談?wù)剬W(xué)校學(xué)生檔案管理中的不足及建議

王忠香

摘 要：根據(jù)目前學(xué)生檔案的重要性和現(xiàn)階段學(xué)生檔案工作管理中的不足。從三個方面詳細闡述個人的觀點，主要是增強師生的檔案意識、設(shè)立專人管理學(xué)生檔案、利用計算機來管理學(xué)生檔案等來使學(xué)生檔案正規(guī)化，并且得到有效地利用。

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案管理

學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，是必不可少的一種門類檔案。學(xué)生檔案中的每份材料都必須保證是真實地、完整地記載學(xué)生個人基本情況、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)習(xí)成績、在校表現(xiàn)、社會實踐、體育達標(biāo)，它是學(xué)生今后考學(xué)、就業(yè)、晉升、晉級、增資、退休等提供可靠基礎(chǔ)的依據(jù)。學(xué)生檔案不僅對本人很重要對用人單位也很重要。本人結(jié)合多年的工作經(jīng)驗，就學(xué)生檔案工作中的管理談幾點體會。

1 學(xué)校學(xué)生檔案工作中管理上存在的不足

1.1 思想認識不足，重視程度不到位

學(xué)校綜合檔案室共有八門類檔案，如文書檔案、教學(xué)檔案、會計檔案、科技檔案、照片檔案、學(xué)生檔案、人事檔案、教師業(yè)務(wù)檔案。而學(xué)生檔案是其中一種門類的檔案，由于單位性質(zhì)的不同，學(xué)生檔案只有學(xué)校才會產(chǎn)生，因此市檔案局在每年的檢查驗收中，對學(xué)生檔案不作要求和檢查，也沒有檢查的具體標(biāo)準(zhǔn)。因此，學(xué)校對學(xué)生檔案在管理上就比較松懈。首先校領(lǐng)導(dǎo)在思想上就不重視學(xué)生檔案，因為檔案的整理和保管都是為了利用，而學(xué)生檔案不像文書、教學(xué)等其他檔案直接是為學(xué)校的教育教學(xué)提供服務(wù)的，而學(xué)生檔案是為學(xué)生今后所利用的。所以學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)看不見學(xué)生檔案的利用效果和給學(xué)校產(chǎn)生的價值，因此得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，作為領(lǐng)導(dǎo)認為只要學(xué)校有學(xué)生檔案就行了，反正學(xué)生畢業(yè)后就取走了。其次，老師對學(xué)生檔案認識上不足，老師只注重學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、思想品德等，就忽視了將學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)生活中所產(chǎn)生的材料進行登記收集保管，在學(xué)生檔案材料的收集上處于被動狀態(tài)，收集學(xué)生檔案資料時有怨言，不能夠積極配合，每次都是學(xué)生檔案員在期末時不斷地催追要，才能勉強填全上交，卻保證不了材料的完整和質(zhì)量。最后，作為學(xué)生本人未能正確認識學(xué)生檔案的重要作用，對學(xué)生檔案缺乏足夠的認識，重視程度不夠，只知道畢業(yè)后考取高校必須攜帶學(xué)生檔案，卻不知學(xué)生檔案的重要性和學(xué)生檔案袋中有哪些材料以及學(xué)生檔案對今后本人的發(fā)展有什么重要。因此學(xué)生在填寫各類表格時不認真，敷衍了事，態(tài)度不正確，沒有意識到學(xué)生檔案將要伴隨一生。

