淺談公證詢問筆錄在公證審查活動中的重要性

呂亞栗

摘要 公證詢問筆錄是公證審查活動中的一個首要環(huán)節(jié)，了解與公證事項有關(guān)的情況而制作的相關(guān)詢問筆錄，將對進(jìn)一步了解案情、核實證據(jù)、查明真相、確保公證質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響。

關(guān)鍵詞 詢問 登記 受理 核實

中圖分類號：D926.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.19387/j.cnki.1000-0592.2016.12.338

公證詢問筆錄是指在公證活動中，公證機(jī)構(gòu)對依法受理的公證申請，指派公證員依照相關(guān)程序規(guī)定，與該事項的當(dāng)事人或者利害關(guān)系人和證人，通過談話詢問的方式，詢問與該事項有關(guān)情況，告知其申辦該公證事項的權(quán)利與義務(wù)及其法律責(zé)任，記錄當(dāng)事人陳述事實的活動。

一、公證詢問筆錄在公證活動中的重要性

根據(jù)《中華人民共和國公證法》第三十六條、第三十八條和《中華人民共和國民事訴訟法》第六十七條的規(guī)定，公證書具有證據(jù)效力、強(qiáng)制執(zhí)行效力和法律行為成立的要件效力。這三種效力能否真正體現(xiàn)，關(guān)鍵是看公證的質(zhì)量如何。如果經(jīng)過公證的法律行為和文書符合法定程序要求，具有真實性、合法性，那么公證書在使用過程中就不會被相反的證據(jù)所推翻，公證的效力才能全面得以體現(xiàn)。因此，公證書的效力在很大程度上取決于公證的質(zhì)量，而公證的質(zhì)量關(guān)鍵是看所證明的對象是否真實合法。

綜觀公證活動中的申請與受理、審查、出具公證書這三個環(huán)節(jié)中，審查是最基本、也是最重要的環(huán)節(jié)?！吨腥A人民共和國公證法》第二十八條明確規(guī)定：“公證機(jī)構(gòu)辦理公證，應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同公證事項的辦證規(guī)則，分別審查下列事項：（一）當(dāng)事人的身份、申請辦理該項公證的資格以及相應(yīng)的權(quán)利；（二）提供的文書內(nèi)容是否完備，含義是否清晰，簽名、印鑒是否齊全；（三）提供的證明材料是否真實、合法、充分；（四）申請公證的事項是否真實、合法?！彼痉ú俊豆C程序規(guī)則》在《公證法》的基礎(chǔ)上，增加了“當(dāng)事人的人數(shù)，當(dāng)事人的意思表示是否真實”的審查范圍，以法律和法規(guī)的形式確定了審查環(huán)節(jié)在公證活動中的重要性。從某種意義上來講，如果公證人員不認(rèn)真履行審查義務(wù)或者流于形式審查，公證書的質(zhì)量就會大打折扣，隨之公證的效力就不能得到彰顯，公證的職能作用就不能正常發(fā)揮。所以公證審查是確保公證真實合法的一個重要環(huán)節(jié)。

公證詢問筆錄是公證審查活動中的一個首要環(huán)節(jié)。根據(jù)司法部《公證程序規(guī)則》第二十六條、第二十七條的規(guī)定，公證人員通過與當(dāng)事人接談、交流、詢問的方式，針對申請人、利害關(guān)系及證人所陳述的事實，了解與公證事項有關(guān)的情況而制作的相關(guān)詢問筆錄，將對進(jìn)一步了解案情、核實證據(jù)、查明真相、確保公證質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響。首先通過詢問筆錄的制作，能夠反映當(dāng)事人對該公證事項有關(guān)情況的了解和當(dāng)事人的意思表示；其次能夠從一定角度上將其與其他證據(jù)、情況的印證來判斷事實的存在與否，情況是否屬實；再次能夠反映公證人員是否履行了告知義務(wù)。所以說詢問筆錄是審查活動的首要環(huán)節(jié)。這是申請人申辦公證具有的權(quán)利、義務(wù)以及產(chǎn)生法律責(zé)任的一個重要證據(jù)。通過依據(jù)詢問筆錄的相關(guān)情況作進(jìn)一步的核實審查、從而確保公證書產(chǎn)生在高質(zhì)量的基礎(chǔ)之上，為化解和防范公證員在執(zhí)業(yè)過程中的執(zhí)業(yè)風(fēng)險提供堅實有力的保障。

