信息及數(shù)字化背景下檔案管理工作的創(chuàng)新思路

寧承修

摘 要：現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，使得數(shù)字化檔案管理成為可能，同先前以紙質(zhì)載體為主的檔案信息資源相比較而言，數(shù)字化檔案所依托的載體形式確保了檔案信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)高效存儲(chǔ)和利用，同時(shí)有效地降低了傳統(tǒng)紙質(zhì)載體形式的檔案信息資源在借閱過程中慣常出現(xiàn)的易于損毀的問題。此外，依托現(xiàn)代信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的高效館際共享利用。

關(guān)鍵詞：信息化；數(shù)字化；檔案管理工作；微縮技術(shù)；檔案管理制度

現(xiàn)代信息技術(shù)在社會(huì)生活中諸多領(lǐng)域得到了較為普遍的推廣和應(yīng)用，依托現(xiàn)代信息技術(shù)，將使傳統(tǒng)檔案管理工作迎來全新的發(fā)展契機(jī)，同時(shí)也能夠通過檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的加速，使公眾對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用訴求得到更好的滿足。

1 信息及數(shù)字化背景下檔案管理工作遇到的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

信息及數(shù)字化背景下，檔案管理工作遇到的機(jī)遇有很多，同時(shí)也遇到了一系列的挑戰(zhàn)。了解這些機(jī)遇與挑戰(zhàn)，對(duì)于創(chuàng)新檔案管理工作有著重要的意義。

1.檔案管理工作遇到的機(jī)遇

（1）檔案資源的完備性得到最大程度彰顯

首先，通過數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)技術(shù)能夠延長(zhǎng)檔案信息資源的使用壽命，此種優(yōu)勢(shì)是以往以紙質(zhì)載體形式為主的檔案信息資源所難以比擬的優(yōu)勢(shì)所在。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案受載體形式的限制，慣常在保管、利用過程中會(huì)對(duì)檔案信息資源造成無法恢復(fù)的損耗，進(jìn)而影響到公眾對(duì)檔案信息資源的利用訴求。

其次，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的最大化存儲(chǔ)，并且有效地規(guī)避因人為因素對(duì)檔案資源造成的不利損耗。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案則對(duì)存儲(chǔ)空間有較大的要求，并且易于受到各種人為因素所造成的不利影響。

（2）最大程度地提升檔案信息資源檢索與查詢效率

以往的檔案管理工作對(duì)人工操作要求相對(duì)較多，因此，使得檔案管理人員在工作中往往耗費(fèi)大量時(shí)間用于檔案信息資源的檢索與查詢，并且直接導(dǎo)致了檔案管理工作的低效。借助現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠最大程度地改變前述問題，使得檔案信息資源的檢索與查詢工作效率得以顯著提升，進(jìn)而有助于實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)水平的提升。

2.檔案管理工作遇到的挑戰(zhàn)

第一，現(xiàn)今相當(dāng)一部分檔案管理人員未能意識(shí)到現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作帶來的全方位沖擊，在工作理念方面依然保持一種因循守舊的態(tài)度。此種情況的出現(xiàn)同這部分檔案管理人員年齡偏大、受教育程度不高存在直接關(guān)聯(lián)。這部分人員通常將檔案管理信息化簡(jiǎn)單地等同為硬件設(shè)備的更新，因此導(dǎo)致了檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程受阻。

第二，一些檔案管理工作人員之所以對(duì)檔案管理信息化建設(shè)方面存在嚴(yán)重的投入不足，原因也在于其已經(jīng)習(xí)慣了以往的工作模式，因而在工作中怠于進(jìn)行改變。此種工作惰性也直接影響到檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

第三，部分檔案管理部門在信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)方面存在滯后性，此種情形使檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程欠缺明確的標(biāo)準(zhǔn)化指引，因而使本部門的信息化建設(shè)進(jìn)程較為遲緩，無法發(fā)揮應(yīng)有的效用。

2 信息及數(shù)字化背景下檔案管理工作的創(chuàng)新思路

信息及數(shù)字化背景下，要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作，需要進(jìn)行硬件的統(tǒng)一配備，完善檔案管理信息微縮技術(shù)，并建立適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展的制度。

