù)進(jìn)駐我國(guó)的煙草市場(chǎng)，我國(guó)煙草行業(yè)將不再是一個(gè)完全壟斷的行業(yè)，將會(huì)面臨越來(lái)越激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。另外，隨著人們對(duì)吸煙和健康問(wèn)題的關(guān)注度逐步提升，煙草行業(yè)面臨的各種外部壓力也不斷加大。在這種背景下，市場(chǎng)對(duì)煙草企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平無(wú)疑提出了更高的要求。加強(qiáng)煙草企業(yè)的采購(gòu)管理，不僅能為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供物資保障，同時(shí)還有利于煙草企業(yè)降低生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本，最終達(dá)到提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益的目的。

2.X公司在五金采購(gòu)管理方面存在的問(wèn)題

X公司作為一家企業(yè)，在五金物資采購(gòu)過(guò)程中主要存在以下三方面的問(wèn)題。

2.1缺乏對(duì)供應(yīng)商的有效評(píng)價(jià)

X公司在進(jìn)行五金物資采購(gòu)業(yè)務(wù)中，對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)與選擇上只是局限于價(jià)格、質(zhì)量和交貨時(shí)間的對(duì)比，沒(méi)有形成系統(tǒng)的評(píng)價(jià)體系，同時(shí)對(duì)供應(yīng)商的管理還停留在短期的業(yè)務(wù)合作上，對(duì)于建立長(zhǎng)期的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系沒(méi)有給予足夠的重視。

2.2采購(gòu)部門(mén)與其他部門(mén)之間缺乏有效溝通

在X公司內(nèi)部，由于流程制度不完善，導(dǎo)致一些部門(mén)之間存在相互推諉的現(xiàn)象。采購(gòu)部門(mén)作為為企業(yè)其他部門(mén)提供支持的部門(mén)，需要對(duì)其他部門(mén)的需求有充分的了解。然而在X公司內(nèi)部，一些部門(mén)只在需要物資材料時(shí)填寫(xiě)物資采購(gòu)申請(qǐng)，在物資需求發(fā)生變化甚至取消的情況下，不會(huì)及時(shí)與采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行溝通。這無(wú)疑會(huì)造成企業(yè)物資庫(kù)存數(shù)量增加，給企業(yè)帶來(lái)額外的成本。

2.3缺乏對(duì)公司內(nèi)部流程的有效管理

X公司內(nèi)部沒(méi)有對(duì)采購(gòu)在公司價(jià)值鏈中的作用給予足夠重視。企業(yè)內(nèi)部只意識(shí)到采購(gòu)作為一種輔助性活動(dòng)，對(duì)企業(yè)的銷售生產(chǎn)工作起到支持作用。然而在實(shí)際的工作中，其他部門(mén)與采購(gòu)部門(mén)在采購(gòu)工作方面缺乏配合，加之公司缺乏有效信息管理系統(tǒng)，難以有效收集、整理供應(yīng)商信息和采購(gòu)活動(dòng)信息，致使公司的采購(gòu)活動(dòng)一直處于手工操作、電話聯(lián)系的低效率狀態(tài)；而公司為強(qiáng)化內(nèi)部管理而形成的部門(mén)間互相監(jiān)督簽批，反復(fù)溝通協(xié)調(diào)使得采購(gòu)工作難以提高效率，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)工作也會(huì)帶來(lái)一定的消極影響。

3.X公司五金采購(gòu)管理優(yōu)化措施

為了保證X公司五金采購(gòu)流程優(yōu)化目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)，針對(duì)X公司五金采購(gòu)管理中存在的問(wèn)題，本文將提出三方面的策略來(lái)加強(qiáng)采購(gòu)管理。一是加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理，與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作關(guān)系；二是加強(qiáng)采購(gòu)部門(mén)與其他部門(mén)之間的合作。三是加強(qiáng)企業(yè)的信息化建設(shè)。

3.1加強(qiáng)與供應(yīng)商的管理，與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作關(guān)系

在對(duì)供應(yīng)商的選擇管理工作中，X公司應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估工作。X公司可以建立供應(yīng)商五金材料檔案：對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商和五金材料建立相應(yīng)檔案，詳細(xì)記錄供應(yīng)商合作情況及五金物資材料質(zhì)量要求及使用情況。同時(shí)，加大開(kāi)發(fā)新的供應(yīng)商的力度，收集和整理當(dāng)前市場(chǎng)信息，了解市場(chǎng)上供應(yīng)商的信息，如規(guī)模、生產(chǎn)供貨能力、市場(chǎng)份額、技術(shù)開(kāi)發(fā)能力、價(jià)格、付款條件等，并將這些內(nèi)容輸入數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)。