二、詢問筆錄的要素、原則和審查范圍

眾所周知，公證活動是非訴訟的準(zhǔn)司法活動，公證詢問筆錄是司法文書，但不同于其他司法機(jī)關(guān)的審訊筆錄，屬于非強(qiáng)制性的。根據(jù)司法部《公證程序規(guī)則》的有關(guān)規(guī)定，制作詢問筆錄應(yīng)遵循以下原則：詢問筆錄應(yīng)全面客觀的反映公證員以采用詢問的方式，告知當(dāng)事人中辦該公證事項時享有的權(quán)利和承擔(dān)的義務(wù)及法律責(zé)任、以及當(dāng)事人就公證事項有關(guān)情況的陳述和確認(rèn)，這是公證員辦理公證的動態(tài)過程，加強(qiáng)了公證的證據(jù)作用。

公證詢問筆錄是公證法律服務(wù)水平和能力的體現(xiàn)，筆者認(rèn)為要想制作高質(zhì)量的公證詢問筆錄，不僅要從程序上和格式上加以規(guī)范，還應(yīng)從制作公證詢問筆錄的基本原理、實體內(nèi)容和制作技術(shù)上進(jìn)行規(guī)范，只有這樣才能制作出高質(zhì)量的公證詢問筆錄。

公證詢問筆錄由主體、客體和內(nèi)容三大要素組成。正確理順三者的法律關(guān)系是詢問筆錄制作的基礎(chǔ)。公證詢問的主體是由特定主體與不特定主體構(gòu)成。特定主體是指由公證事項的承辦公證員；不特定主體是指公證當(dāng)事人（公民或法人）。而不特定主體必須具有法律規(guī)定的民事權(quán)利能力和民事行為能力。特定主體應(yīng)是具有執(zhí)業(yè)資格的公證員。公證詢問筆錄的客體是指公證的證明對象，包括法律行為、有法律意義的事實和文書；公證詢問筆錄的內(nèi)容是指確定詢問主體中所確定的具體權(quán)利和義務(wù)，詢問內(nèi)容是制作公證詢問筆錄的核心。它是記錄公證員向當(dāng)事人詢問或當(dāng)事人向公證員陳述與該公證事項有關(guān)情況的過程，該內(nèi)容一經(jīng)記錄，當(dāng)事人表示無異議并親手簽名、捺印，該詢問筆錄在公證證明活動中就產(chǎn)生了一定的證據(jù)效力和法律約束力。

在制作詢問筆錄緊緊圍繞主體、客體和內(nèi)容三大要素的同時，根據(jù)《公證法》的相關(guān)規(guī)定，要堅持真實合法原則、直接原則、回避原則、保密原則、使用中文和民族文字原則和告知原則。這六項原則是公證員制作詢問筆錄時應(yīng)遵循的基本準(zhǔn)則。堅持基本準(zhǔn)則，對提高制作質(zhì)量、防范執(zhí)業(yè)風(fēng)險、充分發(fā)揮公證職能作用、確保公證活動最終結(jié)果的有效性具有重要的意義。

根據(jù)司法部《公證程序規(guī)則》第二十四條的規(guī)定，公證員在制作公證詢問筆錄的過程中，審查內(nèi)容應(yīng)根據(jù)不同的公證事項進(jìn)行不同的審查，但一般審查應(yīng)審查以下內(nèi)容：1.審查當(dāng)事人的人數(shù)。2.審查當(dāng)事人的身份。3.審查當(dāng)事人主體資格及權(quán)利。4.審查當(dāng)事人的意思表示是否真實。5.審查證明的文書內(nèi)容是否完備，含義是否清晰，簽名印鑒是否齊全。6.審查所提供的證明材料是否真實、合法、充分。7.審查公證的事項是否真實合法。

