趙麗榮
【摘 要】 企業(yè)管理如同開車,內(nèi)部審計則是教練;幫助企業(yè)完善內(nèi)控體系,改善組織運行,優(yōu)化資源配置;對企業(yè)發(fā)揮內(nèi)外合規(guī)多打糧,保駕護航贏未來的作用。本文借助深圳市寶鷹建設(shè)集團股份有限公司的成功經(jīng)驗,從施工企業(yè)降本增效的管理方面探討內(nèi)部審計作用。
從降本增效角度考慮施工企業(yè)管理存在問題關(guān)鍵掌握項目管理、公司運營情況和內(nèi)部審計作用三方面,分析存在現(xiàn)狀的原因并找出解決這些問題的決策,為企業(yè)發(fā)展保駕護航。
【關(guān)鍵詞】內(nèi)審作業(yè);施工企業(yè);項目管理
一、 施工企業(yè)存在問題
1.內(nèi)部審計存在問題
(1)審計范圍狹窄,業(yè)務(wù)技能不高
內(nèi)部審計通常從各類合同、票據(jù)等財務(wù)資料入手,重點在傳統(tǒng)的財務(wù)審計層面以及向上級出具報告為主。未能事前、事中和事后監(jiān)督分散在各地的施工項目和公司日常管理,對存在的問題不能及時發(fā)現(xiàn),反饋和指導(dǎo)更正。審計成果價值不大,不能滿足企業(yè)經(jīng)營管理者需要。
2.項目管理存在問題
施工企業(yè)利潤主要來源于項目,項目存在問題是企業(yè)管理的主要問題。企業(yè)想把自己做大、做強,重視工程承攬,輕視項目的管理,導(dǎo)致部分項目管理混亂、工程質(zhì)量下降、成本增加、項目虧損中只追求工程進度。以下分別列出建筑施工行業(yè)存在的問題。
(1)投標(biāo)階段存在問題
企業(yè)為了完成年經(jīng)營目標(biāo),常常低價中標(biāo),施工企業(yè)工期成本和質(zhì)量成本等情況在投標(biāo)階段存在不確定性,或者有時接洽的工程沒有合同、沒圖紙和施工方案,先做后報價。
(2)項目施工過程存在問題
項目成本在施工前未預(yù)算,施工過程中不進行合理控制。出現(xiàn)人工成本過高,材料浪費嚴重,費用超標(biāo)等不合理現(xiàn)象。
(3)項目完工后存在問題
項目完工后甲方竣工驗收不及時,工程結(jié)算緩慢。項目管理人員調(diào)離項目,施工過程資料不齊,工程款回收慢,資金回籠周期長。
3.公司運營管理存在問題
企業(yè)進入微利時代,運營管理是競爭力的關(guān)鍵之一。施工企業(yè)運營存在3個問題:
(1)人員流動大,責(zé)任心不強,人力資源不能最大利用。
(2)跨部門溝通不順暢,辦理業(yè)務(wù)緩慢。
(3)內(nèi)控體系不完善。
二、分析施工企業(yè)存在問題的原因
1.內(nèi)審存在問題原因
(1)缺少內(nèi)部審計環(huán)境,企業(yè)制度不全
管理當(dāng)局對審計重視不夠,認為內(nèi)部審計只是監(jiān)督型職能,以預(yù)防腐敗為主,進行事后監(jiān)督。其二,企業(yè)缺失完善的內(nèi)控體系。
(2)內(nèi)審人員素質(zhì)不高 ,內(nèi)審缺少問責(zé)體系
內(nèi)審團隊由具有財務(wù)專業(yè)知識人員擔(dān)任,缺少懂法律、技術(shù)和管理等人員,對施工企業(yè)前期介入不足,項目管理方面經(jīng)驗欠缺,審計手段單一,審計方法落后,不熟悉公司經(jīng)營管理,缺乏必要的內(nèi)部審計知識。內(nèi)審查出有問題人員,找出證據(jù),涉及到相關(guān)人員不能提出處罰建議。
2.項目管理存在問題的原因
項目管理普遍存在的問題從以下3個階段分析。
(1)投標(biāo)階段
