薄謝軍

摘 要：伴隨著信息時代的到來，檔案管理工作逐漸由計算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行，這大大提高了檔案管理工作的工作效率，伴隨著工作效率的提高，也同時帶來了一些消極影響，為了促進(jìn)計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于信息管理所帶來的巨大影響，加快檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)度，促進(jìn)檔案管理的系統(tǒng)化，文章將針對信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新策略這一話題展開討論。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；創(chuàng)新策略

1 信息時代下檔案管理工作存在的一些問題

伴隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛應(yīng)用于人類生活，檔案管理工作也逐漸被計算機(jī)所取代。為了適應(yīng)這一現(xiàn)狀，廣大科研工作者對檔案管理軟件的研發(fā)力度逐漸增強(qiáng)。這也導(dǎo)致了一些先進(jìn)計算機(jī)軟件的誕生，這為檔案管理工作的進(jìn)行帶來巨大便利。檔案管理工作逐漸形成一定的系統(tǒng)，基本上能夠滿足當(dāng)前檔案管理工作的需求，然而當(dāng)中存在的一些問題仍然給檔案管理工作信息化帶來很多困擾，為了促進(jìn)檔案管理工作的信息化進(jìn)程，下文將針對信息時代下檔案管理存在的問題展開詳細(xì)分析。

1.1 檔案管理工作的保密性和安全性存在一定缺陷

信息時代檔案管理需要很高的信息技術(shù)要求，很多單位的信息系統(tǒng)不過關(guān)，導(dǎo)致很容易被入侵，這對檔案管理工作帶了很大的困擾。電子檔案具有一定的可更改性，即使被更改，所形成的痕跡也可以被很好的被消除，這就對檔案的完整性和安全性造成很大的威脅。很多掌握先進(jìn)信息技術(shù)的不法分子，為了獲取非法利益，利用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行信息篡改、盜竊，使得檔案管理信息化面臨很大的困擾。而且，由于不可控因素的干擾，計算機(jī)很容易遭遇到網(wǎng)絡(luò)病毒，網(wǎng)絡(luò)陷入癱瘓，造成電子檔案的丟失、損壞，為檔案管理帶來許多麻煩。而且利用計算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理，需要管理人員具備一定的計算機(jī)能力，如果計算機(jī)技術(shù)不過關(guān)，就會導(dǎo)致很多操作上的問題，使得檔案文件在存檔或者使用過程中發(fā)生損壞，這也會對檔案的完整性造成威脅。

1.2 檔案管理工作沒有形成一完善系統(tǒng)

信息時代檔案管理工作需要形成完善的系統(tǒng)，只有在完善系統(tǒng)模式的規(guī)范下，檔案管理工作才能夠有序的進(jìn)行。電子檔案具有一定的復(fù)雜性，而且存儲方式多樣，這樣更能體現(xiàn)出創(chuàng)建管理系統(tǒng)的重要性。但由于信息時代的迅速到來，導(dǎo)致不同單位的信息系統(tǒng)創(chuàng)建程度不同，網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)建形式有存在一定的差距，在層次上也存在很大差別，這就使得不同單位在檔案信息資源共享上存在一定的問題。還有部分其他因素的影響，使得不同單位的檔案管理模式存在很大的不同，檔案著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件的可移植性相對較差。因此要想檔案管理工作處于一個規(guī)范的程度，必須促進(jìn)檔案管理信息系統(tǒng)的完善，以一個較為合理的檔案管理信息系統(tǒng)作為標(biāo)準(zhǔn)，然后再全國范圍內(nèi)使用，雖然這樣在一定程度上制約了檔案管理模式的發(fā)展，但使得檔案管理趨于規(guī)范化，避免了很多檔案信息的損壞、遺失問題。

1.3 檔案管理人員不具備一定的專業(yè)素養(yǎng)

很多單位的檔案管理人員由于不熟悉信息檔案管理流程、缺乏一定的信息梳理能力、網(wǎng)絡(luò)操作存在缺陷等原因，使得檔案管理工作很容易出現(xiàn)問題。這些問題使得檔案管理工作信息化始終無法進(jìn)入正軌。只有既具有檔案管理能力又具有計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人才才能滿足信息檔案管理的要求，各單位在進(jìn)行檔案不管理信息化的過程中一定要加強(qiáng)對工作人員專業(yè)素質(zhì)的重視。還要對工作人員的道德素養(yǎng)進(jìn)行培養(yǎng)，沒有良好品質(zhì)的支持下，也無法進(jìn)行檔案管理工作。