1.2 學(xué)生檔案材料收集不全

由于學(xué)生檔案的管理人員與班主任學(xué)生沒有進行有效的溝通，所以導(dǎo)致學(xué)生檔案材料不齊全。就近幾年來校補學(xué)生檔案材料的情況看，主要缺失以下幾種材料：（1）、高中畢業(yè)生登記表中的基本情況與高中學(xué)籍卡片中填寫不一致，有的就壓根沒有填，高中畢業(yè)生登記表是學(xué)生經(jīng)過三年高中學(xué)習(xí)畢業(yè)后所填寫的，而學(xué)籍卡片的基本情況是學(xué)生一進校填寫的，所以出路比較大，前后不一致，學(xué)習(xí)經(jīng)歷沒有填到月，致使材料不完整。（2）、入團材料，主要缺少入團申請書。（3）、入黨材料，學(xué)生畢業(yè)后到了高校，由預(yù)備黨員轉(zhuǎn)為正式黨員時，發(fā)現(xiàn)缺少業(yè)余黨校的材料。（4）、獎懲材料，主要是學(xué)生在校三年獲得各類榮譽的登記表缺失。

1.3 歸檔材料填寫不規(guī)范

學(xué)生檔案管理人員每年只是將班主任教師交來的學(xué)生檔案進行保管，沒有對每份材料的填寫進行嚴格審查，以至于填寫不真實、前后不一致或者內(nèi)容填寫不完整，造成學(xué)生檔案不規(guī)范、質(zhì)量不高。如學(xué)生填寫的出生地和籍貫基本一樣，說明學(xué)生沒有弄清楚二者的不同。出生年月中月份填寫不一，有的表中填農(nóng)歷，有的表中填公歷，所以一份學(xué)生檔案中出現(xiàn)幾個出生年月。有些學(xué)生的體育合格登記卡、社會實踐表、家庭調(diào)查表沒有蓋章或者班主任沒有簽字甚至蓋錯等現(xiàn)象。

1.4 學(xué)生檔案的裝具不統(tǒng)一

由于學(xué)生檔案只有學(xué)校才會有，所以市檔案局對學(xué)生檔案的裝具沒有統(tǒng)一規(guī)定，每個學(xué)校自行裝，甚至有的學(xué)校連裝具都沒有，只是把每個學(xué)生檔案袋排列在檔案柜里，時間長了，學(xué)生檔案袋上都落有灰塵，再有就是學(xué)生檔案袋容易破損，易丟失材料。

5、學(xué)生檔案管理方法落后

現(xiàn)在各個學(xué)校對學(xué)生檔案的管理至今都停留在傳統(tǒng)的手工操作，沒有適合學(xué)生檔案管理的配套軟件，這樣既不利用學(xué)生檔案的管理，又降低了工作效率。

2 做好學(xué)生檔案管理工作的幾點建議

2.1 大力宣傳學(xué)生檔案的重要性，增強師生的檔案意識

學(xué)生檔案從形成、收集各類材料來管理、傳遞要經(jīng)過十幾個環(huán)節(jié)的運轉(zhuǎn)，因此學(xué)生檔案整理和管理是管理性、規(guī)范性、原則性極強的一項系統(tǒng)工程。首先領(lǐng)導(dǎo)重視是做好學(xué)生檔案工作的基本前提，作為領(lǐng)導(dǎo)要意識到學(xué)生檔案的重要性。必須要讓全校師生在思想認識上提高，學(xué)校應(yīng)該采取專題講座、知識宣講、校園網(wǎng)等方式廣泛宣傳、講解學(xué)生檔案管理的重要意義。共同促進學(xué)生檔案管理工作。每年可以利用在新學(xué)期來到時，專職檔案員都要提前提醒學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在新學(xué)期大會上一定要強調(diào)學(xué)生檔案的重要性，特別是在班主任大會上要著重強調(diào)學(xué)生檔案的重要性，要時刻牢記留存檔案資料，在本學(xué)期結(jié)束后移交檔案室，并把此項工作納入學(xué)校工作計劃中去。其次，對教師進行學(xué)生檔案重要性的宣傳，與年度考核獎勵掛鉤。我校每年在新學(xué)期教師大會上都要進行學(xué)生檔案材料的收集、整理的培訓(xùn)，特別是對班主任進行培訓(xùn)，由專職檔案員對兼職學(xué)生檔案員進行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)和監(jiān)督，兼職檔案員專門組織班主任進行學(xué)生檔案中各類表格規(guī)范化的填寫做逐一講解，并進行實地操作。最后，由班主任在新生入學(xué)教育中，專門增加學(xué)生檔案基本知識的教育和學(xué)生檔案對每位學(xué)生重要性的教育，增加學(xué)生對學(xué)生檔案和學(xué)生檔案工作的認識，強化學(xué)生檔案意識和檔案法規(guī)的教育，促使學(xué)生積極配合學(xué)校檔案部門做好學(xué)生檔案工作。剛開始大多數(shù)學(xué)生缺乏檔案意識，不重視基本信息的填寫，隨意填寫，隨意涂改，姓名與身份證上的姓名不符，父母情況填寫不真實。當(dāng)我們發(fā)現(xiàn)這種情況后，我們首先找班主任，讓班主任在班上給學(xué)生講解學(xué)生檔案的重要性，并對每個表格的填寫做逐一講解，學(xué)生檔案員逐項檢查，對不合格的，必須要求重新填寫，直到達到要求，經(jīng)過幾年的努力，班主任也有了經(jīng)驗有了方法，因此出錯率很低，材料收集很到位，歸檔率百分之百，每年學(xué)生畢業(yè)后都能及時取走學(xué)生檔案，并得到高校的表揚。

