檔案管理與知識(shí)管理的關(guān)系研究

徐明芳

摘 要：檔案管理和知識(shí)管理同為管理技術(shù)，管理領(lǐng)域可以相互延伸，前者用于后者研究領(lǐng)域的深入拓展和挖掘，促進(jìn)我國(guó)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)事業(yè)的發(fā)展，后者可以幫助增強(qiáng)前者管理的內(nèi)涵，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的優(yōu)質(zhì)化發(fā)展。本文從檔案管理和知識(shí)管理的關(guān)系研究角度出發(fā)，通過(guò)對(duì)兩者相同點(diǎn)和區(qū)別的對(duì)比分析，明確兩者的融合方式，以期對(duì)我國(guó)檔案管理和知識(shí)管理的深入發(fā)展提供可行建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；關(guān)系；相同點(diǎn)；差異

作為迎合知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的全新理念，知識(shí)管理工作最初流行于商界，后擴(kuò)展到政府機(jī)構(gòu)等其他領(lǐng)域。其與檔案管理在管理領(lǐng)域、管理目的、管理流程上具有一定的共通性。但是兩者的實(shí)際管理范圍、具體管理細(xì)節(jié)上又有一定的差異存在。要想實(shí)現(xiàn)兩者的有效融合，需要從各自的特性和相互作用角度出發(fā)，明確檔案管理對(duì)知識(shí)管理的積累、沉淀作用，并確定知識(shí)管理對(duì)檔案管理的知識(shí)提升作用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)兩者的優(yōu)勢(shì)發(fā)展。

1 檔案管理與知識(shí)管理相近相通

（1）兩者管理對(duì)象重疊

檔案管理負(fù)責(zé)的主要是文件的歸類、檔案資料的歸檔整理等，知識(shí)管理則主要是在分析知識(shí)內(nèi)容的基礎(chǔ)上對(duì)顯性知識(shí)以及可能存在的隱形知識(shí)進(jìn)行相關(guān)文件、檔案、期刊、圖書等內(nèi)容的整理。因此可以表示，與知識(shí)內(nèi)容相關(guān)的圖書、期刊、檔案等都屬于知識(shí)管理針對(duì)的對(duì)象。有學(xué)者表示，知識(shí)管理主要是為系統(tǒng)整理知識(shí)內(nèi)容，保證知識(shí)書面形態(tài)和電子形態(tài)的完整性。從這一角度來(lái)說(shuō)，知識(shí)管理中針對(duì)各類文件和檔案的管理同樣屬于檔案管理的內(nèi)容，意即兩者的管理對(duì)象具有重合部分，一定程度上也決定了知識(shí)管理和檔案管理的相關(guān)性。

（2）兩者管理目的相近

檔案整理的主要目的是將與整理主題相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行歸類整理，以方便有關(guān)機(jī)構(gòu)或組著對(duì)檔案的利用，重點(diǎn)在滿足用戶檔案服務(wù)需求基礎(chǔ)上增強(qiáng)檔案使用的便捷性和有效性。知識(shí)管理則主要通過(guò)知識(shí)的整理進(jìn)行相關(guān)知識(shí)內(nèi)容的整合，除去提升知識(shí)的綜合價(jià)值外，還能有效提升知識(shí)的利用價(jià)值，提高企業(yè)、政府等部門的知識(shí)利用效率，提升根據(jù)知識(shí)內(nèi)容進(jìn)行決策的能力。

兩者通過(guò)對(duì)檔案或知識(shí)內(nèi)容的整理，以檔案或知識(shí)的服務(wù)效益為最終目的，以便讓人們更快更好的獲得相關(guān)內(nèi)容，因此可以發(fā)現(xiàn)，兩者在管理目的上具有一致性。

（3）兩者管理流程類似

一般來(lái)說(shuō)，我國(guó)的檔案管理需要通過(guò)檔案的接收環(huán)節(jié)確定、檔案的征訂和真實(shí)性鑒定、檔案保存、現(xiàn)有檔案內(nèi)容統(tǒng)計(jì)以及檔案編索條件補(bǔ)充等幾部分組成。而為加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)，方便隨時(shí)調(diào)取使用，相關(guān)工作人員還有可能對(duì)檔案的接受、保存、建檔等工作進(jìn)行細(xì)致化處理。而知識(shí)管理的流程則從知識(shí)創(chuàng)作入手，通過(guò)對(duì)相關(guān)知識(shí)資料的整理、儲(chǔ)備，明確現(xiàn)有知識(shí)內(nèi)容的范圍，并利用加工、處理和評(píng)價(jià)等環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)內(nèi)容的整合。