1.4 檔案管理軟件缺乏一定的創(chuàng)新

信息時代檔案管理工作的進(jìn)行依賴于各種各樣的檔案管理軟件，一個好的檔案管理軟件對檔案管理工作的開展具有很大的促進(jìn)作用，已有的檔案管理軟件還存在著一定的問題，或者缺乏一定的通用性，很多小單位由于缺乏一定的資金支持，所以無法建立完善的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理流程也存在很大問題。檔案管理軟件的通用性對信息時代檔案管理工作具有重要意義。現(xiàn)在的檔案管理軟件無法滿足檔案管理與電子政務(wù)系統(tǒng)、辦公室系統(tǒng)一體化的要求，因此需要對當(dāng)前的檔案管理軟件進(jìn)行一定創(chuàng)新，在提高檔案管理軟件通用性的基礎(chǔ)上降低檔案管理軟件的成本。各檔案部門使用的計算機(jī)類型不同、各自開發(fā)的檔案管理軟件不同，這嚴(yán)重降低了檔案信息的共享性，制約了檔案管理的信息化進(jìn)程。

2 提高檔案管理信息化進(jìn)程的創(chuàng)新策略

檔案管理工作的信息化已經(jīng)成為時代不可更改的趨勢，為了適應(yīng)信息時代到來的這一趨勢，檔案管理部門要加強(qiáng)對檔案管理信息系統(tǒng)的重視，創(chuàng)建完善的檔案管理信息系統(tǒng)，并通過各種方法來促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化，已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理部門額重點(diǎn)工作。上文中針對當(dāng)代檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)存在的問題展開詳細(xì)分析，只有針對這些問題采取一定的策略，才能促進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程。下文將針對提高檔案管理的信息化策略展開討論。

2.1 提高檔案資源的信息化程度

檔案管理工作信息化的主要目的是為了更好的實(shí)現(xiàn)資源共享，使檔案資源的價值得到最大的發(fā)揮，因此為了加快這一進(jìn)程，必須加強(qiáng)檔案資源的信息化程度。將一系列的文字檔案、圖紙檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，這是檔案管理信息化比較基礎(chǔ)的工作。利用先進(jìn)的信息技術(shù)，提高檔案的信息化進(jìn)程，這一過程相對比較繁雜，因為檔案信息存儲量比較大，所以必須有計劃。分批次的進(jìn)行，不然很容易造成檔案資料的遺失、損壞。在實(shí)現(xiàn)檔案資源信息化的過程中，可以進(jìn)行檔案、文件一體化管理，因為有的檔案文件具有一定的歷史價值，無法用電子信息所取代。利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案資源的共享，可以提高檔案資源豐富度，實(shí)現(xiàn)海量存儲，在這一過程，還可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的多處備份，有效解決了檔案資源的遺失、損壞問題。

2.2 積極建立完善的檔案管理安全保障體系

檔案資源適當(dāng)對其他資源而言比較重要的一項資源，因此在創(chuàng)建檔案管理信息系統(tǒng)時必須建立相應(yīng)的檔案管理安全保障體系，這一體系可以圍繞兩方面來展開：一是檔案信息的存儲安全，二是檔案信息的使用安全。在檔案信息存儲過程中，必須保證檔案信息不被損壞、丟失，可以對系統(tǒng)設(shè)置一定的使用權(quán)限，即除了相關(guān)工作人員，其他人不得進(jìn)行檔案信息的翻閱，還有就是信息備份，這樣即使檔案損壞，可以確保信息沒有丟失。任何人在使用檔案資源時，必須進(jìn)行人為的登記，獲得許可才可以調(diào)閱檔案，即使檔案出現(xiàn)問題，也可以根據(jù)記錄查找相關(guān)責(zé)任人。為了應(yīng)對網(wǎng)上黑客等威脅，可以建立一定的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控系統(tǒng)、使用最新版本的殺毒軟件。

2.3 努力提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員是檔案管理工作信息化的重要實(shí)施者，是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的中堅力量。因此檔案管理人員的素質(zhì)必須得到很大提高，才能滿足時代發(fā)展對人的要求。為了提高檔案管理的信息化進(jìn)程，必須提高檔案管理工作人員的專業(yè)職業(yè)素養(yǎng)，使工作人員既具有檔案管理的相關(guān)能力，又具備相當(dāng)?shù)挠嬎銠C(jī)技術(shù)。只有真正掌握計算機(jī)技術(shù)的高素質(zhì)人才，才能夠促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，所以要加強(qiáng)對工作人員的計算機(jī)能力培養(yǎng)，當(dāng)然，也要進(jìn)行一定的道德素質(zhì)培養(yǎng)，培養(yǎng)他們高強(qiáng)度的責(zé)任感，不會為了一些非法利益，而進(jìn)行檔案資料的偷盜。

3 總結(jié)

檔案管理信息化已經(jīng)成為時代發(fā)展的一項趨勢，各檔案管理部門要加強(qiáng)對檔案管理信息系統(tǒng)的重視，積極創(chuàng)建完善的檔案信息管理系統(tǒng)。不斷改正檔案信息管理存在的一些問題，為促進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程采取各種有效措施，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的創(chuàng)新發(fā)展。

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