其次，與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。經(jīng)過(guò)嚴(yán)格評(píng)審的供應(yīng)商作為企業(yè)外部的戰(zhàn)略資源，可以有效地參與企業(yè)內(nèi)部流程運(yùn)作，并在合同條款、采購(gòu)提前期、緊急采購(gòu)、質(zhì)量控制與保證方面與企業(yè)達(dá)成長(zhǎng)期的協(xié)議。通過(guò)與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，X企業(yè)所需的五金產(chǎn)品在供貨的及時(shí)性和質(zhì)量方面得到更好的保證，而供應(yīng)商的產(chǎn)品銷售的穩(wěn)定性也得以提高，從而降低了雙方生產(chǎn)過(guò)程中的不確定性。同時(shí)，通過(guò)建立與供應(yīng)商的合作關(guān)系，可以有效的降低X企業(yè)五金物資采購(gòu)流程的運(yùn)作成本，提高物流的速度和庫(kù)存周轉(zhuǎn)率。

3.2加強(qiáng)采購(gòu)與公司其他部門(mén)的合作

X公司在改善物資采購(gòu)供應(yīng)鏈管理、追求最大利潤(rùn)的過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)部門(mén)跨職能部門(mén)的合作是非常必要的，有利于加快采購(gòu)流程中信息在各部門(mén)間的傳遞速度，減少部門(mén)間反復(fù)溝通產(chǎn)生的矛盾。X 企業(yè)的采購(gòu)部門(mén)通過(guò)與生產(chǎn)、質(zhì)檢部合作，共同對(duì)供應(yīng)商提供的五金物資實(shí)行質(zhì)量管理，既保證了公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的連續(xù)性和穩(wěn)定性，也降低了由于低品質(zhì)外購(gòu)件的檢驗(yàn)工作強(qiáng)度和生產(chǎn)工作強(qiáng)度的增大；采購(gòu)部門(mén)與財(cái)務(wù)部合作，可以為財(cái)務(wù)部提供資金流動(dòng)的預(yù)測(cè)情況、五金物資的最低庫(kù)存，財(cái)務(wù)部及時(shí)的支付更有利于與供應(yīng)商良好關(guān)系的發(fā)展。

3.3加強(qiáng)企業(yè)的信息化建設(shè)，提高信息在企業(yè)內(nèi)部和企業(yè)間的流通速度

X公司可以通過(guò)信息化建設(shè)來(lái)提高企業(yè)五金物資的采購(gòu)效率。所謂物資采購(gòu)信息化建設(shè)，即依托信息技術(shù)，以數(shù)據(jù)為中心，最大程度地實(shí)現(xiàn)信息共享，使管理流程自動(dòng)化，降低采購(gòu)成本。通過(guò)信息化改造把X公司傳統(tǒng)流程中分離的采購(gòu)計(jì)劃、倉(cāng)儲(chǔ)庫(kù)存、供應(yīng)商選擇、物料類別、檢驗(yàn)接收、銷售客戶、訂單處理、成本管理等環(huán)節(jié)整合成一個(gè)整體，以保證能將關(guān)鍵數(shù)據(jù)在最短的時(shí)間傳遞給相關(guān)人員，最大程度實(shí)現(xiàn)需求信息共享，從而大大降低包含五金物資在內(nèi)的物資采購(gòu)流程同步的工作量，節(jié)約信息傳遞成本，縮短交易時(shí)間，降低交易成本，降低物料庫(kù)存。例如銷售部門(mén)將五金物資需求計(jì)劃輸入數(shù)據(jù)庫(kù)后，數(shù)據(jù)庫(kù)可根據(jù)現(xiàn)有的五金物資庫(kù)存量、采購(gòu)周期等自動(dòng)計(jì)算出所需的五金物資采購(gòu)量及要求到貨時(shí)間。如與實(shí)際有偏差，采購(gòu)可進(jìn)行調(diào)整并找出偏差原因，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)更改以保證日后數(shù)據(jù)庫(kù)計(jì)劃管理的正確性。

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