投標(biāo)階段被稱為施工企業(yè)的“生命”,是基礎(chǔ),目的為了獲得工程項目。投標(biāo)價格不合理原因有3個方面:一是盲目的市場競爭,使企業(yè)追求快速增長的營業(yè)額,經(jīng)常出現(xiàn)壓低中標(biāo)價的惡性競爭現(xiàn)象;二是企業(yè)沒有合理確定投標(biāo)報價的方案,投標(biāo)階段估價困難;三是項目周期長,在投標(biāo)階段無法詳盡考慮所有因素,導(dǎo)致投標(biāo)價格不合理。
(2)施工階段
①項目成本缺少事前預(yù)算和事中控制
項目開工前未對施工項目成本進行預(yù)測,在施工過程中沒及時控制材料、人工和費用。項目人工通常采取承包給勞務(wù)班組施工的形式,因甲方施工合同和范圍不明確,企業(yè)和班組之間約束條款也不明確,施工方案變更,圖紙變更,班組要求的簽證多,簽證價格不明確,施工方案出現(xiàn)多次返工,無形增加項目材料和人工成本。
材料成本過高,有3個影響因素。首先,項目開工前未測算出材料需求總量,已購買材料數(shù)量核算不及時,常發(fā)生重復(fù)夠買或多買的現(xiàn)象;其次,材料采購單價缺乏控制。材料由公司采購部購買,采購價格合理性缺少相關(guān)部門及時的監(jiān)督和指導(dǎo)。第三,材料保管中出現(xiàn)勞務(wù)班組多領(lǐng)材料或材料被盜與丟失等現(xiàn)象,造成資產(chǎn)流失與浪費。
費用未能合理控制,項目分散在全國各地,項目上人員差旅費、招待費、房租水電、人員工資、機械使用費等費用沒有固定標(biāo)準(zhǔn)控制或缺失制度和流程約束。財務(wù)核算不及時,項目完工時才發(fā)現(xiàn)費用嚴重超標(biāo)。
②忽視工程質(zhì)量成本的管理和控制
未處理好質(zhì)量與成本之間的關(guān)系,對總體成本關(guān)注不夠,片面要求經(jīng)濟效益,忽視了工程質(zhì)量,忽視了項目工期成本的管理和控制,對工期成本了解不夠,盲目趕工期和進度,造成工程成本額外增加。
3.公司運營管理存在問題的原因
(1)項目分散,人員不便管理
施工企業(yè)利潤來源于分散在世界各地的項目,項目的工期長短不同,有些3至5年,有些6至9個月,外派在各地的人員長期在項目上,對公司缺少歸屬感,工作流動性大,責(zé)任心不強。項目完工后人員未能及時調(diào)配,造成人力資源浪費。
(2)內(nèi)控體系不完善,跨部門溝通不順暢
企業(yè)各業(yè)務(wù)部門、職能部門服務(wù)于項目上人員,分散于各地的項目與總部各部門通過電話,郵件或辦公系統(tǒng)溝通,人員的工作態(tài)度,業(yè)務(wù)熟練水平等影響運營效率。
(3)缺失內(nèi)審的問責(zé)體系
施工項目虧損或盈利公司買單,項目管理人員獎金和自己的業(yè)績無關(guān)。企業(yè)員工工作業(yè)績?nèi)笔Э己?。企業(yè)缺少紀律,也無問責(zé)體系。
三、解決對策
通過內(nèi)部審計監(jiān)管,完善內(nèi)控體系的建設(shè),讓流程順暢后速度更快。加強審計檢查,對工程項目施工管理狀況了解,幫助項目部理順存在問題,揭示存在的控制風(fēng)險,讓每個項目部的工作處于受控狀態(tài)中。真實有效的審計結(jié)果,對企業(yè)工程管理工作提出有價值的建議,也為管理層決策提供參考依據(jù)。
案例1:2012年8—9月,審計部利用24天時間對海南清水灣、南寧航洋國際購物中心、鄭州安泰國際等全國范圍內(nèi)共14個在建工程項目進行了巡檢。審計巡檢內(nèi)容:項目收支、人員結(jié)構(gòu)、資料整理、現(xiàn)場施工和管理、材料采購等。發(fā)現(xiàn)部分項目存在不按公司相關(guān)制度、流程操作,導(dǎo)致項目材料、人工和費用在施工過程中沒及時得到良好控制,造成嚴重浪費,項目資料欠缺,影響公司利益。審計部按項目編制審計報告外,匯總編制了《審計巡檢發(fā)現(xiàn)問題和相關(guān)建議》的報告。由董事長組織召開了審計巡檢問題的通報會議,成本控制部、工程部、財務(wù)部、治安部等部門相關(guān)人員參加,指出施工項目管理中存在問題,按公司制度追究相關(guān)人員責(zé)任,要求相關(guān)部門完善流程和制度。杜絕其他項目再次出現(xiàn)類似的問題。