1.進(jìn)行硬件的統(tǒng)一配備

硬件是檔案管理工作的基礎(chǔ)保障，只有硬件設(shè)施足夠先進(jìn)，檔案管理工作才能更加符合信息及數(shù)字化的要求。為此，應(yīng)不斷加大投入，尤其是在人力、物力方面要不斷加大投入，進(jìn)行硬件的統(tǒng)一配備，以強(qiáng)化檔案的配套設(shè)施建設(shè)。比如，為檔案建立專用庫房或陳列室，購(gòu)置基本的辦公設(shè)備（如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、自動(dòng)化裝訂機(jī)、防磁柜等），使檔案管理工作能夠順利開展。

2.完善檔案管理信息縮微技術(shù)

縮微技術(shù)從起源至今天已有一百多年的歷史，在19世紀(jì)便有縮微技術(shù)問世，它是保存信息、管理信息的重要手段?？s微技術(shù)與計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)是兩種不同的技術(shù)，其介質(zhì)不同，因此各具特色。隨著時(shí)代的發(fā)展，縮微技術(shù)不僅沒有沒落，反而依然具有一定的生命力，尤其是在數(shù)字技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、光盤存儲(chǔ)技術(shù)問世之后，縮微技術(shù)也遇到了更大的機(jī)遇。因此，當(dāng)前的檔案管理工作應(yīng)該結(jié)合計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)與縮微技術(shù)，將二者有機(jī)結(jié)合，充分發(fā)揮縮微技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)的不足，形成一個(gè)兼容并存，只有具有方便存取、保存、聯(lián)網(wǎng)、閱讀、檢索、利用和傳輸諸特點(diǎn)，才能實(shí)現(xiàn)一體化的檔案管理系統(tǒng)。

3.建立適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展的制度

檔案管理工作中，制度是最基本的保障。只有建立和完善相應(yīng)的檔案管理制度，才能在制度的指導(dǎo)與約束下順利開展檔案管理工作。因此，相關(guān)部門應(yīng)該根據(jù)單位的具體情況和檔案管理的需求來制定出相應(yīng)的規(guī)章制度，以便約束檔案管理工作朝著科學(xué)化、信息化、規(guī)范化的方向發(fā)展，從而將檔案事業(yè)延伸、拓展到經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)劃中來，推動(dòng)事業(yè)單位的快速發(fā)展。當(dāng)然，相關(guān)部門還可以將這一項(xiàng)內(nèi)容融入到單位的績(jī)效考核中，強(qiáng)化工作人員加強(qiáng)信息化的檔案工作管理建設(shè)，便于建立完善的檔案管理制度，更有利于制度的實(shí)施。也只有這樣才能確保檔案工作在事業(yè)單位發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價(jià)值，從而為推動(dòng)事業(yè)單位檔案工作信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

有了明確、科學(xué)、完善的檔案制度，檔案管理部門的人員便有依據(jù)可循，有制度可依，因此他們的使命感與責(zé)任感會(huì)得以大大調(diào)動(dòng)，其在檔案管理的每一項(xiàng)工作中都會(huì)盡己所能，做好檔案的收集、存儲(chǔ)、管理、應(yīng)用等工作。同時(shí)，建立嚴(yán)格的管理制度可以促使檔案工作的制度化、規(guī)范化，使得整個(gè)單位內(nèi)部機(jī)制得到完善。如：在制度制定時(shí)候，可以結(jié)合單位的績(jī)效考核，將檔案信息化建設(shè)融入到職稱評(píng)定、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、責(zé)任追究等制度中去，充分挖掘單位人員的潛力，活化檔案工作，充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性、創(chuàng)新性、主動(dòng)性，提升檔案信息管理工作質(zhì)量。新時(shí)期，信息化與數(shù)字化發(fā)展迅猛，這一情形下檔案管理工作面臨著許多的新變化，因此相應(yīng)的制度便滯后于時(shí)代的發(fā)展，逐漸不適應(yīng)時(shí)代要求。為此，相關(guān)部門應(yīng)該及早建立適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展的制度，真正使制度促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

3 結(jié)語

隨著時(shí)代的發(fā)展變化，信息化的趨勢(shì)勢(shì)不可擋。社會(huì)任何一領(lǐng)域都被信息化與數(shù)字化改變著，發(fā)生了翻天覆地的變化。檔案管理工作也不例外，面臨著諸多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。為此，相關(guān)的檔案管理部門應(yīng)以社會(huì)信息化為依托，運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)信息技術(shù)，不斷解放思想、與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新、更新理念、整合資源，進(jìn)行硬件的統(tǒng)一配備，完善檔案管理信息微縮技術(shù)，并建立適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展的制度，使檔案工作更好地服務(wù)于社會(huì)，從而推動(dòng)檔案管理工作健康、順利地發(fā)展。

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