2.2 設(shè)立專人管理學(xué)生檔案

設(shè)立專人管理學(xué)生檔案有利于強化學(xué)生檔案信息的管理，對搞好學(xué)生檔案的收集、整理、保管、轉(zhuǎn)送及提供利用等工作起到積極作用。我校有一名專職檔案員，負責(zé)全校八門類檔案。因此學(xué)校特專門設(shè)立了一名兼職的學(xué)生檔案員，兼職檔案員必須明確崗位職責(zé)、工作紀律。雖然是兼職，也要合理科學(xué)的安排好工作時間，保證學(xué)生檔案管理工作能夠得到有效開展。具體做法是首先兼職檔案員定期參加學(xué)生檔案的專業(yè)培訓(xùn)，并與兄弟學(xué)校交流工作經(jīng)驗來增強對學(xué)生檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識和對現(xiàn)代化管理新技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力提高學(xué)生檔案工作的管理水平。其次兼職檔案員必須嚴格執(zhí)行上級教育部門下發(fā)的《學(xué)生檔案歸檔范圍》的規(guī)定和要求，在規(guī)定的時間內(nèi)及時、全面地收集學(xué)生檔案材料。學(xué)生檔案的材料是每學(xué)期都產(chǎn)生一部分，最后是三年積累下來的。因此針對學(xué)生檔案材料收集時間長的這一特性，學(xué)生檔案員就要嚴格根據(jù)材料產(chǎn)生的時間及時收集歸檔。例如學(xué)籍卡是記錄學(xué)生在校三年的六個學(xué)期的期末成績，因此學(xué)生檔案員就要按照六個學(xué)期考試結(jié)束后及時給學(xué)生填寫成績和鑒定，這樣才能保證成績的真實性。最后在學(xué)生填制各類檔案材料時，應(yīng)事先講明要求，讓學(xué)生明白具體的填寫要求事項，必要時給予指導(dǎo)和幫助，在學(xué)生檔案的形成環(huán)節(jié)避免不規(guī)范材料的產(chǎn)生。對于填寫不規(guī)范的材料，拒絕接收歸檔，督促班主任和學(xué)生及時改正。高中畢業(yè)生登記表對每個學(xué)生來講都是至關(guān)重要的，表中每一欄填寫都必須認真、真實，與其他表的內(nèi)容要相符。但是在每年的填寫過程中這個表出錯率最高，如出生年月只填到年，沒填月，籍貫填的是出生地，本人學(xué)習(xí)經(jīng)歷不連續(xù)，直系和社會關(guān)系情況填寫模糊等等情況。針對此類情況，我們就要求學(xué)生重新填寫，不停地對學(xué)生進行講解，直到填正確為止。