三、公證詢問筆錄的接談設(shè)計與注意事項

在日常生活中，人們交流談話的方法有很多種，大多是談話者根據(jù)自己的思維和語言知識交流溝通。但一些重大的社會活動，如外交和商務(wù)談判及律師辯護(hù)都要事先對談話的內(nèi)容、方式、語氣等進(jìn)行設(shè)計。公證詢問筆錄是法律文書，接談詢問的內(nèi)容要遵循事物發(fā)展的根本規(guī)律，要圍繞事物從開始、過程、結(jié)果這三個階段進(jìn)行周密細(xì)致的設(shè)計，才能保證詢問筆錄完整體現(xiàn)談話詢問的活動，達(dá)到詢問的目的。

公證型的談話詢問應(yīng)首先設(shè)計出談話“序幕”。從務(wù)虛溝通開始，消除緊張情緒，增加情緒的融合，創(chuàng)造一個良好的談話環(huán)境，再循序過渡，詢問當(dāng)事人的—些基本情況：姓名、性別、出生日期、家庭住址等相關(guān)信息，最后引入主題。也就是圍繞與公證事項有關(guān)的核心問題開始詢問，這個過程需要從一般性詢問開始逐步向?qū)嵸|(zhì)性詢問過渡。在整個實質(zhì)性詢問中，要把問題化整為零依次鋪開，以事情發(fā)展的順序提問。重點談實質(zhì)性問題，既要了解事實本身，又要了解事實相關(guān)聯(lián)的問題。這樣的詢問設(shè)計方式既可以充分調(diào)動當(dāng)事人表達(dá)事實的積極性又可以了解到事情的真實性。

在公證談話詢問活動中，可以根據(jù)辦理不同公證事項的特點采用：放開式、封閉式、誘導(dǎo)式、激發(fā)式、迂回式、追問式、插問式、意識交流式、否定式、商榷式。公證人員要根據(jù)不同類型的公證事項，快速運用自己的思維和知識，去選擇在制作筆錄過程中所需要的談話方式和技巧，在一個公證事項的談話詢問活動中，各種方式的談話詢問要自然轉(zhuǎn)換相互交叉，要靈活變通，以達(dá)到全面客觀真實地反映出公證事項有關(guān)的事實。

在公證詢問筆錄的制作過程中，一定要遵循公證的真實性原則，真實性、合法性，應(yīng)完整地體現(xiàn)在公證活動的全過程。公證員作為詢問筆錄制作活動的主體，必須堅持親自接談詢問的原則，必須對當(dāng)事人的意思表示和相關(guān)材料進(jìn)行認(rèn)真審查和確認(rèn)，接談過程要循序漸進(jìn)，記錄層次要分明具體，對多個當(dāng)事人應(yīng)分另0接談，采取一人一事一詢問的原則，應(yīng)防止在接談詢問過程中的主觀性，應(yīng)全面的、靈活多樣的將當(dāng)事人的意思表示記錄在詢問筆錄中。要充分告知當(dāng)事人在中辦該項公證事項中的權(quán)利、義務(wù)產(chǎn)生的法律責(zé)任，除了一般性的告知外，還應(yīng)針對申辦的公證事項進(jìn)行專門性的告知。詢問筆錄的制作文本要規(guī)范、內(nèi)容要全面具體、用詞要準(zhǔn)確。筆錄用紙大小要同公證書用紙保持一致，針對司法部關(guān)于公證詢問筆錄是采用手寫和打印制作尚未明確規(guī)定，但對于上述兩種方法制作對詢問筆錄中出現(xiàn)的涂改處及涂改兩頁以上的筆錄，涂改處和每頁的頁碼處都應(yīng)由當(dāng)事人捺印、簽名予以確認(rèn)。筆錄的制作要遵循司法部《公證程序規(guī)則》的要求，按照三部記錄表示，首部應(yīng)載明：公正詢問活動的時間、地點、詢問人及被詢問人、詢問事由以及被詢問人的基本信息和情況；第二部應(yīng)記載申辦公證的種類、辦證目的和用途，當(dāng)事人對有關(guān)情況的陳述和公證員的告知，以及當(dāng)事人對詢問筆錄的確認(rèn)；尾部載明：當(dāng)事人簽名、捺印、以及接談詢問筆錄的制作時間。只有正確把握以上三個部分的制作內(nèi)容，才能保證公正詢問筆錄的質(zhì)量。