1.發(fā)揮內(nèi)部審計的作用
(1)改變審計方法,增加審計范圍
內(nèi)審工作從不規(guī)范走向科學(xué)化、程序化,改進方法,提高技能。內(nèi)審監(jiān)督全公司的各項業(yè)務(wù)和流程,包含涉及各項工作的每一位人員。通過日常監(jiān)督檢查,發(fā)現(xiàn)問題,提出解決問題的合理建議,促進企業(yè)完善制度、流程,健全內(nèi)控體系。通過完工項目審計,了解合同履約情況,結(jié)算、簽證從原來的財務(wù)審計轉(zhuǎn)向為貫穿于項目管理和企業(yè)經(jīng)營的全過程,進行全方位的分析和評價,為企業(yè)管理提供服務(wù)。
(2)加強內(nèi)審業(yè)績考核,提高內(nèi)審人員素質(zhì)
打鐵還需自身硬!內(nèi)審團隊分別挑選由具有財務(wù)、法律、技術(shù)和工程管理知識和經(jīng)驗的人員擔(dān)任,加強學(xué)習(xí)。堅持實事求是,如果調(diào)查下來沒有什么問題,方法很好,管理很好,也該獎勵。審計人員要有獨立的能力,既要堅持原則,同時又要有方法。
(3)建立內(nèi)審問責(zé)體系
通過問責(zé)體系的建設(shè),讓大家愿意沿著正確的規(guī)則做事,愿意盡職盡責(zé)地做事冷威懾。就是讓大家都不要做壞事,也不敢做壞事。
案例2:2015年2月9日下午審計部接到工程五部結(jié)算員李斌利用職權(quán)便利向太原恒大華府項目勞務(wù)班組負責(zé)人王明及吳成索賄的線索。審計部成立調(diào)查組,對李斌涉嫌索賄情況進行調(diào)查取證,核實了王明在太原恒大華府項目結(jié)算前,李斌向他索賄15000元,表示在項目審核工程清單方面給予照顧,并暗示不會讓王明吃虧。李斌以同樣的作案手法向吳成索賄人民幣共75000元。根據(jù)《刑法》第一百六十三條之規(guī)定,李斌的行為涉嫌《非國家工作人員受賄罪》,于2015年2月11日天安派出對李斌依法對其刑事拘留,案件進一步偵查中。
2.加強施工項目管理
了解項目管理,提高審計工作效率。
(1)投標(biāo)階段存在問題解決對策
投標(biāo)階段應(yīng)注重三點:第一,甲方的發(fā)展前景和企業(yè)信譽;第二,項目的質(zhì)量,也是項目預(yù)期值和可控風(fēng)險,資金是否能得到落實;第三合同質(zhì)量,包括雙方責(zé)任、義務(wù)是否對等,造價與市場比較合理性,合同風(fēng)險價格涉及到工程量、單價和材料是否可調(diào)整,在合同談判時設(shè)置一定可調(diào)條件,履約時給予調(diào)整。努力做好項目投標(biāo)評估分析,把握效益源頭,防止項目先天虧損,提高投標(biāo)階段創(chuàng)效能力。
(2)施工階段存在問題解決對策
施工階段是企業(yè)的“靈魂”,是關(guān)鍵和核心,確保施工質(zhì)量、安全與環(huán)境達標(biāo),同時站在企業(yè)角度開展工作,確保合同增值,獲取最佳經(jīng)濟效益,以項目經(jīng)營為主,其他相關(guān)部門為輔,注意以下幾大方面:
①施工合同是項目管理的突破口
施工合同經(jīng)過分析評估,找出對我方有利和不利條款,抓好合同交底、履行、分包、變更、索賠、糾紛處理等動態(tài)控制,制定措施,化解履約風(fēng)險。善于策劃,尋找利潤來源點和成本降低點,變更要提前做好策劃,有計劃,有目的,主動完善施工設(shè)計,提前與業(yè)主、監(jiān)理和設(shè)計單位溝通,向施工組織方案要效益。
②做好施工項目成本預(yù)測、核算和責(zé)任考核。