綜合來(lái)看，兩者都屬于對(duì)分散性內(nèi)容的整理，且都通過(guò)相關(guān)內(nèi)容的歸類完善實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案或知識(shí)的加工，并最終通過(guò)鑒定、評(píng)價(jià)等環(huán)節(jié)，促進(jìn)檔案或知識(shí)價(jià)值的提升。

（4）兩者管理技術(shù)相同

在當(dāng)前的數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)達(dá)，各項(xiàng)內(nèi)容都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查找實(shí)現(xiàn)，大大縮短了檔案管理和知識(shí)管理的時(shí)間。檔案管理工作通過(guò)將整理的文件、檔案資料錄入到信息系統(tǒng)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)了電子版和紙質(zhì)版檔案的雙重管理，加強(qiáng)了對(duì)檔案的保護(hù)。知識(shí)管理則利用信息化技術(shù)，通過(guò)對(duì)國(guó)內(nèi)外相關(guān)知識(shí)內(nèi)容的整理實(shí)現(xiàn)知識(shí)的儲(chǔ)備、整合和妥善管理。由此看來(lái)，兩者都需要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)等提升整體的管理效率，實(shí)現(xiàn)最終的管理價(jià)值。

2 檔案管理與知識(shí)管理相差相異

雖然在管理對(duì)象、管理目的、管理流程和管理技術(shù)上有一定相通甚至是相同點(diǎn)，但是由于檔案管理和知識(shí)管理的內(nèi)容和方向有所區(qū)別，兩者在管理層、管理深度、管理基本范圍、管理側(cè)重等方面具有一定差異。

首先，就管理層面而言，檔案管理屬于管理活動(dòng)，著重注意對(duì)管理方法的應(yīng)用和總結(jié)；知識(shí)管理則更屬于管理活動(dòng)之上的價(jià)值觀總結(jié)，其所涉及的內(nèi)容更多注重在管理體系的整合方面，其管理理念更加多元化，管理范式也更多樣化。

其次，就管理深度而言，檔案管理主要屬于對(duì)實(shí)體化內(nèi)容的管理，如個(gè)人履歷等切實(shí)存在的顯性內(nèi)容；知識(shí)管理則不僅包括文件、檔案等顯性內(nèi)容，還包括知識(shí)價(jià)值、知識(shí)體系等隱形內(nèi)容。

再次，在管理范圍上，檔案管理大部分集中于對(duì)文件、檔案的整合，知識(shí)管理則不僅包括檔案，還需要注重對(duì)情報(bào)、企業(yè)內(nèi)部員工潛在知識(shí)能力的挖掘等。

最后，就管理的側(cè)重點(diǎn)來(lái)看，檔案管理重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)檔案資料的完整、真實(shí)，意在對(duì)檔案的保存；知識(shí)管理則通過(guò)對(duì)文件、檔案中內(nèi)容的整理，關(guān)注不同知識(shí)內(nèi)容的實(shí)用價(jià)值，意在對(duì)致使的利用。

3 采取措施促進(jìn)知識(shí)管理與檔案管理的融合

3.1 以知識(shí)管理理念推動(dòng)檔案工作

作為新型的管理理念，知識(shí)管理通過(guò)管理內(nèi)容的總結(jié)提升企業(yè)內(nèi)部管理的有效性、針對(duì)性，保證業(yè)務(wù)流程的順利展開(kāi)和人力的最大化利用。而為提升知識(shí)信息網(wǎng)絡(luò)的完整性，保證知識(shí)內(nèi)容的真實(shí)性，促進(jìn)企業(yè)學(xué)習(xí)機(jī)制的有效建立，檔案管理也需要隨之改變，即從原有的單純注重檔案整理的方式轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)檔案內(nèi)容的綜合化分析管理，在進(jìn)行檔案鑒定的同時(shí)注重檔案價(jià)值的開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料內(nèi)容收集的全程參與，保證檔案的智能化應(yīng)用效果。