2.3 利用計算機來管理學(xué)生檔案

隨著校園信息化建設(shè)，學(xué)生檔案管理也隨著先進技術(shù)的手段進行科學(xué)管理。積極推動了檔案數(shù)字化建設(shè)，以信息化促進學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化。使學(xué)生檔案管理工作真正做到集中、高效、快捷、準(zhǔn)確，并能起到規(guī)范化、信息化、系統(tǒng)化的作用。我校教務(wù)處老師專門編制了學(xué)生學(xué)業(yè)管理軟件，新生入學(xué)時，就將每位同學(xué)的基本信息錄入計算機里，每學(xué)期期末再將考試成績錄入，經(jīng)過三年的積累，六個學(xué)期的成績都將錄入微機，最后，到高三畢業(yè)時自動生成學(xué)籍卡，實現(xiàn)了網(wǎng)上歸檔和網(wǎng)上檢查。近幾年學(xué)生出國人數(shù)不斷增加，來學(xué)校調(diào)取高中三年學(xué)習(xí)成績的學(xué)生也不斷增加，無形中就給檔案員增加不少工作量，自從我校實行數(shù)字化管理后，大大提高了工作效率，也減少了對紙張的磨損，只要學(xué)生提供姓名，我們就可以在學(xué)生管理軟件上快速的將學(xué)生三年高中成績和學(xué)生基本信息調(diào)出，并打印給本人。

3 學(xué)生檔案材料整理上的規(guī)范化

1.高中學(xué)生檔案材料須按《高中學(xué)生檔案材料目錄》中的順序進行整理先是高中學(xué)籍材料（包括畢業(yè)登記表、學(xué)籍卡、三年體檢表、家庭情況調(diào)查表、社會實踐表等），然后是黨團材料（包括入團申請書、志愿書、入黨申請書、志愿書、業(yè)余黨校等），最后是高考材料（包括高考報名登記表、高考報名體檢表、志愿表等）。

2.學(xué)生檔案的所有材料都是經(jīng)過三年積累下來的，所以每年都要實事求是的填寫，班主任簽字處一定是當(dāng)時就任的班主任簽，學(xué)校的公章、校長章都有加蓋，學(xué)校意見處要按照要求填寫。

3.高中三年的材料按規(guī)定全部整理齊全后，裝入學(xué)生檔案袋里，檔案袋必須用學(xué)校特制的密封條密封，按照班級順序進行排列，便于查找，必須放入檔案柜中上鎖，保證學(xué)生檔案的安全。

4.學(xué)生檔案袋上的文件目錄都必須是用藍黑墨水、碳素墨水、碳素簽字筆書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅筆和純藍色墨水以及復(fù)寫紙書寫，一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。

5.無論畢業(yè)或未畢業(yè)的學(xué)生都應(yīng)建立學(xué)生學(xué)籍檔案，對休學(xué)、復(fù)讀、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)的學(xué)生，不但保留其學(xué)籍檔案，還有學(xué)籍處理文件的文字記載。

6.學(xué)生領(lǐng)取學(xué)生檔案時，必須憑高校錄取通知書，并認真填寫學(xué)生檔案轉(zhuǎn)出登記表，保證不丟失，不遺漏，使每位學(xué)生的學(xué)生檔案出入清楚，有據(jù)可查。

作為檔案工作者，關(guān)注學(xué)生檔案的收集和管理，來確保學(xué)生檔案的嚴肅性、完整性和規(guī)范性，是我們的職責(zé)。我們應(yīng)該為了學(xué)生就業(yè)為了單位選拔、培養(yǎng)、使用人才提供依據(jù)，這是我們學(xué)生檔案工作的應(yīng)盡之責(zé)。