試論印章檔案的收集及整理

王明惠+秦毅+王猛

摘 要：我國(guó)的檔案管理中，印章檔案管理是比較重要的一部分，在對(duì)印章檔案的收集工作以及整理的工作實(shí)施方面，是體現(xiàn)印章檔案價(jià)值的重要保障。只有在檔案的收集以及整理環(huán)節(jié)得到了加強(qiáng)，才能有助于印章檔案的作用發(fā)揮。本文通過從理論上對(duì)印章檔案的管理現(xiàn)狀進(jìn)行詳細(xì)分析，然后對(duì)印章檔案的收集要求和收集方法加以研究，最后對(duì)印章檔案的整理工作詳細(xì)探究。

關(guān)鍵詞：印章檔案；收集；整理

印章檔案有著其獨(dú)特的作用，在印章檔案的管理方面也要能注重方法的科學(xué)性。在對(duì)印章檔案的管理工作中，對(duì)印章檔案的收集以及整理環(huán)節(jié)要能充分重視，這是提高印章檔案管理水平的重要內(nèi)容，在這些層面得到了加強(qiáng)，才能有助于印章檔案的整體管理水平提高。通過從理論層面對(duì)印章檔案的基礎(chǔ)管理內(nèi)容加強(qiáng)研究，就能有助于印章檔案的管理質(zhì)量提高。

1 印章檔案的管理現(xiàn)狀及收集要求分析

1.1 印章檔案的管理現(xiàn)分析

從當(dāng)前我國(guó)對(duì)印章檔案的管理現(xiàn)狀來看，在諸多方面還存在著問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在沒有在印章檔案的管理上有統(tǒng)一化的認(rèn)識(shí)，一些人將印章檔案和獎(jiǎng)品以及紀(jì)念性物品等進(jìn)行歸類，都稱為實(shí)物檔案。還有的認(rèn)識(shí)對(duì)印章檔案的保管與否不重要，認(rèn)為對(duì)于失效的印章檔案進(jìn)行管理費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。從這些觀念認(rèn)識(shí)上來看，在印章檔案的管理工作方面，并沒有統(tǒng)一化的認(rèn)識(shí)。沒有注重印章檔案的價(jià)值作用發(fā)揮[1]。再有就是對(duì)印章檔案的管理工作上沒有得到有效落實(shí)，沒有對(duì)印章檔案的管理工作得以有效落實(shí)，在工作的職責(zé)上沒有明確化等。

1.2 印章檔案的收集要求分析

對(duì)印章檔案的收集要遵循相應(yīng)的要求，在這些要求下才能將印章檔案的收集工作得以完善化。對(duì)印章檔案的收集在門類上要保證齊全，對(duì)各級(jí)的檔案進(jìn)行接收以及征集過程中，都要能嚴(yán)格的按照檔案收集的范圍以及權(quán)限來進(jìn)行收集，在對(duì)收集的檔案方面要能進(jìn)行統(tǒng)一化的管理。再有就是對(duì)印章檔案的收集結(jié)構(gòu)方面要合理化呈現(xiàn)，將所收集到的檔案，能夠?qū)Φ貐^(qū)以及系統(tǒng)檔案館的特征得以有效的反映[2]。在對(duì)專門檔案館收集檔案的時(shí)候，就要對(duì)不同級(jí)別以及類型等檔案的特點(diǎn)相結(jié)合，注重對(duì)印章檔案的收集比例合理化，具體收集工作的實(shí)施過程中，能夠有側(cè)重點(diǎn)，突出印章檔案收集的特征，只有在這些方面得到了充分重視，才能有助于檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

對(duì)印章檔案的收集要體現(xiàn)出完整精煉。所謂的完整性就要要對(duì)檔案的收集完整齊全，盡可能的通過印章檔案來對(duì)一定時(shí)期和年代的空白進(jìn)行彌補(bǔ)。對(duì)印章檔案的收集要體現(xiàn)出廣泛性。只有在這些相應(yīng)的要求上得到了充分重視，才能真正將印章檔案的收集工作加以完善化。

2 印章檔案的收集方法和整體方法探究

2.1 印章檔案的收集方法探究

對(duì)印章檔案的具體收集工作實(shí)施過程中，要注重方法的科學(xué)實(shí)施，只有這樣才能將印章檔案的整體管理水平得以提高。印章檔案作為是檔案管理工作中的重要組成，在具體的收集工作實(shí)施中就要注重收集范圍的明確化。在范圍上主要有各級(jí)的黨政機(jī)關(guān)，以及群眾團(tuán)體和社會(huì)組織，以及企事業(yè)單位等報(bào)廢的行政公章，和業(yè)務(wù)公章等等。只有在范圍上得到了有效明確化，對(duì)印章檔案收集工作的進(jìn)一步實(shí)施就能打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

對(duì)印章檔案的收集途徑方面也要能有充分的重視，要加強(qiáng)印章檔案的平時(shí)收集以及集中收集方法的結(jié)合[3]。其中的日常收集工作的實(shí)施方面，就要在日常的工作過程中，對(duì)一些報(bào)廢的印章進(jìn)行收集。而在集中收集方面就是對(duì)報(bào)廢的印章進(jìn)行一次性的收集。在收集印章檔案的工作過程中，也要能注重一些問題，在印章的機(jī)構(gòu)名稱上會(huì)有著不同，所以這就要能對(duì)印章的收集進(jìn)行分類。而在進(jìn)行集中收集的過程中，就要將收集的人力能相對(duì)的集中起來。不僅要對(duì)行文公章進(jìn)行收集，還要能對(duì)國(guó)家以及社會(huì)的有著保存利用價(jià)值的服務(wù)張進(jìn)行收集。