綜合而言，知識(shí)管理可以擴(kuò)寬檔案管理的范圍，將圖書情報(bào)的區(qū)分和管理同樣納入到檔案管理中，保證檔案建設(shè)作用的有效發(fā)揮，更提升檔案的管理價(jià)值。

3.2 借助檔案管理體系促進(jìn)知識(shí)管理

在知識(shí)管理過(guò)程中可以發(fā)現(xiàn)，隱形知識(shí)作為知識(shí)的主要體現(xiàn)方式，在知識(shí)資源管理中占據(jù)絕大空間。但是，由于隱形知識(shí)所處對(duì)象的復(fù)雜性，對(duì)其的管理和把握也較難展開(kāi)。通常情況下的隱性知識(shí)管理主要有將隱形知識(shí)進(jìn)行社會(huì)化處理，或者將其外現(xiàn)為顯性知識(shí)進(jìn)行歸納。但是如何實(shí)現(xiàn)知識(shí)的社會(huì)化，社會(huì)當(dāng)前現(xiàn)有的知識(shí)體系是否與員工腦中的隱形知識(shí)重合，仍有待進(jìn)一步考證。而隱形知識(shí)的顯性化，即通過(guò)現(xiàn)有的檔案資料整理進(jìn)行。利用檔案管理在各項(xiàng)活動(dòng)中的文件指向性，保證對(duì)企業(yè)總體活動(dòng)過(guò)程的真實(shí)、有效記錄，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)發(fā)展綜合化整理的過(guò)程中，對(duì)組織中的記憶也進(jìn)行客觀整理。

事實(shí)上，人們?cè)诠ぷ鞯倪^(guò)程中會(huì)自然的利用腦中的隱性知識(shí)體系進(jìn)行問(wèn)題的觀察、分析和解決，通過(guò)對(duì)整體行為過(guò)程的客觀記錄，不僅實(shí)現(xiàn)了對(duì)其顯性知識(shí)的把握，而且綜合記錄了其隱形知識(shí)促成的顯性表現(xiàn)，保證了顯性知識(shí)和隱形知識(shí)管理的同步進(jìn)行，更有助于隱形知識(shí)的沉淀。比如當(dāng)前各個(gè)公司流行的“工作日志”記錄，即要求員工在每日工作完成之后，實(shí)時(shí)記錄當(dāng)天參與的活動(dòng)和工作進(jìn)展，同時(shí)分析自身的工作心得。企業(yè)通過(guò)對(duì)這些內(nèi)容的整理實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)內(nèi)部項(xiàng)目管理知識(shí)的分類歸檔，進(jìn)而通過(guò)該類知識(shí)內(nèi)容的整理發(fā)現(xiàn)員工在隱形知識(shí)方便的具體優(yōu)勢(shì)。

在企業(yè)當(dāng)中每天都會(huì)產(chǎn)生不同的知識(shí)文件，檔案整理工作方式在知識(shí)管理工作中的應(yīng)用即加強(qiáng)對(duì)這些分散性活動(dòng)的整理過(guò)程，增強(qiáng)對(duì)活動(dòng)性文件的歸檔整理能力，以便于企業(yè)對(duì)自身知識(shí)體系的有效控制。通過(guò)知識(shí)的歸檔，實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)內(nèi)容的積累，更利用檔案的妥善保管技術(shù)，進(jìn)行知識(shí)整理工作的優(yōu)化和統(tǒng)一處理，保證知識(shí)內(nèi)容的沉淀和積累，更為知識(shí)資源的收集和知識(shí)體系的建設(shè)提供基礎(chǔ)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理和知識(shí)管理在管理對(duì)象上具有一定重合性，管理流程相通，管理技術(shù)重合，最終管理目的具有一致性，雖然管理層面、管理方式上具有一定差異性，但并不妨礙兩者之間的相互作用。知識(shí)管理理念可以推動(dòng)檔案管理工作的縱深化發(fā)展，檔案的歸納技術(shù)等也有助于知識(shí)的不斷積累和沉淀，實(shí)現(xiàn)顯性知識(shí)和隱形知識(shí)的有機(jī)統(tǒng)一和利用，進(jìn)而提升知識(shí)管理工作的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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