四、建立初始接待詢問記錄制度

案例：2015年6月，張先生為繼承父母生前遺留的房屋，來到本處咨詢辦理房屋繼承公證業(yè)務(wù)的相關(guān)問題。在接待咨詢中，張先生稱：自己的父母親分別于1998年3月和2014年6月相繼去世，父母生前遺留有位于本市新田路XX號XX小區(qū)住宅一套。在交流過程中，公證員對其家庭成員、財產(chǎn)狀況等情況作了進(jìn)一步的詢問，張先生稱自己的祖父母、外祖父母均已先于父母死亡，張先生共有姊妹三人，要繼承的房屋是父母生前共同購置的。公證員告知張先生辦理房屋繼承公證應(yīng)提交的相關(guān)材料后，并將與其接談咨詢中獲取的相關(guān)信息，記載于接談登記薄中。半個月后，張先生來到公證處，提供了申請辦理公證的相關(guān)材料，承辦公證員對申請人張先生提供的相關(guān)材料進(jìn)行了審查。在審查張先生提供的被繼承人親屬關(guān)系證明表中發(fā)現(xiàn)，所載明的子女情況與接待登記薄中載明的子女情況不符，缺少了姐姐張甲，當(dāng)詢問張先生時，其態(tài)度堅決，表示只有兄妹二人。承辦公證員認(rèn)為其中定有隱情，拋開張先生提供出具證明的單位，深入被繼承人生前所在的社區(qū)走訪知情人，取得了確實有姐姐張甲其人的情況并制作了相關(guān)核實材料。隨后，承辦公證員通知申請人張先生來公證處，告知其隱瞞其他繼承人的事實及應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任。張先生在公證員經(jīng)審查核實所取得的證據(jù)面前，不得已才說出實情：因姐姐張甲身體不好，行動不便，且住在北京，為了不給姐姐添麻煩，故隱瞞了姐姐其人，并誠懇的承認(rèn)了錯誤，后在公證員的指引下，其姐在北京公證處辦理了放棄繼承聲明公證。其妹張乙在本處辦理了放棄繼承聲明公證，承辦公證員到房產(chǎn)登記部門查閱了其繼承房屋不存在查封，抵押等限制處分行為，為張先生出具了房屋繼承公證書。

綜觀上述案例，筆者運用心理學(xué)相關(guān)知識，在當(dāng)事人初次來公證處咨詢辦理繼承公證相關(guān)問題時，在當(dāng)事人的心理狀態(tài)處在寬松自由的環(huán)境下，首先采用誘導(dǎo)式談話的方式將談話內(nèi)容由當(dāng)事人咨詢相關(guān)問題逐步轉(zhuǎn)入相互交流，待對方進(jìn)入狀態(tài)后，再采取追問的方式針對當(dāng)事人所申辦公證事項的被繼承人的家庭情況、財產(chǎn)狀況以及繼承人的相關(guān)情況進(jìn)行詢問，在這樣的交流過程中，當(dāng)事人都能如實陳述事實，而沒有參雜其他隱瞞虛構(gòu)的情況。公證員將所采集的被繼承人家庭情況、財產(chǎn)狀況以及繼承人的相關(guān)信息記錄在冊，待該當(dāng)事人來辦理公證時，將初始接待詢問記錄與正式接談詢問結(jié)合起來，有利于公證員對接談詢問的真實性加以鑒別和判定，有利于減少審查成本，有利于提高在審查活動中取得材料的真實性，以確保公證的合法性和真實性得以彰顯。