印章檔案的收集工作實(shí)施過程中，還要能注重將印章的鑒定和收集兩者緊密的結(jié)合。由于在報(bào)廢的印章數(shù)量上比較多，就要能夠做到去偽存真，加強(qiáng)對(duì)印章檔案的篩選工作實(shí)施，注重科學(xué)化的實(shí)施工作。還要能將印章的收集和印章的整理工作進(jìn)行有效的結(jié)合。

2.2 印章檔案的整體方法探究

促進(jìn)印章檔案的科學(xué)化管理，就要注重在印章檔案的整理工作上能得以優(yōu)化實(shí)施。從具體的措施實(shí)施上來看，要能充分注重構(gòu)建科學(xué)化的規(guī)章制度，將印章檔案的整理工作能得以科學(xué)化實(shí)施。要嚴(yán)格的按照國(guó)家相關(guān)的行政以及保密法律法規(guī)加以執(zhí)行，對(duì)印章檔案的科學(xué)化管理制度的制定要充分重視。并要能在相應(yīng)的設(shè)施配置方面能得以加強(qiáng)，對(duì)印章檔案的安全整理工作目標(biāo)有效實(shí)現(xiàn)。需要派遣專門人員對(duì)印章檔案進(jìn)行負(fù)責(zé)。在這些基礎(chǔ)層面得到了加強(qiáng)，才能真正有助于印章檔案的管理質(zhì)量水平的提高。

對(duì)印章檔案的整理過程中，在登記填表的環(huán)節(jié)要加強(qiáng)重視，印章的檔案收集進(jìn)館之后，就要填蓋停用印章登記表，然后留下指模，對(duì)移交的單位以及時(shí)間和停用的時(shí)間等一系列的內(nèi)容都要能詳細(xì)的填寫。接著就要進(jìn)行清洗編號(hào)工作的實(shí)施，在對(duì)印章檔案登記后，在對(duì)收集的鑒定后的印章進(jìn)行實(shí)施清洗工作，然后晾干之后進(jìn)行貼上標(biāo)簽以及編制流水編號(hào)等[4]。在進(jìn)行清洗工作的實(shí)施中喲注意，不同的材質(zhì)的印章選用的清洗方法也是不同的。例如對(duì)于金屬類的印章在進(jìn)行清洗工作的時(shí)候，就要采取煤油進(jìn)行清洗。

印章的清洗工作以及編號(hào)工作完成之后，就要對(duì)印章檔案進(jìn)行制定卡片，制作卡片的過程中，就要能嚴(yán)格的按照一個(gè)印章一個(gè)卡片的原則。字蓋有印模的卡片上編號(hào)進(jìn)行集中的管理。由于印章檔案是特殊性的檔案，在實(shí)際的整體工作實(shí)施過程中，就要能注重對(duì)印章檔案的分揀，這樣就能在實(shí)際的整理工作效率上有效提高。在分類整理的工作實(shí)施上，要按照印章形成的規(guī)律進(jìn)行集中性的整理[5]。對(duì)印章檔案的時(shí)期以及屬性和機(jī)構(gòu)等實(shí)施詳細(xì)化的分類。根據(jù)印章檔案的重要性進(jìn)行設(shè)置保管期限，主要分為永久期限以及十五年期限兩種。在對(duì)外行為使用機(jī)構(gòu)以及組織法人等辦事機(jī)構(gòu)的印章檔案的保管是永久性的，除此之外就是十五年。

印章檔案的分類之后就要進(jìn)行實(shí)施科學(xué)化的排架工作實(shí)施。由于在檔案自身和紙質(zhì)的檔案有著不同，所以在進(jìn)行管理的方式上也會(huì)有著相應(yīng)的不同。為能將印章檔案的整理能夠美觀好看，就要結(jié)合單位庫(kù)房的大小進(jìn)行制造板式結(jié)構(gòu)的裝具，將相應(yīng)的印章檔案放入其中，在順序上能夠依次排列[6]。在柜頭上掛上相應(yīng)的檔號(hào)。然后進(jìn)行編制檢索工具，可以通過手工檢索以及卡片目標(biāo)的方式加以呈現(xiàn)。以及對(duì)整理說明進(jìn)行編制。也就是將印章檔案的來源以及數(shù)量和完整性情況等進(jìn)行相應(yīng)的說明，對(duì)參加整理的人員名單和其它的一些事項(xiàng)等進(jìn)行說明編制。

3 結(jié)語

對(duì)印章檔案進(jìn)行收集整理就要能結(jié)合實(shí)際的情況進(jìn)行，在對(duì)檔案的收集整理方法上也要 能充分注重其科學(xué)性。由于印章檔案和其它的檔案內(nèi)容有著不同，在具體的管理中也要能注重方法的多樣化。在對(duì)印章檔案的管理工作方面一定要能加強(qiáng)重視，針對(duì)其中的收集整理問題及時(shí)性的解決，注重新的方法應(yīng)用，將印章檔案的收集整理工作加以優(yōu)化實(shí)施。通過從這些層面加強(qiáng)了研究，對(duì)印章檔案的收集整理水平的提高就比較有利。

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[5]伍聰.怎樣做好印章管理工作[J]. 秘書. 2014（09）

[6]彭堅(jiān).從印章失效到印章檔案的管理[J]. 四川檔案. 2015（05）

作者簡(jiǎn)介

王明惠（1980—），女，安徽省池州市人，國(guó)網(wǎng)池州供電公司，檔案專責(zé)，研究方向：電力檔案。