開工前,由項目部主導(dǎo)對項目成本預(yù)測,它是成本計劃的先導(dǎo),成本控制的目標(biāo),包含工期要求、施工條件和人員素質(zhì)。全面完整的成本預(yù)測,加上財務(wù)提供規(guī)范、準(zhǔn)確和及時的成本核算,是實施成本控制的中心環(huán)節(jié),是成本管理的基礎(chǔ),保障施工經(jīng)營活動在預(yù)算管理范圍之內(nèi)。根據(jù)成本預(yù)測制定合理的經(jīng)濟指標(biāo)并將指標(biāo)逐一分解,落實指標(biāo)責(zé)任部門和責(zé)任人,明確責(zé)任,密切配合,并賦予相應(yīng)的權(quán)利,定期檢查和考核部門和責(zé)任人。
③加強材料控制。
加強材料控制是二次經(jīng)營工作的重點,建立健全對材料的管理,嚴格材料計劃,采購、入庫、保管、領(lǐng)用和消耗六關(guān)。做到采購有計劃,質(zhì)量有保證,管理有方法,消耗有定額,超出消耗定額查明原因,分清責(zé)任,進行獎罰。根據(jù)施工進度計劃合理組織材料采購,避免材料積壓或停工待料現(xiàn)象。定期盤點,避免不必要的浪費,隨時進行實際消耗和工程進度對比分析,加強周轉(zhuǎn)材料及時回收,減少租賃費用和提高周轉(zhuǎn)使用率,降低成本。
④做好質(zhì)量安全與文明施工
加強質(zhì)量安全管理,杜絕事故和損失,將質(zhì)量安全工作作為項目各項管理工作之首,根據(jù)項目的實際制定切實可行的質(zhì)量安全生產(chǎn)管理制度,并嚴格執(zhí)行。在確保工期達到合同要求時,盡可能降低工期成本。避免出現(xiàn)返工,停工或窩工。如果因甲方原因延誤工期帶來的損失,及時向甲方索賠。
(3)項目完工階段存在問題解決對策
項目收尾階段往往是提高盈利額度的大好時機,做好工程結(jié)算,變更簽證,合理的工程簽證是工程施工順利進行的保證,也是提高項目效益的重要途徑。
3.公司運營過程存在問題解決對策
在制度規(guī)范與實際運營之間尋求最佳契合點,不斷改進和完善,正是我們內(nèi)部審計工作的不倦追求。
(1)建立考勤管理系統(tǒng),加強對駐外人員管理
加強對駐外人員管理,建立項目打卡系統(tǒng),多與駐外人員溝通,了解他們需要,幫助其解決工作中的困難。
(2)開發(fā)業(yè)務(wù)系統(tǒng),完善業(yè)務(wù)流程
企業(yè)擁有強大的信息平臺,有完善的業(yè)務(wù)流程,分散在各地的項目通過信息平臺集中處理,提高了企業(yè)運營效率,加快跨部門間的溝通。
(3)建立工匠制度,發(fā)揚工匠精神
一個組織要有鐵的紀律,沒有鐵的紀律就沒有持續(xù)發(fā)展的力量,寶鷹集團從每一個工程上傳承建筑人文理念,弘揚寶鷹工匠精神,精益求精,專心致志,一絲不茍,企業(yè)建立工匠制度,樹立寶鷹工匠精神。完善的工匠制度為內(nèi)部審計工作保駕護航!
(4)建立績效考核制度
“企業(yè)沒有評價,就沒有管理”實施績效考核促進全員參與,降低內(nèi)控風(fēng)險。企業(yè)在實施過程中,根據(jù)自身特點,完善績效工作流程。
四、綜上所述
寶鷹集團把內(nèi)部審計列為公司很重要的支柱之一。寶鷹集團2015年業(yè)績增長幅度最大的裝修類上市公司。在積極開拓海外市場,實現(xiàn)產(chǎn)能輸出的一帶一路,2015年被評為“中國走進東盟的十大成功企業(yè)”。內(nèi)部審計像一條線,企業(yè)各個部門如同一粒粒的珍珠,通過內(nèi)審這條線不僅把珍珠緊密相連,更重要監(jiān)督指導(dǎo)每粒珍珠發(fā)揮最大的作用,優(yōu)化資源配置,使企業(yè)以最小的成本實現(xiàn)最大的利益。 “內(nèi)外合規(guī)多打糧,保駕護航贏未來”來形容內(nèi)部審計的作用。
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